Come si effettua un inventario di qualità?

Tutti i nostri consigli sulla gestione dell'inventario: Fare l'inventario è un'operazione complessa e, soprattutto, richiede tempo! Ecco una sintesi delle migliori pratiche per effettuare l'inventario annuale nelle migliori condizioni possibili.

L'inventario è un atto obbligatorio, ma è anche prezioso per l'azienda da un punto di vista pratico.

La legge francese impone alle aziende di effettuare un inventario sistematico alla fine di ogni esercizio finanziario, ma al di là di questo aspetto legale, si tratta anche di un atto di riorganizzazione aziendale. Le scorte hanno un valore considerevole per l'azienda, quindi avere una visione precisa è importante per sapere quando rifornirsi e se è possibile vendere a buone condizioni.

Gli articoli esauriti possono danneggiare la vostra immagine, mentre le scorte eccessive possono danneggiare le vostre finanze.

Aspetti legali

Il bilancio è un documento contabile obbligatorio in Francia e stabilisce lo stato di salute dell'azienda alla fine dell'esercizio. La realizzazione di un inventario fisico completo è uno degli obblighi dell'azienda. Serve a stabilire il valore reale dell'inventario fisico, compensando eventuali carenze o errori, e a redigere il bilancio annuale.

Articolo L123-12 del Codice di Commercio francese (Fonte: Legifrance) :

"Qualsiasi persona fisica o giuridica che sia un commerciante [...] deve verificare l'esistenza e il valore dell'attivo e del passivo dell'impresa mediante un inventario almeno una volta ogni dodici mesi. Deve redigere il bilancio annuale alla fine dell'esercizio alla luce delle scritture contabili e dell'inventario. Il bilancio annuale è composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, che formano un insieme indivisibile.

Aspetti pratici

Da un punto di vista giuridico, la redazione dell'inventario è piuttosto permissiva. L'articolo di legge specifica solo che è obbligatorio per ogni entità commerciale farlo almeno una volta all'anno. Tuttavia, l'inventario nella sua accezione globale comprende due concetti definiti nel Codice del Lavoro, ovvero la contabilizzazione dell'esistenza e del valore degli articoli di magazzino.

Metodi di conteggio

• Inventario completo

L'inventario completo è la pratica di effettuare un inventario in un'unica soluzione, il che comporta quasi inevitabilmente dei periodi in cui le scorte non sono disponibili per l'azienda. Questo metodo di inventario è quindi più adatto alle organizzazioni di piccole o medie dimensioni.

• Inventario a rotazione

L'inventario a rotazione consiste nell'effettuare un inventario completo in più fasi, rendendo indisponibili solo alcune parti dei beni anziché tutti. Questo metodo di inventario è consigliato alle aziende che non possono permettersi di essere completamente indisponibili, come i supermercati, ecc. Questo metodo richiede una gestione più pesante, in quanto l'attività di inventario deve essere svolta un po' alla volta nel corso dell'esercizio.Tuttavia, consente di affrontare questo obbligo contabile con maggiore tranquillità, riducendo la probabilità di errori.

Metodi di valutazione

I metodi di valutazione dell'inventario forniscono una visione complessiva del valore del vostro inventario, tenendo conto di fattori specifici. Tutti i metodi sono accettabili, anche se ognuno di essi si adatta a un contesto aziendale specifico.

• Metodo contabile: il metodo del costo medio ponderato

È il metodo più utilizzato e anche il più "neutro", in quanto utilizza una formula di calcolo media per il valore del magazzino.Indipendentemente dal contesto economico, la rappresentazione di uno stock composto da articoli dello stesso tipo ma con prezzi diversi viene smussata.

Ecco la formula per il calcolo del Costo medio ponderato:
Costo medio ponderato = Quantità totali (scorta iniziale + aggiunte) / Valori totali (dopo le aggiunte)

• Metodo contabile: FIFO / LIFO

Questi metodi comportano l'applicazione di una valutazione diversa a prodotti diversi, poiché lo stesso prodotto può avere diversi prezzi di acquisto in magazzino, il che rende complessa la gestione delle vendite. Inoltre, possono verificarsi discrepanze significative che rendono impreciso il calcolo del valore delle scorte. Questi metodi sono quindi obsoleti.

• Ultimo prezzo di acquisto

Questo metodo di valutazione dà priorità alla rimozione dal magazzino degli articoli acquistati per ultimi. Ciò ha l'effetto di riflettere il valore di mercato più recente per quel prodotto sullo stock.

• Prezzo di mercato

Il metodo di valutazione delle scorte basato sul prezzo di mercato prevede la valutazione delle scorte in relazione al prezzo di mercato corrente del prodotto. Questo metodo può essere scelto arbitrariamente, ma è più pertinente per alcune attività principali basate sulla vendita di prodotti il cui prezzo fluttua enormemente, come ad esempio il petrolio o i metalli.

• Valutazione personale

Questo metodo consiste nel rendere più personale la valutazione delle scorte, consentendo di registrare eventuali deterioramenti o perdite subite dalle scorte, che inevitabilmente ne riducono il valore.

Tutti i metodi di valutazione sono corretti, purché riflettano un valore equo e imparziale delle scorte.

Strumenti per la rilevazione delle scorte

Le applicazioni informatiche possono facilitare notevolmente il processo di inventario.

Ad esempio, i tecnici che scansionano le scorte fisiche utilizzando scanner di codici a barre velocizzano il processo e lo rendono più affidabile.

Anche il sistema di soffioni può essere migliorato. Il tecnico incaricato dell'inventario non deve più confrontare gli articoli uno per uno, ma può scansionare tutti gli articoli in sequenza, quindi posizionare lo scanner portatile su un supporto che può essere utilizzato per leggere i codici a barre.In questo modo i dati vengono trasferiti a un'unità che verifica eventuali differenze con lo stock virtuale dell'applicazione.

Inoltre, per ovviare al problema dell'indisponibilità delle scorte durante la procedura di inventario, è possibile, su uno scanner portatile dotato di memoria, memorizzare la data e l'ora della scansione di un articolo del magazzino fisico. In questo modo, durante il confronto finale tra lo stock contenuto nello scanner portatile e quello presente nel database dell'applicazione, sarà possibile evidenziare le riduzioni di stock dovute a riduzioni di scorte dovute a carenze di scorte fisiche o a carenze dovute semplicemente a vendite durante la procedura di inventario, estraendo l'ora delle vendite e l'ora della scansione dell'articolo in magazzino.