Aziende di servizi sul campo: i 5 vantaggi del software di gestione dei servizi per la vostra competitività

Avete sentito parlare della trasformazione digitale delle imprese? Si tratta di un processo in atto da diversi anni, che interessa ogni settore dell'economia. Per rispondere a un mercato sempre più esigente, le aziende cercano costantemente di migliorare le proprie prestazioni: reattività nei confronti dei clienti, produttività dei dipendenti, miglioramento della customer experience, ecc.

Per rimanere competitive, le aziende stanno digitalizzando sempre più il loro modo di operare. A poco a poco, la tecnologia digitale sta sostituendo la carta, rendendo le organizzazioni più fluide, sia internamente che nei confronti dei clienti.

Anche il settore dei servizi è interessato da questa rivoluzione digitale.

Per rimanere competitive rispetto alla concorrenza, ridurre i costi, aumentare le vendite e conquistare e fidelizzare i clienti, le aziende di servizi tecnici devono adottare nuovi metodi organizzativi più efficienti, veloci e produttivi.

Tuttavia, pur essendo consapevoli della necessità di adottare misure per migliorare il funzionamento della loro azienda, molti capi di società di servizi sono sopraffatti dalla gestione quotidiana delle attività dei loro tecnici.

Come possono fare un passo indietro? Come sedersi e riflettere? Come possono analizzare i vantaggi della dematerializzazione della gestione dei servizi per la loro azienda?

In questo articolo abbiamo deciso di facilitare la riflessione dei responsabili delle società di assistenza sul campo e di illustrare in termini semplici, con alcuni argomenti molto concreti, i vantaggi immediati che una soluzione di gestione dei servizi può apportare a una società di assistenza con tecnici sul campo.

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Vantaggio n. 1: flusso di cassa sicuro

Il primo vantaggio dell'installazione di una soluzione software di gestione dell'assistenza in un'azienda di servizi è la sicurezza del flusso di cassa.

Riduzione dei tempi di fatturazione

Niente più tecnici con taccuini. Niente più ordini di lavoro cartacei. Niente più giorni di attesa perché i tecnici portino i loro rapporti in ufficio. Con il software di gestione dell'assistenza, tutti i rapporti di assistenza vengono digitalizzati nell' applicazione mobile del tecnico e, una volta completati, appaiono immediatamente nell' interfaccia di gestione dell'assistenza. Possono quindi essere esportati o trasferiti al sistema informatico centrale dell'azienda per la fatturazione.

In questo modo, la fattura può essere inviata il giorno stesso in cui il tecnico esegue il lavoro, accelerando notevolmente i tempi di fatturazione.

Riduzione delle controversie con i clienti e del rischio di mancato pagamento

Tempi di fatturazione brevi, uniti a funzionalità come l'inclusione nei rapporti di assistenza di foto del prima e del dopo scattate dal tecnico con il suo smartphone, contribuiscono a ridurre le controversie con i clienti e quindi il rischio di mancato pagamento.

Altrettanto vantaggioso per il flusso di cassa dell'azienda, un pacchetto software di gestione dell'assistenza può essere utilizzato per monitorare il consumo di ricambi e materiali di consumo, in modo da non dimenticare nulla al momento della fatturazione ai clienti. Questo monitoraggio aiuta anche a migliorare la gestione delle scorte di ricambi e ad effettuare gli ordini al momento giusto.

Vantaggio n. 2: miglioramento del margine operativo

L'adozione di una soluzione di gestione del servizio aiuta anche a garantire e persino a migliorare il margine operativo dell'azienda.

Aumento della produttività del back-office

L'utilizzo di un software dedicato aumenta la produttività del personale di back-office, riducendo in particolare il tempo dedicato alla pianificazione degli interventi. La stesura di un programma giornaliero per i tecnici, che mescola interventi di manutenzione ricorrenti e riparazioni d'emergenza, è in genere un compito che richiede molto tempo ai responsabili aziendali. Una soluzione di gestione dei lavori può automatizzare in parte o del tutto il processo di programmazione, proponendo il miglior mix di lavori ricorrenti e di emergenza per ciascun tecnico.

Una soluzione di gestione dei servizi riduce anche l'onere amministrativo per i team degli uffici. I rapporti redatti dai tecnici sulla loro applicazione mobile sono completamente informatizzati. Le informazioni sono leggibili, coerenti, complete e utilizzabili. Una volta completato il lavoro, vengono inserite direttamente nell'interfaccia di gestione. Il personale amministrativo non deve più reinserire informazioni da ordini di lavoro cartacei mal scritti. In questo modo perdono meno tempo in attività noiose e improduttive.

Ottimizzazione dei carichi di lavoro dei tecnici

Di conseguenza, ogni pianificatore ha più tempo per gestire le pianificazioni di un maggior numero di tecnici. La gestione delle pianificazioni tramite l'interfaccia di pianificazione basata sul web consente inoltre di gestire meglio gli orari di lavoro dei tecnici e il numero di interventi da eseguire, a seconda del tipo di intervento, della sua ubicazione, ecc. In generale, una soluzione di gestione del servizio aiuta a ottimizzare il carico di lavoro di ciascun tecnico sul campo. I tecnici possono anche dichiarare le loro ore di lavoro direttamente nell'applicazione mobile, facilitando la gestione degli straordinari, dei turni di guardia, ecc.

Infine, una soluzione di gestione dell'assistenza contribuisce a garantire il margine operativo dell'azienda di assistenza riducendo il numero di chilometri percorsi, ottimizzando i viaggi in tempo reale : meno usura dei veicoli, meno carburante consumato, meno tempo perso negli ingorghi, ecc.

Riduzione del rischio di sanzioni

L'azienda garantisce inoltre il proprio margine operativo fornendo ai clienti una prova concreta del lavoro svolto: le foto del prima e del dopo sono incluse nei rapporti di lavoro. I rapporti di lavoro dettagliati vengono inviati immediatamente al cliente via e-mail. Non sono possibili contestazioni. E meno contestazioni significano meno penali.

Vantaggio n. 3: fidelizzare i clienti a lungo termine

Per un'azienda di servizi sul campo, fidelizzare i clienti significa migliorare la comunicazione con loro. Oggi, con l'uberizzazione dei servizi nella sfera privata e tutte le applicazioni VTC o di consegna a domicilio, i clienti sono abituati a essere informati in tempo reale sulle azioni dei loro fornitori di servizi.

Comunicazione con i clienti in tempo reale

In ambito professionale è la stessa cosa. Dovete essere in grado di comunicare con i clienti in tempo reale su ciò che sta accadendo sul vostro sito. Se non sono presenti, vogliono essere avvisati quando il tecnico della manutenzione arriva sul posto e sapere quando il lavoro è stato completato. Vogliono ricevere il più rapidamente possibile il rapporto di servizio completo, con foto del prima e del dopo, ecc. Questo tipo di comunicazione proattiva con i clienti non è possibile se l'azienda di servizi non è dotata di una soluzione di gestione dei servizi ad alte prestazioni.

A livello di assistenza clienti, una soluzione di gestione dell'assistenza consente di trasferire le informazioni in tempo reale tra l'applicazione mobile del tecnico e l'operatore che risponde alle domande del cliente. L'operatore può accedere allo storico degli interventi effettuati su un'apparecchiatura e vedere in tempo reale le notifiche inviate dal tecnico sullo stato di avanzamento del suo lavoro. Per il cliente è molto rassicurante avere a disposizione queste informazioni precise in tempo reale, se lo desidera.

Rapporti di assistenza leggibili e utilizzabili al 100%

Inoltre, con una soluzione di gestione dell'assistenza, i rapporti vengono inseriti dai tecnici direttamente nella loro applicazione. Possono essere configurati a monte, in modo da essere più completi, più dettagliati e leggibili al 100%. La qualità della comunicazione contribuisce così all' aumento della qualità del servizio percepita dal cliente. La qualità e la trasparenza della comunicazione contribuiscono a costruire un rapporto di fiducia con il cliente, aumentandone la fedeltà nel lungo periodo.

Vantaggio n. 4: garantire e sviluppare le vendite

Dotare i tecnici sul campo di un'applicazione mobile per gestire i rapporti di assistenza è anche un modo interessante per sviluppare ulteriori vendite con i clienti. Una soluzione di gestione dell'assistenza consente di impostare dei moduli nell'applicazione in modo che il tecnico possa emettere un preventivo aggiuntivo al cliente, direttamente in loco, se il tecnico o il cliente individuano la necessità di un secondo intervento, ad esempio su un'altra apparecchiatura.

Il tecnico può compilare un modulo per produrre un preventivo, far firmare il cliente elettronicamente, quindi creare lui stesso il nuovo lavoro nella sua applicazione, specificare i materiali di consumo utilizzati e redigere un nuovo rapporto di lavoro che viene inviato automaticamente al centro di assistenza per la fatturazione. È reattivo, fluido, veloce e il cliente è soddisfatto perché il suo problema viene risolto immediatamente. E per l'azienda di servizi è una fatturazione aggiuntiva che aumenta il fatturato.

Vantaggio n. 5: motivare e trattenere i tecnici

Una soluzione di gestione dell'assistenza e la relativa applicazione mobile offrono maggiore autonomia ai tecnici sul campo e riducono i loro compiti amministrativi. Non devono tornare in ufficio troppo spesso per archiviare lotti di rapporti di assistenza. In questo modo, evitano viaggi improduttivi. In secondo luogo, come già detto, l'applicazione mobile può consentire loro di generare autonomamente le chiamate di assistenza quando necessario.

Riduzione dell'onere amministrativo per i tecnici

Per i tecnici della manutenzione è anche più facile non dover scrivere a mano pagine e pagine di moduli nella cabina del loro veicolo. Con un'applicazione mobile, possono inserire tutte le informazioni in modo rapido e semplice in moduli già pronti, di solito utilizzando caselle di spunta e menu a discesa, con pochissimi campi di testo da compilare. In questo modo possono lavorare più velocemente e sono anche guidati nella compilazione delle informazioni dai cosiddetti moduli "vincolati", in cui è necessario aver risposto alla fase 1 prima di poter accedere alla fase 2. Questo fa risparmiare tempo alle loro attività amministrative. In questo modo risparmiano tempo sul lavoro amministrativo, lasciandoli liberi di concentrarsi sul lavoro da svolgere.

Nessuna interruzione dell'attività grazie alla modalità offline

In modalità offline, l'applicazione mobile consente di continuare a lavorare anche se ci si trova in un luogo privo di rete, come un tunnel o una zona bianca. Questo non impedisce loro di completare il modulo: la sincronizzazione dei dati riprende automaticamente una volta che il terminale mobile ha recuperato la rete. In questo modo, i tecnici non perdono tempo e non devono tornare alla carta a fine giornata.

Una leva per reclutare la prossima generazione di tecnici

Infine, la professione del tecnico è attualmente oggetto di un rinnovamento generazionale. Le nuove leve, più giovani e più abituate a lavorare con le applicazioni degli smartphone, sono naturalmente restie a lavorare su carta. Si aspettano di trovare nel loro lavoro gli stessi usi tecnologici che utilizzano quotidianamente nelle loro attività di svago. Dotare i tecnici di un'azienda di servizi di un'applicazione mobile dedicata è quindi una vera e propria leva per le risorse umane, sia in termini di reclutamento dei tecnici che di fidelizzazione degli stessi all'interno dell'azienda.

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Conclusioni

In conclusione, per rimanere competitivi in un contesto economico sempre più concorrenziale, le aziende di servizi hanno iniziato la loro trasformazione digitale già da qualche anno. Ma troppe piccole e medie imprese lavorano ancora alla vecchia maniera, con metodi obsoleti che non permettono loro di reggere la concorrenza o le richieste sempre più elevate dei clienti. È ora che anche loro facciano il salto di qualità.

Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.