Le 5 sfide principali dell'implementazione di un sistema ERP

L'Enterprise Resource Planning (ERP) e i software informatici simili sono utilizzati da diversi anni in aziende di ogni tipo e dimensione. Anche le piccole imprese e le aziende a conduzione familiare si sono unite alla tendenza generale e hanno implementato il software ERP, sfruttando le soluzioni appositamente progettate per le piccole imprese dai fornitori di ERP.
La tendenza ERP è diventata così forte che la stragrande maggioranza delle piccole e medie imprese (PMI) ha implementato una soluzione ERP (alcune di esse due o più). Ma anche se oggi l'uso dell'ERP è normale e diffuso nella maggior parte delle aziende, ogni nuova implementazione rappresenta una sfida, poiché ogni organizzazione è diversa e ha le proprie esigenze, aspettative e processi.

TEC ha a che fare con molte aziende che scelgono di implementare soluzioni ERP. In questo articolo analizzeremo le principali sfide affrontate dalle organizzazioni che intraprendono un'implementazione ERP.
Sebbene i problemi di implementazione varino a seconda di una serie di fattori, le principali sfide incontrate sono le stesse in tutti i Paesi e per aziende di dimensioni diverse. Ho classificato i problemi in ordine crescente in base al grado di "intreccio".

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1. Il problema della selezione

Supponiamo che un'azienda abbia deciso, per vari motivi, di avviare un progetto di implementazione di un sistema informativo gestionale. Le prime questioni che i manager si trovano ad affrontare sono il tipo, la dimensione e la portata del sistema di cui hanno bisogno e la scelta della soluzione più appropriata tra le centinaia di opzioni di software aziendale disponibili sul mercato.
Non esiste una risposta univoca su come trovare ciò che serve e ci sono molti fattori da considerare oltre alle dimensioni, alla portata e al tipo, come il prezzo e le funzionalità specifiche (spesso ci sono centinaia o addirittura migliaia di caratteristiche e funzioni per ogni pacchetto software che devono essere considerate in termini di priorità e utilità).
Molte aziende possono considerarsi immuni da questa sfida, in quanto hanno già riflettuto sulle loro esigenze e su ciò che si aspettano da un nuovo sistema. Fate attenzione a non saltare a conclusioni affrettate senza una buona preparazione, perché la scelta di un nuovo sistema software, soprattutto di uno che abbraccia l'intera azienda come un sistema ERP, è una delle decisioni più complesse e importanti che la vostra azienda prenderà mai. La scelta delle soluzioni ERP deve essere presa molto seriamente, perché definisce la strategia di un'azienda per almeno 6-10 anni e ha senza dubbio un impatto enorme sul suo successo futuro. Esiste un vasto settore di ricerca e consulenza sul software aziendale per soddisfare le esigenze delle aziende che si trovano ad affrontare il problema della scelta del software per la prima (o seconda o terza!) volta. Per esempio, TEC, Technology Evaluation Centers, ha una serie di programmi di selezione del software disponibili per le aziende che iniziano il processo di selezione delle soluzioni ERP.

2. Questioni tecniche

La scelta di un pacchetto software è importante, ma non è l'ultimo ostacolo sulla spinosa strada che porta a far funzionare l'intero sistema (software e hardware, server e utenti) e a fornire valore alla vostra azienda. Un'altra parte del problema dell'implementazione è legata all'aspetto tecnico del progetto.
È più che probabile che i server e le workstation debbano essere revisionati per adattarsi al nuovo sistema e che sia necessario ordinare, acquistare e sostituire quelli più moderni. Anche la rete interna dovrà essere analizzata e aggiornata, se necessario, e si dovrà tenere conto della velocità e della larghezza di banda dell'accesso a Internet esistente, nonché di eventuali problemi con i dispositivi mobili in uso.
Se queste esigenze vengono sottovalutate, possono influenzare in modo significativo il risultato complessivo del progetto (e ritardare la gioia di vedere il nuovo sistema finalmente funzionante come previsto), oppure affliggere le prime settimane (o addirittura i primi mesi) di utilizzo del nuovo sistema con prestazioni ridotte, con conseguente rallentamento del ritmo di lavoro.
Negli ultimi anni, tuttavia, il cambiamento dei modelli di fornitura ha portato a un cambiamento nel modo in cui l'ERP e altri tipi di software organizzativo vengono messi a disposizione degli utenti.
Sono state rese disponibili numerose opzioni "as a service" e cloud, che offrono infrastrutture, archiviazione dati e servizi software in hosting, riducendo al minimo i costi e i problemi legati alle applicazioni, all'hardware, alla rete e all'archiviazione. Queste opzioni includono Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) e Infrastructure as a Service (IaaS).
Con un ambiente tecnico on-premise, tutto è ospitato nei locali dell'azienda: applicazioni, server, reti e soluzioni software. Con l'opzione "as a service" o Cloud, i dati, il middleware, le reti, l'hardware e le applicazioni possono essere ospitati in sede o fuori sede, a seconda del modello di servizio scelto.
Ad esempio, il SaaS consente alle aziende di eseguire un'applicazione software ospitata fuori sede, in genere tramite un'interfaccia di rete come un browser web, ma possono scegliere o meno di associare i propri dati all'applicazione software fuori sede. Per ulteriori informazioni sulle opzioni "as a service" o Cloud, vi invito a leggere Back to basics: Cloud Computing 101.
In breve, i modelli di fornitura cloud o hosted possono rendere l'implementazione molto più semplice ed economica rispetto a una soluzione on-premise, ma l'utilizzo di software "as a service" richiede un'estrema vigilanza per quanto riguarda, tra l'altro, la sicurezza dei dati e la personalizzazione del software. I rischi devono essere considerati attentamente prima di decidere quale modello di fornitura seguire.
Oggi ci sono molte più opzioni rispetto al passato e le organizzazioni intelligenti considerano tutte le opzioni e determinano i requisiti tecnici in anticipo, per evitare brutte sorprese lungo il percorso. Una panoramica dell'attuale panorama di mercato delle opzioni Cloud ERP è contenuta nella Guida all'acquisto del Cloud ERP 2016 di TEC per il settore manifatturiero.

3. Problemi di qualità dei dati

Questo problema è particolarmente sintomatico delle aziende che implementano una soluzione ERP per la prima volta e che trasferiscono i loro dati tradizionali nel nuovo sistema da fogli di calcolo Excel, registrazioni manuali o applicazioni legacy disparate. In sostanza, il problema è che i vecchi dati utilizzati e conservati per anni possono, per molte ragioni, apparire approssimativi o addirittura errati nella nuova realtà ERP. In effetti, secondo la nostra ricerca, la sostituzione di un sistema legacy e il consolidamento di soluzioni eterogenee sono le due maggiori sfide che le aziende devono affrontare.
Per esempio, prendiamo questa situazione dalla mia precedente esperienza lavorativa (durante un progetto di implementazione dell'ERP per un'azienda di medie dimensioni che si occupa di fabbricazione di metalli): nel bel mezzo del progetto, abbiamo convertito nel nuovo sistema le distinte base (BOM), i percorsi e le tariffe orarie applicate esistenti e abbiamo scoperto che i nuovi tempi di consegna dei prodotti superavano di due o più volte quelli reali.
Avendo assegnato un tempo sufficiente alla fase di conversione durante la pianificazione del progetto, abbiamo avuto un po' di tempo per correggere i dati affidando il compito a ingegneri e analisti a tempo pieno per alcuni mesi e modificando il piano di implementazione. Ma anche in questo caso il progetto è stato ritardato di due mesi. Quindi, fate attenzione alle vecchie informazioni, perché potrebbero non riflettere la realtà attuale, e testate sempre i risultati del nuovo sistema utilizzando i dati esistenti prima di convertirli o trasferirli al nuovo sistema.

4. Cambiamenti nella filosofia aziendale

L'implementazione di un ERP comporta cambiamenti significativi nel modello di business tradizionale di un'azienda e nelle pratiche quotidiane utilizzate per anni o addirittura decenni. Vediamo alcuni esempi di probabili cambiamenti nei processi aziendali con un nuovo ERP:

• Il livello di responsabilità di alcuni dipendenti aumenta drasticamente, poiché il nuovo sistema rende più difficile (a volte impossibile) correggere dati errati o errori di battitura;
• È necessario stabilire nuovi approcci al reporting e al data mining, e quindi nuovi principi e pratiche di gestione;
• i modelli di business e i processi operativi possono richiedere cambiamenti massicci a causa delle nuove funzionalità in tempo reale e della disponibilità dei dati.

Questi sono solo alcuni esempi di come le aziende possano essere trasformate in modo serio e significativo dopo l'implementazione dell'ERP. Seguendo idee e progetti validi e lungimiranti nell'implementazione dell'ERP, è certamente possibile ottenere un ritorno molto più apprezzabile rispetto alla semplice modifica del formato dei dati o all'aggiornamento dell'interfaccia utente. Si tratta di una vera e propria sfida, ma allo stesso tempo di un'ottima opportunità per rinnovare l'azienda e introdurre nuove idee, tracciando i contorni strategici del futuro della vostra organizzazione.

5. Problemi culturali e di gestione del cambiamento

Questo è il problema più difficile da risolvere. È facile dimenticare che il successo di un sistema software dipende principalmente dai suoi utenti. Il sistema in sé è un'entità logica e non vivente che segue le fasi e i processi programmati, ma gli utenti del sistema sono persone abituate a procedure precedenti, con un software che funzionava in un modo particolare, e che troveranno più difficile passare a un nuovo modo di fare le cose, soprattutto se il beneficio dei nuovi metodi non è immediatamente evidente o imminente. Questo è il peggior incubo del project manager ERP, derivante dalle abitudini degli utenti e dalla loro concezione di ciò che è buono per l'azienda in generale e per l'utente in particolare. "È sempre stato così, anche molto prima del vostro arrivo", "Non credo che funzionerà", "Non funzionerà sul mio PC", "Parlerò con l'amministratore delegato di questo sistema" o "Non capite come dovrebbe funzionare": questi commenti dovrebbero essere familiari a chiunque abbia mai cercato di implementare un nuovo sistema o di modificare i requisiti degli utenti. È davvero difficile descrivere o classificare i possibili problemi che possono sorgere quando si implementa un nuovo sistema software aziendale. In effetti, può sorgere quasi ogni problema. Purtroppo, è difficile accettare i cambiamenti senza vederne i vantaggi e, se non si prendono provvedimenti per aiutare i dipendenti a conoscerli prima dell'implementazione del software, probabilmente ci si pentirà in seguito. Consiglio di cercare di anticipare questi problemi già in fase di pianificazione, per ridurre il potenziale impatto negativo degli utenti resistenti. Inoltre, coinvolgere diversi gruppi e categorie di utenti del sistema con largo anticipo rispetto alla data di inizio del progetto e coinvolgerli nell'implementazione aiuterà a incoraggiare il "cambio di mentalità" necessario tra i dipendenti per un'implementazione di successo. Considerate i seguenti passi per informare e coinvolgere i dipendenti prima, durante e dopo un importante progetto di implementazione del software:

• Informare tutti i dipendenti sulle tappe fondamentali del progetto, man mano che il progetto procede.
• Stabilire canali di comunicazione dedicati per il feedback dei dipendenti
• Incoraggiare i dipendenti a generare nuove idee e suggerimenti.
• Organizzare sessioni di formazione interessanti e promettenti
• Evidenziare i migliori risultati ottenuti dall'utente nella formazione con il nuovo sistema software.

I dipendenti a tutti i livelli devono diventare alleati del team del progetto ERP per ogni nuova implementazione, poiché ignorare l'esperienza e le preoccupazioni degli utenti mette a rischio il successo dell'intero progetto e può cancellare qualsiasi coinvolgimento significativo.

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Come tutti i progetti aziendali, l'implementazione di un software richiede pianificazione e monitoraggio per garantire il successo e ridurre al minimo i problemi. Risolvere le cinque sfide di cui sopra può aiutare a pianificare le fasi e a garantire che tutti i potenziali problemi siano affrontati prima dell'implementazione del software. Affrontando le sfide e assicurandovi di aver fatto la dovuta diligenza, vi sentirete sicuri nell'implementazione del software aziendale e manterrete i costi e i tempi il più bassi possibile.

Se è la prima volta che la vostra azienda implementa un ERP, consultare un'azienda specializzata renderà il processo molto più semplice e facile. TEC offre sistemi di monitoraggio dell'implementazione e un programma di accreditamento (rapporti basati su verifiche delle referenze dei clienti) per aiutare le aziende a scegliere un partner di implementazione del software o un fornitore di servizi in base alle loro esigenze. TEC può anche fornire modelli e best practice basati su un approccio collaudato per garantire che la gestione del cambiamento non interrompa le operazioni aziendali quotidiane.