Cosa scegliere tra ERP e applicazioni specializzate?
La vostra azienda cresce di anno in anno e state accumulando software che non dialogano tra loro? Forse avete un'esigenza improvvisa e combinata nelle relazioni con i clienti, nella gestione dei progetti, nelle risorse umane e in altre aree? Allora si pone la questione di mettere in comune le vostre soluzioni software per aumentare la produttività. Leggete tutti i nostri consigli sull'utilizzo dell'ERP.
È un nodo critico nell'evoluzione della vostra azienda, che vi renderà più efficienti o, al contrario, rallenterà il vostro sviluppo. Solo 5 anni fa non c'erano dubbi: la soluzione ideale era l'ERP. Oggi la scelta è meno ovvia con la proliferazione di soluzioni SaaS (Software as a Service) che coprono tutte le vostre esigenze e comunicano tra loro in modo nativo... Quasi come un'applicazione ERP, per così dire.
Si parla ancora di ERP nel 2016?
Sì... Ma le cose sono cambiate molto. Per capirlo, dobbiamo tornare alle basi dell'ERP. Un ERP è un insieme di moduli specializzati (HR, finanza, gestione delle vendite, ecc.). Essi operano su un unico database che garantisce la condivisione, l'aggiornamento e la tracciabilità dei dati tra tutti i moduli del sistema. L'applicazione ERP copre la maggior parte delle esigenze aziendali, costituendo di fatto l'intero sistema informativo dell'azienda. Il vantaggio fondamentale dell'ERP è che può tracciare tutte le operazioni, dai preventivi alla rendicontazione finanziaria.
Gli ERP di cui parliamo sono pubblicati da Oracle, SAP e altri operatori storici. Questi sono oggi messi in discussione a causa del loro costo elevato (diverse centinaia di migliaia di euro esclusi i costi di manutenzione), della mancanza di collaborazione e della mancata considerazione delle esigenze di mobilità.
Nel 2016, l'ERP sta assumendo una forma più leggera. Infatti, a volte viene indicato come software di gestione aziendale. Anche se le basi rimangono le stesse, le nuove soluzioni come IOvision e Fitnet Manager beneficiano dei vantaggi del SaaS: licenze mensili ridotte, bassi costi di installazione, possibilità di condividere le conoscenze al di là dei processi aziendali e accesso altamente sicuro da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.
Perché un software specializzato?
Le applicazioni online o i software in modalità SaaS hanno ormai raggiunto un livello di maturità tale da poter essere utilizzati da PMI e grandi gruppi. Queste soluzioni, accessibili tramite un browser web, sono aperte. Quasi tutte offrono API (Application Programming Interfaces) che consentono di comunicare tra loro. Potete quindi scegliere il vostro CRM, il vostro software di preventivazione e fatturazione, il vostro software di gestione dei progetti e farli comunicare tra loro. Farete le stime in base ai clienti nel vostro CRM, poi eseguirete i progetti non appena saranno stati fatturati.
Questo è il principio.
In realtà, non è ancora facile trovare una suite di applicazioni online che si adatti alle vostre esigenze e che, per di più, si integri in modo nativo e perfetto tra loro. Tuttavia, il futuro dei SaaS specializzati si sta muovendo in questa direzione e spesso è possibile negoziare lo sviluppo di un gateway con gli editori o realizzarlo internamente.
Il meglio dei due mondi
Preso in modo indipendente, il software specializzato ha spesso dalla sua parte la semplicità d'uso e l'agilità. Molte soluzioni SaaS si collegano ad applicazioni interfunzionali come le suite di produttività (o suite per ufficio). L'esempio collaudato è Salesforce, Zoho CRM, Sellsy e altri CRM online si collegano a Google Apps per integrare le conversazioni e-mail e gli appuntamenti con la gestione degli account nel CRM. Ecco alcuni dei vantaggi di questa scelta:
- Competenza aziendale : i CRM, come i software per la fatturazione, i preventivi, la contabilità e la gestione dei documenti, ecc. sono progettati e migliorati da editori specializzati che raccolgono ogni giorno il feedback dei loro clienti. Inoltre, devono affrontare una concorrenza agguerrita che alza costantemente il livello. Sono i clienti a trarne vantaggio.
- Apertura: per resistere alla concorrenza, i fornitori di SaaS devono dimostrare di sapersi adattare ai cambiamenti delle esigenze dei clienti. Per questo quasi tutti dispongono di API che possono essere collegate a qualsiasi altro SaaS. Alcune applicazioni online offrono connettori nativi ad altre applicazioni nominate.
- Collaborazione e mobilità: le applicazioni SaaS specializzate integrano sempre più spesso chat, condivisione di documenti e notifiche. Gli editori si sforzano anche di offrire un'applicazione per iPhone o Android, o almeno un'interfaccia dinamica/reattiva (accesso tramite il browser web a un'interfaccia adattata al cellulare).
- Iniziare: l'approccio a un'applicazione specializzata è spesso meno impressionante di un ERP. La portata del servizio è molto limitata e gli usi sono semplificati.
Per le ragioni esposte di seguito, l'ERP presenta innegabili vantaggi che ne garantiranno il futuro più che mai brillante:
- 1 fornitore, 1 logica: optando per una soluzione all-in-one, è sufficiente integrare un'unica logica per automatizzare tutti i processi.
- Le soluzioni ERP si adattano alle PMI e anche alle piccolissime imprese: Microsft Dynamics NAV e Sage Gamme 30-100, ad esempio, sono progettati per le piccole e medie imprese.
- I sistemi ERP stanno diventando sempre più specializzati : questa è una tendenza importante. Per far fronte alla concorrenza internazionale, molti ERP si specializzano in un particolare tema o settore. Oggi c'è quindi l'imbarazzo della scelta:
- IOvision, l'ERP sviluppato da IOcean, offre un ERP completo e modulare, pensato per le aziende di servizi. Poiché l'editore è anche una società di servizi informatici, i suoi clienti beneficiano di tutte le competenze acquisite nel corso dei suoi progetti.
- Fitnet Manager è un altro ERP destinato alle aziende che lavorano in modalità progetto con i loro clienti. Questo software di gestione aziendale include anche un modulo di formazione per i vostri formatori.
- Integrità dei dati: come già detto, non ci sono ancora abbastanza connessioni "native" tra le applicazioni SaaS. L'applicazione ERP ha quindi il vantaggio di poter immettere gli stessi dati nell'intero sistema informativo, in modo da poterli rintracciare attraverso i processi aziendali. In questo modo non ci sarà mai un'importazione/esportazione o, peggio, una nuova digitazione dei dati tra due aree aziendali.
- Copertura funzionale: trovarsi in un ambiente unificato in termini di modello di dati apre maggiori possibilità di utilizzo. I sistemi ERP offrono quindi spesso funzionalità più avanzate. Sono inoltre progettati per le PMI e i grandi gruppi, in modo da soddisfare esigenze avanzate. Le soluzioni SaaS specializzate, invece, sono rivolte al grande pubblico, quindi è necessario fare delle scelte funzionali.
In generale, le aziende che desiderano porre particolare attenzione alle prestazioni di uno o più team optano per una gamma di SaaS specializzati, che spesso ruotano intorno alla suite per ufficio: Google Apps e Office 365 hanno raggiunto un tale livello di popolarità e apertura che gli editori di software online includono spontaneamente la possibilità di recuperare i dati da questi servizi centrali. L'ERP, invece, è ideale per le aziende che hanno bisogno di industrializzare i processi aziendali. Questa opzione consente di ottenere enormi economie di scala. L'ERP offre inoltre un'eccellente tracciabilità delle informazioni e una perfetta integrità dei dati. Infine, è più probabile che si scelga di ospitare la soluzione presso la propria sede o nel Cloud rispetto ai puri operatori SaaS, che il più delle volte gestiscono sistemi multi-tenant per tutti i loro utenti.
Articolo tradotto dal francese