Scegliere l'ERP: un grattacapo? Non è così sicuro se si tiene conto dei fondamenti di oggi!
Cosa c'è in gioco?
Per molte PMI, la scelta di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è una decisione molto stressante. La posta in gioco è sempre alta, sia a breve che a lungo termine. Una scelta sbagliata può persino mettere l'azienda in gravi difficoltà. Oggi l'offerta di soluzioni ERP è ampia e diversificata.
Dovete optare per un ERP generalista o specialistico? Installato localmente o nel cloud? Dovete scegliere un fornitore "grande" e consolidato o un nuovo fornitore più agile? Dovete rivolgervi direttamente al fornitore della soluzione o passare attraverso un integratore? Dovete scegliere un ERP monolitico completo o una soluzione più modulare? Qual è il budget giusto?
Sono tutte domande legittime. Nel tentativo di rispondere, ecco alcuni elementi fondamentali da tenere a mente durante la fase di selezione.
Qual è il budget da destinare al progetto?
Non ci sono regole su questo argomento, a seconda che l'investimento sia a breve o a lungo termine. Una soluzione scalabile e sostenibile nel tempo è spesso più costosa di una soluzione più fissa.
Scegliere una soluzione in base a un budget assoluto è spesso un errore, perché è una visione a breve termine. È necessario pensare in termini di ROI , di aumento della produttività e di capacità della soluzione di supportare l'azienda nel momento in cui si sposta in altre aree di business e cresce. Tutto questo si può riassumere con il termine "AGILITÀ", che è diventato un elemento fondamentale di fronte ai cambiamenti sempre più rapidi del modello di business.
Vale anche la pena ricordare che la scelta sbagliata di scegliere l'offerente più basso (25% dei casi) comporta una triplice penalizzazione:
Acquistare la prima soluzione, acquistare la seconda soluzione, triplicare il tempo dedicato al progetto (si spende il doppio del tempo sulla prima soluzione per cercare di mantenerla ed evitare la dichiarazione di fallimento!)
Con l'avvento del modello commerciale e tecnologico Saas (noleggio di software), è necessario tenere conto di due budget distinti: il budget per la creazione della soluzione e il budget annuale per l' utilizzo del software e il suo aggiornamento. Molto spesso, il cliente guarda con attenzione al canone di locazione ricorrente e sceglie l'offerente più basso. Nella cultura conservatrice francese, l'IT è ancora vista come un investimento ammortizzabile (capex) e non come una spesa (opex)... Questo poteva essere comprensibile 10 anni fa, ma non lo è più con il costante e rapidissimo sviluppo di nuove tecnologie. Il budget ricorrente è e deve essere utilizzato per coprire questi continui sviluppi.
Soluzione SaaS o on-premise: ancora un dilemma per alcuni?
Nel 2020, oltre l'80% dei nuovi progetti ERP sarà aperto al modello SaaS, mentre 10 anni fa questo modello era richiesto in meno del 20% dei casi!
Oggi, con i mercati che cambiano sempre più rapidamente a causa della globalizzazione, dell'avvento di nuovi modelli di business e, più recentemente, dell'ascesa del SaaS, è chiaro che il modello SaaS è la strada da percorrere.Il modello on-premise ha subito una battuta d'arresto a causa della globalizzazione, dell'avvento di nuovi modelli di business e, più recentemente, dell'ascesa del SaaS: Statico, poco agile, con molte funzionalità specifiche difficili da mantenere nel tempo e che invecchiano male perché gli aggiornamenti sono troppo rari. Non è raro vedere soluzioni on-premise che funzionano da 10 o addirittura 15 anni senza aggiornamenti. Le conseguenze sono evidenti: la produttività dell'azienda diminuisce e non è più adeguata alle esigenze attuali. I dipendenti dedicano una notevole quantità di tempo a compiti che potrebbero essere facilmente automatizzati con le nuove soluzioni (inserimenti multipli, ricerca di informazioni, noioso consolidamento di cifre, ecc.)
Nel complesso, questo problema di aggiornamento viene affrontato molto meglio in un modello SaaS, per i seguenti motivi:
- Il nucleo del software è centralizzato su un server,
- gli aggiornamenti sulle postazioni di lavoro degli utenti vengono elaborati automaticamente dagli editor del browser (Chrome, IE, ecc.) nel caso di una soluzione sviluppata nativamente con tecnologie web.
SaaS è buono, ma multi-tenant è ancora meglio!
Privilegiate le soluzioni/applicazioni multi-tenant quando possibile!
Un'applicazione si dice multi-tenant quando tutti i clienti della soluzione utilizzano la stessa versione : l'ultimo aggiornamento... Ad esempio, le applicazioni che utilizzate sul vostro smartphone sono vere applicazioni multi-tenant: vengono aggiornate regolarmente e le funzionalità sono in continua evoluzione per tutti gli utenti allo stesso tempo. La comunità degli utenti è coinvolta in questi sviluppi.
Le soluzioni ERP multi-tenant sono ancora rare sul mercato, perché richiedono agli editori che adottano questo modello come parte della loro strategia di ricerca e sviluppo una disciplina estremamente rigorosa nel gestire le richieste specifiche delle aziende clienti. Poiché ogni azienda è unica, non è raro dover gestire richieste specifiche. Ci sono due modi per affrontarle: o si sviluppano queste nuove funzionalità al di fuori del software di base (e questo è meno costoso a breve termine), oppure queste specificità vengono elaborate in modalità "universale" nel software di base e questo è meno costoso a lungo termine.modalità "universale" nel software di base, e le caratteristiche specifiche in questione diventano parametri specifici per questo cliente, alimentando così il nuovo standard che si sta estendendo. Quest'ultimo caso è quello della filosofia multi-tenant: più costoso a breve termine, ma molto meno a lungo termine...
Intrinsecamente, queste soluzioni multi-tenant possono essere implementate solo da editori di software che integrano direttamente la soluzione per i loro clienti (o da un numero molto limitato di partner di integrazione).
Di norma, gli integratori puri non hanno accesso al codice sorgente dell'editore.
Queste soluzioni multi-tenant presentano reali vantaggi strategici per chi le utilizza:
- La R&S dell'editore va sistematicamente e regolarmente a beneficio di tutti i clienti.
- Gli sviluppi richiesti da un cliente esistente o da un nuovo cliente vanno a beneficio dell'intera comunità di clienti: è un modello mutualistico.
- Tutti gli sviluppi (nuove funzioni) vengono capitalizzati a vantaggio di tutti i clienti. In questo caso, possiamo parlare di sostenibilità programmata!
- Gli aggiornamenti sono frequenti (almeno 6 volte l'anno) e compatibili con tutti i clienti.
- Gli aggiornamenti sono gratuiti (inclusi nell'abbonamento).
- La soluzione è resiliente di fronte ai continui cambiamenti, quindi non è più necessario revisionare l'ERP (ogni 7-10 anni) e impegnare molte risorse interne per gestire queste transizioni/migrazioni.
Ho ancora bisogno di essere vicino al mio fornitore?
Per rispondere a questa domanda, dobbiamo mettere in prospettiva il nuovo modello SaaS.
Ciò che poteva essere rilevante nell'era on-premise non lo è più nell'era SaaS, perché tutta l'infrastruttura è esternalizzata.
D'altra parte, non appena non c'è più questa vicinanza geografica, l'ottima disponibilità del supporto o della Hot-Line deve essere convalidata prima di scegliere un fornitore. È possibile verificarlo facilmente chiamando i clienti della soluzione.
Meglio uno sviluppo specifico o uno standard?
Si tratta di una questione abbastanza chiara, se siete d'accordo con le argomentazioni precedenti e in particolare con le virtù del modello multi-tenant. Ovviamente, dovreste optare per la soluzione più standard possibile. Le ragioni sono molteplici:
- Costi di implementazione ridotti al minimo
- Meno bug all'avvio
- Risparmio di tempo nell'implementazione
- Stabilità della soluzione standard
- Facilità di aggiornamento
Per riassumere e concludere
Il budget per il sistema informativo di un'azienda non deve più essere visto come un investimento una tantum, ma come una spesa ricorrente per finanziare i continui sviluppi tecnologici e per porre fine ai traumatici e lunghi cicli di revisione del sistema informatico (5-7 anni). In ordine decrescente di resilienza e durata delle soluzioni di fronte a cambiamenti tecnologici molto rapidi, non esito a mettere il modello Saas multi-tenant in cima, il modello Saas in fondo e il modello on-premise in fondo.
Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese