7 problemi di produzione risolti grazie all'ERP

Più i produttori sviluppano le loro attività, più diventano complesse. Queste aziende devono affrontare una serie di problemi di produzione che non esistevano quando sono state avviate. In questo articolo vengono analizzati i sette principali problemi di produzione che grandi e piccoli produttori si trovano ad affrontare e che minacciano di far fallire le loro attività. Inoltre, analizza il modo in cui il software ERP (Enterprise Resource Planning) può contribuire a risolverli e a favorire la crescita dell'azienda.

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I 7 problemi di produzione e le loro soluzioni

1. Utilizzo di sistemi di gestione storici
2. Conformità alle leggi e ai regolamenti internazionali
3. (Ri)progettazione dei processi aziendali
4. L'impatto di fusioni e acquisizioni
5. Iniziative di delocalizzazione e rimpatrio
6. Limiti dell'infrastruttura IT
7. Pratiche collaborative inadeguate

Problema n. 1: l'utilizzo di sistemi di gestione legacy

È ovvio che un gran numero di aziende di medie e grandi dimensioni esisteva già prima della creazione di soluzioni software complete. Queste organizzazioni operavano utilizzando più soluzioni informatiche non integrate, non efficaci dal punto di vista dei costi e non intuitive, che generavano grandi volumi di dati non strutturati. Oggi, i produttori di medie e grandi dimensioni spesso si accorgono che questi ERP legacy non sono sufficienti a soddisfare le loro complesse esigenze e li considerano obsoleti.

Sebbene molti utenti siano soddisfatti di questi sistemi legacy, le aziende li trovano sempre più difficili da mantenere. Tuttavia, vogliono continuare a usarli e ad aggiungervi, poiché questi strumenti sono particolarmente stabili, ma obsoleti e relativamente poco flessibili. Inoltre, gli specialisti del software sul mercato sono relativamente pochi, poiché le nuove generazioni non sembrano inclini a confrontarsi con le vecchie tecnologie.

Per risolvere questa situazione si propongono due strategie. La prima consiste nel rivitalizzare il software esistente, aggiornandolo con nuove interfacce, funzioni e strumenti e aggiungendo tecnologie più moderne. La seconda consiste nel sostituire tutti i sistemi legacy con un nuovo software. Tuttavia, nelle grandi aziende, anche il più piccolo cambiamento può avere conseguenze disastrose per le operazioni.

Inoltre, la sostituzione di un sistema può richiedere tempo. Durante questo periodo, le operazioni di un'azienda possono subire cambiamenti significativi che influenzano le strategie e gli approcci informatici complessivi dell'azienda. Questo può allungare notevolmente i tempi del progetto, mettendo in discussione la fattibilità del nuovo ambiente aziendale. Tutti i progetti devono essere completati il più rapidamente possibile, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Per le organizzazioni più grandi, questo compito diventa ancora più intenso e costoso.

Problema n. 2: conformità alle leggi e ai regolamenti internazionali

Poiché i produttori continuano a sviluppare nuovi prodotti e ad espandere le loro attività oltre confine, diventa sempre più complicato rispettare le leggi e le normative locali e internazionali. Queste norme possono potenzialmente influenzare tutte le principali attività produttive, dall'approvvigionamento alla produzione, dalla distribuzione alle vendite, dalla gestione degli asset alle risorse umane (HR).

Poiché le aziende di medie e grandi dimensioni sono spesso presenti in diverse regioni o Paesi, devono rispettare le regole della legge applicabile, nonché i vari standard relativi a sicurezza, finanza, diritti dei dipendenti, ecc. a livello locale, nazionale e multinazionale. Queste norme sono concepite con l'obiettivo generale di fornire un ambiente imprenditoriale stimolante, richiedendo talvolta la produzione di beni e servizi di qualità che non comportino rischi per i consumatori, la società o l'ambiente. Naturalmente, i diversi Paesi applicano le proprie normative. Anche in Paesi con standard di conformità simili, esistono differenze tra le normative specifiche, ad esempio per quanto riguarda la presentazione dei documenti di sicurezza o le informazioni da includere nelle relazioni contabili.

Le norme di conformità aggiungono un nuovo livello di complessità per le grandi multinazionali, che producono un'ampia gamma di prodotti o forniscono molteplici servizi ai loro clienti. La miriade di documenti di conformità richiesti deve essere archiviata e mantenuta. Questi requisiti devono essere applicati e rispettati e le transazioni corrispondenti devono essere verificabili.

Per le organizzazioni più grandi, è anche importante sviluppare standard, politiche e procedure interne, in linea con gli standard di conformità stabiliti dalla legislazione in materia. Sebbene le norme interne siano solitamente create tenendo conto dei requisiti normativi, possono essere ampliate e modificate sulla base delle specificità, delle strategie e degli standard, delle buone prassi e delle tradizioni dell'azienda. Le filiali e le sottodivisioni dell'organizzazione sono tenute a rispettare queste regole.

I produttori devono rispettare le norme e i regolamenti governativi che disciplinano la produzione, la tracciabilità e lo stoccaggio dei loro prodotti. Pertanto, i processi aziendali devono essere progettati in conformità alla legislazione e agli standard applicabili. Si consiglia di creare un archivio centrale di documenti e standard di conformità. Inoltre, un sistema ERP può essere un buon strumento per integrare i processi aziendali e i documenti corrispondenti. D'altra parte, poiché gli standard di conformità sono generalmente suddivisi per verticali di settore e, in alcuni casi, per nicchie di mercato, è ragionevole per le medie e grandi aziende considerare il passaggio a un nuovo sistema ERP, progettato specificamente per il loro settore. Questi software verticali generalmente gestiscono le questioni di conformità in modo migliore e più semplice rispetto ai software generici.

Problema n. 3: (Re)engineering dei processi aziendali

Le aziende manifatturiere di medie e grandi dimensioni devono adattarsi continuamente al cambiamento dell'ambiente in cui operano, definendo nuovi flussi di lavoro e procedure e ristrutturando quelli esistenti. Più le organizzazioni si sviluppano, più individui, beni e partner saranno coinvolti nei cambiamenti imposti dal mercato. Non solo le risorse e le finanze dell'azienda ne risentono, ma anche la complessità logistica associata alla definizione, al collaudo e all'implementazione di nuovi processi aziendali in diverse unità si aggrava.

Negli ultimi anni, la facilità di cambiamento dell'ambiente aziendale è diventata una delle funzionalità più importanti del software ERP per le aziende manifatturiere, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal settore di attività. Le ragioni di questa tendenza sono molteplici:

• In primo luogo, le aziende manifatturiere devono generalmente essere in grado di eseguire operazioni o transazioni su larga scala in modi diversi a seconda della geografia, delle pratiche commerciali generalmente accettate in determinate località, delle normative regionali e così via. Il software deve quindi essere tecnicamente in grado di adattarsi a un'ampia gamma di procedure.
• In secondo luogo, le aziende manifatturiere si trovano spesso ad affrontare importanti cambiamenti nei loro processi. Per rimanere competitiva, un'azienda deve essere in grado di adattare rapidamente i propri processi a un ambiente in costante evoluzione. Per le grandi aziende, questo compito è particolarmente difficile a causa delle dimensioni dell'organizzazione, del numero di siti, processi e utenti. Di conseguenza, la flessibilità e la versatilità sono caratteristiche essenziali del software utilizzato da queste organizzazioni. Altre caratteristiche importanti sono la facilità d'uso e un'interfaccia utente intuitiva, oltre alla logica e alla possibilità di modificare schermate, documenti esistenti e flussi di materiale.

Certamente, quanto più il sistema è in grado di adattarsi alla nuova realtà aziendale, tanto più sarà efficiente. Inoltre, le organizzazioni che implementano un sistema ERP, all'interno di una struttura aziendale pianificata con precisione, facilitano la condivisione di idee e informazioni tra le diverse unità e sottodivisioni aziendali, migliorando le transizioni.

Problema n. 4: L'impatto di fusioni e acquisizioni

Le fusioni e le acquisizioni sono un modo per le aziende di crescere ed espandere le proprie attività. In questo processo, tuttavia, i due gruppi produttivi devono integrare le attività dei loro diversi reparti, stabilimenti o siti, che spesso operano in lingue e regioni diverse e non utilizzano gli stessi processi aziendali e le stesse soluzioni informatiche. Questo processo diventa ancora più complicato se le dimensioni dell'azienda aumentano con la fusione. Le questioni che rimangono irrisolte dopo la fusione o l'acquisizione possono ostacolare tutte le entità.

Le fusioni e le acquisizioni danno luogo a un gran numero di decisioni molto importanti, e quelle relative all'ERP riguardano generalmente il software che verrà utilizzato dopo la transazione. La nuova società può scegliere di accettare il sistema ERP esistente e cancellare quelli precedenti, di implementare un nuovo software ERP o di integrare le applicazioni esistenti. Sebbene tutte queste strategie siano praticabili, richiedono un notevole impegno da parte del reparto IT e di altri esperti in materia e possono richiedere diversi mesi o anni per essere implementate.

Lo scopo delle fusioni e delle acquisizioni è quello di ottenere migliori risultati finanziari, ottenere sinergie dalle attività commerciali, sviluppare prodotti più efficienti e gestire meglio i costi complessivi dell'azienda (economie di scopo ed economie di scala). Tuttavia, questi obiettivi non sono facili da raggiungere dal punto di vista dell'ERP. Anche in questo caso, le grandi dimensioni dell'azienda rappresentano una sfida. Per ottimizzare l'efficienza dei processi e sviluppare il pieno potenziale del sistema ERP, è necessario studiare attentamente i processi aziendali e selezionare solo quelli più efficienti. Dato l'elevato numero di processi da analizzare, la riconfigurazione del modello aziendale può richiedere mesi o addirittura anni. Inoltre, l'organizzazione impiegherà anni per risolvere i problemi tecnici, di implementazione e di integrazione che inevitabilmente si presenteranno quando il sistema sarà pronto per l'uso.

Per soddisfare i requisiti di fusione e acquisizione dei grandi gruppi, un sistema ERP deve essere abbastanza flessibile da poter essere integrato con altre applicazioni, compresi altri sistemi ERP. Deve inoltre poter essere facilmente modificato per adattarsi alla struttura e ai processi aziendali che riflettono le realtà aziendali.

Problema 5: Iniziative di delocalizzazione e rimpatrio

Nel tentativo di ridurre i costi di produzione, le aziende continuano a delocalizzare alcuni siti produttivi in Paesi con un costo del lavoro inferiore. I produttori la cui sede centrale e le filiali o gli stabilimenti sono situati in continenti diversi possono avere difficoltà a gestire alcune attività, soprattutto in termini di controllo della qualità e tempi di consegna.

Per ridurre i costi di produzione e avere successo in un ambiente globale altamente competitivo, le aziende devono costruire solide reti di trasporto e logistica che supportino l'approvvigionamento, la produzione e la distribuzione dei loro prodotti. L'intero settore della logistica è stato rimodellato per soddisfare le esigenze di trasporto e consegna degli operatori internazionali.

L'outsourcing globale ha permesso ai produttori di liberarsi dall'"ansia e dalla preoccupazione" della fabbricazione dei prodotti, che richiede competenze nella pianificazione della produzione, nella supervisione dei negozi e nella gestione del personale di vendita.

La tecnologia dell'informazione ha svolto un ruolo importante. Lo sviluppo esplosivo e la disponibilità di tecnologie informatiche, in generale, e in particolare di software ERP, di strumenti di gestione della catena di fornitura (SCM) e di comunicazione via Internet, hanno reso l'outsourcing globale una realtà.

Tuttavia, l'esternalizzazione globale ha sollevato notevoli problemi macroeconomici, sia per i Paesi sviluppati, in termini di squilibri nei bilanci commerciali e di perdita di competenze e strutture produttive, sia per i Paesi in via di sviluppo, con i cittadini destinati a essere integrati in forza lavoro a basso costo. Le organizzazioni che esternalizzano la produzione devono affrontare molte sfide:

• aumenti imprevisti dei costi logistici, di qualità e di gestione generale
• riduzione significativa della qualità dei beni e dei prodotti esternalizzati
• risposta inadeguata ai cambiamenti della domanda e ai problemi di qualità a causa di catene di fornitura lente e macchinose
• difficoltà intrinseche nella gestione di siti produttivi in Paesi terzi.

Un gran numero di aziende internazionali e regionali ha quindi già iniziato a modificare le proprie strategie di produzione e subfornitura. La risposta più ovvia a queste sfide è accorciare le catene di fornitura e avvicinare la fabbricazione di alcuni prodotti ai clienti, implementando al contempo moderne tecnologie informatiche e gestionali. Il nuovo ambiente moderno, agile e orientato al valore per le medie e grandi imprese comporterebbe quindi :

• rafforzare le relazioni tra le aziende all'interno della stessa catena di fornitura
• ridurre notevolmente i tempi di produzione e di consegna
• attrarre risorse umane meglio formate e orientate ai risultati
• ridurre notevolmente le scorte
• implementare nuovi metodi e tecnologie di produzione (produzione intelligente o produzione 4.0).

Per raggiungere questo obiettivo, le aziende produttrici dovranno implementare processi che prima erano esternalizzati o gestiti offshore. I sistemi ERP e di controllo dell'officina dovranno quindi essere potenti e in grado di supportare questi processi e i grandi volumi di dati di produzione associati, nonché di integrarsi con le soluzioni ERP di fornitori e partner all'interno delle catene di fornitura.

Quando le catene di fornitura manifatturiere sono più semplici, più brevi e generalmente più trasparenti, la maggior parte degli elementi estranei può essere eliminata e il software semplificato. Molti sistemi di gestione della supply chain possono essere sostituiti da un unico sistema ERP sufficientemente potente, agile e scalabile per gestire il grande volume di dati ed eventi associati alle supply chain e ai processi di distribuzione. Un'azienda otterrà risultati migliori se sarà in grado di reagire immediatamente alle variazioni della domanda, cambiando i materiali, regolando i processi di produzione e consegnando i prodotti finiti in poche ore anziché in settimane o mesi.

Problema n. 6. I limiti delle infrastrutture IT

Sebbene le soluzioni software eseguite nel cloud possano offrire vantaggi rispetto ai sistemi locali, le grandi aziende devono generalmente affrontare limitazioni dovute alle loro dimensioni, alla portata del loro business e ai significativi investimenti effettuati in soluzioni precedentemente implementate.

Le aziende manifatturiere necessitano di infrastrutture fisiche, indipendentemente dal tipo di software, dal modello di distribuzione, dalle specifiche tecniche, ecc. Le aziende di medie e grandi dimensioni non sono disposte ad abbandonare le loro infrastrutture IT, poiché hanno investito molte risorse finanziarie e tempo nella loro installazione. Di conseguenza, la loro strategia è generalmente quella di mantenere alcuni componenti tecnici e di sostituire gradualmente le apparecchiature obsolete o non funzionali.

Ciononostante, questi produttori dispongono di infrastrutture molto sofisticate. Queste aziende utilizzano spesso una miriade di soluzioni software per soddisfare le loro esigenze in materia di contabilità, gestione delle relazioni con i clienti (CRM), risorse umane, business intelligence, progettazione e gestione del ciclo di vita dei prodotti e altre aree. Utilizzano anche protocolli di rete, sistemi operativi, database, server di messaggistica e web, ecc.

I servizi IT utilizzati nel settore manifatturiero sono generalmente costituiti da diverse operazioni svolte da personale interno e da fornitori esterni. Sebbene le aziende di medie e grandi dimensioni dispongano di esperti informatici, la maggior parte ha scelto di esternalizzare alcune funzioni di supporto e le operazioni di manutenzione.

Problema 7. Pratiche collaborative inadeguate

Poiché le operazioni delle medie e grandi aziende manifatturiere sono generalmente complesse e coinvolgono un gran numero di dipendenti e partner esterni, la collaborazione svolge un ruolo fondamentale nella semplificazione delle attività. Le pratiche collaborative interne ed esterne hanno un impatto diretto sulle attività delle aziende manifatturiere. Esistono anche strumenti per ottenere feedback (sia interni che esterni) per migliorare il servizio clienti, lo sviluppo dei prodotti o altre aree aziendali.

Se da un lato una migliore comunicazione interna, basata sui social network, e una maggiore collaborazione con i partner commerciali possono aumentare l'efficienza operativa, dall'altro possono sorgere problemi di riservatezza e sicurezza.

Tuttavia, le medie e grandi aziende manifatturiere raramente hanno strategie e politiche di collaborazione ben definite. I fornitori di software ERP sono sempre più attenti a queste esigenze, ma non sempre offrono strumenti sociali e di collaborazione.

I social network non sono solo uno strumento popolare e ampiamente utilizzato, ma anche una fonte di informazioni tracciabili, verificabili e potenzialmente preziose per le aziende manifatturiere, nonché un canale di comunicazione diretta con i clienti. Dalle comunità di utenti finali ai dati non strutturati disponibili su Twitter e Facebook, le organizzazioni possono raccogliere il feedback dei consumatori sui loro prodotti e servizi. Questo feedback può essere utilizzato per una serie di scopi:

• Migliorare la qualità dei prodotti
• Progettare nuovi prodotti
• Migliorare l'esperienza del cliente
• Tenere il passo con i cambiamenti nel comportamento d'acquisto dei clienti.

La collaborazione può essere il fattore di differenziazione tra un'azienda di successo e i suoi concorrenti. La creazione di ampie reti di collaborazione può consentire a un gruppo di produrre prodotti più innovativi, di operare con processi migliori e di avere dipendenti più efficienti. Una cultura di condivisione di idee e informazioni, con gli strumenti e i processi giusti, può aumentare la produttività dei dipendenti, con un conseguente impatto sulla crescita aziendale.

La collaborazione può coinvolgere partner o anche comunità di utenti, potenziali clienti e clienti.

Le medie e grandi aziende manifatturiere dovrebbero sfruttare gli strumenti di collaborazione e i social network per migliorare le prestazioni aziendali complessive. Devono innanzitutto affrontare le seguenti sfide:

1. Una cultura collaborativa non è qualcosa che le aziende possono costruire rapidamente e senza sforzo. Può richiedere la sospensione delle attività aziendali e può creare disagi ai dipendenti che sono meno inclini ad adottare gli strumenti di collaborazione. Tuttavia, i recenti approcci alla collaborazione interna, compresi gli strumenti di social collaboration, sono in grado di sostituire completamente le pratiche di interazione aziendale convenzionali di e-mail e telefonate, soprattutto se questi strumenti sono integrati con l'ERP e altri sistemi utilizzati dall'azienda.
2. La maggior parte dei fornitori offre servizi che possono aiutare i clienti a capire come utilizzare i social network e gli strumenti di collaborazione. Quando si tratta di progettare e implementare infrastrutture e processi aziendali di social networking e collaborazione, i fornitori di ERP faticano a definire un modo coerente per supportare i loro clienti con il social networking. Spesso è necessario coinvolgere consulenti di terze parti.
3. Ogni fornitore ha un proprio approccio al social networking e alla collaborazione. Mentre la collaborazione è sempre esistita nel mondo degli affari - di solito in modo informale - i social network sono relativamente nuovi e sono ancora visti come uno strumento di intrattenimento dai professionisti.
4. L'integrazione dei social network nel software utilizzato dalle aziende può aiutare i produttori a risolvere i loro problemi. L'integrazione diretta dei social network e degli strumenti di collaborazione nelle soluzioni software di vendita e di CRM consente alle aziende di ottenere un feedback diretto dai clienti, che può migliorare o indirizzare lo sviluppo del prodotto, e di rimanere in contatto con i clienti per tutto il ciclo di vita del prodotto. Inoltre, i canali di comunicazione diretta con i clienti influenzano le catene di fornitura esistenti e possono trasformarle in catene più agili e incentrate sul cliente.

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Conclusione

L'implementazione di un moderno sistema ERP all'interno di aziende manifatturiere su larga scala può aiutare le medie e grandi imprese manifatturiere ad affrontare molte sfide, dalla conformità agli strumenti di comunicazione interna. A causa della concorrenza sempre più agguerrita, le aziende manifatturiere non possono permettersi di utilizzare sistemi rigidi e ingombranti, estremamente difficili e lunghi da impostare, configurare e modificare. C'è una reale richiesta di software in grado di supportare operazioni di produzione diverse e geograficamente disperse, pur rimanendo relativamente semplici, agili e facili da installare e trasformare. Questi sistemi devono inoltre dimostrare una logica intuitiva, essere facili da apprendere e adattarsi a utenti provenienti da molti paesi, ambienti informatici e culture diverse. L'utilizzo di tali sistemi ERP consentirà inoltre alle grandi e medie imprese manifatturiere di continuare a sviluppare e produrre beni e servizi di qualità e di garantire la propria crescita, facendo fronte ai cambiamenti delle infrastrutture aziendali e informatiche e adattandosi ai requisiti mutevoli e complessi dell'attuale ambiente aziendale dinamico e collaborativo.