Chi dovrebbe essere coinvolto nella selezione del software all'interno della vostra azienda?

La scelta di un software aziendale è una decisione importante. È anche una decisione costosa, che vi impegna per il futuro e può essere fondamentale per il successo della vostra azienda. Nessuna organizzazione prende una decisione del genere alla leggera. Questa lista di controllo indica chi deve essere coinvolto in questo progetto critico e chi deve essere evitato.

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Contenuti

• Prendersi il tempo necessario e rimanere obiettivi in ogni circostanza
• Chi invitare al processo di selezione del software?
• Nominare un project manager e una persona di riferimento per la supervisione del progetto.
• Trovare uno sponsor tra i manager per guidare il cambiamento.
• Identificare e invitare i rappresentanti dei futuri utenti
• Coinvolgere altre persone in determinate fasi
• Conclusione: iniziare bene e finire bene

Prendetevi il tempo necessario e rimanete obiettivi in ogni circostanza

Poiché il software è un acquisto essenziale che influisce su molti aspetti della vostra attività, la scelta del software giusto per la vostra azienda deve essere una decisione obiettiva e basata sui fatti. Non si tratta semplicemente di optare per il marchio più famoso, che per voi è sinonimo di sicurezza, o per la soluzione più economica della categoria, o per quella di cui il vostro esperto IT ha sentito parlare la settimana scorsa.

Con il software gestionale, state investendo gran parte del vostro capitale in un sistema che sarà intrinsecamente legato a un gran numero di processi aziendali e che sarà utilizzato quotidianamente dai dipendenti dei vari reparti della vostra organizzazione. È fondamentale considerare l'impatto del software non solo sugli utenti interni dell'azienda, ma anche su quelli esterni (clienti, partner, fornitori), che potrebbero subire conseguenze indirette.

Prendete tempo e fate le cose per bene.

Chi lasciare fuori dal processo di selezione del software?

Può essere utile identificare le persone che non dovrebbero essere coinvolte nel processo. Si tratta di persone che hanno interesse a influenzare l'esito della valutazione:

• I fornitori di software. Se siete in trattative o negoziati con un fornitore di software all'inizio del processo di selezione, o se un fornitore vi offre assistenza gratuita durante il progetto, pensate davvero che questo fornitore vi consiglierà una soluzione concorrente più adatta alle esigenze della vostra azienda? Se avete risposto di no, avete ragione.
• Integratori. Questi consulenti sono esperti nell'installazione di software aziendali appena acquisiti. La maggior parte di loro ha stabilito stretti rapporti con un determinato editore di software o con un piccolo gruppo di editori. Finché il fornitore, una volta scelto, li nominerà specialisti dell'installazione, avranno tutto l'interesse a raccomandare quel fornitore come "l'opzione migliore per la vostra azienda". Inoltre, questo rapporto consolidato può essere difficile da gestire fin dall'inizio. La loro competenza è nell'installazione del software, non nella sua selezione.
• Raccomandazioni personali. Un ex collega o un noto dirigente di un'altra azienda può offrire consigli o opinioni a una conferenza o sul campo da golf, ma non conosce la vostra azienda quanto voi. Potete avere delle somiglianze in termini di dimensioni, spazio competitivo e altre caratteristiche, ma le esigenze della loro azienda e della vostra possono essere diverse. Per esempio, loro potrebbero cercare di espandersi in altri mercati, mentre voi vi concentrate sulla vostra area geografica. Voi potreste impiegare un gran numero di personale sul campo e di venditori tradizionali, mentre la sua azienda offre servizi post-vendita e utilizza l'e-commerce per la quasi totalità delle sue vendite. In breve, le differenze possono essere numerose e significative, il che significa che il sistema perfetto per un'organizzazione può essere una scelta sbagliata per un'altra.

Nominare un project manager e una persona di riferimento per la supervisione del progetto

Se fatto correttamente, un progetto di selezione del software segue una serie di fasi, a partire da una valutazione approfondita delle esigenze dell'azienda, basata su informazioni e pareri di tutte le parti interessate. È importante nominare una persona che supervisiona l'intero processo, dall'inizio alla fine.

Il ruolo del project manager è essenziale. In particolare, deve possedere le necessarie capacità organizzative e l'esperienza nella gestione dei progetti, nonché la capacità di relazionarsi con persone di diversi dipartimenti per ottenere i pareri di tutte le parti interessate. Un membro del reparto IT che comprenda ciò che il nuovo software dovrebbe consentire sarà un buon candidato, a condizione che abbia anche le competenze descritte sopra.

Trovate uno sponsor tra i vostri manager per guidare il cambiamento

Il cambiamento può essere difficile per molte persone, anche per i professionisti qualificati. Adottare un sistema completamente diverso significa spesso incontrare resistenza. Uno sponsor può cambiare questo stato di cose, quindi è saggio identificare una persona che possa fornire il supporto necessario e fungere da "campione" per la scelta e l'installazione del nuovo software.

La persona nominata dovrebbe essere una figura rispettata all'interno della vostra organizzazione e dovrebbe controllare diversi dipartimenti. Lo sponsor deve essere sufficientemente qualificato per trovare una soluzione ai problemi che possono sorgere.

Identificare e invitare i rappresentanti dei futuri utenti

Il software gestionale influisce su diversi aspetti dell'azienda, quindi è opportuno coinvolgere nel processo qualcuno di ogni divisione interessata. Le implementazioni software più complicate si spiegano di solito con il fatto che i futuri utenti non sono stati consultati al momento della scelta.

Può sembrare ovvio coinvolgere il responsabile di ogni reparto che utilizzerà il software, ma fate attenzione prima di adottare questo approccio. A volte il responsabile del reparto potrebbe non essere la scelta più appropriata per rappresentare le parti interessate. Anche se il coinvolgimento di un dirigente può essere un'opzione valida, è più saggio utilizzare qualcuno del reparto per rappresentare gli altri stakeholder, qualcuno che utilizzerà il sistema come parte delle proprie attività quotidiane. Non dimenticate che l'interfaccia utente, la facilità d'uso e i problemi di formazione sono la chiave per l'adozione o meno di un nuovo software da parte dei vostri dipendenti e per la rapidità e la facilità con cui impareranno a usarlo.

Infine, a seconda del tipo di software, può essere utile coinvolgere un interlocutore esterno. Ad esempio, se la vostra azienda sta cercando di acquistare un software per la gestione della supply chain, dovreste assicurarvi che i vostri fornitori o partner possano interagire con la soluzione che state considerando.

Tenete sempre presente che dovete soddisfare diversi gruppi di persone coinvolte. La soluzione deve funzionare per tutti coloro che utilizzeranno il nuovo software.

Altre persone da coinvolgere in determinate fasi

• Esperti informatici o ambasciatori tecnici. Qualcuno deve essere in grado di sollevare il cofano della soluzione proposta. Questo è particolarmente importante in caso di implementazione locale o ibrida. La vostra organizzazione dispone degli strumenti e delle risorse umane per supportare il software? In caso contrario, è necessario determinare i costi aggiuntivi che si dovranno sostenere per installare e aggiornare il software.
• Rappresentante legale. Anche se non è necessario coinvolgere un rappresentante legale fin dall'inizio del progetto di selezione del software, può essere utile chiedergli di essere presente nelle fasi più avanzate, in particolare nelle trattative contrattuali. Durante le trattative con il fornitore prescelto, qualcuno deve essere in grado di registrare gli aspetti del contratto in modo che venga eseguito correttamente.
• Formatore. Che tipo di formazione sarà necessaria agli utenti finali per imparare a utilizzare il software? Il fornitore offre materiale formativo? È in grado di organizzare per tempo la formazione degli utenti? Un formatore può aiutarvi a rispondere a queste domande. Le esigenze di formazione possono essere significative se si sceglie un sistema molto diverso da quello utilizzato finora.
• Un esperto esterno imparziale, come TEC

A seconda della cultura aziendale, della vostra esperienza, della vostra capacità di selezionare il software e di una serie di altri fattori, un aiuto esterno può essere estremamente vantaggioso. Se state pensando di ricorrere a un consulente esterno, dovete considerare non solo la sua esperienza, ma anche la sua imparzialità. Diffidate dei consulenti che vi offrono soluzioni molto limitate: potrebbero avere interesse a farvi scegliere gli strumenti di un determinato fornitore.

In quanto società di consulenza imparziale, TEC non è legata a nessun fornitore o tipo di software in particolare. Il team di TEC per la selezione dei servizi ha una grande esperienza e ha aiutato centinaia di aziende in oltre vent'anni. Inoltre, il team di selezione dei servizi di TEC può agire come avvocato della vostra organizzazione nelle trattative con il fornitore di vostra scelta. In termini di ritorno sull'investimento, questo servizio può essere molto vantaggioso.

Se ritenete di aver bisogno di un aiuto esterno, ma la vostra organizzazione non ha le risorse per assumere un consulente, dovreste comunque rivolgervi a TEC. Offriamo una serie di soluzioni e opzioni self-service, tra cui un'applicazione online per la valutazione del software (TEC Advisor), e risorse - modelli di RFP e rapporti di confronto - che possono aiutarvi.

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Conclusione: iniziare bene e finire bene

Come per la maggior parte dei progetti complessi, prendersi il tempo necessario per prepararsi può fare la differenza tra facilità e difficoltà, e può persino salvarvi da un fallimento epico.

Infine, non dimenticate che l'implementazione del software scelto è una fase a parte. Se l'installazione non va a buon fine, ci si può trovare in una situazione da incubo e molto costosa. Il fattore di successo più importante dell'installazione è se il software scelto è adatto alla vostra organizzazione.

Se vi prendete il tempo necessario per valutare le vostre esigenze aziendali e confrontarle con le offerte dei vari fornitori, e se siete aperti ai consigli di tutte le parti coinvolte che utilizzeranno il vostro software, allora avrete già intrapreso la strada del successo.