3 chiavi per implementare con successo il vostro ERP
L'ERP (Enterprise Resource Planning) è il cuore della vostra attività. Trasversale, riunisce tutte le informazioni necessarie per la vostra attività. I diversi dipartimenti lo condividono come strumento di lavoro. Se implementato correttamente, può farvi risparmiare molto tempo ed energia. Ma avete paura di scatenare una fabbrica di gas. Come fare allora? Scoprite tutti i nostri consigli, suggerimenti e best practice sull'ERP.
1° chiave: i passi da seguire
Designare le persone di contatto
Nell'ambito di un progetto di roll-out ERP, avrete un contatto dedicato presso l'editore della soluzione. Il loro profilo è quello dell' integratore. Il loro ruolo è quello di implementare con successo il nuovo strumento nella vostra organizzazione. L'implementazione di una soluzione ERP coinvolge l'intera azienda. Per soddisfare le esigenze e le aspettative di ogni reparto, il project manager e il suo team devono adottare una visione interfunzionale. La soluzione ideale è quella di nominare un referente aziendale per ogni reparto. Ogni persona formula le proprie aspettative ed esigenze. Sulla base di questo feedback, l' ERP viene co-costruito.
Definire correttamente il progetto
La preparazione all'inizio del progetto è essenziale. Determina la qualità della soluzione finale. Comporta una diagnosi rigorosa ed esaustiva delle varie funzionalità che l' ERP dovrà fornire. Il team incaricato del progetto si mobilita per raccogliere e riconciliare le informazioni provenienti dai vari dipartimenti. L' occhio critico è prezioso in questa fase, perché questa riconciliazione può mettere in evidenza alcune duplicazioni o inefficienze. Chi sa come identificarle e metterle in discussione apporta un reale valore aggiunto al progetto.
Scegliere la soluzione tecnica giusta, sicura, semplice e veloce
SaaS o on-premise? SaaS (Software As A Service) è una soluzione cloud. Mentre on-premise significa installare il software localmente sui server dell'azienda. Per molto tempo, le persone hanno diffidato del cloud in termini di sicurezza e riservatezza dei dati. Questo è ormai obsoleto. Il software 100% web-based non ha nulla da invidiare alle versioni locali. I loro sistemi di controllo degli accessi e di certificati offrono ogni garanzia. Soprattutto, la versione SaaS rende l'installazione molto più semplice. Più veloce, è molto meno laboriosa da implementare rispetto a una versione on-premise.
Configurazione e test finale della soluzione
Prima di distribuire l'ERP in tutta l'azienda, è necessario testarne tutte le funzionalità. Questi test vi faranno risparmiare tempo sul resto del processo. È l'occasione per disinnescare eventuali malfunzionamenti e dare un'occhiata complessiva all'intera azienda che utilizza lo strumento. Il ruolo dell' integratore è quello di verificare tutti gli ostacoli per voi, in modo da ottenere una soluzione chiavi in mano che funzioni subito.
2a chiave: integrare il fattore umano
La resistenza al cambiamento: una variabile da tenere in considerazione
Ora che avete affrontato le varie fasi nell'ordine giusto, il vostro ERP è completo e operativo. I vostri reparti non devono fare altro che adottarlo. Ma questo significa cambiare completamente il loro modo di lavorare. Perché state sostituendo il loro strumento quotidiano con un altro. Stiamo toccando un argomento delicato: l' accettazione del cambiamento. Potete aver messo in campo la più grande intelligenza tecnica in termini di sistemi informativi (IS) per costruire il vostro ERP, ma se il fattore umano si mette di mezzo, sarà un fallimento.
Coinvolgere le persone a monte per incoraggiare l'adozione collettiva
Consapevoli di questo aspetto decisivo, alcuni editori di software integrano la variabile umana nel progetto fin dall'inizio. È questo il caso della soluzione software IOvision, che crea fin dall'inizio il buy-in per l'ERP. Il gruppo di persone che utilizzeranno il software sono tutte parti interessate fin dall'inizio. L'editore aiuta anche l'azienda a comunicare internamente sul progetto. Poi ci sono le sessioni di formazione che, se svolte correttamente, garantiranno l'adozione dello strumento da parte di tutti i team.
Terza chiave: adattabilità dello strumento
SaaS: un vantaggio per avere un sistema ERP aggiornato e aggiornabile
Una volta installato, l' ERP diventa il vostro migliore alleato. Al centro di tutto ciò che fate, si evolve con voi... oppure no. Se è bloccato in un unico luogo e deve essere faticosamente aggiornato di tanto in tanto, sta ostacolando il vostro sviluppo. Scegliete una soluzione che abbia questa fluida adattabilità. Le soluzioni SaaS presentano un enorme vantaggio in questo senso. Poiché lo strumento può essere gestito in remoto, il fornitore di servizi può aggiornarlo per voi senza dover viaggiare. IOcéan, l'editore della soluzione IOvision, offre questo servizio di monitoraggio gratuitamente. In questo modo potete essere certi di avere uno strumento aggiornato, con il relativo supporto in caso di necessità.
Società di servizi IT: competenze complementari al vostro servizio
Quando si tratta di scegliere un fornitore piuttosto che un altro, vale la pena di esaminare le rispettive aree di competenza. I fornitori di ERP forniscono tutti ERP. Ma non tutti sono ugualmente rilevanti dal punto di vista analitico. Le capacità analitiche dell 'integratore incaricato del progetto avranno un ruolo importante nella fase a monte. Scegliendo una società di servizi IT, potete essere certi di beneficiare della sua esperienza nella costruzione di sistemi informativi. Questo è il caso di IOvision, il cui tocco personale è riconoscibile in ogni implementazione ERP.
L'implementazione di un ERP non è una scienza missilistica. La chiave è :
- fare le cose nel giusto ordine
- ricordare che i futuri utenti dello strumento sono i primi a essere coinvolti,
- optare per soluzioni scalabili offerte da editori competenti.
Allora, siete rassicurati?
Articolo tradotto dal francese