I vostri contratti sono preziosi, quindi non rinunciate a una buona gestione dei contratti.
La gestione dei contratti, o del loro ciclo di vita, è un'attività che le aziende continuano a trascurare... ma non per molto, perché il suo valore strategico è sempre più evidente.
... ma non per molto, perché il suo valore strategico sta diventando sempre più evidente.
La gestione dei contratti promette infatti una serie di vantaggi: risparmio di tempo e denaro, protezione dai rischi finanziari e legali e così via.
Ma cos'è esattamente una buona gestione dei documenti contrattuali? Cosa comporta? E qual è il ruolo del contract manager?
Leggete il nostro articolo e scoprite come potete aggiungere valore alla vostra azienda attraverso i contratti.
Cos'è la gestione dei contratti?
Definizione di gestione dei contratti
La gestione dei contratti è l'attività :
- razionalizzare l'intero ciclo di vita del contratto (dalla stesura alla chiusura);
- garantendo al contempo una corretta gestione dei rischi e delle opportunità.
Comporta quindi una serie di operazioni, tra cui
- Gestione amministrativa del contratto e di tutti i documenti correlati,
- le trattative e le relazioni generali tra le varie parti,
- garantire la prestazione e la corretta esecuzione dei termini del contratto,
- la gestione delle discrepanze e dei reclami e la prevenzione delle controversie.
L'obiettivo è quindi quello di ottimizzare il ciclo contrattuale nel suo complesso, e non solo un aspetto come l'amministrazione o la gestione delle controversie.
💡 Il professionista incaricato di questi compiti è il contract manager. Può operare su un singolo contratto alla volta (di solito di dimensioni e complessità significative) o su un portafoglio di contratti.
L'emergere e le sfide della gestione dei contratti
L' attività di gestione dei contratti è emersa nel contesto di grandi progetti con una posta in gioco elevata, come quelli del settore edile.
In seguito, la gestione dei contratti si è sviluppata, soprattutto a partire dagli anni 2000, sotto la spinta dell'aumento della gestione del rischio, un aumento guidato dal rafforzamento delle normative professionali e dei quadri giuridici.
Oggi in Francia sono sempre più numerose le offerte di lavoro in gestione dei contratti, anche al di fuori dei grandi progetti. Questa professione sta conquistando sempre di più le organizzazioni più piccole, che sono consapevoli del valore di una gestione più strategica dei loro contratti.
Perché la gestione dei contratti? I vantaggi
La gestione dei contratti offre numerosi vantaggi alle aziende:
- Perfetta visibilità di tutti i contratti. Ad esempio, secondo uno studio Deloitte, il 52% delle aziende non è a conoscenza delle date di scadenza dei vari contratti, il che può portare a rinnovi indesiderati o addirittura a controversie.
- Controllare i rischi finanziari e legali. Questo aspetto è particolarmente importante in un contesto di crescente inflazione normativa. Per questo motivo alcuni settori, come quello bancario, stanno integrando sempre più la gestione dei contratti nelle loro attività.
- Miglioramento delle relazioni tra le varie parti. Grazie a una buona gestione dei contratti, le aspettative di tutti sono perfettamente chiare. Allo stesso tempo, si riduce il rischio di errori che potrebbero compromettere le buone relazioni commerciali.
- Maggiore consapevolezza delle opportunità. Una gestione dei contratti chiara e corretta facilita l'individuazione di potenziali riduzioni dei costi o di modi per migliorare il ciclo di vendita.
- Aumento dei margini. In particolare, la gestione dei contratti consente di evitare potenziali perdite di denaro (penali per ritardi, contenziosi, ecc.).
Una ricerca IACCM mostra che le aziende perdono in media il 9,2% del fatturato ogni anno a causa di una cattiva gestione dei contratti.
Source : leeway. Blog
In breve, l'intero valore della gestione dei contratti consiste nel salvaguardare il più possibile gli interessi dell'azienda (in particolare quelli finanziari) durante la stesura dei contratti.
Come vengono gestiti i contratti? Il processo di gestione dei contratti
Il processo di gestione dei contratti si basa sulle varie fasi del ciclo di vita del contratto.
Fase 1: creazione del contratto
La fase di creazione del contratto va dall' espressione del bisogno alla consegna della proposta dell'azienda al cliente.
Comporta :
- considerare tutti i requisiti e gli obblighi delle varie parti interessate (quali livelli di servizio? Quali termini di pagamento? Quali tempi di consegna? ecc.);
- registrarli;
- identificare eventuali rischi e questioni legali.
Fase 2: negoziazione del contratto
Possono aver luogo numerose trattative, soprattutto nel caso di contratti di grandi dimensioni.
Queste trattative non riguardano solo il prezzo, ma anche una serie di altri aspetti, quali :
- termini e condizioni generali
- condizioni speciali
- livelli di servizio
- accordi di riservatezza
- proprietà intellettuale, ecc.
L'obiettivo? Assicurarsi che le clausole negoziate siano il più possibile vantaggiose per l'azienda, pur rimanendo accettabili per il cliente.
Fase 3: approvazione e firma del contratto
L 'approvazione diventa effettiva quando il contratto viene firmato da tutte le parti interessate. Ciò condiziona l'avvio del progetto secondo i termini approvati dall'azienda e dal cliente.
Il documento contrattuale viene archiviato secondo il sistema di archiviazione predisposto dall'organizzazione (sistema paperless, ad esempio).
Fase 4: monitoraggio del progetto
Questa fase, che è la più lunga, prevede il monitoraggio dell'attuazione del progetto per garantire che sia in linea con i termini del contratto, fino alla sua scadenza, risoluzione o rinnovo.
A questo punto vengono prodotti i deliverable. Il responsabile del contratto si assicura quindi che essi soddisfino i requisiti contrattuali, in particolare in termini di :
- scadenze
- qualità
- conformità alle normative di settore e alle loro eventuali modifiche.
Allo stesso tempo, il cliente deve effettuare i primi pagamenti, se concordati nel contratto.
Fase 5: Chiusura del contratto e delle relazioni contrattuali
Questa fase ha lo scopo di completare tutti i compiti relativi al contratto in questione, come la gestione e il controllo delle ultime fatture.
Tuttavia, se il contratto viene rinnovato, il ciclo di vita del contratto ricomincia. In questo caso, alcune fasi, come la negoziazione, sono più rapide (perché si basano su quanto già stabilito). Richiedono solo alcuni aggiustamenti.
Fase 6: verifiche e analisi
Idealmente, alla fine del ciclo di vita di ogni contratto, il contract manager effettua delle analisi per individuare eventuali aree di miglioramento.
Questa è anche l'occasione per raccogliere il feedback dei clienti.
Che cos'è un contract manager?
I contract manager sono sempre più ricercati a causa della crescita delle attività di gestione dei contratti.
Essendo un ruolo interfunzionale, il contract manager è al centro della gestione dei progetti, pur assumendo anche funzioni più commerciali, legali e relazionali (rapporti con i clienti e i fornitori). A tal punto che spesso sono collegati a diversi dipartimenti all'interno della stessa azienda.
Comprendere il campo d'azione e le competenze del contract manager significa comprendere tutte le problematiche legate alla gestione dei contratti.
I compiti del contract manager
Ecco i principali compiti svolti dal contract manager:
- Analizzare l'ambiente del progetto per comprendere i dettagli del futuro contratto.
- Redazione e negoziazione del contratto, tenendo conto delle esigenze del cliente e delle caratteristiche funzionali, ambientali e tecniche del progetto da realizzare.
- Gestione normativa e contrattuale. Comprende la conoscenza di tutte le normative vigenti nel settore di attività dell'azienda, in modo da :
- redigere i contratti nella forma dovuta e corretta
- risolvere efficacemente eventuali controversie commerciali.
- Identificare i rischi (legali, finanziari, commerciali e operativi) e il loro livello di criticità, e proporre soluzioni per proteggerli, in linea con le clausole concordate e gli obblighi legali.
- Consulenza ai team di progetto, in particolare sui processi amministrativi e di acquisto.
- Relazioni, in particolare in caso di controversie o durante la fase di negoziazione.
- Individuazione delle opportunità per garantire la migliore redditività possibile.
- Gestione del budget, dell'economia e delle finanze.
- Monitoraggio legale.
Formazione sulla gestione dei contratti
Esistono diversi percorsi formativi per accedere alla professione di contract manager. In particolare, esiste un corso specializzato che porta alla certificazione, gestito dall' E2CM (European School of Contract Management).
Va tuttavia notato che, essendo una professione nuova, molti contract manager sono avvocati che hanno scelto di cambiare direzione con gli anni e l'esperienza acquisita.
E il software di gestione dei contratti?
Come abbiamo già detto, le posizioni di contract manager sono ancora in gran parte appannaggio delle grandi aziende.
Per questo motivo stiamo assistendo alla nascita di software di gestione dei contratti, noti come CLM (Contract Lifecycle Management).
Quali sono i loro obiettivi?
- Snellire e automatizzare il più possibile tutte le attività coinvolte nel ciclo di vita del contratto;
- risparmiare alle aziende il maggior tempo possibile
- limitare il rischio di errori e di perdite di denaro.
Per illustrare il nostro punto di vista, prendiamo l'esempio dei contratti ricorrenti, senza particolari caratteristiche o complessità. Grazie a uno strumento dedicato, è ora possibile redigerli utilizzando dei modelli, per una maggiore produttività.
Quale software di gestione dei contratti scegliere?
🛠️ Il modulo di gestione dei contratti della suite DiliTrust Governance consente di :
- centralizzare tutti i contratti e le locazioni per una maggiore visibilità all'interno di un'unica piattaforma sicura;
- strutturare e automatizzare il più possibile i processi di gestione del ciclo di vita dei contratti;
- non perdere mai una scadenza grazie al sistema di avvisi;
- garantire la tracciabilità delle azioni (creazione, aggiornamento, consultazione, modifica, ecc.) per facilitare gli audit.
Con DiliTrust Governance, le aziende hanno più spazio da dedicare alle attività di gestione dei contratti ad alto valore aggiunto, come la negoziazione.
D'ora in poi, la gestione dei contratti non avrà più segreti per voi.
Come avrete capito, un contratto non è solo un pezzo di carta, ma coinvolge molti aspetti. Se gestito correttamente, può garantire un margine migliore. D'altro canto, può dare origine a controversie, che possono richiedere molto tempo per essere gestite e avere conseguenze dannose per la reputazione della vostra azienda. Tutte buone ragioni per non prendere alla leggera la gestione dei contratti...