Prevenire i guasti e ottimizzare l'attività con un piano di manutenzione
Che cos'è un piano di manutenzione?
Piano di manutenzione: definizione
Il piano di manutenzione è un documento che riassume :
- le procedure
- le risorse
- e la pianificazione delle attività di manutenzione per un asset.
Viene redatto nell'ambito di una strategia di manutenzione, dopo una fase di analisi (audit) di :
- dell'apparecchiatura
- della politica di manutenzione dell'azienda
- e degli obiettivi di produzione o di servizio.
Ogni fase deve essere scrupolosamente rispettata per garantire l'efficacia del piano!
Aggiornato regolarmente, viene incorporato in un contratto di manutenzione in caso di subappalto.
💡 Ogni campo di manutenzione deve essere chiaramente definito per una migliore organizzazione!
Per aiutarvi a visualizzare meglio, ecco un esempio di piano di manutenzione. 👇
Quali sono i 5 tipi di manutenzione?
Esistono cinque tipi principali di manutenzione, ciascuno con caratteristiche e applicazioni specifiche.
Vediamo più da vicino ciascuno di essi. 👀
#1 Manutenzione preventiva
La manutenzione preventiva prevede l'esecuzione di interventi pianificati per evitare guasti e rotture prima che si verifichino.
Ciò include:
- ispezioni regolari,
- controlli dei contatori
- pulizia,
- regolazioni
- e sostituzione di parti.
#2 Manutenzione correttiva
La manutenzione correttiva viene eseguita dopo aver rilevato un guasto o un' avaria.
Il suo scopo è quello di riportare l'apparecchiatura alle normali condizioni operative nel più breve tempo possibile.
#3 Manutenzione condizionale
Nota anche come manutenzione predittiva, la manutenzione condizionale è l'insieme di operazioni tecniche programmate per anticipare i malfunzionamenti in base a determinati criteri:
- disposizioni normative che impongono controlli periodici su determinate apparecchiature o infrastrutture per la conformità alle norme,
- raccomandazioni dei produttori, molto importanti per l'applicazione della garanzia o della garanzia di qualità in caso di guasto;
- osservazioni dopo l'uso: il comportamento tecnico delle apparecchiature (rapporti) e il feedback degli utenti (esperienza dell'utente).
⚠️ Il piano di manutenzione è una parte essenziale della manutenzione preventiva. Si chiama piano di manutenzione preventiva. Definisce gli intervalli da rispettare tra ogni intervento per evitare guasti.
Esistono due sottotipi di manutenzione preventiva:
- Manutenzione sistematica (secondo un programma o una frequenza di utilizzo),
- manutenzione condizionale (in base alle condizioni o allo stato dell'apparecchiatura).
#4 Manutenzione migliorativa
Questa forma di manutenzione mira a migliorare l'affidabilità e le prestazioni delle apparecchiature apportando modifiche o miglioramenti basati sull'analisi del feedback e sui commenti degli utenti.
#5 Manutenzione correttiva
La manutenzione correttiva è simile alla manutenzione correttiva. Semplicemente, adotta un approccio più sistematico e pianificato per correggere i problemi ricorrenti ed evitare che si ripetano.
Obiettivi del piano di manutenzione
Indipendentemente dal tipo di manutenzione, un intervento può essere vissuto come un vero e proprio vincolo, sia che venga gestito internamente che in outsourcing. 😩
Il piano di manutenzione consente quindi di gettare solide basi e :
- migliorare l'affidabilità e le prestazioni delle apparecchiature,
- ridurre i guasti
- ridurre i costi di manutenzione,
- evitare perdite di produzione, tempo e denaro,
- mantenere la qualità contrattuale o normativa del servizio,
- garantire la sicurezza del personale,
- ottimizzare la gestione delle scorte e l'acquisto di parti di ricambio,
- coordinare il lavoro e garantire buone relazioni tra il cliente e il fornitore di servizi,
- garantire la soddisfazione del cliente,
- monitorare lo stato di avanzamento delle apparecchiature e riassumere le istruzioni.
Le sfide della manutenzione
La manutenzione rappresenta una voce di spesa importante in alcuni settori che richiedono attrezzature specifiche per la produzione:
- manutenzione industriale
- farmaceutico
- industria alimentare
- petrolchimico
- aeronautica,
- idraulica,
- edilizia e lavori pubblici, ecc.
Senza apparecchiature in buono stato di funzionamento, queste attività sono seriamente ostacolate e la soddisfazione dei clienti è messa a dura prova. 😮💨
Anche la motivazione e l' impegno dei dipendenti devono essere presi in considerazione: se le attrezzature non sono in buone condizioni di funzionamento, che sono quelle che i dipendenti usano ogni giorno, le condizioni di lavoro e il clima umano si degradano notevolmente.
Cosa deve includere il piano di manutenzione?
L'implementazione della manutenzione richiede rigore. 🤓
Il piano di manutenzione non fa eccezione alla regola! Zoom sui contenuti. 👇
Informazioni generali e responsabili
- Data di redazione ;
- Luogo
- Responsabili della redazione, del controllo e dell'approvazione.
Apparecchiature interessate
- Il suo tasso di utilizzo (numero di ore di utilizzo/funzionamento al giorno),
- le sue prestazioni
- le condizioni da mantenere
- l'anamnesi,
- il tasso di guasti osservato,
- l'esistenza di un'assicurazione o di una garanzia.
Personale e contesto
- Le competenze e la disponibilità del personale tecnico;
- il contesto in cui è stato redatto il piano di manutenzione: ricevimento di pezzi di ricambio, guasti, ecc.
Obiettivo e inventario dei lavori
- L'obiettivo del piano di manutenzione;
- l'inventario dei lavori da eseguire: l'elenco dei compiti da svolgere, con le denominazioni, la frequenza (secondo le istruzioni del produttore e lo storico) e le risorse.
Raccomandazioni per la pianificazione e il monitoraggio
- il programma di manutenzione, che comprende
- la loro natura: ispezioni, controlli, visite, riparazioni, ecc;
- le modalità di funzionamento;
- le risorse necessarie;
- diagrammi, se necessario;
- istruzioni per la preparazione dell'impianto e del cantiere;
- raccomandazioni per il follow-up, compreso il rapporto e le informazioni da inserire nello strumento (CMMS o altro).
Per ogni intervento previsto dal piano di manutenzione verrà redatto un ordine di lavoro.
Come si redige un piano di manutenzione? 5 passi fondamentali
#0 I prerequisiti per una manutenzione efficace
Innanzitutto, è necessario disporre di una serie di elementi:
- risorse umane competenti
- risorse materiali e tecniche (monitoraggio, software, ecc.),
- una buona comunicazione tra fornitori di servizi e clienti, o tra il team di manutenzione e quello di produzione,
- una buona organizzazione interna:
- nomina di un responsabile della manutenzione
- buona comunicazione interna,
- definizione di una politica di manutenzione, ecc.
#1 Definire le operazioni preventive
Il primo passo consiste nell'identificare e definire le operazioni di manutenzione preventiva necessarie per ogni apparecchiatura.
- Raccomandazioni del produttore: seguire le raccomandazioni specifiche per garantire la longevità e le prestazioni dell'apparecchiatura.
- Normative: rispettare le norme e gli obblighi di legge per garantire la sicurezza e la conformità.
- Comportamento delle apparecchiature: analizzare i dati storici e le tendenze per anticipare le esigenze di manutenzione.
#2 Definire operazioni di manutenzione sistematiche
Questa fase prevede la strutturazione delle operazioni di manutenzione regolare, specificando :
- la frequenza, elaborando un programma di interventi ricorrenti;
- le risorse necessarie, comprese le attrezzature e il personale;
- le procedure passo-passo per ogni operazione;
- la cronologia, organizzando i compiti in sequenza per ottimizzare l'efficienza.
#3 Definire le operazioni di manutenzione condizionale e predittiva
È importante pianificare gli interventi in base alle condizioni effettive dell'apparecchiatura. ☝️
- Parametri: identificare le variabili da monitorare (temperatura, vibrazioni, ecc.).
- Soglie di allarme: determinare i limiti che attivano l'intervento.
- Metodo di acquisizione dei dati: predisporre sistemi per la raccolta e l'analisi continua dei dati.
- Frequenza: pianificare controlli regolari in base ai dati raccolti.
#4 Creare un fascicolo di manutenzione preventiva
Centralizzare tutte le informazioni pertinenti in un fascicolo completo, che comprenda :
- dettagli tecnici e storia della manutenzione
- strategie e fasi per ogni tipo di intervento
- documentazione dei lavori eseguiti per garantire la tracciabilità.
#5 Determinare il carico di lavoro ottimale
Infine, è fondamentale calcolare e ottimizzare il carico di lavoro per garantire una manutenzione efficace. 💪
- Valutazione del carico di lavoro: analizzare i requisiti di tempo e risorse per ogni operazione.
- Ottimizzazione delle risorse: allocare le risorse per evitare sovraccarichi e sottoutilizzazioni.
- Monitoraggio e adeguamento: valutare e adeguare continuamente i piani in base al feedback e agli sviluppi.
Strumenti per il monitoraggio del piano di manutenzione
Dimenticate i fogli Excel e i moduli cartacei: le politiche di manutenzione tendono a essere digitalizzate attraverso l'uso di strumenti mobili e soluzioni basate su cloud.
Il risparmio di tempo, la tracciabilità, l'analisi dei dati e il monitoraggio in tempo reale rendono molto più facile tenere traccia degli interventi e della conformità al piano di manutenzione.
E se siete già convinti, la scelta è vostra! Ecco la nostra selezione basata su tre tipi di software: software di gestione dei servizi, software CMMS e software di analisi dei dati.
Software di gestione dei lavori e dei percorsi
Il software di gestione dei lavori consente ai fornitori di servizi, in particolare nella manutenzione, di :
- ottimizzare l'organizzazione e la pianificazione del lavoro,
- facilitare il monitoraggio e la comunicazione tra le varie parti interessate: responsabili delle attività, squadre sul campo e clienti,
- semplificare la documentazione di manutenzione (ordini di lavoro dematerializzati, aggiunta di foto e allegati, trasmissione di rapporti di lavoro, ecc.)
BigChange
BigChange, leader nel software di gestione dei servizi, si rivolge a tutte le aziende che gestiscono operazioni di guasto, manutenzione o installazione.
La programmazione drag-and-drop semplifica l'organizzazione dei turni e fa risparmiare tempo. Le squadre sul campo possono accedere alla programmazione tramite l' applicazione mobile.
Sullo smartphone, i tecnici possono consultare lo storico dei loro interventi, accedere ai dati sulle apparecchiature da manutenere o controllare lo stock di ricambi. L'intera operazione di manutenzione viene tracciata passo dopo passo, in modo che l'ordine di lavoro possa essere stampato automaticamente.
Senza carta con BigChange! Il software digitalizza l'intera catena commerciale e operativa, dalla prima chiamata di assistenza alla fattura finale. Il suo punto di forza è il modulo CRM, che migliora le relazioni con i clienti e il follow-up: potete gestire i contratti di manutenzione e le scadenze ricorrenti, consultare le apparecchiature dei vostri clienti e svolgere tutta la gestione commerciale senza cambiare strumento.
Ermeo
Ermeo è una soluzione web e mobile intuitiva e senza codice che vi aiuta a gestire le operazioni di manutenzione rendendole sempre più efficienti. Grazie ai cruscotti, avrete piena visibilità e tracciabilità delle azioni svolte sul campo, in modo da poter stabilire le priorità e ottimizzare il lavoro in modo più efficace e mantenere aggiornate le vostre attrezzature.
Durante i loro giri, gli operatori possono accedere facilmente a tutta la documentazione relativa alle attrezzature direttamente sul loro cellulare o tablet, nonché agli ordini di lavoro e allo storico degli interventi per ottimizzare il tempo trascorso sul campo.
Inseriscono informazioni tecniche, foto e osservazioni direttamente nell'applicazione Ermeo, utilizzando moduli standardizzati e dinamici. I rapporti di ispezione vengono poi generati automaticamente e inviati ai responsabili competenti.
In questo modo gli operatori possono dedicare più tempo alle attività a valore aggiunto che richiedono la loro competenza e meno tempo alle attività amministrative. Di conseguenza, gli utenti di Ermeo stanno riducendo il tasso di reintervento del 70% e migliorando l'efficienza operativa del 20%.
Moduli Kizeo
Kizeo Forms è un'altra soluzione presente sul mercato. Il suo scopo è quello di aiutarvi a digitalizzare e standardizzare tutta la vostra documentazione, sia che siate un fornitore di servizi o un responsabile della manutenzione interna, qualunque sia il vostro settore di attività.
Create i vostri moduli (rapporti di lavoro, bolle di consegna, monitoraggio del sito, ecc.), trasmettete le informazioni in tempo reale ai vostri team, generate automaticamente i vostri rapporti in formato Word o Excel e condivideteli con i vostri clienti.
La soluzione offre anche funzioni come la geolocalizzazione automatica, la firma elettronica e la marcatura temporale delle foto.
Personalizzabile, Kizeo Forms permette anche di integrare i database dei clienti o dei prodotti sulla sua piattaforma, per una gestione più completa.
Praxedo
Praxedo è una soluzione di gestione dei servizi utilizzata da oltre 40.000 utenti che gestiscono 100.000 interventi al giorno. Dedicato alle aziende con tecnici mobili, il software offre un'interfaccia di pianificazione avanzata basata sul web e un' applicazione mobile completa che funziona anche fuori rete per adattarsi all'ambiente dei tecnici sul campo.
Il software tiene conto della manutenzione preventiva, con informazioni dettagliate su ogni intervento, come i tecnici coinvolti, le attrezzature utilizzate, lo stock di ricambi, eventuali anomalie rilevate, ecc. L'accesso allo storico degli interventi avviene con pochi clic su un'interfaccia ergonomica e facile da usare, per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza.
Altre funzioni, come il monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento dei lavori, la firma elettronica e la possibilità di inviare i rapporti di lavoro in formato PDF, sono un vero vantaggio per la soddisfazione dei clienti e l'immagine del vostro marchio. L'applicazione tiene conto anche della pianificazione dell'ultimo minuto e si adatta in tempo reale, in base alla disponibilità e alle competenze dei tecnici, per garantire una risposta rapida.
Software CMMS
Il software di gestione della manutenzione assistita da computer, o CMMS, è specializzato nella manutenzione predittiva e correttiva delle apparecchiature. Come il software di gestione del lavoro, offre funzioni quali la gestione del personale, la programmazione, le richieste di lavoro e il follow-up.
Può essere utilizzato anche per organizzare interventi preventivi e normativi, gestione delle attrezzature, gestione delle scorte, acquisti e reportistica.
openGST
openGST, ad esempio, è un pacchetto software CMMS pratico e intuitivo con un numero illimitato di utenti. Questa soluzione si rivolge a tutti i tipi di aziende (imprese di manutenzione, gestori di immobili, catene di negozi, ecc.) che vogliono gestire i loro piani di manutenzione nel modo più efficace possibile.
Il design ergonomico di openGST comprende un modulo di assistenza che consente di stabilire la priorità e di tenere traccia delle chiamate di assistenza, nonché di programmare il personale di assistenza e di registrare le attività.
Inoltre, è stata sviluppata un'applicazione mobile per consentire agli utenti di segnalare i problemi delle loro apparecchiature direttamente a questo modulo di assistenza. Di conseguenza, la comunicazione è più fluida e la reattività è migliorata.
Twimm
Altri software CMMS sono specializzati in un particolare settore di attività. Prendiamo ad esempio Twimm, che aiuta le società immobiliari a ottimizzare il processo di manutenzione, a eseguire i lavori e a ridurre i costi associati.
Le squadre sul campo sono dotate dell'applicazione mobile, che viene aggiornata in tempo reale con la piattaforma quando vengono modificati gli orari e richiesti gli interventi.
Offre inoltre un modulo di gestione dei contratti di manutenzione, un modulo di preventivazione/fatturazione e un modulo di gestione dell'energia (monitoraggio del consumo energetico e delle prestazioni degli edifici).
Software di analisi dei dati
La manutenzione intelligente, o manutenzione connessa, è di un altro livello e risponde a esigenze molto più avanzate. Se siete alla ricerca di una soluzione di manutenzione predittiva, il software di analisi predittiva è la strada da percorrere.
InUse combina una forma di CMMS con un'analisi avanzata dei dati delle macchine utilizzando algoritmi IoT (Internet of Things) e predittivi.
Specializzata nel settore industriale, la soluzione consente di attivare le procedure giuste al momento giusto, per un'efficienza ottimale e una riduzione dei costi di manutenzione.
È possibile visualizzare i dati delle macchine grazie ai sensori installati sulle apparecchiature sensibili.
In base ai dati raccolti, decidete se attivare un'azione immediata sul campo o se suggerire un'azione futura agli operatori in loco, a seconda del contesto produttivo, guidandoli attraverso liste di controllo.
La manutenzione, un fattore strategico per la vostra produttività
Che si tratti di produzione o di fornitura di servizi, le vostre attrezzature vi garantiscono un'offerta di alta qualità e la soddisfazione dei vostri clienti. Un guasto, un ritardo e l'intera azienda ne risente.
Il piano di manutenzione ha un ruolo decisivo nell'anticipare i potenziali problemi e nel prendersi cura dei vostri asset. Invece di essere reattivi, vi permette di essere proattivi.
Certo, richiede un po' di budget e di tempo, ma trascurare questo aspetto può costare caro all'immagine del vostro marchio, alla vostra competitività e alla motivazione dei vostri team. In breve, la vostra produttività.
Adottate uno strumento di gestione senza carta e fateci sapere quanto avete risparmiato!
Articolo tradotto dal francese