BI, BPM: come combinare Business Intelligence e Performance Management?
C'è molta confusione sulla differenza tra Business Performance Management (BPM) e Business Intelligence (BI). In questo articolo analizzeremo la differenza tra BPM e BI e il modo in cui queste due tecnologie lavorano insieme.
Business Intelligence e Performance Management: differenze e analogie
La differenza può essere descritta come segue: se il BPM è l'obiettivo, la BI è il mezzo per raggiungerlo. Insieme, misurano le prestazioni aziendali, consentendo alle organizzazioni di allineare le strategie attraverso il monitoraggio e l'analisi dei Key Performance Indicators (KPI).
Definizione di Business Performance Management (BPM)
BPM è l'acronimo di Business Performance Management. Si riferisce a un cruscotto aziendale progettato per aiutare i responsabili delle decisioni fornendo informazioni accurate, dettagliate e in tempo reale sulla situazione dell'azienda.La Business Intelligence (BI) viene utilizzata per misurare la gestione delle prestazioni aziendali.
Definizione di Business Intelligence (BI)
La BI si riferisce a tutte le tecniche, i metodi e gli strumenti utilizzati per trasformare i dati in informazioni utilizzabili. La BI si colloca a monte del BPM: trasforma i dati in informazioni e il BPM utilizza queste informazioni per prendere decisioni appropriate. Le tecnologie e le analisi di BI hanno permesso alla gestione delle prestazioni di evolversi in modo significativo negli ultimi anni. Di conseguenza, le organizzazioni utilizzano oggi componenti di performance management come il consolidamento finanziario e il reporting gestionale, la pianificazione, il budgeting, i cruscotti e le tabelle per definire le proprie strategie.
La gestione finanziaria al centro di BI e BPM
I sistemi di gestione finanziaria sono parte integrante di qualsiasi strategia di performance management. Secondo alcuni rapporti degli analisti, tra il 60 e il 70% degli indicatori di performance si basano su misure finanziarie. A seguito di questa forte domanda, si sta sviluppando una nuova area di applicazione: la gestione delle prestazioni finanziarie. La gestione delle prestazioni finanziarie integra i dati provenienti da diverse aree finanziarie, come le risorse umane, i sistemi di budgeting e di previsione, per l'analisi e il reporting.
L'integrazione degli strumenti di BI a livello aziendale con la gestione finanziaria sta diventando sempre più importante per un accurato budgeting e reporting finanziario, che è fondamentale per i top manager come i CEO e i CFO. La BI si concentra sulla natura e sulle tendenze delle aziende e delle transazioni commerciali, piuttosto che sulle transazioni o sui processi aziendali. Ad esempio, la BI si concentra anche sulla finanza, piuttosto che sulle transazioni aziendali, così come funziona nei settori dei servizi finanziari quali banche, titoli e finanza internazionale. L'integrazione tra BI e gestione finanziaria è quindi importante per una migliore gestione delle prestazioni. I principali fornitori di software, come Cognos, Hyperion e Systems Union, sono entrati in questa nuova arena della gestione delle prestazioni finanziarie.
Systems Union offre una soluzione all-in-one
Systems Union Inc. è un'azienda europea di dimensioni internazionali, con sede nell'Hampshire, in Inghilterra, con un portafoglio di gestione finanziaria, gestione delle prestazioni e BI. L'azienda ha due divisioni operative: Gestione finanziaria e BI. La divisione Gestione finanziaria comprende le filiali Pegasus Software, RED Technology e Sun Systems. Nel 2003, l'azienda ha lanciato la sua attività di BI con l'acquisizione di MIS, con sede in Germania. Nel 2004 ha ampliato la divisione BI con l'acquisizione dell'australiana Lasata. Systems Union ha attualmente uffici in 19 paesi e opera con 500 rivenditori in 73 paesi.
Grazie alle sue recenti acquisizioni, ha sviluppato un approccio globale per acquisire un maggior numero di aziende di medie dimensioni e vende la sua gamma completa di prodotti ai clienti, indipendentemente dal fatto che utilizzino attualmente soluzioni Pegasus o Sun Systems. L'azienda sta perseguendo una strategia aggressiva in modo tattico e pratico, per creare una piattaforma di soluzioni end-to-end "globale" per tutti gli aspetti delle transazioni finanziarie aziendali. Piuttosto che creare un unico marchio monolitico, sembra che stia assorbendo completamente le aziende, adottando un approccio integrativo per consolidare un insieme di soluzioni puntuali di prim'ordine. Per massimizzare le opportunità della sua gamma di soluzioni integrate, l'organizzazione di Union Systems si concentra sulle regioni geografiche piuttosto che sulle famiglie di prodotti o sulla struttura legale.
La soluzione Union Systems si integra con la finanza e con altre applicazioni esistenti, quali Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), BI e altre ancora. Inoltre, i suoi pacchetti consolidati offrono una gamma completa di strumenti di BI su scala globale. Dispone di una piattaforma di soluzioni per molti tipi di soluzioni finanziarie aziendali integrate. Il MIS di Systems Union, ad esempio, integra soluzioni finanziarie complete e copre il consolidamento legale e gestionale, la gestione del rischio, le balanced scorecard, la pianificazione strategica e la gestione delle filiali.
L'importanza dell'integrazione e della razionalizzazione delle applicazioni
Con lo sviluppo della tecnologia, i sistemi devono integrarsi per ottenere migliori prestazioni. Recentemente, alcuni fornitori hanno deciso di consolidare i loro sistemi per soddisfare meglio le esigenze degli utenti, lavorando insieme. L'importanza dell'integrazione delle applicazioni aziendali diventa evidente quando si risponde a domande come:
- Il vostro commercialista inserisce nel vostro sistema gestionale le stesse informazioni sulle risorse umane che inserisce il vostro reparto vendite?
- Il personale finanziario deve reinserire le informazioni da fogli di calcolo stampati?
- Ci sono discrepanze nei dati finanziari dei diversi reparti?
Purtroppo, se queste situazioni si verificano in un'organizzazione, le sue applicazioni non sono integrate in un sistema coerente. Poiché la base di tutte le funzionalità aziendali è la finanza, la gestione finanziaria è al centro della strategia di gestione delle prestazioni ed è importante stabilire un bilancio finanziario accurato per avere una visione globale e consolidata delle prestazioni finanziarie.
Tuttavia, nel corso del tempo si sono sviluppati diversi sistemi e tecnologie e oggi esistono molti strumenti sul mercato (il che è diventato ancora più complicato a causa della recente proliferazione di sistemi di gestione finanziaria). a causa della recente proliferazione di fusioni e acquisizioni, della strategia di espansione globale e dello sviluppo dell'e-business). Di conseguenza, la mancanza di standard di BI rende difficile combinare e centralizzare le informazioni in tempo reale provenienti da una varietà di fonti all'interno dell'azienda. Tali disparità esacerbano ulteriormente le incoerenze nei dati e nelle analisi. Date le gravi conseguenze di una rendicontazione finanziaria imprecisa, come dimostrano i recenti scandali del settore, il governo sta intervenendo per imporre la regolamentazione e la conformità della rendicontazione finanziaria. Ad esempio, la legge statunitense Sarbanes-Oxley Act (SOX) esercita una pressione più forte che mai sulle aziende per garantire l'accuratezza delle informazioni finanziarie.
La parte più importante della SOX per la BI e il BPM sono le sezioni 302, 404 e 409, che riguardano le procedure di reporting e il controllo interno. Molte aziende implementano la SOX utilizzando fogli di calcolo, una soluzione temporanea che funziona; ma la conformità è un processo continuo che le aziende devono affrontare ogni anno e i fogli di calcolo non sono molto sofisticati in termini di condivisione dei dati e di reporting, ad esempio.
Alcuni (ma non tutti) fornitori di BI automatizzano i processi per conformarsi alla SOX e poi, grazie all'automazione e all'integrazione della maggior parte delle informazioni finanziarie, gli audit che conducono permettono di ridurre i costi e di rispettare i termini della legge in modo ancora più preciso. Tuttavia, non tutti accettano la standardizzazione e il consolidamento della BI. Soprattutto i piccoli fornitori sono riluttanti, perché la standardizzazione implica l'abbandono di molti strumenti a favore di uno, o almeno pochi, ma tutti dipendenti da un'unica piattaforma. Con la sua presenza internazionale, Systems Union sta cercando di risolvere il problema della regolamentazione e della conformità dividendo il mondo in gruppi regionali. Tuttavia, i grandi fornitori di BI come Business Objects, Hyperion e Cognos sono in competizione per diventare un fornitore di BI standard, il che porrà i fornitori più piccoli e radicati come Systems Union di fronte a sfide reali.
Un'unica soluzione di BI o soluzioni di BI consolidate
In realtà, non si può gestire ciò che non si può vedere o misurare. Poiché molte grandi organizzazioni utilizzano più di un'applicazione di BI, il management non vede un'unica immagine panoramica delle attività dell'azienda. In quest'ottica, una singola soluzione di BI è migliore di soluzioni di BI frammentate o consolidate. Alcuni sostengono che una soluzione di BI consolidata e monoproprietaria sia migliore perché aiuta a evitare duplicazioni e sovrapposizioni (questo è l'approccio adottato da Systems Union). Tuttavia, ogni sistema presenta vantaggi e svantaggi. La BI frammentata è più economica a breve termine ma costosa a lungo termine, mentre la BI consolidata è più economica a lungo termine. Tuttavia, le soluzioni di BI frammentate e specifiche per ogni reparto forniscono una visione dissociata della struttura aziendale e hanno costi di manutenzione e formazione inferiori, in quanto sono già implementate e operative. Le soluzioni di BI consolidate, pur fornendo una visione unica, sono costose, soprattutto all'inizio. Tuttavia, a lungo termine, consentono di risparmiare, soprattutto sul personale e sulla sua formazione. Una soluzione consolidata richiede anche una licenza collettiva per il software, che è più economica rispetto a diverse licenze per soluzioni diverse.
In ogni caso, nessun sistema è perfetto e non esiste un fornitore che abbia tutte le funzionalità che i clienti si aspettano per soddisfare tutte le loro esigenze. Se si combinano diversi strumenti o moduli di diversi fornitori, il sistema potrebbe fare un lavoro migliore. Ma in realtà non si può costringere un fornitore a creare un unico sistema, bensì uno che possa essere modulato per fornire soluzioni diverse. Systems Union sta cercando di sfruttare i vantaggi di strumenti diversi provenienti da fornitori diversi, pur portando la coerenza che deriva da un unico fornitore di servizi. Ha consolidato pacchetti di soluzioni di BI sotto un'unica autorità, lasciando inalterate l'entità del marchio e le funzionalità. L'azienda non è sola in questa strategia, poiché aziende come Hyperion Software, Business Objects e Cognos stanno cercando di offrire soluzioni consolidate. Hyperion ha acquisito Brio e diverse altre piccole aziende private come Appsource, Business Objects ha acquisito Crystal Decisions e Cognos ha assorbito Adaytum, tra gli altri esempi. Anche in questo caso, questi grandi operatori rappresenteranno una sfida per Systems Union, purché offrano un ambiente più competitivo, presentando agli utenti un maggior numero di opzioni.
BI e BPM: raccomandazioni per gli utenti
I clienti di un'azienda che è stata assorbita devono affrontare l'incertezza. Tuttavia, poiché Systems Union sta creando un gruppo consolidato di fornitori di servizi, i clienti non saranno costretti a passare a un nuovo sistema. I clienti avranno le loro soluzioni su licenza estese e integrate con un set di funzionalità più ampio. Nonostante la concorrenza dei grandi fornitori, System Union sembra essere una "scommessa sicura" per i clienti in cerca di soluzioni. Grazie alla continua e solida crescita, è probabile che l'azienda sia presente sul mercato per molto tempo, il che è un buon segno se si vogliono organizzare i processi aziendali attorno a una piattaforma software. Il mercato più grande di Systems Union è il Nord America, ma la sua presenza in Europa e in Asia è molto forte e in crescita. Sembra inoltre che i nuovi clienti saranno in grado di riunire una serie di soluzioni puntuali facilmente integrabili, con un'architettura aperta che copre i mercati nazionali e internazionali.
Systems Union è ideale per le piccole e medie imprese. È adatto anche alle grandi organizzazioni, anche se sembra che l'azienda stia perdendo quote di mercato a favore di concorrenti in questo settore, come Hyperion, Cognos e Microstrategy. Gli utenti possono combinare gli strumenti della suite di prodotti Systems Union in base alle esigenze aziendali. Per molte aziende, il budgeting è un processo che richiede molto tempo e l'obiettivo principale della gestione delle prestazioni è migliorare il budgeting. Il sistema di budgeting di Systems Union è completamente integrato con la gestione delle prestazioni, fornendo capacità di pianificazione e previsione in tempi più brevi. Sebbene sia ragionevolmente flessibile e personalizzabile per la rendicontazione in diversi settori, l'offerta di Systems Union è particolarmente adatta ai settori assicurativo e alberghiero. Per esempio, Systems Union offre la soluzione Hospitality Performance Management (HPM) di Sun System. Sun Systems è una consociata di Systems Union e fornisce una soluzione analitica integrata di front e back office per il settore. Adottando l'approccio di integrazione dei componenti di Systems Union, le organizzazioni possono sfruttare gli investimenti esistenti nell'infrastruttura IT e ottenere le risposte alle domande "come" e "perché" con una soluzione robusta e scalabile, senza l'esborso finanziario eccessivo e le conseguenze negative di un'implementazione invasiva o dirompente.
Articolo tradotto dal francese