Definire le regole aziendali per rendere più fluidi i processi
È difficile definire una regola aziendale in modo semplice. In questo articolo cercheremo di farlo! In poche parole, una regola aziendale serve a ridurre i cicli decisionali. È il prerequisito per stabilire i processi che semplificano l'organizzazione e la gestione dell'azienda.
Definizione, esempi e best practice per gestirle senza strapparsi i capelli:
Definizione di regole aziendali: cosa sono?
Le regole di business, o regole per la gestione di un'azienda, sono tutti i principi che, una volta applicati, non richiedono una decisione. La decisione è stata presa a monte: non è necessario validarla nuovamente ogni volta che si presenta un caso simile.
Testabile e misurabile, l'insieme delle regole aziendali serve quindi a inquadrare e limitare le azioni intraprese dai team aziendali in modo che seguano la strategia dell'azienda.
Di conseguenza, i processi si svolgono in modo più fluido perché automatizzati e i team aziendali risparmiano tempo.
Se questo concetto non vi è ancora chiaro, vi presentiamo alcuni esempi più avanti in questo articolo.
Regole di business.
Perché descrivere e utilizzare le regole di business? 5 vantaggi
Risparmio di tempo e prestazioni
Con le regole di business definite a monte dei progetti, non ci sono decisioni da prendere nel corso di un progetto: si eliminano così gli scambi e le convalide che richiedono tempo, con un risparmio di tempo per tutto il team. In parole povere, non si perde più tempo a "fare domande", perché le risposte sono già state definite.
Per i team aziendali, ciò significa anche :
- maggiore chiarezza sui progressi e sul percorso da seguire,
- migliori prestazioni nell' applicazione delle regole aziendali, grazie all' automazione.
Nel contesto di un progetto IT, ad esempio, questi vantaggi non sono trascurabili quando si tratta di sviluppo!
Riduzione dei rischi di progetto
Un principio aziendale tradotto in azioni, nella programmazione informatica, viene inevitabilmente seguito meglio poiché l'intelligenza umana lascia il posto all'intelligenza artificiale per eseguire l'azione. L'automazione garantisce il rispetto della regola.
Riduzione dei costi di gestione del progetto
Meno tempo + meno rischi = meno costi! I project manager beneficiano di una maggiore efficienza nel raggiungimento degli obiettivi grazie all' applicazione delle regole di gestione.
Inoltre, la definizione di regole di monitoraggio aiuta a identificare le soglie di allarme (ad esempio, il superamento delle scadenze per determinati compiti, fatture non pagate in ritardo). In questo modo si ottiene un maggiore margine di manovra per limitare i danni... e ridurre i costi finali.
Correlazione tra business e tecnologia
La logica aziendale e l'informatica non sono necessariamente impermeabili, ma separarle ha il vantaggio di garantire che le decisioni aziendali evolvano e siano mantenute separatamente dal codice dell'applicazione.
Inoltre, consente agli esperti funzionali o di business di mantenere la gestione dei principi da applicare all'interno del proprio ambito: si beneficia di una migliore distribuzione delle responsabilità all'interno di un progetto.
In questo modo si limita il rischio che un membro del team tecnico prenda la decisione sbagliata perché non gli sono state fornite specifiche sufficientemente precise, ad esempio quando si verifica un cambiamento nella politica aziendale. Gli esperti funzionali ne sono i garanti.
Migliore monitoraggio dei processi
Se le regole aziendali sono ben definite, i processi possono essere monitorati in modo più efficace. Ma anche l'identificazione di un ingranaggio mal funzionante nelle regole di business aiuta ad aggiornare i processi più rapidamente.
Il problema più comune quando si cerca di sviluppare processi automatizzati è sapere come integrare le regole di business in modo che corrispondano ai compiti da svolgere.
Progettare le regole a monte significa poterle integrare in modo intelligente nei processi, liberandoli da processi ingombranti con passaggi superflui o irrilevanti, o semplicemente da processi che non soddisfano le esigenze dei team aziendali.
Regole di business: 2 esempi per capire
Esempio 1: calcolo dei prezzi e fatturazione
Facciamo un esempio semplice. Supponiamo di gestire un negozio di alimentari in cui si vendono prodotti alimentari e non. Decidete di applicare uno sconto automatico del 10% a tutti i vostri clienti studenti, semplicemente presentando una tessera studentesca.
La vostra regola aziendale è: se il mio cliente è uno studente, allora il -10% deve essere applicato al totale della fattura.
Da un punto di vista tecnico, tutto ciò che dovete fare è impostare il software del vostro registratore di cassa in modo da automatizzare il processo di calcolo del prezzo. Così, quando si fattura un cliente, specificando il suo profilo, si avvia il processo, si applica la regola aziendale e si registra lo sconto.
Esempio 2: vantaggio offerto
Vendete apparecchiature informatiche ai professionisti. Per essere competitivi sul vostro mercato, decidete di offrire ai vostri clienti uno sconto al di sopra di un certo importo totale della fattura.
La regola aziendale è la seguente: se l'importo totale supera i 1.500 euro, l'installazione dell'hardware è gratuita.
Come nell'esempio precedente, una volta impostato lo strumento di fatturazione, il processo di fatturazione include questa regola aziendale e applica automaticamente il vantaggio alla fattura.
Per sapere come impostare un flusso di lavoro per la gestione delle fatture, date un'occhiata al tutorial in questo articolo dedicato.
5 best practice per semplificare la gestione delle regole di business
- Le regole aziendali devono soddisfare le esigenze degli stakeholder e dei team aziendali interessati: anche se questa best practice può sembrare ovvia, è sempre una buona idea tenerla a mente quando si definiscono le proprie regole aziendali!
- Le regole aziendali devono essere conformi alle normative vigenti: tenetevi aggiornati sui nuovi requisiti legali o contabili, ad esempio, mentre li monitorate, in modo che i vostri processi non vi danneggino in seguito.
- Integrate le regole aziendali nei vostri processi utilizzando lo standard BPMN 2.0 per creare un archivio comune che possa essere automatizzato e facilmente comunicato tra i team aziendali.
- Progettate le regole di business già nella fase di definizione strategica di un progetto o di un programma, all'inizio del processo e prima delle specifiche di business: eliminerete qualsiasi necessità futura di tornare indietro e correggere un processo.
- Utilizzate uno strumento BPM come Iterop per modellare i vostri processi integrando le regole di gestione: la progettazione dei processi, ma anche la loro esecuzione, sarà semplificata grazie a un motore di workflow.
Quali sono le vostre best practice per gestire e utilizzare al meglio le regole di business della vostra azienda?
Articolo tradotto dal francese