Il vostro reparto HR ha un talento incredibile: sfruttatelo al meglio con i processi!

Negli ultimi anni la funzione delle risorse umane è diventata sempre più decisiva e le sono stati assegnati compiti più complessi e strategici.

Per questo è importante non annegare in questa marea di responsabilità e procedere con ME-THO-DI-QUATELY. Il vostro obiettivo finale? Gestire l'azienda al meglio delle proprie capacità e coccolare il personale. Il tutto, ovviamente, allineandosi agli obiettivi dell'azienda.

Per raggiungere questo obiettivo, la soluzione è una sola: formalizzare e strutturare tutti i processi HR.

Quindi, come trasformare questi processi in motori di valore per la vostra organizzazione? Ecco la definizione, il metodo da seguire e un esempio di mappa dei processi HR.

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Ma cosa sono esattamente i processi HR?

Processi HR: definizione

I processi HR sono definiti come :

• Strategia HR,
• nonché tutte le azioni e le interazioni tra loro,
  necessarie alle risorse umane per raggiungere gli obiettivi.

L'obiettivo è quello di

• sostenere l'ambizione e lo sviluppo dell'azienda,
• sviluppare il proprio capitale umano ascoltando i propri dipendenti.

☝️ In questo senso, i processi HR riecheggiano le diverse fasi del percorso del dipendente, ognuna delle quali richiede un proprio modus operandi:

• reclutamento
• inserimento
• sviluppo
• mantenimento,
• l'uscita dall'azienda.

Quali sono i diversi processi HR?

Esistono diversi tipi di processi HR, tutti legati a compiti specifici. Naturalmente, ci sono i temi principali relativi al percorso dei dipendenti di cui sopra (reclutamento, onboarding, offboarding, ecc.).

Ma data la complessità dei compiti associati alle risorse umane, è necessario entrare in un certo livello di dettaglio per rispondere perfettamente a ogni sfida.

Ad esempio, nella fase di sviluppo, i processi potrebbero includere :

• richieste di ferie
• gestione delle note spese
• richieste di telelavoro
• gestione dei file dei dipendenti
• richieste di viaggi di lavoro
• dichiarazioni di orario di lavoro, ecc.

☝️ Ovviamente, ogni azienda ha le sue caratteristiche specifiche. Mentre alcuni processi sono comuni a tutti (ad esempio, l'assunzione), altri dipendono dall' organizzazione esistente. In genere, un'azienda che opera con un sistema di uffici flessibili dovrà introdurre regole per garantire la rotazione del personale nei locali, che ogni dipendente abbia una scrivania, ecc.

Concentrarsi sui processi critici

Alcuni processi HR sono considerati più critici di altri in termini di sfide che presentano. Le risorse umane devono quindi prestare particolare attenzione a garantirne il corretto svolgimento:

💡 Ecco alcuni esempi:

• Sviluppo delle competenze: con la crescente consapevolezza della forza del capitale umano per un'azienda, la gestione delle competenze è diventata una questione importante. Sostenere e ascoltare i propri dipendenti favorisce il loro impegno e, allo stesso tempo, compensa la mancanza di alcune competenze interne. Utile quando le assunzioni sono scarse!
  
  
• Reclutamento: veniamo al reclutamento. Come sapete, il mondo delle imprese sta attualmente affrontando una carenza di talenti in vari settori. Lavorando sul vostro processo di reclutamento, metterete tutte le possibilità dalla vostra parte per assicurarvi di non finire all'ultimo posto nella corsa.
  
  
• Gestione delle buste paga: la gestione delle buste paga comporta una serie di vincoli: conformità legale, sicurezza dei dati, ecc. Allo stesso tempo, può essere fondamentale per migliorare il marchio del datore di lavoro: una cattiva amministrazione, pagamenti in ritardo... e la reputazione dell'azienda può essere compromessa.

Perché i processi HR sono importanti?

I processi HR ben definiti offrono molte opportunità.

Nel tempo, le organizzazioni hanno compreso il ruolo decisivo delle risorse umane. In un momento in cui ci rendiamo conto di quanto la carenza di talenti o il calo di motivazione dei dipendenti stiano minando le prestazioni e la produttività complessive, le Risorse Umane si adoperano per :

• attrarre le persone migliori, in particolare creando un ambiente di lavoro ottimale e competitivo,
• svilupparle
• trattenerle a lungo termine.

Allo stesso tempo, il dipartimento Risorse Umane deve rispecchiare le ambizioni dell'azienda e seguire lo stesso percorso. In altre parole, si trova a un bivio decisivo:

• che deve tenere conto dei desideri dei dipendenti
• e allo stesso tempo onorare la cultura aziendale e gli obiettivi di business stabiliti dalla direzione.

Da qui l'importanza di formalizzare i processi per affrontare tutte queste sfide 💪.

Come impostare processi HR efficaci

Fase 1: elencare tutte le attività HR

Per organizzare le vostre operazioni nel modo più efficace possibile, iniziate a identificare tutte le azioni che dipendono da voi, per grandi temi, senza preoccuparvi delle loro interrelazioni e responsabilità.

Ad esempio, per il processo di assunzione, ci sono :

• l'identificazione delle esigenze di reclutamento
• la stesura degli annunci di lavoro
• distribuirli attraverso i vari canali a vostra disposizione (bacheche, sito web, LinkedIn, ecc.),
• ricevere ed elaborare le candidature
• condurre i colloqui,
• comunicare con i candidati,
• selezionare il nuovo assunto.

Fase 2: consultare i dipendenti

I dipendenti sono nella posizione migliore per individuare i problemi che incontrano quotidianamente.

Per questo motivo vi consigliamo di creare i processi HR in collaborazione con il personale. In questo modo, potrete assicurarvi che la vostra strategia non solo sia pertinente, ma anche che le regole siano meglio adottate e fatte proprie da tutti i vostri team.

Perché, ad esempio, non istituire dei focus group o inviare dei questionari per raccogliere il feedback dei dipendenti?

💡 Conoscete il metodo del Design Thinking? Si tratta di un processo innovativo che consente di realizzare progetti basati sulle reali esigenze di una persona, in questo caso i diversi profili che si incontrano nella vostra azienda: manager, dipendente junior, dipendente senior, ecc.

Fase 3: formalizzare ogni processo

Ora avete un'idea più precisa di tutte le attività che rientrano nella vostra funzione.

Ora dovete organizzarle in modo da:

• garantire che le operazioni si svolgano senza intoppi (il vostro tempo è prezioso e non volete che i vostri processi si trasformino in una fabbrica di gas!
• rispondere alla visione dell'azienda (approccio top-down);
• tenere conto del feedback dei dipendenti (approccio bottom-up).

Fase 4: Assegnare le responsabilità a ciascun dipendente

Nei processi HR sono coinvolti diversi attori, a partire dai dipendenti stessi. Con l'aiuto di una buona organizzazione, ognuno è in grado di conoscere il proprio grado di responsabilità per una determinata azione.

Ad esempio, nell'ambito di un processo di richiesta di telelavoro, si può decidere che ogni dipendente debba procedere in modo indipendente, utilizzando un software dedicato. L'approvazione passa poi attraverso il loro N+1. In questo caso, non c'è bisogno di coinvolgere la direzione, che ha chiaramente altre cose di cui preoccuparsi. D'altra parte, quest'ultima avrà stabilito in precedenza con i dirigenti le regole da rispettare (quanti giorni alla settimana sono autorizzati, ecc.).

Ovviamente, questa distribuzione dei ruoli è strettamente legata alla cultura aziendale e manageriale esistente. Infatti, un'azienda che opera secondo un modello orizzontale lascerà più responsabilità ai dipendenti rispetto a quelle basate su una struttura più piramidale.

Fase 5: tenere sotto controllo i processi

Una volta che i processi HR sono ben definiti, il lavoro non si ferma qui.

È necessario valutarli costantemente per individuare eventuali aree di miglioramento.

In poche parole, nulla è stabilito nella pietra e dovete aggiornare costantemente i vostri processi per adattarli alla realtà sul campo e agli alti e bassi dell'azienda.

Che dire della mappatura dei processi HR?

Non appena si parla di processi, di qualsiasi natura essi siano, viene subito in mente la questione della mappatura.

Mappare i processi significa formalizzarli con diagrammi chiari e visivi al fine di :

• centralizzare tutte le informazioni in un unico documento;
• migliorare la comunicazione su questi processi;
• evidenziare chiaramente le fasi che li compongono e le interazioni tra loro;
• renderli più comprensibili, in particolare per i nuovi assunti che entrano in azienda;
• identificare a colpo d'occhio i punti di blocco.

💡 Per aiutarvi in questo compito, vi suggeriamo di utilizzare gli strumenti di mind mapping.

Esempio di processo HR

Per illustrare al meglio quanto stiamo dicendo, ecco un esempio di mappatura di un processo HR, più precisamente di un processo finalizzato alla copertura di un posto vacante:

👉 Questo esempio vi mostrerà perché è una buona idea mappare i vostri processi, per renderli più chiari e comprensibili.

Dopo tutto, nel vostro lavoro quotidiano vi trovate sempre di fronte a diverse opzioni. In questo caso, un responsabile delle assunzioni vi sottopone un'offerta di lavoro per colmare un vuoto nel suo reparto. Voi avete la possibilità di approvarla o rifiutarla. E se l'approvate, potete occuparvi voi stessi del reclutamento o decidere di ricorrere ai servizi di un soggetto esterno.

Automazione dei processi: la soluzione?

L 'automazione dei processi e la digitalizzazione che ne consegue stanno diventando sempre più la norma.

A ragione, poiché la funzione delle risorse umane diventa sempre più complessa, molti professionisti delle risorse umane si ritrovano sommersi da compiti amministrativi, a scapito del loro ruolo essenziale: sostenere i dipendenti.

Utilizzando un software, in particolare un HRIS, che esegue automaticamente le regole da voi predefinite, risparmiate tempo prezioso e potete concentrarvi maggiormente sul vostro core business e su attività a più alto valore aggiunto.

🛠️ Ecco alcuni esempi:

• Foederis è un pacchetto software completo che è sia un HRIS che un TMS (Talent Management System). Grazie alla sua flessibilità e alla ricchezza di funzionalità, è adatto a tutti i tipi di aziende e settori. In particolare, è possibile scegliere tra 12 moduli per standardizzare i diversi processi: assunzione, onboarding, offboarding, formazione e gestione delle competenze, ecc. Allo stesso tempo, grazie al suo focus sulla "gestione dei talenti", avete gli strumenti necessari per mettere il dipendente al centro della vostra strategia e offrirgli la migliore esperienza possibile durante la sua carriera.
  
  
• HRMAPS è un HRIS ricco di funzionalità e scalabile al 100% che vi supporta nella gestione amministrativa e dei talenti. Copre l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione all'uscita dall'azienda. Con questo software potete automatizzare tutte le attività amministrative e concentrarvi sull'essenziale: aiutare i dipendenti a crescere all'interno dell'azienda.
  
  
• Rivolte ad aziende di tutte le dimensioni, le soluzioni di UKG sono progettate per digitalizzare i processi HR, dalla gestione del tempo e del lavoro all'amministrazione. Per facilitare gli scambi tra i team HR, i manager operativi e i dipendenti, UKG integra gli strumenti di HR Service Delivery e Workforce Management nel sistema informativo HR. Ciò automatizza i flussi di lavoro e consente ai dipendenti di ottenere risposte alle loro domande in modalità self-service. Il risultato è un risparmio di tempo, soprattutto per le risorse umane e le operazioni, e un miglioramento generale dell'esperienza dei dipendenti.

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Cosa ci guadagno?

I processi HR garantiscono l' efficienza del reparto risorse umane e contribuiscono ad aumentarne il valore. Costruiti insieme ai dipendenti, ma anche alla direzione, riflettono la cultura e gli obiettivi dell'azienda.

Ma per sfruttare al meglio il potenziale di questi processi e renderli più comprensibili ai team, è bene tracciarli. Allo stesso tempo, affidatevi a un software che automatizzi le attività non strategiche. In questo modo, si rimane concentrati sul bene più importante dell'azienda: il suo capitale umano.