Digitalizzare i processi per incrementare le prestazioni aziendali
Nel corso degli anni, la digitalizzazione dei processi è emersa come una sfida importante per le aziende. Indissociabile dagli imperativi di trasformazione digitale, sta diventando una risorsa in termini di performance e redditività.
Ma la digitalizzazione dei processi aziendali, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non si limita a mettere le nuove tecnologie al servizio del buon funzionamento delle operazioni quotidiane. Si tratta in realtà di una nuova organizzazione interna, che a volte si scontra con la resistenza al cambiamento da parte dei team.
Come possiamo definire esattamente il concetto di digitalizzazione dei processi? Quali sono gli aspetti coinvolti? E quali sono i passi da compiere per implementarlo nella vostra azienda?
Ve lo spieghiamo noi.
Che cos'è la digitalizzazione dei processi?
Digitalizzazione dei processi: definizione
Per digitalizzazione dei processi si intendono i meccanismi messi in atto per digitalizzare tutti i processi aziendali.
Fa quindi parte della trasformazione digitale complessiva delle organizzazioni.
Mentre le aziende stanno già utilizzando le nuove tecnologie per incrementare le loro prestazioni di vendita e accelerare la loro crescita (creazione di un sito web, utilizzo di un CRM, ecc.), devono ripensare tutti i loro processi lavorativi se vogliono diventare ancora più competitive.
La digitalizzazione dei processi sta portando a una radicale riorganizzazione delle operazioni e all'ottimizzazione delle sequenze di attività ricorrenti, grazie a :
- flussi di lavoro predefiniti
- tecnologie digitali
- all' automazione.
☝️ La digitalizzazione dei processi riguarda tutti i reparti. Ecco perché si sente spesso parlare di :
- digitalizzazione dei processi HR
- processi contabili
- processi di vendita, ecc.
Si sente spesso parlare anche della digitalizzazione dei processi documentali.
Digitalizzazione dei processi e dei flussi di lavoro
La digitalizzazione dei processi va di pari passo con la nozione di flusso di lavoro.
Un flusso di lavoro è costituito da fasi successive e implica che, una volta completata una determinata azione, ne deve essere eseguita un'altra, il tutto entro un termine predefinito. Il flusso di lavoro fornisce quindi un quadro di riferimento per le attività dei dipendenti, in cui ognuno sa esattamente cosa deve fare e quando.
Ma grazie alla digitalizzazione dei processi e alla modellazione dei processi aziendali, alcune attività del flusso di lavoro possono essere automatizzate tramite software.
Esempio di flusso di lavoro per la gestione degli ordini:
Le sfide della digitalizzazione dei processi
Sostenere la strategia di trasformazione digitale
Oggi le aziende di tutte le dimensioni hanno capito che la trasformazione digitale è inevitabile per rimanere competitive.
Ma la semplice sostituzione di carta e penna con un software non è sufficiente per avviare la transizione digitale. Le organizzazioni devono cambiare il modo di pensare e instillare questa nuova dinamica a tutti i livelli. E i processi operativi, ancora troppo spesso eseguiti alla "vecchia maniera", non fanno eccezione alla regola.
Il successo di una strategia di trasformazione digitale coinvolge quindi tutte le componenti dell'azienda, ognuna delle quali contribuisce al miglioramento delle prestazioni e della qualità.
Allinearsi ai nuovi modi di lavorare
La digitalizzazione dei processi appare essenziale in un contesto in cui si stanno sviluppando nuove modalità di organizzazione del lavoro, a partire dal telelavoro per citarne una.
La digitalizzazione dei processi rende più fluide le operazioni quotidiane, la collaborazione e la comunicazione, anche quando i team lavorano a distanza.
Risparmio di tempo
La digitalizzazione dei processi garantisce anche un aumento della produttività, poiché significa automatizzare il più possibile le attività ricorrenti. I dipendenti possono così concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto per l'azienda...
... e per la relazione di vendita! Ad esempio, riducendo i tempi di elaborazione delle richieste dei clienti, le organizzazioni agiscono per migliorare la soddisfazione e l'esperienza dei clienti.
Migliorare la qualità e la sicurezza
Le nuove tecnologie e i quadri operativi ottimizzati riducono il rischio di errori. Questo perché i dati che circolano tra le varie fasi di un processo diventano più affidabili e vengono aggiornati in tempo reale. Le attività ripetitive, come l'inserimento e il reinserimento dei dati, che sono fonti di errore, vengono evitate il più possibile.
Inoltre, i progressi delle tecnologie informatiche e il grado di automazione che esse consentono offrono alle aziende una sicurezza su altri livelli:
- conformità ai vincoli normativi
- rilevamento dei rischi
- gestione degli accessi, ecc.
Ridurre i costi e generare più vendite
In definitiva, grazie a :
- risparmio di banda
- meno errori costosi
- all'aumento del valore delle attività svolte dai dipendenti,
- e al miglioramento delle relazioni con i clienti,
la digitalizzazione dei processi contribuisce alla crescita della redditività aziendale.
Come si digitalizza un processo? Esempio di progetto di digitalizzazione in 6 fasi
1 - Definire gli obiettivi
Il primo passo per la digitalizzazione dei processi è determinare gli obiettivi dell' azienda. Questi possono essere, ad esempio
- migliorare la produttività
- migliorare i volumi di vendita e le relazioni commerciali
- semplificare la comunicazione interna, ecc.
💡 In questa fase, è bene raccogliere il feedback dei vari dipendenti. Poiché si occupano quotidianamente di questioni operative, sono i primi a essere interessati dalla digitalizzazione. Inoltre, possono fornire un feedback costruttivo!
2 - Fare il punto sulla situazione dell'azienda
Una volta definiti gli obiettivi, l'azienda fa il punto della situazione. In questo modo
- identificare i processi aziendali già in atto all'interno dell'organizzazione
- valutare in che misura possono essere digitalizzati
- valutare se la digitalizzazione vale la pena in termini di aumento delle prestazioni.
Questa fase prevede anche di interrogarsi sul grado di maturità dell'azienda in materia di trasformazione digitale, al fine di determinare quali aspetti devono essere raddoppiati per accelerare il processo.
☝️ Gli strumenti già implementati internamente non fanno eccezione a questa valutazione. Ponetevi le domande giuste:
- Sono sufficienti per raggiungere i vostri obiettivi?
- Vengono utilizzati al massimo delle loro potenzialità?
- È necessario investire in un nuovo software?
3 - Pianificare il progetto di digitalizzazione dei processi
Un progetto di digitalizzazione dei processi è un progetto a sé stante.
Richiede quindi la nomina di un project manager. Il project manager è responsabile dell'elaborazione di una tabella di marcia che specifichi :
- le azioni prioritarie da realizzare per raggiungere gli obiettivi predefiniti (ad esempio, la ricerca di un nuovo software),
- le scadenze per la realizzazione di queste azioni.
4 - Scegliere gli strumenti giusti per sostenere il cambiamento
Nell'ambito di un progetto di digitalizzazione dei processi, l'acquisizione e l'implementazione di un nuovo software dipende dalla natura delle soluzioni già presenti in azienda, ma anche dai suoi obiettivi:
- CRM per migliorare le relazioni commerciali e le prestazioni?
- Software di gestione dei progetti per garantire l'affidabilità di tutti i processi associati ai progetti dell'azienda?
- HRIS per digitalizzare le operazioni HR?
- BPM (software di gestione dei processi aziendali) per digitalizzare i flussi di lavoro e ottimizzare i processi aziendali?
È quello che vi permette di fare Iterop, un BPM molto semplice da usare, progettato per progettare, configurare, automatizzare, distribuire e migliorare i vostri processi in pochi clic e senza alcuna formazione grazie al low-code. È possibile creare flussi di lavoro personalizzati integrando tutte le parti interessate e collegare il software al sistema informativo esistente per una centralizzazione completa.
L'elenco continua...
✅O ttenere le attrezzature giuste è il primo passo verso la completa digitalizzazione dei processi... a patto di farle dialogare correttamente tra loro ! A tal fine, esistono pacchetti software "no code" molto semplici da usare, che non richiedono particolari competenze informatiche: Il software EDI (Electronic Data Interchange), cheè molto facile da usare e non richiede particolari competenze informatiche.
Lobster_data e Lobster_pro ne sono un esempio perfetto. Sviluppate per integrare i dati e digitalizzare i processi, queste due applicazioni software all-in-one, collaborative e sicure, consentono di creare facilmente interfacce tra i sistemi (ERP, CRM, ecc.) e le applicazioni per farli comunicare tra loro. Senza bisogno di programmazione e compatibili con tutti gli standard di settore, le soluzioni Lobster consentono di creare i flussi di dati e di integrare i processi aziendali in modo semplice e drag-and-drop.
☝️ La gestione elettronica dei documenti (EDM) è una componente essenziale della digitalizzazione dei processi aziendali. Grazie alla dematerializzazione e all' automazione che ne derivano, essa :
- ottimizza le varie operazioni dell'azienda (contabilità, risorse umane, ecc.),
- evita la proliferazione di documenti e le attività manuali che li accompagnano,
- facilita la trasmissione delle informazioni e quindi la comunicazione e la collaborazione tra i team.
🛠️ Un esempio è Nexia EDM, che aiuta le grandi aziende a dematerializzare, automatizzare e gestire i processi. Questa soluzione SaaS di facile utilizzo gestisce, distribuisce e archivia tutta la documentazione aziendale: fatture dei fornitori e dei clienti, ordini di acquisto, note spese, posta in entrata e in uscita, ecc.
5 - Comunicare e supportare i team
Durante tutto il progetto di digitalizzazione dei processi, è consigliabile comunicare il più possibile con i team, fin dal momento in cui vengono identificati i requisiti.
Come si ricorda, sono loro i più interessati da questa trasformazione e il loro feedback è di grande utilità per l'azienda.
Lo stesso vale quando si tratta di scegliere un nuovo software. È meglio farli testare ai dipendenti interessati, in modo da raccogliere un feedback basato sul loro effettivo utilizzo nelle attività quotidiane.
Infine, una volta implementati i nuovi strumenti e processi, è importante fornire il miglior supporto possibile ai team per ridurre al minimo la resistenza al cambiamento ("prima funzionava tutto alla perfezione, quindi perché cambiare qualcosa?").
Ciò comporta non solo la comunicazione, ma anche la formazione per spiegare come sfruttare appieno il potenziale dei nuovi processi digitalizzati.
6 - Valutare e adeguare se necessario
Infine, l'azienda non deve dormire sugli allori. Monitora gli indicatori stabiliti in precedenza per misurare l'efficacia dei processi: ad esempio, le metriche legate al risparmio di tempo , con l'obiettivo di determinare se i team stanno davvero risparmiando banda.
Monitorando questi indicatori, l'organizzazione è in grado di identificare le aree di miglioramento per affinare la propria strategia di digitalizzazione dei processi e quindi migliorare ulteriormente.
La digitalizzazione dei processi è un'impresa importante che, oltre a non rientrare nell'ambito di un singolo progetto informatico, ha una forte dimensione umana. L'intera organizzazione è coinvolta, in particolare i team operativi.
☝️ Da parte loro, i dirigenti devono preparare il terreno sostenendo il cambiamento, eliminando gli ostacoli e spiegando i vantaggi che ne derivano.
La chiave è l'aumento della redditività e delle prestazioni.
Articolo tradotto dal francese