Migliorare la gestione dei processi aziendali con il software BPM

La gestione dei processi aziendali è un vettore di efficienza e qualità all'interno di un'organizzazione: le aziende ne sono sempre più consapevoli. Questo tema sta gradualmente diventando una nuova priorità strategica per i dipartimenti operativi e l'alta direzione.

Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)? Come si può implementare nella propria azienda? Di quali strumenti avete bisogno? appvizer risponde alle vostre domande sulle sfide del BPM.

CONTENUTI

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Che cos'è un processo aziendale?

Un processo aziendale è una sequenza di compiti o attività svolti in successione da diversi soggetti al fine di raggiungere un obiettivo e creare valore aggiunto per un'azienda.

Evidenzia le interazioni sotto forma di scambi tra gli attori di un'azienda al fine di ottenere una visione d'insieme. Si tratta di diversi tipi di scambi

• scambi tra attori interni ed esterni (rappresentanti, tecnici, fornitori, ecc.),
• scambi con applicazioni o reparti (posta elettronica, gestione della fatturazione, gestione dei clienti, ecc,)
• scambi di informazioni con altri processi aziendali.

Un processo aziendale può essere trasversale a un'organizzazione: coinvolge diverse strutture e team, senza essere necessariamente limitato a una singola persona, team o dipartimento.

BPM: definizione

Che cos'è la gestione dei processi aziendali?

La gestione dei processi aziendali viene spesso definita BPM. È un insieme di strumenti, metodi e servizi per creare, analizzare e monitorare i processi operativi di un'azienda.

Ciò comporta la modellazione dei processi, in altre parole una rappresentazione grafica delle attività dell'azienda e del modo in cui sono collegate tra loro in un determinato contesto.

È la combinazione di diversi elementi:

• il sistema informativo dell'azienda,
• metodi di governance
• la collaborazione tra gli attori.

L'automazione delle attività non a valore aggiunto consente di risparmiare oltre il 50% del tempo sulle procedure critiche.

Focus sullo standard BPMN

Questo standard di scrittura dei processi aziendali è stato lanciato nel 2011 con l'obiettivo di favorire la collaborazione e l'armonizzazione tra i vari dipartimenti di un'organizzazione, combinando uno standard di modellazione dei processi con nuovi simboli per i diagrammi dei processi aziendali.

Questo standard di scrittura include :

• attori e parti interessate
• fasi del processo (attività)
• eventi una tantum
• la sequenza di attività o flussi sequenziali rappresentati da una freccia,
• e le porte logiche, utilizzate per unire o separare i flussi di sequenza.

I vantaggi del BPM

Se non siete ancora convinti dell'utilità e dei vantaggi del BPM per la vostra azienda, ecco i tre vantaggi principali:

• organizzazione : i processi semplificati fanno risparmiare tempo; i team hanno una migliore visibilità del loro ruolo; i rischi sono meglio controllati; fornisce una visione globale dell'organizzazione aziendale;
• comunicazione: gli scambi sono più fluidi; facilita la comunicazione interfunzionale e decompartimentalizza gli scambi tra i reparti; migliora la collaborazione tra gli attori; formalizza le modalità di esecuzione delle procedure;
• gestione: le informazioni sono centralizzate; il processo decisionale è facilitato; vengono proposti indicatori di performance; il monitoraggio è migliorato e gli obiettivi raggiunti e i ritardi sono misurati.

Come può avere successo un progetto BPM?

I progetti BPM non sono solo per le grandi aziende. Anche le PMI e le piccole imprese possono trarre vantaggio dalla creazione di un progetto BPM.

L'implementazione di un progetto BPM ad alte prestazioni in azienda può richiedere da poche settimane a un massimo di sei mesi.

Per qualsiasi progetto BPM, è necessario pensare innanzitutto al progetto e alla strategia aziendale.

Frédéric Declee - Vice responsabile dell'ingegneria del CEV

Ecco i tre punti principali da tenere a mente se volete che il vostro progetto BPM abbia successo.

#1 Comunicazione

È la chiave del successo di un progetto. Senza comunicazione, essenzialmente tra il reparto IT e i reparti operativi, il progetto non può avere successo. Il software BPM viene utilizzato come strumento per formalizzare e strutturare gli scambi e per facilitare un linguaggio che deve essere comune a tutte le parti interessate.

#2 Un approccio BPM alla vostra portata

Non cercate di andare troppo in fretta: pensate in grande, ma iniziate in piccolo. Mettere il carro davanti ai buoi rischia di far perdere tempo. Al contrario, è più saggio iniziare con un piccolo progetto BPM e vedere risultati significativi. In questo modo getterete solide basi per la crescita del progetto, grazie alla comunicazione interfunzionale, a una migliore gestione dei rischi e degli errori, all'introduzione di indicatori e all'analisi dei report, ad esempio.

#3 Costruire su ciò che già esiste

Prima di avviare il vostro progetto BPM, può essere utile effettuare un audit delle vostre operazioni attuali. Come vengono trasmesse le informazioni? Quali aree devono essere migliorate? Quali strumenti sono già disponibili? Tutto questo vi fornisce una base su cui iniziare il vostro progetto, partendo dall' ottimizzazione dei processi esistenti.

Ripensare i processi aziendali nell'era digitale

Le aziende sono sempre più consapevoli dell'importanza di processi precisi e strutturati per ottimizzare le loro operazioni. Vogliono mettere in atto iniziative di miglioramento continuo dei processi o hanno già iniziato a lanciare un progetto BPM.

La trasformazione digitale delle aziende offre ai responsabili delle decisioni nuovi modi per reinventare il modo in cui le organizzazioni lavorano internamente. Oltre agli strumenti, i progetti stanno diventando agili e sempre più collaborativi; l' intelligenza collettiva sta prevalendo sull'individualità; il design thinking sta rendendo possibile introdurre l'innovazione in azienda mantenendo l'aspetto collaborativo, ecc.

Tutti questi elementi accelerano la strutturazione dei processi interni delle aziende e le loro esigenze di modellazione. Possono anche dare alla vostra azienda un vantaggio competitivo e aiutarvi a distinguervi dalla massa.

Solo ⅓ delle aziende e delle organizzazioni francesi utilizza un software BPM per la gestione dei processi aziendali, pur essendo convinte della necessità di migliorare i propri processi.

Fonte : CXP

Confronto tra 4 pacchetti software BPM per ottimizzare i processi aziendali

Tabella di confronto dei software di gestione dei processi

Agilium

Agilium è un software BPM 100% francese che consente di automatizzare i processi aziendali in modo rapido e semplice, grazie al suo approccio low-code. Utilizzate le decine di modelli disponibili nello strumento e adattateli alle vostre esigenze, oppure create le vostre applicazioni aziendali: la scelta è vostra, entrambe le opzioni sono possibili.

Tra le altre cose, lo strumento consente di:

• collegare le applicazioni,
• creare automazioni e flussi di lavoro
• monitorare tutti i processi in corso utilizzando uno strumento di monitoraggio dei processi (BAM),
• collaborare efficacemente in remoto accedendo ai documenti, alle informazioni e agli indicatori dal web.

Agilium offre un approccio basato sulla gestione dei processi, particolarmente efficace in ambito industriale, che consente di creare processi personalizzati e di integrare le proprie regole aziendali.

Esempi di esigenze affrontate: Monitoraggio aziendale, gestione dell'accettazione, avanzamento della produzione, pianificazione della produzione, gestione elettronica dei documenti e gestione delle non conformità.

Agilium è un ottimo complemento a un ERP per la gestione dei processi aziendali e la centralizzazione dei dati in una piattaforma collaborativa accessibile via web.

Bonus: formazione inclusa nel pacchetto, con o senzaimpegno!

Una semplice applicazione aziendale sulla piattaforma low-code di Agilium costa circa 2.000 euro. È disponibile anche un abbonamento SaaS per l'utilizzo della piattaforma, che include manutenzione, assistenza e hosting, a partire da 150 euro al mese per 5 utenti.

Iterop

Iterop è un software online che gestisce i processi aziendali durante tutto il loro ciclo di vita, adattandosi ai cambiamenti che si verificano. Consente di :

• modellare i processi in pochi clic,
• definire i compiti
• assegnarli ai vostri dipendenti o a fornitori di servizi esterni,
• impostare condizioni speciali, avvisi, messaggi e-mail, ecc.

Per ogni compito, è possibile definire la persona o il gruppo di persone che può svolgerlo. È la soluzione ideale per formalizzare i flussi di lavoro interni all'azienda e collegare tra loro le applicazioni utilizzate.

L'integrazione diretta delle informazioni scambiate presenta diversi vantaggi: meno modi di distribuire le informazioni, e quindi centralizzazione dei dati, e meno perdite di informazioni.

Tutte le persone coinvolte in un processo vengono avvisate non appena un dipendente lo attiva. Iterop funge anche da strumento di monitoraggio per seguire le attività dei dipendenti.

La soluzione è accessibile da qualsiasi luogo tramite computer, tablet o smartphone. Non richiede conoscenze tecniche, grazie a uno strumento di disegno intuitivo. I team aziendali devono semplicemente compilare moduli dinamici per garantire che i processi soddisfino le esigenze di tutti.

Iterop ha ottenuto la certificazione ISO 9001.

Heflo

Più di 70.000 utenti si affidano a Heflo. Il software si rivolge alle PMI di tutti i settori di attività. I suoi utenti sono diversi:

• consulenti e manager aziendali
• analisti di processo
• dipartimenti HR, vendite, marketing e IT.

La soluzione offre uno strumento di modellazione intuitivo: è sufficiente trascinare e rilasciare gli elementi per costruire i processi. Ciò significa che è possibile familiarizzare subito con lo strumento. Il video seguente offre una panoramica dell'interfaccia attraverso una breve dimostrazione:

Questo strumento collaborativo è conforme allo standard BPMN 2.0.

Heflo offre un pacchetto gratuito per le aziende senza budget. Tuttavia, con questa offerta, il supporto è disponibile solo per 30 giorni e alcune funzioni non sono accessibili, come la personalizzazione del marchio o l'autorizzazione delle modifiche per processo.

Studio di processo

Pubblicato da Avanteam, Process Studio consente alle aziende di modellare e automatizzare i processi aziendali, migliorando l'agilità e la tracciabilità.

Questo portale collaborativo, personalizzabile e sensibile al contesto è compatibile con lo standard BPMN. Si presenta come un generatore di applicazioni orientate ai processi: basta un clic per generare l'applicazione desiderata.

Le caratteristiche di Process Studio includono

• gestione di attori, ruoli e diritti di accesso
• un laboratorio di progettazione grafica per moduli e flussi di lavoro,
• la cronologia e la tracciabilità completa dei partecipanti e delle modifiche.

Lo strumento si integra con la suite di applicazioni Avanteam, che automatizza la gestione dei documenti, dei flussi di lavoro, dei moduli elettronici, della scansione, ecc. Si integra inoltre facilmente con gli strumenti esistenti (ERP, directory, sistemi di messaggistica).

I cruscotti consentono di monitorare l'andamento dei processi grazie agli indicatori definiti dall'utente.

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Integrare il BPM nella vostra strategia

È un dato di fatto: la consapevolezza del management sull'importanza della gestione dei processi aziendali è aumentata. Tuttavia, due terzi delle aziende non hanno ancora fatto il grande passo e non sono dotate di software BPM. Eppure si tratta di un passo essenziale per chi vuole ottenere un ROI più rapido dal proprio progetto BPM, guadagnando al contempo un vantaggio competitivo.

Per cominciare, perché non nominare un responsabile di processo per ogni area della vostra azienda? Solo il 16% delle aziende francesi lo ha già fatto (fonte: Solutions numériques).