La vostra guida per impostare e ottimizzare la gestione degli acquisti
Per troppo tempo la gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti è stata relegata in secondo piano, ma si tratta di una parte estremamente importante della redditività e della stabilità di qualsiasi azienda, strategica quanto la gestione delle vendite.
Gli acquisti possono rappresentare fino al 60% delle vendite, il che non è poco!
Se volete offrire prezzi competitivi rispetto ai vostri concorrenti, l'ottimizzazione della gestione degli acquisti può fare la differenza sui vostri margini e quindi sui vostri profitti.
Non lasciatevi sfuggire questa leva di crescita e scoprite alcuni modi per gestire gli acquisti in modo efficace.
Gestione degli acquisti: definizione
Che cos'è la gestione degli acquisti?
La gestione degli acquisti si riferisce all'intero processo con cui un'azienda acquisisce i prodotti o i servizi di cui ha bisogno per funzionare correttamente, sia sotto forma di :
- acquisti diretti, come le materie prime, essenziali per la produzione,
- acquisti indiretti, come le forniture per ufficio.
Quali sono le diverse fasi del processo di acquisto?
Il processo di gestione degli acquisti comprende una serie di fasi fondamentali:
- identificazione dei requisiti
- ricerca dei fornitori
- richiedere preventivi o indire gare d'appalto,
- analisi delle offerte in base a una serie di criteri:
- qualità del prodotto
- costi di acquisizione
- tempi di consegna,
- Negoziare con i fornitori,
- contrattualizzazione,
- fatturazione.
Quali sono i compiti e gli obiettivi dell'ufficio acquisti?
Qual è il ruolo dell'ufficio acquisti?
Considerata a lungo un reparto di supporto all'interno dell'azienda, la funzione acquisti sta diventando sempre più strategica per la competitività e lo sviluppo dell'impresa.
L'ufficio acquisti definisce e garantisce il rispetto delle procedure di gestione degli acquisti. In particolare, si tratta di elaborare un piano d'azione strutturato e di identificare gli attori e la documentazione associata a ciascuna azione.
Si basa sulla politica di acquisto dell'azienda, ovvero sulla sua strategia di acquisto e di approvvigionamento.
E i suoi obiettivi?
I principali obiettivi del reparto acquisti sono
- controllare il budget e ottimizzare i costi della catena di approvvigionamento attraverso una serie di leve:
- controllare il portafoglio acquisti dell'azienda
- (ri)negoziare gli acquisti con i fornitori
- rivalutare gli obiettivi di margine, se necessario, in collaborazione con il reparto vendite;
- gestione delle scorte e gestione del rischio in caso di carenza di scorte;
- partecipazione allo sviluppo del prodotto, al controllo qualità e ai costi di acquisto della produzione, ecc.
Come gestire gli acquisti in modo efficace? I nostri 6 consigli
Suggerimento 1: Definire una politica degli acquisti
La gestione degli acquisti va di pari passo con la politica degli acquisti.
Più concretamente, quest'ultima è definita come la strategia messa in atto :
- per raggiungere gli obiettivi dell'azienda (riduzione dei costi, riduzione dell'impronta di carbonio, ecc.);
- in linea con le caratteristiche specifiche della sua struttura, del suo mercato e delle tendenze di acquisto.
La definizione di questa politica comporta quindi
- elaborare un piano d'azione e rivedere le procedure per raggiungere gli obiettivi predefiniti;
- assegnare ruoli e responsabilità a tutti coloro che fanno parte di questo nuovo ecosistema;
- analizzare la strategia messa in atto monitorando i principali indicatori di performance (tempo del ciclo di approvvigionamento, costo medio dell'ordine, tasso di inadempienza dei fornitori, ecc.)
☝️ Sebbene si debba prestare particolare attenzione agli acquisti strategici, non si deve trascurare il monitoraggio degli acquisti cosiddetti "soft".Anche se gli acquisti strategici devono essere oggetto di particolare attenzione, è importante non trascurare il monitoraggio dei cosiddetti "jolly", acquisti secondari ma effettuati in fretta e furia che, nel complesso, rappresentano una voce di spesa molto significativa.
Suggerimento 2: stabilire una procedura chiara per facilitare la gestione
Comprendere il ruolo chiave svolto dal reparto di gestione degli acquisti significa definire e poi testare processi orientati alle prestazioni.
Derivati dalla politica di cui sopra, devono essere semplici e coinvolgere il minor numero possibile di persone per non diventare una fabbrica di gas.
La buona notizia è che non occorre partire da zero, ma basarsi sulle procedure già collaudate all'interno dell'organizzazione e sui vari dati a disposizione.
Naturalmente, è bene comunicare questi processi a tutto il personale coinvolto, per migliorare l'efficienza complessiva.
☝️ La procedura di acquisto deve essere :
- integrata nel sistema informativo acquisti dell'azienda, così come i dati relativi ai fornitori, ai prezzi e alle scorte;
- integrata nelle condizioni generali di contratto e spiegata ai fornitori di servizi per garantire la soddisfazione dell'azienda, la trasparenza e il miglior rapporto possibile con i fornitori;
- eventualmente menzionato nella politica di CSR, per incoraggiare internamente gli acquisti responsabili e lo sviluppo sostenibile.
Suggerimento 3: Gestire gli acquisti in modo efficiente, dall'ordine allo stoccaggio
È possibile ottimizzare ogni fase della gestione degli acquisti.
Ad esempio, non dimenticate la gestione delle scorte.
Una buona gestione degli approvvigionamenti non riguarda solo l'acquisto di beni e servizi. Comporta anche l' immagazzinamento dei prodotti, che è costoso, soprattutto in termini di spazio di stoccaggio.
Inoltre, bisogna controllare i rischi di obsolescenza e di spreco, una vera e propria perdita finanziaria per l'azienda.
👉 Scoprite come migliorare la gestione delle scorte nel nostro articolo dedicato.
Suggerimento 4: raggruppare gli ordini
Raggruppare gli acquisti vi permette di negoziare meglio con i grossisti e di risparmiare, soprattutto sui costi di spedizione.
Inoltre, potete ridurre il numero di ordini che richiedono molto tempo e utilizzarlo per il benchmarking dei fornitori.
Suggerimento 5: suddividere gli acquisti in categorie per tenerne traccia
Naturalmente, è necessario identificare i diversi tipi di acquisto, in modo da poterli :
- classificarli
- segmentare i conti dei fornitori
- monitorare e analizzare i dati sugli acquisti.
Il primo passo consiste nel classificare gli acquisti in ordine di importanza e ricorrenza, secondo 3 classi:
- Classe A, per gli acquisti strategici di produzione,
- classe B, per gli acquisti ricorrenti e strategici non di produzione,
- classe C, acquisti non ricorrenti e non strategici.
La nomenclatura viene poi affinata dalle famiglie e sottofamiglie di acquisto (prodotti o servizi con funzionalità simili e che soddisfano esigenze simili), a cui sono associati acquirenti e fornitori chiave.
Suggerimento 6: Scegliere il software di gestione degli acquisti e delle forniture
Esistono diversi strumenti che possono migliorare significativamente le prestazioni del reparto acquisti:
- gestione degli ordini
- elaborazione delle fatture
- monitoraggio in tempo reale delle spese
- categorizzazione automatica degli acquisti
- identificazione dei fornitori
- creazione di bandi di gara.
Questi includono :
- un software di acquisto, come un sistema di e-procurement (approvvigionamento, acquisto online) per la fornitura di servizi, prodotti negoziati e l'elenco dei fornitori partner per il commercio elettronico;
- una soluzione che integra il procure-to-pay per centralizzare e convalidare le richieste di acquisto, consultare i cataloghi dei fornitori e gestire il ciclo di approvvigionamento, dagli ordini all'elaborazione delle fatture dei fornitori;
- un software di gestione delle scorte, per razionalizzare gli acquisti, ridurre le scorte e le referenze e automatizzare i processi di acquisto;
- ERP, che include moduli di gestione degli acquisti e delle scorte, per gestire le vendite e fornire una visione complessiva dell'equilibrio tra vendite e acquisti.
🛠️ Esempio di software:
Quadient Accounts Payable è una piattaforma progettata per l' elaborazione globale delle fatture dei fornitori e degli ordini di acquisto. Create le vostre richieste di acquisto direttamente nel software. Il software semplificherà il processo di approvazione per ridurre i ritardi, gli errori e i rischi associati ai crediti. Quadient Accounts Payable incorpora anche funzioni di riconoscimento automatico dei dati per ridurre al minimo la necessità di gestire manualmente le fatture. Tutto ciò si traduce in un notevole risparmio sui costi amministrativi!
Gestione degli acquisti in sintesi
Di fronte alla pressione della concorrenza, la gestione degli acquisti sta diventando una funzione aziendale sempre più strategica. Non è più possibile operare in modo disordinato: è necessario definire una strategia e dei processi chiari e solidi. Ecco perché molte organizzazioni si stanno rivolgendo all' outsourcing di tutte le attività associate.
Con il software giusto, però, non è necessario affidarsi a un fornitore esterno di servizi. Con il software giusto, però, non c'è bisogno di rivolgersi a un fornitore esterno di servizi.