E-procurement: come e perché acquistare online?

Il procurement online, spesso definito anche e-procurement, è una delle principali sfide che Internet deve affrontare. A differenza delle modalità di approvvigionamento più tradizionali, che sono ovviamente "elettroniche" da molti anni, l'e-procurement si riferisce specificamente all'approvvigionamento che si basa, in tutto o in parte, sull'uso della tecnologia Internet o intranet. In definitiva, la direzione finale coinvolgerà tutti gli attori (utenti, collaudatori, fornitori) che lavorano in modo connesso, ma non tutti i fornitori hanno rinunciato a prodotti che richiedono software desktop specializzati.

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E-procurement: definizione

L'e-procurement, noto anche come approvvigionamento elettronico, è un metodo di acquisto di materie prime, merci e prodotti finiti basato su un sistema informativo collegato a Internet. L'e-procurement mette in contatto acquirenti e venditori attraverso Internet e semplifica le transazioni tra loro.

Perché l'e-procurement è importante?

Le ragioni dell'e-procurement sono ovvie. Le organizzazioni si rivolgono all'e-procurement per ridurre i costi amministrativi, migliorare la produzione e aiutarle a esercitare un controllo sulle scorte e sulle spese. I sistemi di e-procurement forniscono anche nuovi canali di approvvigionamento e possono aiutare a ottenere prezzi più bassi sui beni acquistati. Non sorprende che, secondo un'indagine condotta dalla rivista Purchasing, il 95% dei professionisti degli acquisti consideri l'e-procurement un canale essenziale. Si prevede che il mercato degli strumenti di e-procurement crescerà da meno di 200 milioni di dollari nel 1998 a 20 miliardi di dollari entro il 2020.

Come ci si approvvigiona di merci su Internet?

All'altro capo dello spettro, le fonti dell'e-procurement non sono così ovvie, perché l'e-procurement deve essere affrontato in modo molto diverso dalla maggior parte delle altre applicazioni. Per la maggior parte delle applicazioni, anche se ci possono essere interazioni tra l'esterno e l'interno dell'azienda (ricezione di input e invio di dati), il cuore dell'applicazione - nel senso della sua localizzazione - si trova all'interno dell'azienda stessa. Con l'e-procurement, tutto è incentrato sulla transazione che collega due organizzazioni diverse.

Se l'e-procurement fosse organizzato intorno a due soli attori - un acquirente e un venditore - non sarebbe così interessante o difficile. Ma ogni attore è in realtà il centro di una stella: l'acquirente tratta con molti venditori e, viceversa, il venditore tratta con molti acquirenti (vedi immagine 1). Di conseguenza, la questione di dove si svolge l'e-procurement non è né banale né scontata:

Sistemi di gestione dell'e-procurement

Un sistema di e-procurement può essere collocato presso il venditore, presso l'acquirente o a metà strada tra i due. L'immagine 2 mostra il primo caso. In questo modello di vendita, l'acquirente è come un acquirente che cammina per Main Street, il più grande viale dello shopping di New York, visitando diversi negozi di interesse per scoprire cosa c'è in offerta e a quale prezzo. Il venditore installa un software che consente a ciascun acquirente di navigare e acquistare. Si tratta chiaramente di un modello orientato alla vendita.

Il caso opposto è illustrato nell'immagine 3. In questa situazione, i venditori devono portare le loro merci agli acquirenti, proprio come facevano i venditori ambulanti all'inizio del XX secolo. Si tratta di un modello buy-side.

Nell'ultimo scenario (immagine 4), terze parti creano grandi negozi per mettere in contatto acquirenti e venditori. Si tratta del modello del marketplace, del modello del portale o, nel caso specifico di un mercato verticale, del modello vortal.

Vantaggi e svantaggi dei diversi modelli di approvvigionamento

Ogni modello presenta vantaggi e svantaggi per l'acquirente (e, naturalmente, per il venditore). Le questioni importanti riguardano chi crea e gestisce i cataloghi che mostrano la disponibilità dei prodotti, quanto le funzioni di approvvigionamento si integrano con i processi aziendali e i sistemi back-end e quanto il risultato è utile per i dipendenti dell'acquirente.

Il modello Main Street

Nel modello Main Street, ogni fornitore crea il proprio catalogo, eventualmente su una extranet. Un'azienda che collabora con un fornitore di questo tipo può chiedere ai propri dipendenti di visitare il sito del fornitore utilizzando il proprio browser Internet per effettuare gli acquisti. L'azienda acquirente non deve occuparsi della manutenzione del catalogo, il che rende l'adozione di questo sistema semplice ed economico. Tuttavia, l'integrazione con i sistemi finanziari di back-end non sarà facile. Sono in fase di sviluppo degli standard, soprattutto nuove generazioni di EDI basate su XML, che, in teoria, renderanno più facile eliminare tutti i documenti risultanti da un acquisto dai sistemi esistenti o dall'ERP. Il successo di questo approccio è ancora da vedere, poiché i vari standard proposti sono ancora in fase di studio per vedere quali saranno adottati. Alcuni dei principali fornitori, come Ariba e Commerce One, hanno i propri standard, così come Microsoft. Il modello Main Street soffre anche di problemi di comparazione e controllo. Per confrontare i negozi, un agente di acquisto deve navigare su diversi siti web di fornitori, ognuno con la propria interfaccia, le proprie modalità di imballaggio e spedizione e i propri sconti. Controllare gli acquisti fuori contratto è quasi impossibile. L'approccio Main Street funziona meglio per le organizzazioni di acquisto più piccole e nei casi in cui il prodotto del fornitore è abbastanza specializzato. Un esempio di questo modello è una nuova iniziativa di Eastman Chemical. Eastman sta fornendo computer Dell a basso costo e accesso a Internet tramite UUNET per consentire ai suoi clienti di fare acquisti sul sito Eastman.

Il modello del commesso viaggiatore

All'altra estremità dello spettro c'è il modello del commesso viaggiatore. In questo scenario, i fornitori raggiungono l'acquirente attraverso i dati che forniscono, con i quali l'azienda acquirente crea e gestisce il proprio catalogo. I vantaggi per l'azienda che effettua gli acquisti sono molteplici. Poiché controlla il catalogo, può selezionare rigorosamente i prodotti che vi entrano e persino offrire ad alcuni dipendenti una selezione di prodotti in quantità limitate. In questo modo, la capacità di acquisto può essere presente sul desktop di ogni persona e i dipendenti hanno a disposizione un'unica interfaccia. D'altra parte, la creazione e l'aggiornamento dei cataloghi possono comportare un notevole sforzo di editing. Uno dei fornitori di questo mercato, PurchasePro, installa il suo software nei siti degli acquirenti. Utilizzando il software di PurchasePro, i clienti possono effettuare acquisti sui siti dei venditori e sui marketplace. Uno dei clienti di PurchasePro è la catena alberghiera Meristar.

Il modello dei marketplace

Al centro ci sono i marketplace, siti di terze parti che riuniscono acquirenti e venditori nel loro mercato. I siti di marketplace forniscono un unico catalogo, ma sono meno integrati con i sistemi back-end e le politiche specifiche dell'azienda acquirente. Naturalmente, molti fornitori di questo settore si impegnano a fondo per garantire che le loro soluzioni siano, per quanto possibile, soluzioni per l'acquisto.

In realtà, esistono due tipi di mercato. Uno è il vortal, il mercato verticale. Un esempio è ChemConnect, che mette in contatto acquirenti e venditori dell'industria chimica. Una stima prevede che il 15% di questa industria da 1,6 miliardi di dollari andrà online nei prossimi tre-cinque anni.

L'altro tipo di marketplace copre un'ampia gamma di tipi di prodotti. Il leader in questo settore è MRO (Maintenance, Repair and Operating supplies), che può rappresentare fino al 35% della spesa totale di un'azienda. Inoltre, gli acquisti MRO sono una causa frequente di "wildcatting", ossia di acquisti non effettuati presso i fornitori abituali. Si stima che fino al 40% degli acquisti MRO siano acquisti d'impulso, il che potrebbe significare fino a 10 milioni di dollari all'anno di mancati guadagni per una tipica azienda da un miliardo di dollari. Ci sono diversi attori in questo mondo. I leader sono Ariba e Commerce One, che sollecitano attivamente i fornitori e vendono le loro soluzioni alle organizzazioni di acquisto. Altri includono Concur Technologies, Intelsys e molti altri operatori minori. In questo settore c'è anche concorrenza tra i grandi fornitori di ERP come SAP e Baan, Oracle, IBM, HP e altri.

Un modo per implementare un modello di marketplace è quello di affidarsi interamente a Internet, in particolare per quanto riguarda l'acquirente. Ciò significa che non viene installato alcun software sui computer degli acquirenti e che tutte le transazioni vengono effettuate tramite browser. Un secondo approccio consiste nell'installare un software specializzato sui computer desktop dei dipendenti dell'azienda acquirente, ma ospitare la rete di fornitori a livello centrale su Internet.

Modelli di approvvigionamento a confronto

L'immagine seguente fornisce un chiaro confronto tra questi tre approcci. Mostra graficamente come si comportano i diversi modelli in base ad alcuni criteri importanti. Ma come sempre, il problema sta nei dettagli, che cambiano ogni giorno in questo spazio di prodotto. Ad esempio, l'integrazione nei sistemi back-end dovrebbe essere teoricamente più difficile con il modello marketplace che con la soluzione Main Street, perché quest'ultima viene installata e personalizzata sul sito dell'acquirente. Ma non c'è motivo per cui un determinato fornitore non possa investire a sufficienza per garantire che il suo modello di marketplace si integri facilmente con i vostri sistemi back-end. In effetti, tutti i principali fornitori di marketplace promettono questa capacità.

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Conclusione

In considerazione dei notevoli risparmi potenziali, l'e-procurement è l'area di applicazione più critica per le organizzazioni nel breve termine. L'utilizzo dell'e-procurement per ordinare prodotti MRO può generare risparmi tra il 5% e il 20%. Lo stesso studio ha rilevato che il costo di elaborazione degli ordini potrebbe ridursi del 70%.

Riteniamo che, a causa dei costi di manutenzione dei cataloghi, le soluzioni di puro buy-side, in cui l'organizzazione di acquisto crea i propri cataloghi, saranno rare nel breve termine, rappresentando non più del 15% del mercato totale degli acquisti e solo pochi punti percentuali degli acquisti MRO. Non avrà senso per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, una volta standardizzato il modulo XML utilizzato per i cataloghi dei fornitori, potrebbe tornare a essere un'opzione valida, forse tra tre o cinque anni. Riteniamo che la maggior parte delle organizzazioni di acquisto si orienterà verso un modello di mercato, almeno nel senso che utilizzerà reti di fornitori centralizzate con cataloghi centralizzati. I fornitori di questi prodotti si stanno concentrando sulla creazione di reti di fornitori e sulla tecnologia per rendere questa opzione interessante. Prevediamo che più della metà degli utenti farà acquisti via Internet, ma che almeno il 30% dei computer sarà dotato di software di acquisto specializzato. I potenziali utenti dovrebbero fare un'attenta analisi delle funzionalità e, in particolare, del grado di integrazione di cui hanno bisogno con i loro sistemi back-end.