Come creare un webinar in 12 tappe

Come si crea un webinar?

In questo articolo vi forniamo dei suggerimenti utili per organizzare un webinar tramite un approccio marketing efficace e coinvolgente.

Scopriamolo in 12 tappe!

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Prima del webinar: definite la strategia in base al target

Un webinar può costituire un’occasione per valorizzare la brand image e, ancora più importante, per trovare nuovi clienti. Per prepararlo al meglio è quindi fondamentale esaminare le preoccupazioni della propria audience.

Step n°1: praticate inbound marketing

L’inbound marketing, in virtù dei suoi risultati, è una tecnica sempre più adottata, per la quale occorre:

• individuare le aspettative del target di mercato,
• fissare obiettivi ben determinati,
• rispettare il percorso di acquisto del cliente.

Il webinar è uno dei format migliori per svolgere content marketing, vale a dire per sviluppare contenuti online volti ad attrarre utenti e rispondere ai loro problemi.

Per determinare l’argomento giusto, capace di attrarre prospect, bisogna cercare di mettersi nei panni dei potenziali clienti all’inizio del loro percorso di acquisto.

Nella tabella sottostante, vi mostriamo i vari step che un potenziale cliente deve compiere prima di procedere con l’acquisto, e le varie risposte che cerca in ogni passaggio:

Come definire l’obiettivo del webinar a seconda del bisogno dei partecipanti:

Step n°2: scegliete un format adatto al pubblico e agli obiettivi

Qual è il giusto format da scegliere per il webinar? Nella tabella che segue vi proponiamo diverse tipologie di webinar a seconda che vi rivolgiate a prospect, clienti, candidati, collaboratori, ecc.

Esempi di webinar in base al pubblico:

Step n°3: curate il contenuto

Per avere successo un webinar va organizzato nei minimi dettagli. È una questione di organizzazione, ma non solo…

Per una presentazione di livello occorre:

• interessare il pubblico con un contenuto centrato sulle sue problematiche e sulle risposte possibili;
• curare la forma e inserire una sola idea per slide, per mantenere elevata l’attenzione dei partecipanti;
• utilizzare il giusto tono a seconda del contesto;
• scegliere un buon titolo.

💡Un buon titolo dev’essere immediato, accattivante e deve evocare un beneficio concreto:

• Esempio di titolo da evitare: Le soluzioni per le relazioni cliente.
• Esempio di titolo di qualità: 8 criteri chiave per scegliere il giusto CRM.

Nel primo caso, la formulazione è troppo generale e non precisa abbastanza l’argomento del webinar. Nel secondo caso, invece, si capisce che il webinar è rivolto a persone in cerca di un CRM. Inoltre, il titolo accattivante lascia intuire che nell’incontro vengono offerte risposte concrete per aiutare i prospect a prendere una decisione consapevole.

Step n°4: testate la presentazione

È importante provare e riprovare la presentazione per gestire in maniera ottimale tutti gli elementi chiave:

• conoscere l’argomento alla perfezione,
• prepararsi alle domande più insidiose,
• verificare tempo e ritmo di presentazione,
• gestire bene il cambio slide,
• gestire lo stress,
• sorridere, utilizzare un tono di voce caldo,
• gestire silenzi e tempi morti,
• suscitare curiosità,
• conoscere bene la piattaforma webinar.

Padroneggiare la presentazione è fondamentale per essere a proprio agio durante il webinar e risultare convincenti.

Step n°5: promuovete il webinar

L’obiettivo è attrarre il maggior numero di partecipanti interessati all’argomento oggetto di discussione.

Per questo, è importante determinare un giorno e un orario adeguati per il target individuato.

Ecco qualche suggerimento per promuovere i webinar:

• annunciare l’evento con un mese di anticipo,
• condividere a più riprese la data su social network come LinkedIn, Twitter e Facebook,
• inviare l’invito via email ai prospect potenzialmente interessati,
• creare una landing page per iscriversi,
• raccogliere i dati dei contatti iscritti,
• annunciare la data dell’evento nella propria newsletter,
• chiedere a siti terzi di promuovere il webinar,
• integrare un sistema di marketing automation per inviare email promemoria.

Durante il webinar: impressionate il pubblico

Diversi dettagli permettono di arricchire e migliorare un webinar. Siete pronti a lasciare un segno indelebile nel pubblico che vi segue?

Step n°6: utilizzate gli strumenti giusti

È fondamentale prestare attenzione ai seguenti aspetti tecnici:

• utilizzare materiale professionale (videocamera, microfono) per un’elevata qualità audio e video,
• verificare la corretta uscita del suono,
• disporre di un’ottima connessione internet,
• scegliere una piattaforma webinar professionale.

Siete indecisi se affidarvi ad un software per creare webinar gratuito o propendere per una soluzione professionale?

LiveWebinar è una soluzione cloud per la videoconferenza. Completo e affidabile, offre una vasta gamma di funzionalità utili:

• creazione di stanze separate rispetto al meeting principale (Breakout Room),
• lavagne interattive per illustrare i concetti in modo intuitivo (whiteboard),
• possibilità di trasmissione live sulle principali piattaforme social, ecc.

Gotomeeting è progettato specificatamente per le aziende. Qualche caratteristica interessante:

• possibilità di condivisione dello schermo,
• controllo da remoto,
• sicurezza crittografata, ecc.

Zoom, infine, è una tra le piattaforme di videocomunicazione più utilizzate al mondo. Tra le funzionalità degne di nota:

• comando vocale integrato per avviare una riunione programmata,
• ottimizzazione della qualità video in funzione della connessione internet,
• possibilità di alzare la mano virtualmente per chiedere la parola, ecc.

Step n°7: proponete un’esperienza

Sorprendete il pubblico coinvolgendolo in un’esperienza fuori dal comune! La diretta facilita l’interazione con esso e permette di mantenere alta l’attenzione.

Ecco qualche possibile idea:

• consentite ai partecipanti di formulare domande via chat,
• proponete un sondaggio in diretta,
• lasciate la possibilità di intervenire oralmente tramite un’alzata di mano virtuale,
• prevedete almeno 10 minuti finali per una sessione di Q&A.

Step n°8: monitorate il comportamento dei partecipanti

È molto importante lasciare spazio a opinioni e commenti da parte dei partecipanti.

Cercate di identificare i prospect più interessanti, per contattarli successivamente.. Per questo, bisogna osservare il loro comportamento prima e durante il webinar.

Per svolgere questo compito, potete farvi aiutare da uno strumento di rilevazione del comportamento del pubblico.

Step n°9: integrate una call to action

Nella slide finale di presentazione, oltre ai ringraziamenti, ricordatevi di inserire una call to action (CTA) per invitare gli utenti a contattarvi via web, mail o per telefono.

Dopo il webinar: rimanete in contatto con i partecipanti

Step n°10: valutate la qualità del vostro webinar

Per valutare il livello del webinar, così come l’interesse manifestato dai partecipanti, diverse azioni sono possibili.

Azioni per determinare il grado di soddisfazione:

• contate il numero di persone che abbandonano il seminario online nei primi 10 minuti. È bene che questo tasso sia inferiore al 15%, altrimenti, chiedetevi cosa può essere fatto diversamente;
• contate il numero di interazioni realizzate. Se queste sono poche, significa che i sondaggi e le domande effettuate possono essere migliorate.

Azioni per identificare i potenziali lead:

• valutate i dati dei contatti delle persone iscritte (nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, mestiere, società, settore, dimensione dell’azienda);
• identificate da quali canali arrivano i prospect di maggior interesse grazie al tracking degli URL (emailing, social network, blog, ecc.);
• misurate il comportamento degli utenti in base alla CTA. Se ad esempio un partecipante vuole essere richiamato, significa che si trova probabilmente in uno step più avanzato rispetto a un partecipante che ha solamente scaricato un contenuto dal sito.

Azioni per misurare il tasso d’iscrizioni al webinar:

• il tracking sugli URL vi permette di vedere il numero di persone che aprono la landing page e quelle che portano effettivamente a termine l’iscrizione. È possibile calcolare il tasso di registrazione rispetto al numero di visite totali e calcolare anche il tasso di registrazione per canale di comunicazione (social media, newsletter, ecc.).

Azioni per misurare il tasso di partecipazione reale:

• La partecipazione reale di un iscritto non è affatto scontata! Confrontate quindi il numero dei partecipanti rispetto agli iscritti per valutare se avete scelto una data e un’ora adeguata.

💡 Ricordatevi di inviare una email ai partecipanti per invitarli a guardare il replay!

Step n°11: pubblicate il replay online

I partecipanti al webinar, e coloro che non sono riusciti ad essere presenti, sono molto interessati al replay.

La sua pubblicazione online, ad esempio sul vostro canale Youtube, vi permette di:

• fidelizzare i partecipanti,
• riprendere contatto con gli iscritti che non hanno partecipato,
• raggiungere un’audience maggiore,
• individuare nuovi prospect.

Step n°12: inviate una email per prolungare l’esperienza

L’email serve, innanzitutto, per ringraziarli dell’interesse e del tempo accordato. In secondo luogo, deve permettere di fidelizzare il pubblico e iniziare la fase di vendita.

💡 Per risultati migliori, pensate a segmentare i contatti per personalizzare le email!

L’email di ringraziamento deve invogliare i contatti a rimanere aggiornati sulle vostre iniziative e a parlare di voi nel loro entourage

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Il webinar, uno strumento potente

Quale che sia il vostro obiettivo, il webinar rappresenta uno strumento estremamente interessante.

Dopo aver letto questo articolo, dovreste avere le idee più chiare circa il processo di organizzazione di un webinar.

Qual è la vostra opinione sui 12 step proposti in questo articolo? Pensate si tratti di una guida utile? Fateci sapere la vostra opinione commentando qui sotto!