Seminario aziendale: definizione, ruolo e 8 passi chiave per organizzarlo con successo

Per organizzare un seminario aziendale non basta trovare un'attività di teambuilding o una serata di incentivazione già collaudata. Per essere significativo, il seminario deve rispondere a obiettivi specifici e rivolgersi ai dipendenti interessati.

Iniziamo a definire cos'è un seminario aziendale e quale ruolo può svolgere. In seguito, potrete determinare gli obiettivi e scegliere le attività. Inoltre, vi forniremo alcuni strumenti utili per organizzare facilmente il vostro seminario.

Volete organizzare il vostro evento in modo da comprendere la posta in gioco? Appena in tempo, vi illustreremo tutte le fasi principali:

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Seminario: definizione

Un seminario è uno strumento di gestione con le seguenti caratteristiche:

• si tratta di organizzare un evento e di riunire i dipendenti dell'azienda al di fuori dei locali in cui lavorano abitualmente;
• la durata può variare da un seminario di due giorni a una settimana o più, o a un solo giorno, a seconda degli obiettivi fissati dalla direzione;
• gli obiettivi di un seminario variano: in genere, lo scopo è quello di incoraggiare la comunicazione tra i dipendenti per migliorare la coesione e lo spirito di squadra;
• la natura di un seminario è generalmente costituita da un'attività ludica per avvicinare i dipendenti e può essere arricchita da sessioni di lavoro;
• Un seminario può anche includere un viaggio in una destinazione in Francia o all'estero.

Organizzare un seminario aziendale in 8 passi chiave

Come si organizza un seminario? Seguite le fasi qui descritte per organizzare un seminario aziendale di successo:

Fase 1: Definire gli obiettivi del seminario

Un seminario aziendale può assumere diverse funzioni a seconda degli obiettivi e delle esigenze dell'organizzazione. La tabella seguente elenca le diverse possibilità. È possibile mescolare i diversi tipi di seminario per organizzare, ad esempio, un seminario che combini sessioni di lavoro con attività di rilassamento o di aggregazione di gruppo.

Fase 2: Scegliere le attività appropriate

In base ai vostri obiettivi e al pubblico target, dovete trovare un tema per il vostro seminario. Potete anche renderlo un evento che lasci un'impressione positiva.

• Attività di incentivazione: premiano il vostro team per gli sforzi fatti e gli obiettivi raggiunti. La motivazione è la ricompensa, una ricompensa che può assumere diverse forme.

• Attività di team building: sviluppano la coesione tra i dipendenti. La motivazione è la promessa di divertimento e svago.

• Seminari in luoghi o ambienti insoliti: l'ambientazione può cambiare lo scenario e rompere il ghiaccio.
• Serate aziendali: ideali per fare un grande annuncio, seguito da uno spettacolo originale, intrattenimento e balli.
• Attività sportive originali: calcio con le bolle, accrobranche, rafting, salto con il paracadute, ecc.

• Attività culturali: corsi di improvvisazione, corsi d'arte (introduzione alla pittura, alla scultura), ecc.
• Attività all'aperto: siti pittoreschi o storici, proiezioni di suoni e luci nelle cave o sui monumenti, cacce al tesoro, gare di orientamento, ecc.
• Attività culinarie: degustazione di vini al castello, corsi di cucina esotica, laboratori di cocktail, ecc.
• Giochi di ruolo: murder party, escape game, speakeasy, paintball, lasergame e realtà virtuale, ecc.

Fase 3: stabilire un budget

Tutto ha un costo: dovete definire il budget necessario per realizzare il vostro seminario. Potete mettere in competizione fornitori come catering, hotel, tour operator, animatori, locali, spettacoli, ecc. per valutare il rapporto qualità-prezzo dei servizi offerti.

C'è una cosa che dovete tenere a mente: gli occhi dei vostri dipendenti devono brillare. Raramente le bollicine sono a basso costo...

Chiedete ai vostri contatti professionali cosa ricordano dei seminari a cui hanno partecipato.

Fase 4: trovare la sede ideale

La sede deve essere abbastanza attraente da motivare i vostri dipendenti: deve motivarli a partecipare, tanto quanto le attività proposte.

Può trattarsi di una destinazione insolita, di un paesaggio paradisiaco, di un'isola per una caccia al tesoro... o semplicemente di una sala conferenze, se l'obiettivo è quello di lavorare con studio godendo di un ristorante di alto livello.

La sede deve essere in grado di offrire una capacità sufficiente per il numero di dipendenti invitati. Anche la vicinanza a ristoranti, servizi ed escursioni gratuite contribuirà al successo del seminario, ad esempio se dura una settimana.

Fase 5: Gestire gli orari del personale e gli inviti

Prevedete le assenze dei vostri dipendenti invitati al seminario: devono pianificare la loro assenza dal posto di lavoro e organizzare il loro tempo in base ai progetti in corso, e informare i vostri clienti.

Da parte vostra, dovete comunicare :

• inviti e promemoria
• le tabelle di marcia,
• il programma dettagliato del seminario, con date, luoghi e attività,
• informazioni pratiche.

Fase 6: gestione della logistica

A volte dovete affrontare circostanze impreviste che sfuggono al vostro controllo: un problema con una sala, un aereo in ritardo, un membro dello staff malato, un relatore che si ritira, ecc.

Qualunque cosa accada, mantenete la calma e l'obiettivo del seminario: nulla deve rovinare questo momento, che deve essere indimenticabile.

Assicuratevi di avere un piano di riserva in caso di necessità, e anche qualche attività divertente facile da organizzare e da gestire da soli. Fate appello alla buona volontà del vostro personale interno!

Se il seminario prevede l'assistenza tecnica da parte di fornitori di servizi, rivedete i loro obblighi e non esitate a inviare loro un'e-mail di promemoria: il loro ruolo è anche quello di rassicurarvi sul fatto che si stanno occupando di tutto da parte loro.

Fase 7: Approfittatene

Mettetevi a vostro agio ed entrate in modalità relax. Spegnete gli smartphone, disconnettetevi!

Carpe diem! Pensate al momento e godetevi insieme questa esperienza unica e rara.

Stabilite nuovi contatti, chiacchierate con i colleghi, godetevi le conversazioni informali davanti a un drink o a un'attività.

E assicuratevi che tutto sia in ordine per la prossima attività.

E non dimenticate di includere qualche sorpresa, come un ospite a sorpresa, un regalo inaspettato o altri piccoli accorgimenti che renderanno il vostro seminario aziendale un'esperienza indimenticabile.

Fase 8: valutare i benefici a lungo termine

È il momento di fare il punto della situazione. Confrontate gli obiettivi iniziali, rivedete le attività svolte durante il seminario e i loro effetti a lungo termine.

Valutare i miglioramenti:

• Il team è più coeso di prima?
• I nuovi assunti si sono ambientati più rapidamente?
• Qual è stato il momento più importante del seminario?
• Cosa è piaciuto davvero alle persone?
• Cosa non ha funzionato? Perché o perché no?
• Perché no?

Per aiutarvi a raccogliere le impressioni, è fondamentale fare un sondaggio tra i dipendenti invitati al vostro seminario: create un sondaggio anonimo, con una casella per le idee e campi liberi per migliorare la formula.

Strumenti per facilitare l'organizzazione del seminario aziendale

Sebbene l'impostazione sia molto importante, esistono diversi strumenti software che possono aiutarvi a risparmiare tempo nell'organizzazione dei vostri seminari. Vi invitiamo a scoprire i loro vantaggi.

Prezevent

Prezevent, ad esempio, è una soluzione completa per aiutarvi a organizzare tutti i vostri eventi aziendali.

I suoi vantaggi :

• Moduli di registrazione personalizzabili da inviare agli ospiti,
• badge personalizzati per i partecipanti,
• scansione di un codice QR sull'invito per facilitare l'ingresso e l'uscita,
• notifiche via SMS,
• ospitare un live tweet partecipativo, ecc.

Billetweb

Billetweb è un'efficace soluzione di biglietteria online per l'organizzazione e la gestione di eventi a pagamento o gratuiti, come conferenze, attività sportive o spettacoli.

I suoi vantaggi :

• Gestione delle iscrizioni fino a 100.000 partecipanti,
• gestione di tariffe, date e moduli diversi,
• configurazione di un piano di posti a sedere,
• modifica dei codici promozionali,
• CRM integrato per la gestione dei contatti, ecc.

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Un seminario aziendale senza stress

Le idee per portare voi e tutto il vostro team in giro per la città non mancano di certo! Quale tipo di evento preferite?

• Un'affascinante visita culturale all'estero?
• Un'escursione o un raduno sportivo?
• Giornate di studio intervallate da riunioni?
• Una gita all'aria aperta?

Qualunque siano i vostri desideri e il vostro budget, pensate a dotarvi di uno strumento che vi farà risparmiare tempo e tranquillità: organizzare un seminario è spesso sinonimo di stress! Uno strumento vi toglierà molte preoccupazioni...

Qual è stata la vostra migliore esperienza di seminario?

Condividete i vostri pensieri nella sezione commenti!