10 passi per un evento aziendale memorabile

Come potete organizzare un evento pubblico o privato per conto della vostra azienda?

Utilizzando le migliori pratiche.

Esiste una moltitudine di eventi professionali (fiere, congressi, open day, seminari, team building, serate aziendali, conferenze, sessioni di formazione, cocktail party, ecc.), ma è possibile identificare le diverse fasi della loro creazione.

Rispettare queste fasi vi permetterà di avere una visione chiara dell'organizzazione del vostro evento aziendale e di stare tranquilli. Come ogni buon organizzatore sa, un evento mal organizzato può diventare un percorso pieno di insidie.

Per aiutarvi a evitare certe insidie, date un 'occhiata alla nostra lista di controllo delle buone pratiche nell' organizzazione di eventi!

Vedere tutti i software Project management

Fase 1: stabilire gli obiettivi e il formato dell'evento

Domande da porsi

La prima domanda che dovreste porvi quando organizzate un evento aziendale è: perché lo state facendo?

• Per far conoscere il vostro marchio?
• Condividere la vostra esperienza con i vostri colleghi?
• Comunicare il lancio di un prodotto?
• Convincere potenziali investitori?
• Per migliorare il vostro employer brand e il tasso di fidelizzazione dei talenti?

La definizione degli obiettivi determina in larga misura il formato dell'evento e la strategia complessiva da adottare. Una conferenza è una buona occasione per parlare con i professionisti del vostro settore, mentre il contatto con i vostri clienti si stabilisce meglio durante una serata di gala o di festa.

Eventi online

Sempre più eventi vengono organizzati online. E per una buona ragione: questa opzione offre una serie di vantaggi:

• le riunioni possono essere organizzate anche in caso di impossibilità a riunirsi, come ad esempio durante il confino di Covid-19,
• riduzione dei costi organizzativi
• aumentare la visibilità dell' evento, ecc.

Inoltre, la proliferazione degli eventi online è stata resa possibile dallo sviluppo di una serie di strumenti dedicati, volti a creare le stesse condizioni di un evento dal vivo. Questi strumenti includono :

• Hivebrite 👉 questa piattaforma di gestione della comunità offre funzionalità per semplificare l'organizzazione di eventi (biglietteria online, calendario, ecc.), ma anche per organizzare e gestire l' evento online. Grazie alla videoconferenza e all'accesso diretto tramite la pagina dell'evento, potrete rimanere sempre in contatto con la vostra comunità.
• idloom.events 👉Questa soluzione di gestione degli eventiè estremamente facile da usare, dalla creazione del sito web alla registrazione dei partecipanti. Approfittate di un' interfaccia moderna e intuitiva e di funzionalità innovative per creare, gestire e condurre i vostri eventi online, ibridi o faccia a faccia.
• Sofa collaboration 👉 Questo software di collaborazione consente di virtualizzare le riunioni ricreando lo spazio dell'evento online, nonché le possibilità di interazione tra i partecipanti. Infine, Sofa collaboration offre una serie di strumenti per la gestione degli eventi (lavagna, gestione dei documenti, ecc.).

Fase 2: Identificare il pubblico

Chi è il vostro pubblico?

Definire il pubblico di riferimento è molto importante quando si organizza un evento. Se il vostro evento è rivolto principalmente a un pubblico BtoB, sarà diverso da uno rivolto a un pubblico BtoC. Comprendere il pubblico di riferimento è essenziale per raggiungere i propri obiettivi.

È fondamentale rispondere alle seguenti domande:

• Chi è il pubblico di riferimento che meglio corrisponde ai vostri obiettivi? È importante rimanere realistici e assicurarsi che il vostro evento si rivolga al pubblico che volete raggiungere.
• Che cosa porterà il vostro evento al pubblico? È necessario identificare i vantaggi concreti che incoraggeranno i partecipanti a partecipare e a prendere parte all'evento.
• Quante persone potete o volete invitare? Il numero di partecipanti dipenderà dal vostro budget e dalle vostre capacità logistiche. È importante valutare le dimensioni dell'evento alla luce di questi vincoli.
• Quale pubblico sarebbe disposto a pagare per un evento che non è gratuito, se è quello che state progettando? Se il vostro evento richiede una partecipazione a pagamento, è fondamentale capire quale parte del vostro pubblico target sarebbe disposta a pagare per partecipare al vostro evento.

Definendo chiaramente il vostro pubblico di riferimento, potrete adattare la natura del vostro evento, scegliere gli argomenti e i relatori giusti e creare un'esperienza rilevante per il vostro pubblico.

Gli eventi BtoB richiedono un approccio specifico. Possono assumere forme diverse (conferenze, fiere, webinar, workshop, ecc.). Per adattare il vostro evento in modo efficace e ottimale, vi consigliamo vivamente di dotarvi di un software specifico per la gestione degli eventi BtoB.

Eventdrive, ad esempio, è un software di riferimento per l'organizzazione di eventi BtoB.Si tratta di una piattaforma innovativa e all-in-one, 100% Made in France, appositamente dedicata alla gestione professionale degli eventi, che vi offre gli strumenti necessari per creare, promuovere e gestire efficacemente il vostro evento . Certificata RGPD, la soluzione consente di gestire l 'intero ciclo di vita dell'evento grazie alle sue funzionalità avanzate: Gestione degli inviti, delle iscrizioni e dei partecipanti, creazione di siti web e applicazioni mobili dedicate al vostro evento, trasmissione in diretta o asincrona, analisi dettagliate post-evento e molto altro ancora!

Fase 3: Calcolare il budget

Avete identificato l'obiettivo e il pubblico target del vostro evento aziendale? La definizione del budget diventa la cosa più importante... e forse la più difficile se non avete esperienza o se non avete il supporto di un' agenzia di eventi.

E a ragione, le voci di spesa da considerare sono molte:

• affitto della sede
• hostess e padroni di casa
• catering, se avete in programma un pasto,
• attrezzatura audio
• arredamento
• assicurazione, ecc.

Sta a voi quantificare ciò che potete mettere in tavola ponendovi le domande giuste:

• Avete un budget illimitato o fisso?
• Quali sono le possibilità di finanziamento esterno (sovvenzioni, sponsor, ecc.)?
• Qual è il costo medio delle varie voci di spesa?
• Avete intenzione di far pagare l'accesso al vostro evento o di renderlo gratuito?
• Volete chiudere in pareggio o ottenere un profitto?
• Il vostro budget è fisso o può cambiare?

Tenete un documento aggiornato, ad esempio un foglio Excel, in cui registrare i costi stimati, le entrate, le uscite, ecc.

💡 Vi consigliamo di mettere da parte un margine, essenziale per le spese impreviste. Tradizionalmente, quando si organizza un evento, si tiene conto del 15% del budget complessivo. Meglio prevenire che curare!

Fase 4: scegliere la data giusta

È un peccato dedicare tante energie alla preparazione di un evento professionale... per poi scoprire il grande giorno che i visitatori sono pochi a causa della mancanza di una data adatta.

Prestate quindi particolare attenzione alla scelta della data giusta.

☑️ Evitate certi periodi dell'anno, come le vacanze scolastiche, i giorni festivi, i lunedì, i periodi identificati come intensi dal vostro settore di attività, ecc.

☑️ Tenete d'occhio il calendario degli eventi dei vostri concorrenti per evitare di programmare il vostro evento nello stesso periodo del loro.

☑️ Se state organizzando un evento al di fuori dell'orario di lavoro, ad esempio la sera, assicuratevi che sia amichevole. Chi vuole concentrarsi durante una sessione di brainstorming dopo una giornata di lavoro?

☑️ Tenete conto dei diversi vincoli delle persone coinvolte nell'evento, siano essi i fornitori o i team che intendete mobilitare.

☑️ Scegliete una data che non sia né troppo vicina (per dare il tempo a relatori e ospiti di organizzarsi) né troppo lontana (per evitare dimenticanze e quindi no-show).

Infine, pensate alla durata dell'evento. Tutto dipende da ciò che avete da dire. Se gli argomenti da trattare sono molti, non esitate a pianificare l'evento su più giorni, in modo che i relatori possano presentare e discutere in buone condizioni.

Fase 5: scegliere la sede

La sede gioca un ruolo fondamentale per il successo del vostro evento. Ecco perché è particolarmente importante prenotare la sede.

Tipo di sede

Sala ricevimenti, centro espositivo, municipio... Scegliete una sede adatta al numero di persone previste, soprattutto in termini di dimensioni.

A seconda del tipo di evento che state organizzando, entrano in gioco anche le varie strutture e i servizi disponibili nelle sale: avete bisogno di un podio per tenere le conferenze? Una cucina per servire il cibo ai vostri ospiti? Un'area per il rinfresco? Un parcheggio?

Posizione della sede

Deve essere facile da raggiungere. Non c'è niente di meglio che collocare il vostro evento lontano da qualsiasi infrastruttura di trasporto per infastidire o scoraggiare i vostri visitatori. Startup come Kactus, Bird Office e Snapevent vi aiutano a essere efficienti nella ricerca di una sede.

Vi consigliamo di visitare la sede prima del grande giorno, per evitare spiacevoli sorprese e per avere un'idea più precisa di ciò che la sede ha da offrire.

Fase 6: redigere il piano di fondo

A questo punto è bene iniziare a stilare un piano di retroprogettazione, cioè un calendario basato su una scadenza. In questo caso, si tratta della data dell'evento.

Utilizzate questo documento per pianificare e monitorare l'avanzamento di tutte le fasi che precedono il grande giorno e per anticipare eventuali ritardi.

Esempio di retroprogettazione per un evento:

© Mayboutik

💡 Se un foglio Excel, come nell'esempio precedente, può essere adatto per pianificare le varie operazioni da svolgere in vista di un evento, uno strumento di gestione dei progetti apporta ulteriori vantaggi: gestione delle risorse, vincoli di scadenza, interdipendenze tra i diversi compiti, budget, ecc. Inoltre, questo tipo di software, disponibile per tutti in modalità SaaS, facilita il lavoro collaborativo e il coordinamento.

Fase 7: Creare i team e selezionare i fornitori di servizi

Chiamate i rinforzi dall'interno dell'azienda...

A seconda della portata dell'evento professionale che state pianificando, potreste dover ricorrere a rinforzi interni all'azienda.

Per questo motivo vi suggeriamo di formare una squadra in cui ognuno sappia esattamente qual è il suo ruolo e le scadenze delle sue missioni.

Utilizzate la vostra retroprogettazione o il vostro software di gestione dei progetti per organizzare la logistica e avere visibilità su tutte le risorse necessarie per sviluppare il vostro progetto!

... e all'esterno

Volontari, animatori, ristoratori, padroni di casa e hostess... a seconda della natura del vostro evento, dovrete ricorrere a fornitori di servizi esterni.

Definite tutti i requisiti in anticipo, con l'aiuto del vostro team. Potete anche redigere un capitolato d'oneri.

Poi, una volta determinate le vostre esigenze, procedete con il processo di selezione. Ci sono una serie di qualità che dovreste ricercare:

• 100% di conformità alle specifiche;
• essere reattivi. Se i vostri interlocutori non sono reattivi quando li contattate, questo non è di buon auspicio per i momenti più intensi che verranno;
• essere adattabili, perché l'industria degli eventi è nota per i suoi numerosi imprevisti;
• offrire il prezzo migliore. Per questo motivo è necessario arrivare in anticipo per ottenere il maggior numero possibile di preventivi e confrontarli.

💡 Esistono piattaforme che facilitano la ricerca di fornitori di servizi, come EventAdvisor o Commeti.

Per il reclutamento dei volontari si può ricorrere anche a strumenti dedicati. Un esempio è Recrewteer, una soluzione progettata per gestire i volontari in modo efficiente: creazione di post, reclutamento, comunicazione, coordinamento durante l'evento, gestione di pasti e alloggio... tutti i processi sono semplificati e automatizzati. Inoltre, potete utilizzare il software white-label per personalizzare ulteriormente il vostro evento.

Fase 8: Comunicare l'evento

Per attirare le persone al vostro evento, pianificate una strategia di comunicazione ben oliata.

Anche in questo caso, tutto dipende dal budget e dal pubblico di riferimento. Tuttavia, ci sono diversi mezzi di comunicazione da prendere in considerazione.

☑️ il vostro sito web: trasmette facilmente tutte le informazioni sul vostro evento e beneficia di un'elevata visibilità, in particolare grazie ai riferimenti naturali.

☑️ e-mail: è il canale adatto per inviare gli inviti al segmento del vostro database selezionato in precedenza.

☑️ i vostri social network: sono un modo semplice per comunicare con il vostro pubblico, ma possono anche essere utilizzati per diffondere informazioni a persone con interessi legati al vostro evento, tramite pubblicità a pagamento. Non è necessario un budget enorme: poche decine di euro possono essere sufficienti per raggiungere diverse migliaia di utenti di Internet. Sta a voi scegliere la rete in base al vostro posizionamento e al vostro pubblico di riferimento: Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, ecc.

☑️ Altre reti, come meetup.com, riuniscono i membri intorno a temi specifici, spesso professionali. Qualsiasi modo per aumentare il profilo di ciò che state facendo.

☑️ la stampa e le pubbliche relazioni: dovrete quindi scrivere un comunicato stampa contenente tutte le informazioni essenziali.

Alcuni pacchetti software per eventi possono aiutarvi a diffondere la notizia. È il caso, ad esempio, di AgoraEvent. Tra le altre cose, questa soluzione si occupa di creare una pagina web responsive per il vostro evento, che può essere personalizzata in base alla vostra immagine. AgoraEvent si occupa poi del follow-up dei partecipanti, dalla registrazione all'invio di e-mail, passando per la gestione degli accompagnatori.

Fase 9: Informare i team

Prima del grande giorno, prendetevi il tempo necessario per informare tutti i vostri team e i fornitori di servizi. Tutti devono sapere esattamente qual è il loro ruolo.

Prevedete anche di istituire un sistema di comunicazione in modo che tutti possano parlare facilmente tra loro durante l'evento. Ad esempio, è possibile utilizzare

• walkie-talkie, molto pratici in caso di eventi imprevisti,
• la messaggistica collaborativa disponibile su un'applicazione mobile, come Slack.

Fase 10: Accogliere gli ospiti e organizzare l'evento

Accogliete i vostri ospiti in modo adeguato

Il vostro evento deve lasciare una buona impressione ai visitatori... fin dall'inizio! Sembrare disorganizzati e incompetenti è fuori discussione.

Controllare l'elenco degli invitati su carta richiede molto tempo e si rischia di allungare la fila all'ingresso della sede. Ecco perché l'uso di un software per eventi può farvi risparmiare tempo prezioso. Con Prezevent potete creare, personalizzare e inviare facilmente i badge di accesso ai vostri ospiti. Inoltre, l'interfaccia intuitiva dell'applicazione semplifica il check-in: un visitatore si presenta? Basta scansionare il badge o inserire il nome e il gioco è fatto.

Animare l'evento

Programmate un po' di intrattenimento per rendere il vostro evento attraente e interattivo.

Ecco alcune idee

• giochi (quiz, estrazioni a premi, ecc.) per dare ai visitatori la possibilità di vincere dei premi. Ad esempio, in occasione di una fiera per la creazione di un'impresa, perché non offrire una sessione di coaching con uno dei professionisti presenti?
• sondaggi per dare al pubblico la possibilità di dire la sua, ma anche per raccogliere feedback sul vostro evento. Quale workshop avete preferito? Quale relatore vi ha convinto?
• stand fotografici o video da trasmettere in diretta o in seguito sui vostri vari media.

Viviamo nell'era del web e dei social network. È quindi necessario assicurarsi di essere presenti anche durante l'evento. I visitatori e coloro che non possono partecipare si aspettano interattività e informazioni. Cosa c'è di meglio di un Tweetwall (muro di tweet) che mostra i messaggi postati in diretta sulla rete su un televisore o uno schermo gigante? Comunicando sull'hashtag dell'evento e trasmettendolo, ne incoraggiate l'uso... e quindi la viralità!

Organizzazione di un evento aziendale: 8 consigli generali

Ora avete le chiavi per organizzare eventi aziendali memorabili.

Prima di iniziare, ecco alcuni consigli generali:

☑️ Tenete sempre presente il vostro obiettivo e le aspettative del vostro pubblico di riferimento, come un filo conduttore, durante tutta l'organizzazione del vostro evento aziendale.

☑️ Fate tutto il possibile per suscitare l' interesse e l' impegno dei vostri ospiti. La sostanza (ad esempio, selezionando con cura i relatori) deve avere la precedenza sulla forma.

☑️ Anticipate e organizzatevi con largo anticipo per non essere sopraffatti.

☑️ Rispettate il più possibile il budget e le scadenze.

☑️ Pensate alle soluzioni tecnologiche e software sviluppate per supportarvi nell'organizzazione del vostro evento e renderlo indimenticabile.

☑️ Non esitate mai a chiedere aiuto ai vostri team e a chiedere il supporto di fornitori di servizi esterni.

☑️ Assicuratevi di dare un'immagine positiva e professionale al vostro pubblico per tutta la durata dell'evento, dall'invio degli inviti fino al debriefing e all'intrattenimento.

☑️ Siate originali e creativi.

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Dopo l'evento: non riposare sugli allori

L'evento è finito, è andato bene... ma il vostro lavoro non si ferma qui.

Prima di tutto, dovete continuare a comunicare sull'evento, anche dopo. Mantenete la vostra presenza sui social network, condividendo video e foto (chiedete alle persone di identificarsi se si riconoscono), ringraziando i partecipanti e i relatori per aver partecipato. E, naturalmente, non dimenticate di rispondere ai commenti.

Fate anche un bilancio del vostro evento. Ad esempio, inviate un questionario ai vostri ospiti. Oppure utilizzate i rapporti e le statistiche post-evento generati dai vostri strumenti di lavoro.

Questo lavoro è importante, perché è l'unico modo per identificare le aree di miglioramento, in modo da preparare ancora meglio il vostro prossimo evento.