La guida definitiva per sviluppare una politica di viaggio efficace senza turbolenze

Sinonimo di opportunità di lavoro, i viaggi di lavoro sono un'occasione per i dipendenti di combinare affari e piacere. Ma questa bella esperienza può rapidamente trasformarsi in un disastro, sia per il dipendente che per l'azienda, se gli eventi non vanno secondo i piani. I primi possono essere costretti a sopportare condizioni di vita inadeguate e, nel peggiore dei casi, a vedere compromessa la propria sicurezza, mentre i secondi possono dover sopportare un'esplosione dei costi operativi.

Il modo migliore per regolare tutto questo? Elaborare e attuare una politica di viaggio che imponga un quadro chiaro all'interno del quale tutti vincano.

Questo documento deve incorporare una serie di elementi e dovete essere a conoscenza di una serie di best practice se volete assicurarvi che le vostre nuove linee guida siano comprese e pienamente adottate.

È qui che il nostro articolo è utile, così come il nostro modello di travel policy in PDF qui sotto.

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Che cos'è una travel policy?

Generalmente messa in atto dal travel manager, o dalla direzione e dalle risorse umane nelle organizzazioni più piccole, la travel policy definisce le regole e i processi messi in atto per disciplinare i viaggi di lavoro dei dipendenti.

Definisce vari aspetti:

• modalità di trasporto autorizzate ;
• la scelta dell'alloggio (tipi e categorie);
• il processo di prenotazione e approvazione;
• i massimali di budget per tipo di spesa
• le condizioni per il rimborso delle spese;
• le norme di sicurezza per i viaggi;
• l'uso degli strumenti di prenotazione;
• il comportamento che ci si aspetta dai viaggiatori.

💡 La travel policy consente inoltre di stipulare contratti quadro negoziati, al fine di ottenere le migliori condizioni e sconti da fornitori di servizi quali hotel o compagnie aeree. Questo tipo di accordo aiuta a ottimizzare i costi e a standardizzare le prenotazioni.

Perché è importante definire una travel policy aziendale?

L'obiettivo principale di una travel policy? Stabilire regole chiare per tutti gli aspetti del viaggio, dalla prenotazione dei mezzi di trasporto alla scelta dell'alloggio, fino alla gestione dei costi associati. In questo modo, tutti hanno lo stesso livello di informazione, sanno quale procedura adottare e possono vivere un 'esperienza il più possibile fluida. Il risultato: molto meno tempo dedicato all'organizzazione, sia per i travel manager che per i dipendenti. ✅

Naturalmente, entra in gioco anche l' aspetto del bilancio. Con una buona politica di viaggi e spese, è possibile tenere sotto controllo le spese associate. Non solo ridurrete i costi eccessivi, ma saprete anche, più o meno in anticipo, quale sarà il vostro budget annuale per i viaggi d'affari.

Infine, dimostrando trasparenza ed equità attraverso l'imposizione di un quadro comune a tutti, vi adopererete per instaurare buoni rapporti con i dipendenti. In particolare, eviterete conflitti del tipo: "Perché questo o quello ha avuto una sistemazione migliore della mia? ". Inoltre, le polizze di viaggio includono generalmente un'intera sezione dedicata alla sicurezza dei viaggiatori (assicurazione, rimborso delle spese mediche, misure di prevenzione, ecc.)

Cosa contiene la travel policy di un'azienda?

Ogni azienda metterà in atto una propria travel policy, a seconda delle proprie esigenze. Tuttavia, il contenuto rimane più o meno lo stesso da un'organizzazione all'altra.

Ecco gli elementi tradizionali:

Il budget annuale e i limiti di spesa

• trasporti (biglietti aerei, treni, auto a noleggio, ecc.);
• alloggio (alberghi o affitti)
• i pasti, cioè le spese di ristorazione;
• altre spese (spese varie, taxi, parcheggi, ecc.).

💡 Spesso vengono fissati dei limiti di spesa per ogni categoria per evitare eccessi. Questi includono:

• importi massimi per biglietti aerei o alberghi;
• limiti ai pasti giornalieri.

Modalità di trasporto autorizzate (in base a criteri specifici, come la durata e la destinazione del viaggio)

• trasporto pubblico ;
• auto a noleggio, per viaggi brevi o quando il trasporto pubblico non è disponibile;
• aereo, a seconda della distanza e della durata del viaggio (classe economica per viaggi brevi, classe business per viaggi lunghi, ecc;)
• altre opzioni, come car pooling, taxi, VTC, ecc.

Norme su vitto e alloggio

• tipi di alloggio (hotel, appartamenti o altri tipi di alloggio) ;
• massimale per notte per ogni categoria di hotel;
• pasti, con importi massimi, a seconda della destinazione (pasti al ristorante, pasti di lavoro, ecc.).

💡 La politica può anche definire se i pasti devono essere consumati con un cliente o un collega o se sono personali.

Sicurezza dei viaggiatori

• assicurazione di viaggio (quale copertura in caso di infortunio, malattia o annullamento del viaggio) ;
• protocolli di emergenza, ovvero le azioni da intraprendere in caso di circostanze impreviste (scioperi, incidenti, disastri naturali, ecc.);
• sicurezza sanitaria, consigli su vaccinazioni, equipaggiamento protettivo, ecc;
• numeri di emergenza e contatti da avere in caso di necessità.

Procedure di prenotazione e rimborso

• strumenti di prenotazione (piattaforma, agenzia dedicata, ecc.) ;
• procedura di rimborso;
• documenti di supporto (fatture, ricevute, ecc.).

Sostenibilità e responsabilità ecologica

• viaggi eco-responsabili: preferenza per il treno piuttosto che per l'aereo, utilizzo dei mezzi pubblici, ecc;
• selezione di hotel eco-responsabili.

Esempi di casi specifici

Per la vostra polizza viaggi, vi consigliamo di prevedere scenari particolari che non rientrano necessariamente nelle categorie standard.

Ad esempio:

• Cosa fare se un dipendente prolunga il suo soggiorno per motivi personali?
• Cosa fare se un viaggio viene cancellato all'ultimo minuto?
• Quali sono i criteri di scelta di un hotel in base alla posizione?
• Cosa fare se un dipendente vuole soggiornare da un parente in loco?

Come si stabilisce la politica di viaggio?

1 - Definire gli obiettivi della travel policy

Come per ogni progetto, l'elaborazione di una travel policy inizia con la definizione di obiettivi chiari.

Si tratta di ridurre il budget speso per i viaggi di lavoro?

O ridurre il tempo dedicato all'organizzazione dei viaggi? ⏱️

Prendetevi il tempo necessario per identificare chiaramente i vostri obiettivi, in modo da orientare le vostre decisioni. Ad esempio, se la vostra priorità è controllare i costi operativi, vi concentrerete sulla negoziazione di tariffe preferenziali con i fornitori.

2 - Analizzare le esigenze dell'azienda

Allo stesso tempo, è importante comprendere a fondo le reali esigenze della vostra azienda in termini di viaggi d'affari.

Iniziate con l'identificare le destinazioni più frequenti, sia locali che internazionali, e le tipologie di viaggio più comuni (riunioni, seminari, visite aziendali, ecc.).

Valutate anche i costi attuali associati a questi viaggi, esaminando i trasporti, l'alloggio e le spese accessorie.

Questo vi aiuterà a individuare le aree in cui è più probabile risparmiare.

3 - Redigere il budget

Il budget di viaggio è uno degli elementi chiave di qualsiasi politica. È importante redigerlo in modo realistico, in base alle esigenze dell'azienda, ma anche agli obiettivi fissati in precedenza.

Innanzitutto, calcolate quanto potete destinare ogni anno ai viaggi d'affari, tenendo conto di tutte le aree di spesa. Naturalmente, la stima complessiva può essere perfezionata in base al tipo di viaggio, poiché alcuni viaggi richiedono più risorse di altri (viaggi internazionali, conferenze, ecc.).

Il controllo dei costi implica anche la definizione di tetti di spesa per ogni categoria. Ad esempio, qual è il budget massimo per notte per un hotel? Quanto è accettabile per un biglietto aereo?

☝️ Tutti i limiti devono essere fissati tenendo conto degli standard di mercato!

💡 Consiglio: prevedete un margine di sicurezza per gli imprevisti. In questo modo sarete in grado di affrontare aumenti di prezzo o situazioni eccezionali senza troppi danni.

4 - Stabilire cosa deve contenere la polizza di viaggio

Ora è il momento di redigere la polizza di viaggio vera e propria!

Questa si compone di tutti gli elementi elencati nella sezione precedente, senza lasciare spazio a interpretazioni.

Siate il più chiari possibile su ogni aspetto della policy, dalle modalità di trasporto autorizzate alle categorie di alloggio e ai limiti di spesa.

5 - Negoziare con i fornitori di servizi

Una volta stabilite le regole, è il momento di negoziare i contratti quadro con i vari fornitori di servizi, siano essi compagnie aeree, hotel o agenzie di autonoleggio.

Perché farlo? Perché con questi accordi si ottengono tariffe preferenziali (in cambio di volumi garantiti) e altre condizioni vantaggiose per l'azienda.

💡 S uggerimento: privilegiate le aziende che offrono condizioni flessibili per cancellazioni o modifiche dell'ultimo minuto, perché l'imprevisto può sempre accadere!

6 - Diffondere la polizza viaggi

Una volta redatta la travel policy, è il momento di diffonderla e di comunicare le regole che sono state messe in atto.

A tal fine, organizzate sessioni di presentazione, webinar o riunioni informative, a seconda delle dimensioni e delle esigenze della vostra azienda. L'ideale sarebbe optare per un documento online centralizzato che i dipendenti possano consultare in qualsiasi momento.

7 - Aggiornare regolarmente il documento

Una buona travel policy si evolve nel tempo, in base al feedback dei dipendenti e ai cambiamenti del mercato.

L'aggiornamento del documento implica l'analisi di ciò che funziona in precedenza, ma anche l'identificazione di eventuali punti critici. Ad esempio, se i dipendenti non seguono le linee guida stabilite (ad esempio, superando il prezzo dell'alloggio), è necessario capire :

• se ciò è dovuto al fatto che il quadro imposto non è in linea con la realtà delle esigenze e del mercato;
• se si tratta di un "gusto per il lusso".

☝️ Una travel policy dinamica è quella che continua a soddisfare le mutevoli esigenze dell'azienda.

Come si può implementare con successo la politica dei viaggi d'affari? 5 best practice da tenere presenti

1 - Rendere le cose il più chiare e semplici possibile

Spesso la prima trappola in cui cadono i travel manager e gli altri responsabili dei viaggi d'affari è quella di rendere la propria travel policy troppo complessa da capire. 😬

Tuttavia, l'obiettivo è sempre quello di far sì che i dipendenti possano farvi riferimento senza difficoltà. Devono poter cogliere a colpo d'occhio :

• tutte le informazioni relative a vitto, alloggio, viaggi, ecc;
• le procedure per l'approvazione o la richiesta di approvazione in caso di problemi
• come affrontare gli imprevisti, ecc.

Naturalmente, assicuratevi di mantenere sempre una comunicazione ottimale. Se, ad esempio, un dipendente incontra difficoltà su un punto, deve poter contare sulla disponibilità di qualcuno che sollevi il velo. E se necessario, non esitate a organizzare sessioni di formazione (sull'uso delle piattaforme di prenotazione, per esempio).

2 - Personalizzate la vostra politica di viaggio coinvolgendo i vostri dipendenti

Una politica di viaggio efficace è quella che si adatta alla situazione reale della vostra azienda.

E le persone che sono nella posizione migliore per sapere come si svolge un viaggio di lavoro nella vostra azienda sono senza dubbio i dipendenti stessi. Ecco perché è importante coinvolgerli nella stesura dell'EVP, fin dall'inizio del processo, in particolare durante la fase di analisi delle esigenze.

Questo modo di procedere genera un altro vantaggio: coinvolgendo i dipendenti nell'operazione, si facilita la loro adesione al cambiamento, soprattutto se la nuova politica di viaggio sposta di molto le linee (si dimostra che la loro opinione conta!).

💡 Consiglio: non raccogliete il feedback dei dipendenti solo durante la stesura della travel policy. Continuate ad ascoltarli, in modo da migliorare costantemente il documento e le linee guida.

3 - Siate flessibili nella vostra politica

Anche se definisce il quadro di riferimento, una travel policy non deve essere troppo rigida. Ad esempio, potete richiedere ai dipendenti di non superare un certo budget, senza imporre la scelta della struttura (a meno che non ci siano accordi specifici).

Se possibile, dovreste anche concedere ai viaggiatori un certo grado di autonomia. Perché non lasciare che siano loro stessi a prenotare, tramite piattaforme selezionate in anticipo e in base alle vostre condizioni?

Questo tipo di iniziativa non solo migliora l 'esperienza di viaggio, ma vi fa anche risparmiare tempo amministrativo.

4 - Allineare la politica dei viaggi alla CSR

Allineare la politica dei viaggi agli obiettivi della CSR dimostra l'impegno dell'azienda verso pratiche sostenibili e responsabili. Incorporando criteri ambientali nella gestione dei viaggi, riduce l'impronta di carbonio (dando priorità ai viaggi in treno, incoraggiando i viaggiatori a usare i mezzi pubblici, ecc.)

🎯 L'obiettivo, oltre all'emergenza climatica? Promuovere un'immagine positiva dell'azienda, sia internamente con i dipendenti che esternamente con partner e clienti.

5 - Utilizzare gli strumenti giusti

E se il modo più semplice per implementare la travel policy aziendale fosse quello di utilizzare un software dedicato?

Promettono molti vantaggi per le aziende:

• Centralizzazione delle informazioni: tutte le prenotazioni, le spese e le informazioni sono raggruppate in un unico luogo, rendendo più facile l'accesso e la gestione delle attività.
  
  
• Semplificazione del processo di prenotazione: i dipendenti possono prenotare i vari servizi in modo facile e veloce, rispettando la travel policy stabilita.
  
  
• Tracciamento delle spese: il software consente di tracciare le spese in tempo reale e di garantire il rispetto dei massimali predefiniti.
  
  
• Migliorare la conformità: avvisi automatici ricordano le regole della travel policy e segnalano le eccezioni richieste.
  
  
• Negoziazione di tariffe preferenziali: centralizzando le prenotazioni, è possibile negoziare tariffe migliori con i fornitori (hotel, compagnie aeree, ecc.).
  
  
• Miglioramento dell'esperienza di viaggio: i dipendenti beneficiano di un processo di prenotazione ottimizzato, con un facile accesso alle opzioni approvate dall'azienda. In questo modo possono godere di un'esperienza di viaggio molto più agevole!

🛠️ Esempio di software:

Navan è una soluzione per la gestione dei viaggi e delle spese aziendali. Grazie a un ampio inventario, gli utenti hanno accesso a una moltitudine di offerte, disponibili a tariffe negoziate, e beneficiano di vantaggiosi programmi di fidelizzazione. La vostra travel policy può essere integrata direttamente nella soluzione, in modo che i dipendenti possano effettuare le proprie prenotazioni e voi non dobbiate monitorare costantemente i costi. Tutte le informazioni sono centralizzate e accessibili, semplificando la vita dei dipendenti in viaggio. E in caso di problemi o emergenze, possono contare su un' assistenza di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Il vostro modello di polizza viaggi aziendale

Per aiutarvi a redigere il vostro documento, ecco un esempio di travel policy aziendale in formato PDF, che potete scaricare gratuitamente.

Sentitevi liberi di usarlo come ispirazione!

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Cosa devo ricordare della polizza viaggi?

Se la vostra azienda organizza molti viaggi di lavoro, è importante avere una polizza viaggi chiara e completa. Qual è il suo valore aggiunto? Fa risparmiare tempo, assicura il budget e contribuisce al benessere dei dipendenti.

Ma l'efficacia di questa travel policy dipende dalla sua corretta stesura, in linea con gli obiettivi aziendali e la realtà sul campo. È qui che i dipendenti sono la vostra più grande risorsa: condividendo la loro esperienza, vi aiuteranno a definire linee guida davvero pertinenti e attuabili.

Una volta elaborata questa politica, siete incoraggiati a mettere in atto buone prassi affinché possa essere seguita senza difficoltà. In questo caso, la tecnologia verrà in vostro soccorso e vi aiuterà a far rispettare il quadro normativo. I vostri dipendenti non dovranno fare altro che preparare la valigia e partire in tutta tranquillità! ✈️