10 piattaforme di business travel per viaggi d'affari senza stress
La gestione dei viaggi d'affari, in Francia o all'estero, è spesso un vero grattacapo per le aziende.
Anche se un' agenzia di viaggi specializzata può aiutarvi a prenotare hotel e voli, in genere non copre tutti gli aspetti di un viaggio d'affari.
Fortunatamente, oggi è possibile controllare tutti i processi associati da Internet. L'utilizzo di una piattaforma per i viaggi d'affari semplifica notevolmente le operazioni, rendendo i team HR e finanziari più efficienti e produttivi.
Scoprite le 10 migliori piattaforme per viaggi d'affari nel nostro articolo di confronto! 🚄
Che cos'è una piattaforma per i viaggi d'affari?
Una piattaforma per i viaggi d'affari è uno strumento digitale utilizzato per gestire i viaggi d'affari dei dipendenti dalla A alla Z (riunioni con i clienti, conferenze, fiere, corsi di formazione, ecc.)
Questa soluzione software offre una serie di funzioni per supportare i team HR, amministrativi e finanziari nella pianificazione e nella gestione dei viaggi di lavoro dei dipendenti.
In particolare, questi team la utilizzano per :
- effettuare prenotazioni di trasporti e alberghi;
- monitorare i budget e centralizzare tutte le note spese;
- garantire un controllo rigoroso dei costi di ciascun viaggiatore.
Grazie a questi strumenti, le aziende possono gestire in modo più accurato le operazioni relative alle risorse, fornendo al contempo un servizio ottimale ai propri dipendenti in viaggio.
4 vantaggi chiave dell'utilizzo di una piattaforma per i viaggi d'affari
#1 Pianificazione e prenotazione semplificate
Alcune piattaforme per i viaggi d'affari ottimizzano l'organizzazione delle informazioni di pianificazione (e-mail di convalida, biglietti, ecc.).
Quando si effettuano le prenotazioni, è sufficiente esaminare le diverse opzioni per l'alloggio, il trasporto (treno, aereo, auto, ecc.) e altri aspetti del viaggio d'affari, per poi scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.
In pochi clic, i nostri team dedicati :
- confrontano offerte e prezzi ;
- e selezionano le opzioni più adatte alle esigenze del viaggiatore;
- il tutto nel rispetto del budget stabilito dall'azienda.
#2 Conformità e controllo
Sulla vostra piattaforma di business travel, definite le regole da rispettare, con l'obiettivo di implementare un sistema di controllo migliore per i viaggi d'affari.
Questa funzione assicura che le prenotazioni siano conformi alla travel policy aziendale, rispettando i limiti di budget predefiniti. Inoltre, i manager possono assicurarsi che ogni viaggiatore rispetti le condizioni definite dalla direzione.
#3 Maggiore visibilità
Con uno strumento per i viaggi d'affari, si ottiene una panoramica dei viaggi e delle spese.
L'analisi dei dati rende più facile
- identificare le tendenze
- adeguare la politica dei viaggi
- ottimizzare l'organizzazione dei futuri viaggi di lavoro.
In questo modo è possibile tenere sotto controllo i costi e adattare le soluzioni proposte alle reali esigenze dei dipendenti e dell'azienda. 👍
#4 Assistenza continua
Utilizzando una piattaforma per i viaggi d'affari, i dipendenti hanno accesso a un' assistenza preziosa per tutta la durata del viaggio, che si tratti di confrontare le offerte disponibili, ottenere risposte e consigli, ecc.
Infatti, questi software incorporano tecnologie all'avanguardia, come chatbot e sistemi di intelligenza artificiale, che aiutano a fornire un servizio clienti di alta qualità prima, durante e dopo il viaggio.
In breve, queste caratteristiche promettono un' esperienza migliore per ogni viaggiatore. 🤩
Come si sceglie la piattaforma per i viaggi d'affari?
Scegliere la giusta piattaforma per i viaggi d'affari è come trovare il copilota definitivo per i vostri viaggi. Per questo motivo è necessario analizzare coscienziosamente diversi criteri.
Innanzitutto, assicuratevi che la soluzione offra una gestione centralizzata delle prenotazioni: voli, hotel, trasporti, ecc... Tutte le vostre esigenze devono essere soddisfatte in pochi clic.
Pensate poi alla politica aziendale in materia di viaggi. Il vostro software deve rispettarla senza complicare l'organizzazione dei viaggi dei dipendenti.
🔎 Considerate anche i seguenti elementi:
- Integrazione con altri strumenti. La compatibilità con il vostro software di gestione delle spese o con le vostre agende aziendali vi farà risparmiare tempo prezioso.
- Supporto da parte dell'editore. In caso di imprevisti, poter contare su un'assistenza 24/7 fa chiaramente la differenza.
- Il costo. Fate attenzione ai costi nascosti per evitare spiacevoli sorprese.
- Esperienza utente. Scegliete un'esperienza utente fluida. Un'interfaccia intuitiva ed ergonomica renderà le vostre attività più rapide e piacevoli.
Tenendo conto di questi fattori, troverete sicuramente una piattaforma in grado di semplificare i vostri viaggi e di soddisfare le vostre esigenze.
Tabella riassuntiva delle 10 migliori piattaforme per viaggi d'affari nel 2025
Le migliori piattaforme per prenotare e gestire i viaggi d'affari
Airbnb per il lavoro
🤝 Presentazione
Airbnb for Work è una variante del noto Airbnb, pensata per i viaggi d'affari. Offre alloggi su misura per le diverse esigenze, con servizi specifici come spazi di lavoro.
I viaggiatori, dal canto loro, beneficiano di un ambiente più caldo e personalizzato rispetto a un hotel tradizionale.
La flessibilità è uno dei punti di forza di Airbnb For Work: la piattaforma offre opzioni di cancellazione flessibili e alloggi situati vicino ai principali centri di lavoro.
🛠️ Caratteristiche principali
Oltre alla prenotazione online degli alloggi, Airbnb For Work offre funzioni quali :
- salvare e stampare le ricevute in formato PDF
- generazione ed esportazione di note spese
- fatturazione centralizzata
- monitoraggio delle spese da un cruscotto;
- aggiungere una varietà di metodi di pagamento.
Prenotazione.com
🤝 Presentazione
Ben noto ai privati, Booking.com può essere utilizzato anche come piattaforma di viaggi d'affari per le aziende. Offre un' ampia gamma di alloggi, dagli hotel agli affitti a breve termine.
Grazie all'interfaccia intuitiva e al sistema di filtri avanzato, è possibile prenotare facilmente voli, auto a noleggio e taxi aeroportuali da un'unica postazione.
Infine, l'offerta di Booking.com comprende tariffe flessibili e sconti esclusivi grazie al programma Genius, che premia i viaggiatori abituali.
🛠️ Caratteristiche principali
Le principali funzionalità di Booking.com si concentrano su :
- gestione delle prenotazioni ;
- generazione di carte di credito virtuali
- un comparatore online;
- recensioni verificate di altri viaggiatori
- la limitazione del budget per l'alloggio.
Bolt Business
🤝 Presentazione
Bolt Business è una piattaforma completa dedicata alla gestione dei viaggi d'affari. Il servizio consente alle aziende di organizzare con facilità i viaggi di lavoro dei propri dipendenti, rispettando il budget e la travel policy.
La soluzione offre una serie di opzioni di trasporto, dalle auto con autista agli scooter elettrici, ideali per i viaggi brevi.
La fatturazione centralizzata semplifica la contabilità, raggruppando tutti i viaggi in un'unica fattura.
Una menzione speciale va fatta alle opzioni Bolt Business per offrire ai vostri dipendenti un'esperienza di viaggio sostenibile, con viaggi certificati CarbonNeutral®.
🛠️ Caratteristiche principali
Bolt Business offre le seguenti funzioni:
- prenotazione immediata dei veicoli
- fatturazione semplificata e centralizzata
- controllo dei costi con report dettagliati;
- copertura mondiale per i viaggi d'affari;
- opzioni di trasporto flessibili.
Navan
Navan si distingue dal mercato per la gestione dei viaggi d'affari e delle note spese. Copre tutte le fasi del processo, dalla prenotazione di voli e hotel all'elaborazione delle spese.
Con Navan le aziende hanno accesso a un' ampia gamma di servizi. I responsabili degli uffici e delle trasferte beneficiano di una visibilità totale e di un monitoraggio in tempo reale delle trasferte, migliorando al contempo la sicurezza dei viaggi. Per i team finanziari, la piattaforma automatizza la riconciliazione delle spese e semplifica la generazione di report. Inoltre, si integra con il software di contabilità.
Vale la pena notare che l'editore pone grande enfasi sull' esperienza dell'utente, come dimostrano l'interfaccia intuitiva e l'assistenza 24/7 di Navan.
🛠️ Caratteristiche principali
Navan offre una serie di caratteristiche interessanti:
- una piattaforma di prenotazione completa
- elaborazione automatica delle note spese
- cruscotti avanzati
- riconciliazione automatica delle spese
- una carta di pagamento integrata e intelligente.
Rocketrip
🤝 Presentazione
Nel settore delle soluzioni per la gestione dei viaggi d'affari, Rocketrip si distingue per la sua proposta di valore differenziante. È stato progettato per ottimizzare le spese incoraggiando i dipendenti a risparmiare.
Come fa Rocketrip a farlo? Attraverso una tecnologia di previsione dinamica, che stabilisce un "Prezzo da battere" in base alla politica di viaggio dell'azienda e alle tariffe di mercato.
Scegliendo opzioni più economiche, i viaggiatori ricevono premi sotto forma di voucher o donazioni di beneficenza.
Inoltre, un cruscotto analitico aiuta a monitorare i risparmi in tempo reale.
🛠️ Caratteristiche principali
Rocketrip include funzioni intelligenti come :
- previsione dei costi di viaggio;
- integrazione delle politiche aziendali
- un sistema di premi per i dipendenti;
- connessione con gli strumenti di gestione dei viaggi d'affari.
- Rapporti di spesa in tempo reale.
TravelPerk
🤝 Presentazione
Il servizio di gestione dei viaggi aziendali di TravelPerk si occupa dell 'intero processo di prenotazione dei viaggi d'affari, offrendo una gamma completa di opzioni: voli, hotel, noleggio auto, ecc.
Le aziende possono così controllare il proprio budget applicando politiche di viaggio personalizzate, risparmiando tempo nell'organizzazione dei viaggi dei dipendenti.
TravelPerk punta sulla facilità d'uso, con un'interfaccia intuitiva che piace agli utenti e un'assistenza 24/7 in caso di problemi.
Infine, l' integrazione di TravelPerk con gli strumenti di gestione aziendale rende la gestione dei viaggi d'affari un gioco da ragazzi.
🛠️ Caratteristiche principali
TravelPerk offre un'ampia gamma di funzionalità, tra cui :
- prenotazioni di alloggi, aerei e veicoli;
- centralizzazione e tracciamento di tutti i dati di viaggio;
- convalida automatica delle spese
- recupero dell'IVA;
- un tracker di viaggio.
I migliori software per la gestione delle note spese e delle spese aziendali
💡 Da notare: quando si parla di piattaforme per i viaggi d'affari, la prima cosa che viene in mente sono le soluzioni di prenotazione e gestione dei viaggi.
Tuttavia, non si può trascurare il software di gestione delle note spese, che completa il processo tracciando le spese. Senza questo software, l'elaborazione delle note spese diventa rapidamente un vero mal di testa. 🤯
Ecco perché queste due soluzioni si completano a vicenda:
- automatizzare i processi per evitare errori umani ;
- monitoraggio in tempo reale delle spese per controllare i costi
- riconciliazione con le politiche di viaggio aziendali.
In breve, le piattaforme di viaggio si occupano della prenotazione e dell'organizzazione, ma senza un buon software di gestione delle spese, il controllo sulle spese aziendali rimane poco chiaro. Una combinazione vincente, quindi, per una gestione senza problemi dei viaggi d'affari!
Expensya
Presentazione
Expensya è una soluzione completa per la gestione delle spese progettata per semplificare il monitoraggio delle spese aziendali. Utilizzando la sua applicazione mobile, i dipendenti acquisiscono una ricevuta fotografica e generano automaticamente una nota spese.
La piattaforma offre anche carte di pagamento, garantendo un migliore controllo del budget e delle spese in tempo reale. Inoltre, incorpora politiche di spesa personalizzate. Ciò consente di rispettare meglio le regole interne dell'organizzazione. Questa flessibilità si estende anche alla gestione multivaluta e multinazionale (utile per le aziende internazionali!).
Infine, gli utenti di Expensya apprezzano i cruscotti analitici che forniscono una visione chiara e dettagliata delle spese, per un migliore processo decisionale.
🛠️ Caratteristiche principali
Expensya include funzioni intelligenti come :
- scansione delle ricevute con tecnologia OCR ;
- convalida automatica o manuale delle spese
- assegnazione di carte di pagamento virtuali e fisiche
- conversione di valuta;
- integrazione con il vostro software ERP, di contabilità o di busta paga.
Rydoo
🤝 Presentazione
Rydoo è una soluzione di gestione delle spese aziendali che semplifica e automatizza il monitoraggio delle spese della vostra azienda. Grazie a funzioni come la scansione intelligente delle ricevute, i dipendenti presentano le loro note spese in pochi secondi.
Inoltre, il sistema integra le carte di pagamento aziendali per il controllo delle spese in tempo reale. La piattaforma include anche circuiti di convalida automatica, che potrete impostare in base alle vostre regole interne.
Per garantire un monitoraggio ottimale delle spese e individuare le opportunità di ottimizzazione del budget, potete contare su rapporti analitici dettagliati.
🛠️ Caratteristiche chiave
Rydoo riunisce funzioni intelligenti come :
- acquisizione automatica delle spese tramite l'applicazione mobile;
- approvazione automatica delle spese in linea con la politica aziendale;
- estrazione dei dati in diversi formati
- integrazione con oltre 35 software e applicazioni ERP;
- sincronizzazione con i sistemi di pagamento.
Spendesk
🤝 Presentazione
Il software di gestione delle spese aziendali Spendesk semplifica l'esecuzione dei processi di rendicontazione delle spese e di acquisto. Tra le altre cose, consente di controllare i budget in tempo reale utilizzando carte di pagamento virtuali e fisiche.
Allo stesso tempo, la piattaforma automatizza l' elaborazione di fatture e richieste di rimborso. È inoltre possibile definire limiti di spesa e flussi di approvazione intelligenti in linea con le politiche interne.
L'integrazione con altri strumenti contabili rende più fluide le operazioni finanziarie, mentre i report dettagliati forniscono un'analisi accurata delle spese.
🛠️ Caratteristiche principali
Spendesk include funzioni quali
- creazione di carte di pagamento virtuali e fisiche
- raccolta automatica delle ricevute
- monitoraggio in tempo reale dei bilanci da un cruscotto;
- gestione delle fatture dei fornitori
- automazione delle attività pre-contabili.
Swile
🤝 Presentazione
Swile (ex Lunchr) si presenta come una moderna soluzione di gestione dei buoni pasto, che consente alle organizzazioni di distribuire ai propri dipendenti carte Mastercard per il pagamento dei pasti. Queste carte sono accettate in oltre 180.000 ristoranti in Francia.
Con Swile, i dipendenti tengono traccia dei loro saldi e gestiscono le transazioni tramite l' applicazione mobile, in modo molto semplice e sicuro. Inoltre, grazie alla funzione di ordinazione di gruppo, i dipendenti possono risparmiare davvero!
In breve, Swile semplifica la gestione dei buoni pasto, senza i vincoli della carta.
🛠️ Caratteristiche principali
Swile integra un'ampia gamma di funzioni, tra cui :
- prenotazione di trasporti e alloggi ;
- creazione di carte aziendali e buoni pasto;
- convalida automatica delle spese
- fatturazione;
- integrazione con gli strumenti di contabilità.
Cosa dobbiamo ricordare della piattaforma per i viaggi d'affari?
L'utilizzo di una piattaforma per i viaggi d'affari è un modo strategico per ridurre al minimo i costi associati ai viaggi d'affari, aumentando al contempo l'efficienza dei dipartimenti HR e del CFO.
Tuttavia, vi consigliamo di scegliere con cura il vostro software se volete beneficiare dei vantaggi promessi. È quindi importante studiare a fondo le diverse offerte disponibili sul mercato per trovare la soluzione più adatta alle esigenze della vostra azienda e dei vostri viaggiatori d'affari.
Articolo tradotto dal francese