Dalle best practice agli strumenti, come migliorare la gestione dei viaggi d'affari?
Sono lontani i tempi in cui la maggior parte degli affari veniva condotta all'interno di un'area geografica ristretta. Nell'era della globalizzazione, le aziende si stanno aprendo sempre di più. I dipendenti, in particolare il personale di vendita, devono viaggiare, a volte anche all'estero, per incontrare clienti, potenziali partner e così via.
Sebbene la pandemia di Covid abbia rimescolato le carte in tavola, con la diffusione delle videoconferenze per le riunioni, i viaggi d'affari sono ben lungi dall'essere scomparsi. D'altra parte, l'ascesa della trasformazione digitale sta spingendo le organizzazioni a cercare modi per migliorare la gestione dei viaggi d'affari. Oggi è importante risparmiare tempo e denaro su questi processi, senza compromettere il benessere e la sicurezza dei dipendenti.
Per questo motivo è bene utilizzare una piattaforma specializzata, sia che gestisca i viaggi d'affari in parte o nella loro interezza.
Come gestire efficacemente i viaggi d'affari e con quali strumenti? Quali sono i criteri per scegliere la soluzione più adatta?
Allacciate le cinture di sicurezza e iniziamo ✈️.
Definizione di viaggi d'affari e gestione dei viaggi d'affari
Per cominciare, ecco una rapida definizione per aiutarvi a capire di cosa parleremo in questo articolo: cosa intendiamo per viaggi d'affari (sinonimo di viaggi professionali) e gestione dei viaggi d'affari?
Che cos'è un viaggio d'affari?
Un viaggio d'affari è un viaggio effettuato da un dipendente o da un imprenditore nell'ambito delle proprie mansioni. Può comportare :
- riunioni ;
- conferenze
- trattative
- visite a clienti o partner.
☝️ Tuttavia, è consuetudine distinguere tra viaggi d'affari e trasferte, in quanto queste ultime comportano generalmente spostamenti più lunghi e su distanze maggiori, dando luogo a considerazioni aggiuntive (ad esempio, per quanto riguarda l'alloggio).
E la gestione dei viaggi d'affari?
La gestione dei viaggi d'affari definisce il processo di organizzazione, pianificazione e supervisione di questi viaggi. Comprende vari compiti, come
- confrontare le varie offerte
- prenotazione di voli, hotel e trasporti
- elaborazione delle spese
- l'applicazione delle politiche di viaggio interne.
Una prospettiva legale sui viaggi d'affari
💡 Attenzione: i viaggi d'affari sono disciplinati dal Codice del Lavoro. Non esitate a consultare i testi ufficiali per essere sicuri di rispettare la legge.
Potete anche dare un'occhiata al nostro articolo che riassume le regole da rispettare quando si viaggia per lavoro.
Come organizzare un viaggio d'affari in modo efficace in 5 passi?
1- Stabilire una politica dei viaggi d'affari
Per cominciare, redigete una travel policy dettagliata, specificando tutte le linee guida, dalla selezione dei fornitori ai limiti di spesa e alle procedure di approvazione.
Per farlo, ponetevi le domande giuste, come ad esempio:
- Quali criteri utilizzare per selezionare le compagnie aeree e gli hotel? Dovete dare priorità a determinati fornitori con cui avete accordi aziendali?
- Qual è il budget massimo autorizzato per alloggio, trasporto e pasti nelle diverse destinazioni?
- Chi deve approvare i viaggi e quali tipi di viaggi richiedono un'autorizzazione speciale?
- Quali sono le misure di sicurezza da adottare quando si viaggia verso destinazioni considerate a rischio? Come si può monitorare in tempo reale la sicurezza dei dipendenti?
- Quali sono le scadenze e i documenti necessari per presentare e approvare le note spese?
☝️ Naturalmente, comunicate questa politica a tutti i dipendenti e assicuratevi che sia facilmente accessibile.
2- Decidere chi pianifica i viaggi di lavoro
In altre parole, avete una persona interna che si occupa di questi compiti o preferite delegarli a fornitori di servizi esterni?
Oggi alcune organizzazioni affidano la gestione dei viaggi di lavoro a un' agenzia specializzata. In questo caso, l'agenzia si occupa dell' intero processo organizzativo (confronto tra i diversi fornitori di servizi, prenotazioni, ecc. È il caso di Egencia, TravelPerk e Selectour Affaires.
Tuttavia, per ragioni di bilancio, questo approccio rimane appannaggio delle aziende di medie e grandi dimensioni. Nelle aziende più piccole, questi compiti sono assegnati a un membro specifico del personale, sia esso
- un assistente esecutivo
- un capoufficio
- o addirittura a un travel manager, se si dispone delle risorse necessarie per creare questo tipo di posto.
3- Utilizzare gli strumenti tecnologici appropriati
Ma per i dipendenti il cui lavoro principale non è la gestione dei viaggi d'affari, come i manager, attenzione alla quantità di banda che devono dedicarvi!
Ecco perché negli ultimi anni si è sviluppato un nuovo tipo di soluzione tecnologica, dedicata al 100% alla gestione dei viaggi d'affari.
Queste piattaforme sono la risposta perfetta alle esigenze materiali e di supporto delle aziende su questi temi, facendo risparmiare loro tempo prezioso. In particolare, consentono di
- automatizzare processi come la prenotazione di voli e hotel;
- controllare le spese in tempo reale
- controllare la gestione degli itinerari.
Torneremo su questi strumenti poco più avanti nell'articolo ⤵️.
4- Organizzare il viaggio d'affari
Con o senza piattaforma, l'organizzazione di un viaggio d'affari comporta una serie di compiti diversi:
- definire gli obiettivi del viaggio per determinare le priorità;
- stabilire il budget, in linea con la politica interna
- scegliere i mezzi di trasporto e l'alloggio, confrontando le varie offerte sul mercato;
- organizzare l' agenda del dipendente, tenendo conto dei vincoli di tempo, come ad esempio gli appuntamenti;
- preparare i documenti necessari, in particolare biglietti, voucher, passaporti e visti;
- pianificare soluzioni in caso di cancellazione del trasporto o di cambio di programma.
☝️ Non dimenticate di prestare particolare attenzione alla sicurezza dei vostri viaggiatori, la vostra priorità assoluta. Ad esempio, stabilite protocolli di sicurezza per garantire una risposta rapida in caso di emergenza e informatevi sulla situazione geopolitica del Paese in cui il dipendente si reca, nonché sui suoi usi e costumi.
5- Monitoraggio e adeguamento
Infine, vi consigliamo di effettuare verifiche periodiche per identificare le lacune e le opportunità di miglioramento nella gestione delle vostre risorse.
La revisione periodica della vostra politica di viaggio vi consente inoltre di valutarne l'efficacia e di apportare le modifiche necessarie in base alle mutate esigenze della vostra azienda o all'ambiente esterno.
Quali sono i 3 vantaggi delle piattaforme di business travel?
Come abbiamo appena detto, visti tutti i fattori da tenere in considerazione nella gestione dei viaggi d'affari, ha senso affidarsi a un software dedicato.
- Il vantaggio principale sta nel risparmio di tempo. E a ragione: grazie alle sue numerose funzioni automatizzate, lo strumento svolge parte del lavoro al posto vostro, in linea con il vostro budget e la vostra travel policy interna. Questo include, ad esempio, la convalida e l'elaborazione delle note spese.
- Inoltre, grazie alle relazioni con i fornitori intrattenute dagli editori, potete beneficiare di tariffe negoziate, senza compromettere l'efficienza dei vostri viaggi d'affari. Queste piattaforme vi aiutano anche a evitare spese eccessive. In breve, è possibile risparmiare notevolmente!
- Infine (e questo è un grande vantaggio!), i team sono a disposizione per assistervi, di solito 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se avete un problema urgente da risolvere. Voli in ritardo o cancellati, problemi con le prenotazioni alberghiere... I dipendenti possono contattare un servizio dedicato in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo per far fronte a questi imprevisti.
Come scegliere la soluzione per la gestione dei viaggi d'affari?
Le principali funzionalità
La prima cosa da considerare quando si sceglie una soluzione per la gestione dei viaggi d'affari è, ovviamente, la sua copertura funzionale. In altre parole, chiedetevi di cosa avete realmente bisogno.
Come regola generale, le funzioni previste sono le seguenti:
- centralizzazione delle prenotazioni. Si noti, tuttavia, che esistono piattaforme generiche che si occupano di tutti gli aspetti del viaggio, mentre altre si concentrano su una componente specifica (il trasporto auto, ad esempio);
- centralizzazione dei dati, utile se non si vuole dover reinserire informazioni ogni volta che si effettua una prenotazione (numero di passaporto, ad esempio);
- integrazione della vostra politica interna sui viaggi d'affari;
- dashboard e altri report per l'analisi dei dati;
- gestione automatizzata delle note spese;
- Tracciamento e controllo delle spese;
- gestione delle autorizzazioni, tramite flussi di lavoro di convalida;
- monitoraggio in tempo reale dei viaggiatori, con un sistema di tracciamento che individua i dipendenti in viaggio per garantirne la sicurezza, tra le altre cose;
- integrazione con altri strumenti, come software di contabilità, software di gestione delle risorse umane, ecc.
💡 Da sapere: si consiglia di realizzare questo progetto in collaborazione con le varie parti interessate:
- dipendenti che viaggiano ;
- i team finanziari che desiderano tenere sotto controllo il budget
- i dipendenti incaricati delle prenotazioni e delle approvazioni.
In questo modo, sarete in grado di cogliere le aspettative precise di tutti, nonché gli eventuali colli di bottiglia.
Altri criteri da tenere in considerazione
Qualità del servizio clienti
Questo è senza dubbio il criterio numero 1, per il semplice motivo che i viaggi d'affari hanno la loro parte di imprevisti e situazioni urgenti da affrontare all'ultimo minuto. È quindi importante poter contare su un servizio clienti disponibile (24/7) e reattivo.
💡 Buono a sapersi: optate anche per un fornitore di servizi con una reale esperienza nel vostro settore, sia per capire le vostre esigenze e i vostri vincoli, ma anche per padroneggiare le destinazioni in cui viaggiate.
Facilità d'uso
La facilità d'uso è sempre uno dei criteri principali da ricercare quando si sceglie un software. Allo stesso tempo, come potrebbe essere altrimenti se si vuole garantire che il software venga adottato pienamente e rapidamente dagli utenti, che potranno così beneficiare delle sue promesse di risparmio di tempo?
Inoltre, una soluzione semplice riduce al minimo il rischio che i dipendenti commettano errori nella prenotazione o nel monitoraggio delle spese.
Un catalogo esaustivo
Così come i privati prenotano su siti come Expedia o Booking, anche i professionisti vogliono avere la possibilità di scegliere, sia per quanto riguarda il tipo di alloggio che per il trasporto.
Un software con un vasto catalogo permette quindi ai dipendenti di scegliere opzioni adatte alle loro esigenze specifiche (orari dei voli, preferenze alberghiere, mezzi di trasporto, ecc.) Questa flessibilità è più che benvenuta!
Inoltre, un catalogo diversificato promette vantaggi in termini di tariffe! Include fornitori disponibili a diversi livelli di prezzo (spesso negoziati!), in modo da poter scegliere le soluzioni più economiche, nel rispetto della vostra politica di viaggio.
Il prezzo
A proposito di prezzo, vi consigliamo di esaminare anche il prezzo della soluzione stessa, prestando particolare attenzione a eventuali costi nascosti.
L'obiettivo? Selezionare il software che garantisca il miglior ritorno sull'investimento possibile.
💡 Non esitate a chiedere preventivi a diversi editori!
La personalizzazione
Ogni organizzazione ha le sue caratteristiche specifiche. In questo senso, la piattaforma scelta deve essere in grado di adattarsi a tutte le vostre esigenze e peculiarità, per supportarvi efficacemente nel raggiungimento dei vostri obiettivi di gestione dei viaggi d'affari.
Inoltre, il software deve incorporare opzioni di configurazione in modo da poter essere collegato alla vostra politica interna sui viaggi d'affari.
Ridurre il rischio dei viaggiatori
La riduzione del rischio è una priorità assoluta!
Pertanto, la soluzione ideale per la gestione dei viaggi d'affari dovrebbe includere la capacità di tracciare e assistere i dipendenti in modo rapido e semplice, soprattutto in caso di crisi (disastri naturali, disordini politici, incidenti di sicurezza, ecc.)
Allo stesso tempo, è importante garantire che l'azienda rispetti pienamente le normative quando viaggia. Alcune piattaforme si occupano della gestione dei visti, delle vaccinazioni e dell'assicurazione di viaggio.
Mobilità
Infine, va da sé che i viaggiatori devono essere in grado di utilizzare il software in mobilità, per gestire il viaggio o risolvere un'emergenza mentre sono già in viaggio.
Inoltre, un'applicazione mobile può essere utilizzata per ricevere notifiche utili in tempo reale, come ad esempio informazioni su un ritardo del volo.
Quale soluzione per la gestione dei viaggi d'affari scegliere?
Quella che risponde perfettamente alle vostre esigenze, semplicemente 😉 .
Alcune piattaforme sono più generaliste e si occupano di tutti gli aspetti del vostro viaggio d'affari, dai voli agli hotel al noleggio di auto con autista.
Altre sono più specializzate (e quindi molto efficaci nel loro campo), come Bolt Business, progettata per gestire i viaggi d'affari delle PMI in modo flessibile ed economico.
Con Bolt Business è possibile :
- gestire in modo efficiente la prenotazione e il coordinamento dei viaggi di lavoro da un'unica piattaforma;
- controllare le spese di trasporto, grazie alla fatturazione centralizzata, alle opzioni di pagamento flessibili e alla reportistica dettagliata;
- Migliorare l' esperienza del viaggiatore, con opzioni di trasporto veloci e affidabili disponibili in diverse città;
- promuovere la sostenibilità con alternative di mobilità più ecologiche.
Nuove tendenze nella gestione dei viaggi d'affari
I viaggi d'affari sono in movimento!
Il settore dei viaggi d'affari, come ogni altro, deve fare i conti con le nuove preoccupazioni dei consumatori e dei dipendenti. Tra queste, l' eco-responsabilità e la volontà di alcune aziende di attuare politiche di sostenibilità. D'ora in poi, le piattaforme dovranno incorporare i seguenti parametri:
- modalità di trasporto ecologiche (treni piuttosto che voli brevi, car-sharing, ecc.) ;
- selezione di hotel e fornitori di servizi più ecologici;
- strumenti di calcolo delle emissioni per valutare meglio l'impatto dei viaggi.
Allo stesso tempo, i progressi tecnologici portano a una maggiore ottimizzazione e automazione. Come non citare l' intelligenza artificiale, perfettamente in grado di perfezionare gli itinerari, trovare le migliori offerte e gestire gli imprevisti in tempo reale?
Infine, in un momento in cui la fidelizzazione dei talenti sta diventando un problema importante per molte aziende, il benessere e la sicurezza dei dipendenti devono rimanere una delle principali preoccupazioni dei travel manager. I dipendenti meritano la migliore esperienza possibile, anche se dovete fare i conti con i vostri vincoli di bilancio e organizzativi.
Ma la buona notizia è che la maggior parte delle soluzioni sono aggiornate. Si sono messe al passo con i tempi, rendendo i viaggi d'affari un vero e proprio motore di efficienza!
Articolo tradotto dal francese