Tutto quello che c'è da sapere sulle norme che regolano i viaggi d'affari

I viaggi d'affari sono uno strumento di crescita che contribuisce allo sviluppo e all'umanizzazione delle aziende.

Quindi, se da un lato ci stiamo evolvendo in un mondo sempre più dematerializzato, dove la comunicazione virtuale è un gioco da ragazzi, dall'altro il contatto umano e l' intervento in loco sono talvolta indispensabili. ☝️

Un giorno, forse, potremo teletrasportarci con una buona connessione wifi... Nel frattempo, ecco una guida ai viaggi d'affari, con le normative da conoscere e i metodi per ottimizzare... la gestione digitale.

Buon viaggio! 🚗

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Ripercorriamo le basi dei viaggi d'affari

Che cos'è un cosiddetto viaggio d'affari?

Conosciuto anche come viaggio d'affari, un viaggio d'affari comporta lo svolgimento di un'attività professionale, individuale o di gruppo, lontano dal luogo abituale di lavoro o da casa.

La durata di un viaggio d'affari varia. Può essere svolto nell'arco di una giornata lavorativa, ma se si estende per più di 24 ore, viene spesso definito viaggio d'affari.

💡 Nota bene: i viaggi d'affari all'estero sono limitati a:

• meno di 90 giorni consecutivi ;
• meno di 180 giorni all'anno.

In caso contrario, il viaggio non è più un incarico all'estero, ma un espatrio o un distacco.

Quale mezzo di trasporto devo scegliere per il mio viaggio di lavoro?

Spetta al datore di lavoro stabilire il mezzo di trasporto da utilizzare per i viaggi di lavoro. Tuttavia, deve essere compatibile con lo stato di salute del dipendente.

Ad esempio, se il dipendente non è fisicamente in grado di prendere l'aereo, è necessario fornire un certificato medico.

Inoltre, l'azienda non ha il diritto di richiedere al dipendente di utilizzare il suo veicolo personale. In ogni caso, l'azienda è responsabile della sicurezza del dipendente e deve garantirla, indipendentemente dal mezzo di trasporto scelto.

È possibile rifiutare un viaggio di lavoro?

In generale

Alcune attività comportano la necessità di viaggiare più o meno regolarmente. Il dipendente non può quindi rifiutarsi di viaggiare con il pretesto che nulla è previsto dal contratto di lavoro.

Tuttavia, se esiste una clausola di trasferta, che specifica l'area geografica interessata, e la richiesta del datore di lavoro è al di fuori di tale area, il dipendente ha il diritto di rifiutare.

Allo stesso modo, se la clausola non specifica un'area geografica, non è lecito.

Nel caso di un'attività sedentaria

Per le attività professionali sedentarie, la richiesta di un viaggio eccezionale non costituisce una modifica del contratto di lavoro. Può essere rifiutata per motivi personali (persona dipendente), ma il rifiuto deve essere giustificato.

In caso contrario, il rifiuto è considerato un atto di insubordinazione punibile con un'azione disciplinare, se l'azienda non è in grado di trovare soluzioni alternative e ne subisce un pregiudizio.

☝️ I lunghi periodi di viaggio non possono essere motivo di rifiuto se i compiti assegnati rientrano nel normale svolgimento delle mansioni del dipendente.

Il viaggio tra casa e lavoro è considerato un viaggio di lavoro?

Il tempo di pendolarismo è tempo di lavoro? Secondo l' articolo L3121-1 del Codice del Lavoro francese, "l'orario di lavoro effettivo è il tempo durante il quale il dipendente è a disposizione del datore di lavoro e ne rispetta le istruzioni senza essere libero di perseguire interessi personali".

Pertanto, il tempo di viaggio da casa al luogo di lavoro abituale, a prescindere dalla distanza, non è tempo di lavoro effettivo.

Allo stesso modo, un viaggio di lavoro da casa a un luogo di lavoro insolito non dà diritto ad alcuna compensazione se non supera il normale tempo di viaggio tra casa e lavoro.

🎬 Scoprite tutto quello che c'è da sapere in questo video!

La questione dell'organizzazione del viaggio nel contratto di lavoro

Molti conoscono questa frase prudente: "il dipendente può essere tenuto a viaggiare per lavoro nell'ambito delle sue mansioni".

Ma le modalità di trasferta non devono essere necessariamente stabilite nel contratto di lavoro. La legge ritiene che, in assenza di una clausola specifica, il consenso del dipendente a viaggiare sia tacito in caso di necessità dell'azienda.

Tuttavia, per entrambe le parti, se si prevedono trasferte regolari, è preferibile delimitare l' ambito geografico della trasferta e le condizioni (durata, frequenza), mediante una clausola di mobilità professionale. 🧳

Inoltre, le istruzioni sui viaggi di lavoro dovrebbero essere redatte su un supporto accessibile ai dipendenti, nell'interesse della trasparenza e di una buona comunicazione interna, e dovrebbero includere un promemoria di:

• le modalità di trasporto preferite
• la persona incaricata di gestire i viaggi
• le basi e le scadenze per il rimborso
• i documenti giustificativi da produrre
• i canali amministrativi da seguire, ecc.

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Casi in cui le spese sono coperte e rimborsate

Come abbiamo visto in precedenza, i viaggi tra casa e lavoro non sono considerati viaggi di lavoro.

☝️ Tuttavia, va notato che :

• per i lavoratori itineranti, la Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) ritiene che il tempo di viaggio tra il domicilio e il primo cliente e tra l'ultimo cliente e il domicilio debba essere conteggiato come orario di lavoro, al solo fine di calcolare il periodo minimo di riposo tra due giorni lavorativi;
• il tempo trascorso in viaggio da un luogo di lavoro all'altro, ad esempio tra due clienti, è considerato come orario di lavoro effettivo;
• durante un viaggio di lavoro, il tempo trascorso nei mezzi di trasporto (aerei, treni, car pooling, ecc.), compresi gli scali e le attese per l'imbarco, è considerato come tempo di lavoro effettivo. In pratica, la retribuzione viene semplicemente mantenuta e non può essere ridotta;
• per i viaggi al di fuori del normale orario di lavoro, quando il dipendente deve pernottare in albergo, questo tempo di lavoro viene talvolta definito come tempo di lavoro effettivo non produttivo. Non solo i costi sono coperti, ma il dipendente può anche essere compensato, ad esempio con una somma forfettaria al giorno o con un'indennità sostitutiva. Per saperlo, è importante consultare i contratti aziendali e collettivi;
• per il personale a chiamata, in particolare nel settore dell'edilizia e dei lavori pubblici, il tempo di viaggio da casa durante gli interventi eccezionali deve essere conteggiato e retribuito come orario di lavoro effettivo;
• per quanto riguarda il tragitto giornaliero tra l'azienda e il cantiere, si tratta di orario di lavoro effettivo se il dipendente deve recarsi in azienda prima di andare in cantiere.

Compensi per viaggi di lavoro

In generale...

Il datore di lavoro è obbligato a rimborsare le spese di viaggio per motivi di lavoro, fino al limite delle spese strettamente necessarie, spiegate in anticipo al dipendente, come ad esempio :

• spese di trasporto
• spese di alloggio
• spese per i pasti.

Se il dipendente è responsabile della prenotazione del proprio viaggio, il datore di lavoro gli comunicherà se ci sono dei limiti. Ad esempio, la copertura limitata alla 2a classe per il treno (il dipendente è libero di optare per la 1ʳᵉ classe e pagare la differenza), un pacchetto pranzo al sacco predefinito, ecc.

Ma in nessun caso può esserci una differenza di trattamento tra i dipendenti.

Anche i dipendenti hanno dei doveri: devono essere in grado di giustificare le loro spese e, a tal fine, devono conservare tutti i documenti che consentiranno loro di essere rimborsati.

☝️ Secondo il contratto collettivo, i viaggi di lavoro al di fuori dei normali giorni e orari di lavoro, la domenica o i giorni festivi, danno diritto a un'indennità aggiuntiva.

E per quanto riguarda l'indennità di trasferta?

Secondo l'URSSAF, i viaggi a lunga distanza sono "caratterizzati dall'impossibilità per il dipendente di tornare a casa ogni giorno a causa delle sue condizioni di lavoro".

Pertanto, può essere corrisposta un' indennità di trasferta per compensare le spese aggiuntive di vitto e alloggio (importi 2022):

• 19,40 per pasto ;
• 69,50 al giorno per alloggio e prima colazione a Parigi e dintorni;
• 51,60 al giorno per l'alloggio e la prima colazione nelle province.

☝️ Le indennità forfettarie per le spese professionali sono esenti da contributi sociali fino al limite delle spese sopra indicate.

Calcolo delle indennità chilometriche

Esistono diversi metodi di rimborso e pagamento:

• forfettario ;
• su base effettiva (secondo la tabella chilometrica URSSAF).

💡 Per semplificare la gestione dei viaggi di lavoro ed evitare l'accumulo di richieste di rimborso spese, è possibile utilizzare le carte di pagamento. Ad esempio, esistono carte carburante per le spese di benzina.

Gestione dei viaggi d'affari

Chi organizza la gestione dei viaggi d'affari?

Conosciuta anche come business travel management, la gestione dei viaggi d'affari spetta al travel manager, che gestisce tutti i viaggi e le trasferte di un'azienda, nel 23% delle aziende nel 2018.

Per gli altri, si tratta del reparto finanziario nel 28% dei casi, del reparto acquisti (24%), delle risorse umane (15%) o di altro (10%).

La gestione delle trasferte comprende l' organizzazione, la prenotazione e il pagamento dei viaggi, tra cui :

• definizione di una politica aziendale in materia di viaggi (PVE) ;
• gestione amministrativa e contabile (raccolta, elaborazione, controllo delle note spese e dei documenti giustificativi, rimborso);
• gestione della flotta, ove applicabile
• la tenuta dei registri di viaggio ;
• confrontare le offerte di servizi (trasporto, franchigia bagaglio, alloggio);
• gestione dei rischi legati al viaggio ;
• espletamento di formalità quali visti, assicurazioni, ecc.

6 pacchetti software per una facile gestione delle spese

I punti di forza e i vantaggi dei software per la gestione delle spese

È difficile districarsi tra la complessità delle normative in vigore, le specificità di ogni settore aziendale e le zone d'ombra legali. Tra tolleranza, giurisprudenza ed eccezioni, vi consigliamo di rivolgervi a un esperto di diritto del lavoro, sia per la stesura dei contratti che per rispondere a domande specifiche sui viaggi di lavoro.

Vi consigliamo inoltre di dotarvi di uno strumento di gestione delle spese, con l'obiettivo di risparmiare tempo e di rispettare il più possibile le disposizioni di legge.

☁️ Nel cloud, in modalità SaaS, hanno il vantaggio di essere aggiornati con le ultime normative e di poter incorporare le specificità dei contratti collettivi e della travel policy aziendale, se presente. Soprattutto, possono essere consultati da qualsiasi luogo, il che li rende molto pratici quando si è in viaggio.

Quale software scegliere?

Ecco 6 pacchetti software da provare:

• ⚒️ Expensya ▷ Digitalizzare e automatizzare l'intero processo delle spese aziendali. Evitate l'inserimento manuale dei dati, soggetto a errori, sostituendo la carta con un'archiviazione digitale con valore probatorio, e integrate i dati con la contabilità, le buste paga o il software ERP.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Vantaggi? La raccolta di informazioni non solo è dematerializzata, ma può essere completamente configurata fin dalla creazione del modulo, con la selezione dei campi obbligatori da compilare.
• ⚒️ Rydoo ▷ Dotato anch'esso di tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri, l'editore offre la gestione tradizionale delle note spese con Rydoo Expense, nonché la gestione dei viaggi d'affari con Rydoo Travel.
• ⚒️ Silae Expense ▷ I suoi punti di forza? L'intelligenza artificiale che ottimizza lo strumento, una cassaforte digitale con valore probatorio in caso di audit e un ecosistema di connettori per una soluzione di tipo ERP.
• ⚒️ Skipr ▷ Gestire tutti i viaggi d'affari con semplicità e flessibilità, dalla pianificazione al pagamento. Questa soluzione innovativa ed eco-responsabile riduce il carico di lavoro amministrativo e diventa un alleato dei vostri dipendenti.
• ⚒️ Soldo ▷ Una vera e propria soluzione chiavi in mano per la gestione delle spese di viaggio. Con la sua piattaforma SaaS, l'applicazione mobile e la gamma di carte fisiche o virtuali o di carburante, è ideale per le PMI e le piccole e medie imprese che vogliono aumentare l'efficienza nell'elaborazione delle spese e tracciare tutte le transazioni in tempo reale.

3 pacchetti software per preparare i viaggi di lavoro e anticipare le spese

• ⚒️ Bolt Business ▷ Pianifica i viaggi di lavoro del tuo team e tienili sotto controllo con limiti di spesa personalizzati. Tracciate i viaggi in tempo reale e beneficiate di una fatturazione mensile semplificata. Non è necessario gestire le note spese dopo il viaggio! Tutto è semplificato, rientra nel vostro budget ed è integrato nella vostra contabilità.
• ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard va oltre, offrendo un'interfaccia software per il controllo della gestione finanziaria e contabile e per l'esecuzione di analisi, oltre a (e soprattutto!) una carta di pagamento e una carta carburante configurabili. In questo modo non è più necessario gestire le note spese. I team finanziari risparmiano tempo e controllano il flusso di cassa.
• ⚒️ Navan ▷ una soluzione da provare per tutte le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei viaggi d'affari, grazie a: prenotazioni semplificate, gestione automatizzata delle spese e una panoramica dei viaggi d'affari.

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Cosa c'è da sapere sui viaggi d'affari?

Come avrete capito, le leggi che regolano i viaggi d'affari sono piuttosto chiare per quanto riguarda gli obblighi. È necessario essere consapevoli di ciò che comporta, in modo da poter prevedere al meglio i vari metodi di compensazione e rimborso, altrimenti non sarà possibile garantire la conformità legale.

L'utilizzo del software giusto può aiutarvi a organizzare e gestire questo processo nel modo più efficace possibile. È la chiave della conformità!

Avete raggiunto la vostra meta! 🚖