Rotolare nell'oro con il rimborso delle spese Uber
5,2 miliardi. Questo è il numero di viaggi effettuati da Uber nel 2018 in 63 Paesi. L'azienda, che è diventata una vera e propria organizzazione globale, fa ormai parte della vita quotidiana di molte persone.
Si tratta di una nuova abitudine che le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei rimborsi spese aziendali devono tenere in considerazione. Le richieste di rimborso spese sono abbastanza semplici da gestire quando si tratta di viaggi in aereo o in treno, poiché la fattura e/o il biglietto vengono recuperati automaticamente.
Lo stesso vale per i viaggi in taxi o Uber. Le fatture non sono automatiche per i viaggi Uber, ma sono comunque essenziali per il rimborso delle spese.
Seguite i nostri passaggi e consigli per elaborare la fattura Uber come nota spese !
Cos'è una nota spese Uber?
Richiesta di rimborso spese per viaggi d'affari: definizione
Una nota spese è un modulo, elettronico o meno, che i dipendenti possono utilizzare per richiedere il rimborso delle spese aziendali. Quando i dipendenti sostengono spese nel corso del loro lavoro, queste vengono rimborsate dall'azienda.
Le richieste di rimborso per le spese di viaggio coprono le spese relative a viaggi, trasferte e simili. Queste possono includere :
- viaggi in bicicletta
- viaggi in aereo
- viaggi in treno
- viaggi in auto, ecc.
Una richiesta di rimborso spese Uber è quindi una richiesta di rimborso delle spese relative ai viaggi di lavoro Uber dei dipendenti.
La differenza tra una fattura taxi e una fattura Uber
La gestione delle fatture dei taxi è più complessa rispetto a quella di altri mezzi di trasporto. A differenza dei biglietti aerei o ferroviari, il costo di un viaggio in taxi non è chiaramente definito o verificabile.
Uber è più semplice da questo punto di vista. La durata e il percorso del viaggio sono calcolati in anticipo e definiti dall'applicazione. L'autista deve solo seguire il GPS. Inoltre, la maggior parte dei viaggi viene pagata con carta di credito, che lascia una traccia dell'importo fatturato.
💡 Tuttavia, dal decreto del 10 settembre 2010, è diventato obbligatorio per i tassisti emettere una fattura per ogni corsa di almeno 25 euro. Per le corse di importo inferiore, il tassista deve chiedere lui stesso la fattura.
Ricordatevi quindi di dire ai vostri dipendenti, nella vostra polizza spese, di chiedere al tassista la fattura al termine delle corse di importo inferiore a 25 euro. Perché non lo sottolineeremo mai abbastanza: una nota spese non può essere rimborsata senza una ricevuta valida!
Come si ottiene una fattura Uber?
Ricevi la fattura Uber via e-mail
Al termine di una corsa Uber, il servizio Uber VTC invia automaticamente una fattura in formato PDF all'indirizzo e-mail associato all'account Uber del passeggero. In questa e-mail troverete una serie di informazioni essenziali:
- nome e cognome dell'autista
- viaggio effettuato
- importo della corsa,
- mappa geografica con il percorso, la durata, l'ora di partenza e l'ora di arrivo
Ottenere la fattura Uber tramite l'applicazione o il sito web
Se la fattura non è stata inviata all'indirizzo e-mail del cliente, esiste un modo molto semplice per accedervi. Ecco i passaggi da seguire per scaricare una fattura Uber:
- Selezionare "I tuoi viaggi" dal menu dell'applicazione.
- Scegliere il viaggio in questione
- Fare clic su "Visualizza dettagli
- Cliccare su "Scarica la fattura" per riceverla in formato PDF.
☝️Pour Per ulteriori informazioni, visitare il sito riders.uber.com.
Come si elabora una richiesta di rimborso spese uber?
Nel caso di un viaggio semplice
Prima di poter elaborare una richiesta di rimborso spese Uber, è necessario definire cosa si intende per "viaggio semplice". Un viaggio semplice è un viaggio diretto, ad esempio per andare dal punto A al punto B senza utilizzare diversi tipi di trasporto.
Nel caso di un viaggio singolo, utilizzare il conto 6251 "Viaggi e spostamenti".
Nel caso di un viaggio lungo
Un viaggio lungo comprende l 'utilizzo di altri mezzi di trasporto come il treno o l'aereo, ma anche altri tipi di spese aziendali:
- spese per i pasti
- spese di alloggio
- spese di missione, ecc.
Se si tratta di un lungo viaggio, utilizzare il conto 6256 "Missioni".
Offerte e abbonamenti Uber per professionisti
Offerta "Business" per i viaggi di lavoro
Per facilitare la gestione delle note spese, Uber offre un pacchetto "Business" dedicato alle aziende i cui dipendenti utilizzano regolarmente i suoi servizi.
L'offerta offre numerosi vantaggi sia per i manager che per i dipendenti, tra cui 3 principali:
- accesso alla piattaforma da qualsiasi parte del mondo, in modo che i dipendenti possano viaggiare per lavoro in tutta tranquillità;
- costi ridotti grazie a programmi personalizzati in base al budget;
- interconnessione dei dati per le aziende dotate di una soluzione di gestione delle spese.
Offerta "Uber eats Pro" per il servizio pasti
Uber offre ai suoi clienti due servizi: i viaggi e la consegna dei pasti. Le spese per i pasti aziendali possono essere elaborate anche nell'ambito dei rimborsi spese.
Uber offre quindi un pacchetto "Pro" per i clienti e le aziende che utilizzano i suoi servizi di ristorazione.
Software di gestione delle spese aziendali e note spese Uber
Dotarsi di un software per la gestione delle spese è un vero e proprio toccasana per le aziende. Una soluzione di gestione può offrire numerosi vantaggi:
- Tutte le note spese sono digitalizzate,
- tutti i dati relativi alle spese aziendali dei vostri dipendenti sono centralizzati,
- una migliore gestione della contabilità,
- è possibile collegare il software di gestione delle spese all'applicazione Uber per gestire tutte le corse Uber in modo automatico e rapido.
Articolo tradotto dal francese