Come posso recuperare l'IVA sulle note spese?
In qualità di azienda, si sostengono spese necessarie per il buon funzionamento dell'attività, in particolare spese commerciali che danno origine a richieste di rimborso spese.
Per alcune di queste spese, la legge consente di recuperare l'IVA sulle note spese, nel rispetto di determinate regole e condizioni.
Qual è il quadro normativo e quali spese sono ammissibili? Come si può semplificare il processo di recupero dell'IVA? Scopritelo in questo articolo!
Richieste di rimborso spese e recupero dell'IVA: cosa dice la legge?
Procedure di recupero dell'IVA
Secondo l'articolo 208 dell'appendice II del Codice Generale delle Imposte francese, l 'IVA viene dedotta dalle dichiarazioni che le aziende presentano per il pagamento dell'imposta.
Di norma, le spese aziendali possono essere recuperate dall'azienda, tranne nei casi eccezionali descritti di seguito.
Condizioni per il recupero dell'IVA sulle note spese
Nell'ambito della gestione e del rimborso delle spese aziendali ai propri dipendenti, un'azienda può recuperare determinati importi di IVA, in conformità a specifiche disposizioni:
- L'IVA può essere detratta se si applica a un' attività commerciale imponibile, vale a dire che l'azienda o l'organizzazione deve essere soggetta all'IVA quando vende i suoi beni o servizi;
- le spese devono essere sostenute nell'ambito dell'attività commerciale e nell' interesse dell'azienda - le spese per uso privato sono espressamente escluse;
- tutte le fatture e i documenti giustificativi devono essere conservati e devono riportare i dati obbligatori.
Quali sono i documenti giustificativi accettati?
I documenti giustificativi devono dimostrare che la spesa rientra nell'ambito di una necessità inerente alla vita dell'azienda e alle sue attività.
Nella maggior parte dei casi, si tratta di uno scontrino di cassa, di una fattura o di una ricevuta, e spesso di una fattura con il dettaglio dell' importo dell'IVA.
Attenzione: non è possibile basare il calcolo della detrazione dell'IVA sul prezzo comprensivo dell'IVA, né utilizzare le ricevute delle carte di credito.
Fatture: conservazione e informazioni obbligatorie
Tutte le fatture emesse dai fornitori devono essere conservate dall'azienda.
I documenti servono come prova in caso di controllo da parte delle autorità fiscali e devono includere le seguenti informazioni (elenco non esaustivo):
- il nome del servizio o del bene venduto
- l' aliquota IVA applicabile
- l' importo dell'IVA fatturata
- il nome dell'azienda destinataria (e non quello di uno dei suoi dipendenti).
Nel caso delle spese aziendali, le condizioni non sono sempre le stesse: non tutte le spese sono soggette a IVA. Vediamo più da vicino.
Tipi di spese ammissibili e condizioni
Spese per i pasti
Le spese per i pasti sono associate alle spese aziendali; in questo contesto specifico, l' IVA applicabile è recuperabile nei seguenti casi:
- pasti per un dipendente che viaggia da solo
- un pasto per un dipendente con i colleghi nell'ambito di una riunione,
- pasti di lavoro, sia con un cliente, un potenziale cliente o un partner.
Nota bene: per importi superiori a 150 euro, IVA esclusa, è necessaria una fattura intestata all'azienda. Al di sotto di questo importo, sarà sufficiente una semplice ricevuta, purché indichi l'aliquota e l'importo dell'IVA, l'importo IVA esclusa e l'importo IVA inclusa.
Spese di albergo o di alloggio
🏨 Le spese di alloggio sono soggette a regole specifiche.
Nel caso delle spese alberghiere, l' IVA non è detraibile. Se un'azienda paga i servizi alberghieri per i propri dipendenti o dirigenti in viaggio d'affari, non potrà detrarre l'IVA pagata allo Stato.
Esistono tuttavia delle eccezioni. L'IVA è recuperabile nei seguenti casi:
- pernottamento pagato per conto di terzi,
- colazione o altro pasto in un hotel, ad esempio.
Spese di viaggio
🚀 Coprono varie spese, come il pagamento del carburante, del parcheggio e dei pedaggi. L 'IVA non è sempre recuperabile, anche se è indicata in fattura.
Ecco i dettagli qui di seguito.
L'IVA può essere recuperata su :
- pedaggi autostradali
- costi di carburante per diesel e benzina (recuperabili all'80% per i veicoli passeggeri e al 100% per i veicoli commerciali),
- noleggio e manutenzione dei soli veicoli commerciali.
Buono a sapersi: per quanto riguarda il carburante, il veicolo può essere privato o di proprietà dell'azienda. Nel primo caso, è necessario dimostrare che i viaggi sono stati effettuati nell'interesse dell'azienda.
L'IVA non è recuperabile su
- viaggi in aereo, treno, taxi, autobus o nave,
- l'acquisto o il noleggio di un parcheggio.
I rimborsi spese basati sul chilometraggio, invece, non sono soggetti all'IVA.
Regali aziendali
🎁 Gli omaggi sono ammessi alla detrazione dell'IVA, fino a un limite di 69 euro IVA inclusa, per anno e per destinatario.
Gli omaggi fatti ai clienti possono essere esenti da imposte se vengono utilizzati per sostenere il buon funzionamento o lo sviluppo dell'azienda.
Casi speciali: rimborsi spese senza IVA
Si applica la seguente regola: l'IVA è detraibile se, e solo se, è chiaramente indicata in fattura; in caso contrario, non può essere detratta.
Ciò significa che l'IVA non può essere detratta sulla base di un modulo d'ordine, di un preventivo o anche di una fattura proforma (è valido solo l'originale).
Se la fattura ricevuta non include l'IVA, è consigliabile contattare il fornitore per ottenere una fattura corretta.
Nel caso di acquisti di beni da fornitori esteri, sia che abbiano sede in Paesi al di fuori dell'Unione Europea che all'interno dell'UE, si applicano disposizioni speciali.
Come si può semplificare il recupero dell'IVA sulle note spese?
La domanda era: "Come posso recuperare l'IVA sulle note spese? La nostra risposta: scegliendo un software di gestione delle note spese che faccia i calcoli per voi. Scoprite la nostra selezione senza ulteriori indugi.
Cleemy
⚙️ Cleemy funziona in modo semplice: i vostri dipendenti dichiarano le loro spese in due clic, scattano una foto dello scontrino, quindi lo strumento estrae le informazioni pertinenti utilizzando l'OCR e compila automaticamente i campi associati, compresa l'IVA.
Determina l' IVA recuperabile, la addebita ai conti appropriati e, in caso di incongruenze sulla fattura, lo strumento adegua l'importo per rispettare le regole di arrotondamento fiscale.
Expensya
⚙️ Expensya è una soluzione intelligente per la gestione delle note spese che consente di definire il tasso di recupero dell'IVA per ogni categoria di spesa, per facilitare l'elaborazione dell'IVA.
Ha inoltre sviluppato una partnership con VAT4U, la principale piattaforma di recupero IVA online in Europa, per semplificare e automatizzare questo processo per le spese aziendali.
Silae Expense
⚙️ Grazie alla sua sofisticata intelligenza artificiale, Silae Expense rileva le categorie di spesa su una fattura, quindi estrae l'importo esatto dell'IVA e lo registra allegando il giustificativo PDF della spesa.
Ogni spesa ammessa alla detrazione dell'IVA viene tracciata e l'importo viene automaticamente sottratto dal pagamento dell'IVA allo Stato.
KDS Neo
⚙️ KDS Neo è una piattaforma per ottimizzare la gestione dei viaggi di lavoro dei vostri dipendenti, combinando la prenotazione dei viaggi e la gestione delle note spese (trasferimenti, hotel, ecc.), IVA inclusa.
Snellisce i processi tra tutti gli attori coinvolti, migliora il controllo dei costi e ottimizza l'intera catena di gestione dei viaggi.
Philéas Gestion
⚙️ Philéas Gestion è una soluzione completa per la gestione delle spese aziendali. I manager risparmiano tempo grazie a un sistema di convalida intelligente combinato con la tecnologia OCR.
L'analisi automatica delle note spese e l'individuazione di eventuali incongruenze facilitano il loro lavoro. Lo strumento è compatibile con il software di contabilità e consente di recuperare l'IVA.
Rydoo
⚙️ Rydoo è una soluzione intuitiva che gestisce le note spese standard (Rydoo Expense) e le spese per i viaggi di lavoro (Rydoo Travel).
I vostri dipendenti risparmiano tempo fotografando le loro ricevute: la tecnologia OCR si occupa di rilevare gli elementi da estrarre, come l'IVA, facilitando le vostre dichiarazioni IVA.
SAP Concur
⚙️ L'applicazione SAP Concur tiene traccia delle spese di viaggio aziendali in tempo reale: acquisto del viaggio, integrazione di ogni spesa in tempo reale e durante il percorso (ordinazione di un taxi, costi del ristorante, ecc.) con scansione della ricevuta, pagamento e approvazione automatizzati.
👍 Offre inoltre una soluzione di audit per analizzare le richieste e le fatture man mano che vengono ricevute , per individuare l'IVA recuperabile.
Non pagate il prezzo di una cattiva gestione...
... e passate alla gestione automatizzata delle vostre note spese!
Per evitare spiacevoli sorprese in caso di verifica fiscale, le aziende devono conoscere le norme che regolano il recupero dell'IVA.
Ma non è tutto! L'acquisto di questo tipo di software snellirà i vostri processi e vi farà risparmiare una notevole quantità di tempo nell' elaborazione delle spese.
Tutti gli importi dell'IVA associati alle spese aziendali vengono integrati e presi in considerazione nelle spese contabili.
In questo modo si evita di perdere l'IVA detraibile: si tiene traccia di tutte le spese e si calcola automaticamente l'importo dell'IVA dovuta, in modo da pagare solo ciò che si deve allo Stato. Siete convinti?