Definizione, elenco delle spese aziendali ed esempi
Vi offriamo una guida di base alla gestione delle spese aziendali :
- definizione delle spese,
- elenco delle spese aziendali
- ed esempi per aiutarvi a comprenderle meglio.
Bonus: alcuni consigli su come gestirle facilmente, i diversi metodi di rimborso, le tabelle Urssaf e gli strumenti professionali per aiutarvi.
Definizione Urssaf di spese aziendali
Le spese professionali sono spese sostenute da un dipendente nell'ambito delle sue mansioni, che il datore di lavoro è tenuto a rimborsare.
Le spese professionali sono quindi sostenute dal dipendente a titolo professionale, su richiesta e con l'approvazione del suo responsabile, al fine di svolgere i compiti affidatigli.
Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le somme anticipate, generalmente dietro presentazione di una nota spese corredata da ricevute.
Le somme rimborsate non sono soggette a contributi sociali o al CSG-CRDS.
Elenco delle spese professionali ed esempi
- Spese di missione: tutte le spese sostenute da un dipendente pubblico in relazione a una determinata missione, quando si sposta dalla sua residenza amministrativa (sede abituale di lavoro) e dalla sua residenza familiare (casa). Sono compresi i costi di vitto, alloggio e viaggio.
- Spese di trasporto: ad esempio, abbonamenti per tram, metropolitana, autobus o treni, biglietti aerei, ecc.
- Spese per i pasti: possono includere i pasti acquistati al di fuori dell'orario di apertura della mensa per gli incarichi di guardia, durante i periodi di formazione o il lavoro notturno, ma anche i cestini pasto assegnati su base forfettaria o i pasti al ristorante con un cliente.
- Spese di alloggio: hotel, AirBnB, ecc. sostenute in caso di viaggi di più giorni, talvolta all'estero. Possono anche includere le spese di affitto sostenute quando si viene trasferiti in un'altra azienda e quindi si deve cambiare casa in attesa di una sistemazione definitiva. Si tratta delle cosiddette spese per viaggi di lavoro o di lunga percorrenza, sostenute nell'ambito della mobilità professionale.
- Spese chilometriche, relative ai viaggi effettuati con un veicolo personale per motivi di lavoro, sia esso un'auto, una moto o una bicicletta.
- Spese relative al telelavoro o al lavoro mobile - spese relative alle nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione (NICT ): quando un dipendente deve attrezzarsi per poter lavorare da casa o in mobilità in condizioni soddisfacenti: mobili, box Wifi, secondo schermo, sedia ergonomica, smartphone, ecc.
☝️ Tutti questi esempi di spese aziendali devono essere ragionevoli e giustificati.
Come devono essere gestite le spese aziendali?
Ecco alcuni consigli per le aziende su come gestire le note spese e alcuni strumenti:
- Utilizzate il nostro modello di nota spese come base per fornire una documentazione chiara ai vostri dipendenti, in modo che possano richiedere le spese aziendali su base effettiva, entro i limiti della tabella Urssaf.
- Oppure optare per un compenso sotto forma di indennità forfettaria, il cui importo massimo è fissato ogni anno dall'Urssaf attraverso delle tabelle, per le professioni che sostengono spesso spese professionali.
- Oppure applicare una deduzione forfettaria specifica per alcune categorie professionali, come i rappresentanti di commercio o i lavoratori edili.
- Potete anche :
- creare un modulo su misura per standardizzare l'inserimento delle spese aziendali, in mobilità, con Kizeo Forms;
- dematerializzare la gestione delle spese aziendali dalla A alla Z e garantire l'archiviazione legale, con N2F.
- Per calcolare le spese aziendali, in particolare quelle chilometriche, consultate le tabelle Urssaf applicabili o utilizzate strumenti come Izika per automatizzare il processo e risparmiare tempo prezioso.
☝️ E per quanto riguarda il trasferimento delle spese aziendali sulla busta paga? Queste soluzioni comunicano generalmente con gli strumenti HR. - Infine, un'altra opzione è quella di evitare gli anticipi sulle spese aziendali e fornire ai vostri dipendenti una carta bancaria con un plafond, ad esempio tramite la soluzione Spendesk.
Per saperne di più, sfogliate la nostra rivista e scoprite tutti i nostri articoli sulla gestione delle spese aziendali.
Articolo tradotto dal francese