Come gestire le spese per i pasti e quali prove accettare?
Oggi, tutto quello che c'è da sapere sulle ricevute dei pasti, con un focus sulle ricevute dei pasti!
Perché dovremmo farlo? Perché nel 2018, su una media di 2.456 euro dichiarati in note spese dai dipendenti francesi (fonte: Expensya - 2019), la ristorazione è stata la seconda spesa in ordine di importanza, con 627 euro, subito dopo i trasporti (671 euro).
Si tratta di spese consistenti che richiedono un'attenta gestione e supervisione.
Siete un dipendente, un volontario o un manager che deve anticipare denaro perché è in viaggio d'affari o sta invitando un cliente a pranzo? Avete diritti e doveri quando si tratta di spese aziendali.
Siete responsabili delle paghe o della contabilità? Smettete di accumulare sulla vostra scrivania quelle lunghe note spese!
Vi ricordiamo i principi e le regole di base: come deve essere un buono pasto, quali documenti sono accettabili e come gestirli.
Come per ogni questione finanziaria, regole chiare, una buona comunicazione interna e una rapida elaborazione dei rimborsi (o dei rifiuti) sono le chiavi per un buon rapporto di lavoro e per team soddisfatti.
Spese per i pasti: le regole
La vostra azienda rimborsa le spese su base effettiva, rispetto al sistema forfettario utilizzato per alcune professioni con spese ricorrenti?
In questo caso, in cui le spese sono più occasionali, il rimborso su base effettiva prevede l'utilizzo di una nota spese.
Questa viene utilizzata per identificare e farsi rimborsare, entro limiti ragionevoli, le spese di ristorazione sostenute nell'interesse del datore di lavoro.
Per evitare abusi, sono previste delle regole, sia che si tratti di un direttore d'azienda o di un dipendente, sia che si tratti di una trasferta sul posto di lavoro o di un viaggio d'affari.
È qui che la definizione di una polizza spese si rivela utile: evita al manager di dover ripetere le condizioni di rimborso e garantisce una comunicazione fluida e trasparente.
Come deve essere un buono pasto?
Il documento riassume la natura delle spese sostenute, gli importi e la data, ed è accompagnato dai necessari documenti giustificativi.
Non ci sono sorprese: il buono pasto è accompagnato da un buono pasto.
Spese non rimborsate: in quali circostanze?
Il rimborso delle spese aziendali è un obbligo per il datore di lavoro, anche se non è scritto nel contratto: si tratta di una clausola considerata non scritta.
Tuttavia, l'autore della richiesta di rimborso spese è tenuto a fornire la prova della spesa entro il termine stabilito, se questo è stato chiaramente definito e comunicato internamente.
Dopo tale termine, e in assenza di giustificazione, la nota spese può essere respinta.
Quali ricevute dei pasti sono accettate?
Pensiamo sempre al conto del ristorante, ma possiamo fornire, ad esempio, lo scontrino della cassa del supermercato? È accettabile la ricevuta di una carta di credito?
Ma prima di esaminare le ricevute accettate, perché sono così importanti?
Obiettivi delle ricevute dei pasti
Gli obiettivi sono molteplici:
- Permettono di verificare che la spesa sia stata sostenuta correttamente nell'interesse dell'azienda;
- tutelano l'azienda nei confronti dell'Urssaf in caso di controllo;
- consentono di recuperare l'IVA detraibile sulle spese per i pasti.
🤓 Da sapere: fornire sempre la ricevuta originale, preferibilmente una ricevuta che indichi il metodo di pagamento.
A meno che non sia dematerializzato in condizioni che ne garantiscano la conformità ai sensi di legge.
Ricevute per spese di ristorazione
Se si invitano clienti, potenziali clienti o dipendenti a un pranzo di lavoro, la ricevuta deve indicare :
- la data
- l'importo del conto del ristorante
- il numero di coperti
- il nome, la posizione e la società degli ospiti (sul retro del conto, sopra i 150 euro),
- il motivo dell'invito (anch'esso sul retro),
- L'IVA.
Se questi dati non vengono forniti, l'azienda è passibile di sanzioni da parte dell'Urssaf, tra cui una multa per insufficiente giustificazione e la riclassificazione delle spese come prestazioni in natura.
Tuttavia, se si è in viaggio e si ha bisogno di mangiare sul posto, è sufficiente la ricevuta standard.
☝️ Richiesta di rimborso spese per il ristorante e massimale: per ridurre il rischio di frode, controllare meglio le spese e rispettare le regole del fisco, il datore di lavoro può imporre un massimale, stabilito nell'accordo o nel contratto aziendale.
In ogni caso, i rimborsi effettivi sono esenti da oneri sociali, purché la spesa sia considerata ragionevole.
Non è così per i rimborsi forfettari, come le indennità di viaggio per i pasti, che devono rispettare un tetto imposto dalle autorità fiscali.
Quanto costa un pranzo al sacco in questo caso ? Scopri la tabella Urssaf per le spese dei pasti.
Prova delle spese al supermercato
Uno scontrino di cassa è accettabile, così come uno scontrino di una panetteria, a condizione che si riferisca solo al dipendente.
Richiesta di rimborso spese e ricevuta della carta di credito
A volte una fattura viene dimenticata o smarrita.
Alcune aziende accettano eccezionalmente le ricevute della carta di credito, nonostante il rischio di una rivalutazione fiscale, perché non sono abbastanza dettagliate.
Come devono essere gestite le spese per i pasti?
L'elaborazione delle ricevute dei pasti è parte integrante della gestione delle spese aziendali e va da sé che questo compito, che spetta al CFO, diventa sempre più difficile da gestire nell'attuale crisi economica.
Definire la politica di spesa dell'azienda
Affissa nelle aree comuni o inclusa nel libretto di benvenuto, ad esempio, evita qualsiasi zona d'ombra in termini di ciò che è accettato, accettabile e vietato.
Ecco perché è così importante avere una politica di spesa chiara e precisa, accessibile a tutti.
Non solo il manager controlla il flusso di cassa dell'azienda e incoraggia le buone abitudini, ma i dipendenti sono ben informati e rassicurati.
Per ottimizzare la gestione delle spese, la politica di spesa riassume :
- le spese rimborsabili e il limite massimo (in particolare per gli alcolici),
- la persona di riferimento responsabile della gestione delle note spese
- il processo: le procedure di ricezione e convalida delle ricevute e le scadenze di rimborso.
Rispettare un periodo di rimborso ragionevole
Esiste un termine legale per il rimborso delle note spese?
La legge non è rigida in materia. Ma sembra ovvio che i rimborsi debbano essere effettuati entro un termine ragionevole, una volta ricevuti i documenti e le ricevute, per non mettere il dipendente in una situazione di disagio e non causare risentimento.
Nella maggior parte dei casi, il responsabile della contabilità o delle buste paga rimborserà le spese per i pasti dallo stipendio successivo.
Recupero dell'IVA sulle spese per i pasti
Le aziende possono esercitare il diritto di detrarre e dichiarare l'IVA a condizione che:
- sia essa stessa debitrice dell'IVA ;
- la ricevuta riporti l'importo.
Siate esigenti
Attenzione alle false fatture dei ristoranti!
Può capitare che un dipendente venga invitato a pranzo ma si faccia rimborsare il conto. Siate vigili.
Usare il software per risparmiare tempo e rendere le cose più fluide
Sono disponibili strumenti molto pratici per alleggerire il carico di lavoro dei team amministrativi e sul campo.
Nel cloud, hanno il vantaggio di essere aggiornati con le normative e utilizzabili in mobilità, per un'elaborazione snella e un circuito di convalida in tempo reale.
Inoltre, consentono di dematerializzare le note spese, comprese le ricevute, grazie alla tecnologia OCR, che rileva i caratteri dei biglietti da una semplice foto e li trasferisce nell'applicazione, evitando di riscrivere e perdere i documenti.
Ecco quattro esempi:
Expensya, processi di rimborso spese semplici e senza intoppi
Con Expensya, ogni azienda (VSE, PMI, grande gruppo) o libero professionista ha a disposizione uno strumento intuitivo per gestire con fluidità le procedure di rimborso spese.
La tecnologia OCR+ trasforma lo scontrino in una nota spese digitale conforme agli standard URSSAF e gestisce anche le mance. Bastano poi pochi clic per inviarla al manager o al commercialista, che ne viene immediatamente informato.
E soprattutto, vengono archiviate digitalmente fino al termine del periodo di conservazione legale.
Silae Expense, intelligenza artificiale per la vostra autonomia
Silae Expense si distingue per la sua intelligenza artificiale, che permette di migliorare lo strumento imparando dalle pratiche dei diversi utenti all'interno dell'azienda.
La sua tecnologia OCR è stata sviluppata internamente e la sua opzione di sicurezza digitale garantisce il valore probatorio dei documenti giustificativi forniti in caso di audit.
È possibile collegarlo al software di gestione globale, come l'ERP.
Kizeo Forms, l'applicazione mobile per creare moduli personalizzati
Kizeo Forms aiuta le aziende a passare a una gestione delle spese senza carta, mantenendo una documentazione coerente in tutti i settori.
I vantaggi di Kizeo Forms includono
- standardizzazione e configurazione dei moduli di richiesta di rimborso da parte dei team amministrativi,
- l'inserimento e la trasmissione automatica delle note spese dal campo ai contatti giusti, con tutte le informazioni e le foto delle ricevute.
Rydoo, la vostra politica di viaggi e spese nel cuore dello strumento
Con Rydoo è possibile integrare la propria politica di spesa nello strumento: le spese che la rispettano vengono convalidate automaticamente, ad esempio definendo dei massimali.
Rydoo Expense può essere utilizzato per gestire le note spese standard, mentre Rydoo Travel ottimizza la gestione dei viaggi di lavoro: non ci sono anticipi di spesa da fare.
Lo strumento può anche essere interconnesso con le vostre soluzioni di gestione e collaborazione.
Spendesk dematerializza e modernizza le note spese
Con Spendesk è possibile digitalizzare il 100% del processo di rimborso spese. I dipendenti possono presentare le loro note spese in modo semplice e veloce utilizzando l'applicazione. Le spese sono centralizzate in un'unica interfaccia, che offre una visibilità globale in tempo reale. Ciò significa che potete convalidarle in pochi clic, rimborsarle e riconciliarle automaticamente.
Non pagate per una gestione dispendiosa in termini di tempo
Spesa → richiesta di rimborso → controllo → convalida → rimborso...
Questo schema semplificato non tiene nemmeno conto dei rifiuti o dei solleciti dovuti alla mancanza di documenti.
Adottate un software! Le soluzioni software annunciano la fine dei documenti giustificativi che si accumulano, prendono polvere, si perdono o addirittura si cancellano nel tempo.
I circuiti, dalla richiesta alla convalida, sono semplificati e i vostri documenti sono al sicuro.
Inoltre, è possibile monitorare il flusso di cassa e l'andamento delle spese per adeguare la gestione delle richieste di rimborso spese e pianificare il futuro in modo più efficace.
A quale attività a valore aggiunto dedicherete tutto questo risparmio di tempo?