Cos'è un ordine di fidanzamento e cosa deve contenere (+ modello gratuito da scaricare)
Che si tratti di una riunione nelle vicinanze o di un viaggio di lavoro all'estero, l' ordine di missione è essenziale sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Tutela entrambe le parti specificando le condizioni di viaggio e il rimborso delle spese aziendali legate all'incarico.
Consente una migliore gestione delle note spese e costituisce una prova legalmente ammissibile in caso di circostanze impreviste. Può essere adattato a tutti i tipi di azienda, ma il suo obbligo legale è sempre al centro delle discussioni.
Cosa sono gli ordini di trasferta? A cosa serve esattamente? Cosa dice dal punto di vista legale? Come può essere ottimizzato per migliorare la gestione delle note spese? Trovate le risposte in questo articolo.
Che cos'è un ordine di trasferta?
Definizione
Un "ordre de mission" (ordine di missione) è un documento professionale, generalmente in formato Word o PDF, che consente a un dipendente di viaggiare durante l'orario di lavoro per svolgere una missione professionale. Presenta diversi vantaggi per i dipendenti:
- Beneficia dei vantaggi e della protezione del suo status anche quando è lontano dall'azienda.
- Sono inoltre coperti in caso di infortunio sul lavoro.
- Possono richiedere il rimborso delle spese professionali, note anche come spese di missione. Queste spese comprendono principalmente il viaggio (trasporto), i pasti e l'alloggio.
Il datore di lavoro beneficia di una gestione più efficiente, chiara e organizzata delle richieste di rimborso spese. Tutti i viaggi sono dettagliati e firmati, il che tutela il datore di lavoro anche in caso di circostanze impreviste.
L'ordine di trasferta è obbligatorio?
L'ordine di trasferta è un documento obbligatorio per tutti i dipendenti che vogliono o devono viaggiare per lavoro, sia a livello internazionale che non. Per essere valido dal punto di vista legale, deve rispettare un formato molto specifico. Può quindi assumere diverse forme:
- modulo
- lettera,
- Documento Word convertito in PDF.
⚠️ Un'e-mail non può sostituire questo documento ufficiale. Non sarà accettato.
Ai sensi dell'articolo L411-2 del Codice della sicurezza sociale francese, un viaggio di lavoro può essere considerato come un viaggio privato. È quindi nell'interesse del dipendente richiedere un ordine di viaggio prima di partire per lavoro.
Perché ho bisogno di un ordine di trasferta?
Richiesta di autorizzazione al viaggio
Quando un dipendente deve effettuare un viaggio di lavoro nell'ambito delle proprie mansioni, deve chiedere l'autorizzazione al proprio responsabile. Per farlo, deve fornire una serie di dettagli più o meno specifici sul viaggio.
I dettagli obbligatori sono descritti più avanti nell'articolo!
Richiesta di prenotazione del viaggio
Se un dipendente deve effettuare un viaggio di lavoro, deve richiedere l'approvazione del :
- il proprio responsabile tramite un ordine di missione,
- ai servizi di prenotazione, indicando i dettagli principali del viaggio senza entrare troppo nei particolari. Spetta ai reparti specializzati organizzare il viaggio in base alle tariffe, alla disponibilità e al budget stanziato dall'azienda.
Chiedere l'approvazione per l'acquisto di attrezzature
Quando un dipendente ha bisogno di acquistare attrezzature professionali nell'ambito delle proprie mansioni, deve chiedere l'approvazione del proprio responsabile e/o della persona interessata.
Può quindi richiedere un ordine di assegnazione, allegando un preventivo come prova, insieme al motivo dell'acquisto dell'attrezzatura.
Quali informazioni devono essere incluse?
Affinché un ordine di incarico sia valido e ammissibile agli occhi della legge, deve contenere le seguenti informazioni:
- lo scopo dell'incarico ;
- le date del viaggio e/o dei viaggi di andata e ritorno;
- gli orari dei viaggi di andata e ritorno;
- l'indirizzo completo del luogo in cui si svolgerà il viaggio;
- il mezzo di trasporto che il dipendente utilizzerà (devono essere indicati anche gli aeroporti e le stazioni);
- l'indirizzo di casa del dipendente;
- la firma del datore di lavoro
👉 L'ordine di missione deve poi essere convertito in formato PDF.
Scaricate gratuitamente il nostro modello di ordine di missione!
Preferite un modo più rapido ed efficiente per redigere il vostro ordine di missione? Potete scaricare il nostro modello di ordine di missione in formato Word.
In questo modo avrete accesso a una struttura di commessa completa. Non dovrete fare altro che aggiungere le vostre informazioni, farlo firmare da voi e dal dipendente in questione e scaricarlo in formato PDF.
Ordini di viaggio e note spese: come ottimizzare il processo di rimborso?
Il software di gestione delle note spese offre funzioni che consentono di impostare le richieste di trasferta dematerializzate in base ai criteri specifici della vostra politica aziendale.
Quando vi trovate di fronte a una richiesta di rimborso spese, i vostri dipendenti compilano dei campi con vari livelli di dettaglio, che collegano automaticamente l'ordine di trasferta a questa spesa.
In questo modo il vostro reparto contabile ha una migliore visibilità complessiva.
I vantaggi sono molteplici:
- Adattamento alla vostra azienda e alla vostra politica di gestione delle spese, rendendo più semplice il vostro sistema di rimborso;
- notevole risparmio di tempo, grazie all'eliminazione di attività dispendiose e delle varie fasi di approvazione e verifica;
- maggiore efficienza, con tutte le informazioni necessarie in un unico modulo.