Rapporti di spesa: vincere ad ogni costo
Sara Jaillet, Data Analyst di Philéas Gestion, esamina le fasi e i costi legati all'elaborazione delle note spese e vi mostra come risparmiare tempo e denaro ottimizzando la gestione delle vostre note spese.
Sara Jaillet:
Il nostro rapporto con il denaro è di tipo emotivo.
Quando ho iniziato a lavorare, uno dei miei colleghi, volendo insegnarmi i trucchi del mestiere, mi disse con orgoglio: "Non vado mai in mensa. Siccome abito qui accanto, mangio a casa. Così non spendo nulla". La sua logica mi sembrava implacabile.
Ma mentre lo guardavo andare al supermercato (costo del trasporto), mi resi conto che avrebbe cucinato il suo cibo (costo di produzione) e pulito i suoi piatti (costo di manutenzione). La sua logica si è incrinata ai miei occhi.
Ciò che tocca il nostro denaro tocca le nostre emozioni e ci rimanda alle nostre concezioni di vita. Perché ci piace pagare i ristoranti con gli amici, ma allo stesso tempo soffocare per un aumento di pochi centesimi del prezzo della benzina? Togliamo il peso emotivo e guardiamo l'argomento da un punto di vista puramente finanziario. Uscire una volta al mese a circa 30 euro a sera costa 360 euro all'anno. Cinque centesimi in più per litro di carburante per percorrere 12.000 km a 5 l/100 rappresentano 30 euro in più.
Se aggiungiamo l'emozione all'equazione, troviamo subito una serie di ragioni perfettamente comprensibili per cui non possiamo permetterci di pagare di più.La nostra capacità di spendere 360 euro per un'attività di svago e l'impossibilità di aggiungere 30 euro all'anno per l'auto. Eppure, eliminando una sola uscita all'anno, il bilancio sarebbe in pareggio.
Le neuroscienze dimostrano che compriamo emotivamente e giustifichiamo le nostre spese con la ragione1. Ma un'azienda ben gestita si basa su fatti concreti e misurati, non su sentimenti2.
Non spendo nulla per le spese.
Per quanto possa sembrare sorprendente, il settore delle note spese non è immune da un giudizio iniziale basato sull'intuizione piuttosto che sui fatti. La maggior parte delle persone ritiene spontaneamente che il costo dell'elaborazione delle note spese sia trascurabile. Alcuni responsabili delle risorse umane mi hanno detto che il costo di gestione delle note spese era di circa 1 euro per ogni richiesta. Altri mi hanno assicurato che a loro costava zero euro, perché usavano Excel o avevano sviluppato uno strumento interno. I più preoccupati, consapevoli del tempo speso dai reparti contabili o dalle risorse umane, immaginano al massimo una cifra di pochi euro.
Eppure gli specialisti sostengono che ogni richiesta di rimborso spese costa all'azienda tra i 32 e i 56 euro, ovvero circa 80.000 euro all'anno per 150 richieste al mese.
La gestione delle spese è opaca come i Panama Papers?
L'intero processo di gestione delle note spese coinvolge una serie di attori che interagiscono tra loro e svolgono numerosi compiti. Sebbene sia intuitivamente complesso ipotizzare il costo totale, è possibile suddividere e misurare ogni intervento al livello più fine, utilizzando una struttura di ripartizione del lavoro del progetto (WBS). In questo studio, esamineremo una ripartizione in 4 aree principali.
1. Inserimento o ricerca di informazioni
Il principio stesso della gestione delle note spese è che un'azienda rimborsa ai propri dipendenti le spese sostenute a titolo professionale. A tal fine, un operatore sarà responsabile dell'inserimento dei dati. Ogni modulo richiede la compilazione di informazioni obbligatorie, come la data, la natura delle spese e gli importi comprensivi di IVA.
Alla dichiarazione devono essere allegati i documenti di supporto. A volte questi vengono stampati, spillati a un documento di riepilogo, inviati per posta interna o addirittura lasciati direttamente sulla scrivania delle risorse umane. Tutto questo rappresenta un impegno di tempo che deve essere misurato con precisione. Quale dipendente non ha mai trascorso dieci minuti alla disperata ricerca di quel maledetto biglietto che era stato accatastato insieme ai documenti importanti? E chi non ha mai fatto un viaggio speciale per chiedere al proprio manager una spiegazione per un'indennità chilometrica rifiutata? Chi non ha cercato all'infinito nella propria agenda, nelle e-mail e nel telefono per trovare la lista degli invitati da scrivere sul retro del conto del ristorante?
Chi non ha mai rinunciato a rimborsare una spesa per evitare una procedura troppo complessa o inappropriata? Se questa situazione esiste, è perché la raccolta dei dati è un processo che richiede molto tempo e che rappresenta il 50-60% del tempo dedicato all'intero processo.
2. La convalida o l'ago nel pagliaio
La materia delle note spese è regolamentata dalla legge, motivo per cui i datori di lavoro non possono permettersi di accettare a occhi chiusi ogni richiesta di rimborso. Questi importi non sono soggetti a contributi. Di conseguenza, un'azienda che non è in grado di giustificare il rimborso di una spesa corre il rischio di essere multata per tentato occultamento di salario o prestazioni in natura. L'ultimo rapporto ACOSS afferma che quasi il 40% dei conguagli effettuati riguardava retribuzioni non soggette a contribuzione.
Quale dipendente non ha mai cercato di far quadrare i conti aumentando la propria indennità chilometrica? O chi non ha mai approfittato della clemenza di un ristorante per versare una bottiglia di vino sul proprio pasto? Ma il datore di lavoro che rimborsa una falsa nota spese è legalmente responsabile, in un momento in cui alcuni studi stimano che un dipendente su tre imbrogli sulla dichiarazione dei redditi per un ammontare di 730 euro all' anno3.
Inoltre, poiché sono molto occupati, 8 manager su 10 arbitrano le richieste di rimborso senza prestare realmente attenzione. Questa ingannevole sensazione di risparmio di tempo nasconde in realtà un costo significativo, perché le anomalie non rilevate faranno sì che l'azienda subisca una doppia sanzione sotto forma di rettifica su questi importi.
La funzione di audit è quindi cruciale e i suoi compiti non possono essere affrettati. Consapevoli di questo problema, alcuni validatori cadono nella trappola opposta, esaminando ogni voce di spesa nei minimi dettagli. Tuttavia, non tutte le spese sono uguali: il rimborso di un biglietto della metropolitana senza IVA recuperabile non comporta lo stesso rischio di un invito al ristorante per 10 persone. Quindi il tempo dedicato ai controlli perderà tutto il vantaggio di scoprire le frodi.
Le attività di convalida rappresentano dal 10 al 20% del costo dell'elaborazione completa.
3. Amministrazione o le dodici fatiche di Asterix
L'elaborazione amministrativa deve certificare la corretta applicazione della politica aziendale sulle note spese e rispettare gli obblighi di legge.
Le operazioni da svolgere comprendono il controllo delle registrazioni, delle ricevute, dell'IVA, dei rimborsi chilometrici e di altri calcoli specifici, la gestione dei buoni pasto, dei veicoli, del libretto di circolazione, delle missioni e degli incarichi, degli anticipi spese e dei biglietti da visita. Occorre inoltre tenere conto delle spiegazioni da fornire ai validatori e ai dipendenti, della produzione di documenti dichiarativi, dell'esportazione verso la contabilità e la DSN e dell'estrazione di dati per la finanza. L'elenco dei compiti da svolgere è lungo e deve essere misurato con precisione.
Per quanto riguarda i documenti di supporto, essi costituiscono una parte non trascurabile, perché devono essere ricevuti, ordinati, controllati, registrati e infine conservati per 6 anni. In questo periodo, al ritmo di 150 note al mese, la vostra azienda dovrà archiviare l'equivalente di 216 risme di carta.
Il costo amministrativo rappresenta il 25-40% del trattamento completo.
4. IT o 2001: Odissea nello spazio
Qualsiasi tipo di elaborazione informatica rappresenta un onere finanziario per l'azienda. Anche una soluzione interna, basata su un vecchio server già ammortizzato, è esposta ai rischi dell'obsolescenza dell'hardware, dei tempi di inattività della manutenzione e della scalabilità.Questi costi sono raramente misurati, ma sono potenzialmente elevati.
Per quanto riguarda i moduli di nota spese integrati in un HRIS, per definizione rimarranno generalisti e non specialisti del settore. Tuttavia, solo prendendo in carico l'intera catena di elaborazione i datori di lavoro saranno in grado di ottenere risparmi reali, perché qualsiasi azione che abbia un impatto sul tempo impiegato avrà un impatto significativo sul costo complessivo della gestione delle note spese.
Per quanto riguarda gli editori di soluzioni esperte, i loro compensi dovrebbero essere inclusi nel risultato finale.
L'IT può rappresentare fino al 15% del costo totale.
Serve una calcolatrice quantistica?
Per semplicità, ipotizziamo che la vostra azienda rimborsi 150 richieste di rimborso spese al mese e che ogni richiesta contenga circa dieci spese con relativi documenti di supporto. Inoltre, prenderemo in considerazione uno stipendio netto medio di 1.800 euro, ovvero una retribuzione oraria di 23,27 euro. Quindi ogni minuto speso da una persona coinvolta nel processo vi costerà 1/60 di ora x 23,27 euro = 0,387 euro.
Dipendenti
Se il tempo medio impiegato dal dipendente per registrare una spesa ed elaborare la ricevuta è di 3 minuti e 30 secondi, il costo sarà di 0,387 9 x 3,5 x 10 x 150 x 12 = 24.437,70 €/anno.
A questo va aggiunto il tempo impiegato per il follow-up, i solleciti, i rientri (circa il 20% delle note viene scartato e deve essere reinserito), le richieste di spiegazioni, i calcoli specifici e altri casi particolari, che possono raddoppiare il costo del solo inserimento dei dati.
È possibile risparmiare?
Uno strumento esperto può aiutarvi a risparmiare fino al 50% del tempo con l'aiuto di ausili per l'inserimento dei dati, come la possibilità di fotografare le ricevute dall'applicazione mobile, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per precompilare i moduli, calcolare i massimali e le indennità chilometriche, ecc.
Convalidatori
Se i vostri manager controllano ogni spesa per una media di 1 minuto, il costo per la vostra azienda sarà di 0,387 9 x 1 x 10 x 150 x 12 = 6.982,20 euro/anno.
Come abbiamo visto in precedenza, la particolarità del processo di convalida è che viene misurato non solo in termini di tempo impiegato, ma anche in termini di qualità del processo decisionale.
C'è spazio per il miglioramento?
I cruscotti e i sistemi di monitoraggio possono fornire un aiuto parziale all'arbitrato, ma alcune soluzioni esperte utilizzano tecnologie all'avanguardia per supportare i manager lanciando allarmi. Questi controllano tutte le spese ed evidenziano quelle che richiedono una verifica umana più approfondita. Migliorano significativamente la qualità della convalida e fanno risparmiare tempo all'azienda.
Per i manager
Il calcolo del tempo dedicato alla contabilità e alle risorse umane può essere effettuato con precisione solo elencando in modo esaustivo e cronometrando ciascuno dei numerosi compiti. Detto questo, secondo i nostri calcoli, 150 note mensili costano circa 25.000 euro all'anno.
È possibile ottimizzare?
Un'azienda cercherà uno strumento esperto in grado di automatizzare ciò che può essere automatizzato, rispettare la politica aziendale, produrre report e interfacciarsi con il proprio HRIS (importazione dei dipendenti, esportazione della contabilità, ecc.). I documenti di supporto digitalizzati saranno archiviati in un Probative Value Vault, che applica le condizioni richieste dall'articolo A 102 B2 del Codice fiscale francese.
Conclusione
Una soluzione esperta di gestione delle spese può far risparmiare alla vostra azienda circa dieci euro per fattura, o circa cento giorni lavorativi all'anno. In altre parole, non implementare una soluzione esperta significa sprecare 1.410,75 euro al mese. Quindi, cosa state aspettando?
Fonti: 1: https://creg.ac-versailles.fr/l-emotion-et-le-comportement-du-consommateur 2: http://www.norme-iso-9001.com/lapproche-factuelle-pour-la-prise-de-decision/ 3: https://www.lci.fr/emploi/notes-de-frais-pourquoi-autant-de-fraudes-2123350.html
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Articolo tradotto dal francese