Indennità per viaggi a lunga distanza: copertura delle spese per i viaggi di lavoro

Secondo Les Echos, la spesa per i viaggi d'affari in Francia varrà 30 miliardi di dollari entro il 2020.

Nell'ambito delle loro mansioni professionali, alcuni dipendenti devono spostarsi di molti chilometri da casa. Il datore di lavoro rimborsa i costi di questi lunghi viaggi (trasporto, vitto, alloggio) e voi potete presentare al vostro datore di lavoro delle note spese per ottenere il rimborso.

Scoprite tutti i nostri consigli su come compensare i vostri dipendenti o ricevere il vostro compenso nella forma dovuta.

Che cos'è un'indennità di trasferta?

Indennità di trasferta: definizione

L' indennità di trasferta copre le spese aggiuntive di vitto, trasporto e alloggio sostenute da un dipendente che viaggia per lavoro.

In questo caso, i dipendenti possono ricevere queste indennità quando non possono tornare a casa a causa delle loro condizioni di lavoro.

Tuttavia, devono essere soddisfatte due condizioni

• la distanza tra il luogo di residenza e il luogo di lavoro è maggiore o uguale a 50 km (viaggio di sola andata),
• i mezzi di trasporto pubblico non sono in grado di coprire questa distanza in meno di 1 ora (solo andata).

Se questo non si applica a voi, la vostra azienda può comunque dichiarare che non siete in grado di raggiungere il vostro luogo di residenza a causa di circostanze al di fuori del vostro controllo (ad esempio, l'orario di lavoro).

☝️ Attenzione: i rimborsi non sono esenti se si rientra a casa, anche se si soddisfano tutte le condizioni.

Disposizioni di sicurezza sociale per le indennità di viaggio a lunga distanza

In qualità di datore di lavoro, se desiderate beneficiare dell 'esenzione, dovete fornire la prova delle spese sostenute dai vostri dipendenti se, e solo se, il rimborso delle spese di viaggio a lunga distanza supera i limiti di esenzione.

Le indennità di viaggio a lunga distanza sono esenti da contributi previdenziali fino all'importo dell'indennità forfettaria.

Léa Boluze , ©capital

In breve, le indennità costituiscono un rimborso delle spese aziendali quando sono versate fino al massimale stabilito dall' URSSAF. Al contrario, la parte eccedente il massimale sarà soggetta ai contributi previdenziali e all' imposta sul reddito.

I vostri compensi sono esenti se soddisfano determinate condizioni cumulative:

• l'esenzione si applica solo ai dipendenti che effettuano la deduzione forfettaria del 10% (non è consentito il cumulo con la deduzione per le spese effettive),
• le indennità devono corrispondere a spese professionali (non destinate a spese personali),
• devono corrispondere a spese professionali speciali (queste indennità non devono far parte delle spese già coperte dalla deduzione forfettaria del 10%),
• devono essere giustificate in modo sufficientemente dettagliato per stabilirne la veridicità e l'importo,
• devono essere utilizzate in modo conforme alla loro finalità.

Viaggi di lavoro: quali sono le indennità a disposizione dei dipendenti?

Rimborso basato sulle spese effettivamente sostenute

Affinché il vostro datore di lavoro possa rimborsarvi le spese, dovete fornire al vostro datore di lavoro una prova valida e accurata delle spese sostenute.

Per spese effettive o spese aziendali (ad esempio, spese di missione) si intendono tutte le spese sostenute nel corso dell'attività lavorativa.

Rimborso sulla base di un'indennità fissa

L'indennità fissa è stabilita dallo Stato. Viene utilizzata principalmente per coprire i pasti dei dipendenti.

• i ndennità per i pasti sul posto di lavoro: l'indennità forfettaria versata per compensare queste spese aggiuntive è esente da contributi fino a un limite di 6,70 euro a partire dal 1° gennaio 2021 .
• i ndennità per pasti fuori dai ristoranti: queste indennità sono esenti da contributi fino a un massimo di 9,40 euro al 1° gennaio 2021.
• i ndennità di pasto in ristorante: le indennità sono esenti da contributi fino a un massimo di 19,10 euro al 1° gennaio 2021 per pasto,
• indennità di telelavoro: 10 euro al mese per un giorno di telelavoro a settimana, 20 euro al mese per due giorni di telelavoro a settimana, 30 euro al mese per tre giorni di telelavoro a settimana.

Le tariffe 2021

Ecco le scale su cui basare i calcoli delle spese aziendali e le richieste di rimborso chilometrico per il 2021.

Scala chilometrica applicabile agli automobilisti nel 2021

Importi diversi a seconda della località

A seconda della località, i rimborsi delle spese di vitto e alloggio per i dipendenti sono esclusi dalla base contributiva, senza limiti di importo, come avviene all'estero e nei Dipartimenti francesi d'oltremare.

Scala per i viaggi a lungo raggio in Francia continentale per il 2021

Tariffe per i viaggi a lunga percorrenza nei dipartimenti e territori francesi d'oltremare per il 2021

Questi importi sono ridotti :

• del 15% dal primo giorno del 4° mese per un viaggio di durata superiore a 3 mesi e inferiore a 2 anni,
• del 30% dal primo giorno del 25° mese per un viaggio di durata superiore a 24 mesi e inferiore a 4 anni.

Qual è il vostro consiglio? Fatecelo sapere nei commenti!