Come potete gestire meglio le spese di viaggio dei vostri dipendenti?
I vostri dipendenti devono spesso viaggiare nell'ambito del loro lavoro. I costi per il chilometraggio, gli abbonamenti, i pedaggi, l'assicurazione, i pasti e così via si accumulano e diventano rapidamente ingestibili, dispendiosi e irritanti.
Spese che si sommano e che diventano rapidamente ingestibili, dispendiose e irritanti.
Vediamo di approfondire questo tema, che spesso è sinonimo di fardello mentale, per analizzare tutti gli aspetti e fornirvi le chiavi per una migliore gestione delle spese di missione.
Premessa: cosa sono le spese di missione?
Non esistono spese di missione senza un ordine di missione.
L' ordine di missione è un documento che dovete consegnare al vostro dipendente affinché possa viaggiare con la certezza di essere coperto in caso di incidente. Insieme alle ricevute delle spese sostenute durante il viaggio di lavoro, il dipendente può essere rimborsato per le spese aziendali al suo ritorno.
Per un ordine di viaggio valido, ricordate di indicare:
- L'identità del dipendente,
- Il nome della vostra azienda,
- il luogo della missione/viaggio
- la durata,
- il mezzo di trasporto utilizzato per raggiungerlo.
Per redigere un ordine di missione, potete utilizzare questo modello come guida:
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Nome della società Data Oggetto: Ordine di missione Con la presente l'azienda affida a (Cognome, nome, indirizzo e posizione del dipendente in azienda) l'incarico di (scopo dell'incarico). L'incarico è finalizzato a (indicare le ragioni precise dell'incarico). Avrà luogo dal (data di partenza) al (data di ritorno) e durerà quindi (X giorni/mese). Il dipendente viaggerà tra il suo (luogo di lavoro/residenza familiare) e la sede dell'incarico, presso (indirizzo dell'incarico). Per il viaggio di ritorno, il collaboratore utilizzerà il seguente mezzo di trasporto (elencare qui i mezzi di trasporto utilizzati: aereo, taxi, treno, auto a noleggio, ecc.) Se possibile, specificare gli orari degli spostamenti, come ad esempio gli orari di partenza e di arrivo di un volo). Durante l'incarico, il collaboratore alloggerà in una struttura ricettiva. Utilizzerà (mezzo di trasporto utilizzato) per spostarsi tra il luogo di residenza e la sede dell'incarico. Firma del datore di lavoro o della persona con delega di firma. |
Fonte : https://droit-finances.commentcamarche.com/
Quali spese rientrano nell'ambito delle spese di viaggio di lavoro?
Tutte le spese relative ai viaggi di lavoro dei vostri team sono considerate spese di missione. Ciò significa tutto, dai costi chilometrici al budget per i pasti, ai pernottamenti in hotel e ai mezzi di trasporto utilizzati durante la trasferta.
Potete stabilire il budget per la missione con il dipendente prima che parta e specificarlo in dettaglio nell'ordine di missione. Tuttavia, questo non garantisce che il budget venga rispettato: durante una trasferta di lavoro possono verificarsi molti imprevisti, subiti o scelti, ad esempio: un volo cancellato che richiede l'acquisto di un nuovo biglietto o un conto superiore al budget stabilito al ristorante, ecc.
Sta a voi identificare i dipendenti di cui potete fidarvi per utilizzare il budget in modo saggio.
Quali strumenti si possono utilizzare per gestire le spese di missione?
Sappiamo bene che le spese per le missioni rappresentano una grande sfida finanziaria, ed esistono diverse soluzioni per aiutarvi a gestire queste spese aziendali nel modo più efficace possibile.
La maggior parte delle banche tradizionali offre oggi carte di pagamento aziendali, direttamente collegate al conto bancario dell'azienda.
In questo modo, i dipendenti non devono anticipare spese personali per conto dell'azienda quando viaggiano.
D'altra parte, non avete alcun controllo diretto sulle spese effettuate con questa carta. I dipendenti possono usarla dove vogliono.
Esistono altre alternative, come le carte per scopi speciali : la carta carburante o la carta ristorante. Sebbene siano molto diffuse, queste carte sono limitate a specifiche aree di spesa e in genere possono essere utilizzate solo in determinati esercizi. Alcune carte carburante, ad esempio, possono essere utilizzate solo in un'unica rete di distribuzione.
Le carte ristorante hanno generalmente un budget limitato.
Più orientate ai viaggi d'affari: la carta American Express o la carta Logée sono soluzioni per coprire le spese di missione. Queste carte di debito differito consentono di ricevere un'unica fattura a fine mese, specifica per il viaggio effettuato.
Un'altra opzione ancora molto diffusa è l'utilizzo delle carte bancarie personali dei dipendenti. Per ottenere il rimborso delle spese di missione, i dipendenti inviano le loro note spese all'ufficio contabilità dell'azienda, che provvede a vagliare le ricevute.
Molto spesso, questa selezione di ricevute è un compito noioso e richiede molto tempo. Peggio ancora, a volte le ricevute vanno perse, allungando o annullando il processo di rimborso per il dipendente.
Mooncard ha preso in considerazione il carico mentale che può gravare sui dipendenti che devono preoccuparsi delle note spese. La fintech ha sviluppato un gestore online collegato a una carta Mastercard che aiuta a controllare e semplificare le spese aziendali. La carta bancaria può essere completamente configurata e le spese vengono trasmesse in tempo realetramite il manager, dandovi un vantaggio nella gestione delle spese aziendali!
Recupero dell'IVA: la vera sfida delle spese di viaggio aziendali
Per ridurre il più possibile le spese di viaggio dei dipendenti, le aziende possono ottenere il rimborso dell'IVA su queste spese (a condizione che ne abbiano la prova!).
💡 Buono a sapersi: per le spese aziendali che appartengono alla famiglia dei "trasporti": viaggi in treno, biglietti aerei, taxi, non c'è IVA, quindi il rimborso è impossibile.
Per contro, l'IVA al 20% è applicata alle spese di parcheggio e pedaggio, che possono essere recuperate sulla base delle ricevute. Lo stesso vale per le spese alberghiere: l'IVA varia generalmente tra il 10% e il 20%.
L'IVA sui pasti è rimborsabile solo se si tratta di un pranzo di lavoro o se il dipendente è fuori sede per lavoro. Per le spese quotidiane legate ai pasti, utilizzate una carta ristorante.
Tre domande a Pierre-Yves Roizot, direttore finanziario di Mooncard
Quali sono oggi i principali problemi legati alle spese di missione per i team di gestione?
Pierre-Yves Roizot:
Spese di missione, note spese, costi di viaggio. In qualsiasi modo li si chiami, c'è un denominatore comune: tutti i soggetti coinvolti sono stufi. Dal direttore che ha paura delle discrepanze, al manager che sente di perdere tempo in "controlli" senza alcun valore aggiunto, senza dimenticare i dipendenti.Dal direttore che teme le discrepanze, al manager che sente di perdere tempo in "controlli" senza alcun valore aggiunto, all'utente che non capisce più perché deve anticipare denaro personale per le spese aziendali, il fastidio si trova a ogni livello dell'azienda.
Se a questo si aggiunge la straordinaria quantità di tempo spesa per le registrazioni contabili di queste spese, anche se non sono le più significative in termini di importo, il bicchiere è pieno.
E la ciliegina sulla torta? Il rischio di controlli URSSAF e fiscali, che possono rendere il conto ancora più salato. Tutti perdono tempo, il peso mentale si ripercuote su tutti i membri della catena e lo stress si diffonde in tutto il team.
Gestione delle spese: molte aziende sono abituate a gestire le loro note spese a mano. Quali sarebbero tre argomenti per convincerle a passare al digitale?
Pierre-Yves Roizot:
Oltre l'80% delle aziende francesi utilizza ancora una soluzione manuale per la gestione delle note spese, basata su fogli Excel più o meno ben stampati, biglietti il cui inchiostro a volte si è rapidamente sbiadito (quando non è scomparso lungo il percorso, nel caso di un'azienda con un gran numero di dipendenti).Se non sono scomparsi strada facendo, nel lungo iter amministrativo imposto da questo processo arcaico) e cucitrici recalcitranti (il famoso formato 26/6 che non entra nel 24/4... chi non ha già vissuto questo incubo).
Con la digitalizzazione non si perde più tempo a rincorrere i biglietti, che vengono salvati per diversi anni (e quindi non possono essere cancellati) grazie a una semplice foto scattata con lo smartphone.Niente più sudore e stress quando l'URSSAF conferma che il biglietto cancellato non può essere controllato, e niente più fogli che prendono polvere in un deposito (e quindi costi di stoccaggio).
Nel 2020, non sarebbe meglio guardare avanti e prevedere un'interconnessione con gli esercenti, salvando le foreste che sono già state in gran parte abbattute grazie all'eliminazione della stampa dei biglietti? Salviamo il nostro pianeta: gli sforzi di tutti, anche nella gestione delle note spese, sono simboli di modernità e senso civico che dobbiamo alle generazioni future.
Le spese per i pasti dei dipendenti sono considerate spese di missione?
Pierre-Yves Roizot:
Quale direttore commerciale, direttore finanziario o dirigente di una PMI non si è mai trovato di fronte a questo dilemma?
"Jean-Jacques, hai speso 53 euro per la cena di martedì, durante il tuo viaggio a Marsiglia, anche se sapevi che l'importo massimo autorizzato per la cena era di 39 euro!
- Sì, ma io avevo mangiato un panino a pranzo!
Anche se sembra ovvio che i pasti costituiscano spese di missione, è altrettanto difficile dare loro un quadro semplice, chiaro ed efficace. Le eccezioni sono numerose: in che misura è consentito l'uso di alcolici? Si può invitare il proprio cliente e fino a quale limite?
Per quanto riguarda la domanda precedente, nel 2020 non sarebbe meglio concentrarsi su ragionamenti costruttivi e positivi? Ad esempio, come potete incoraggiare il vostro team a essere ragionevole nelle spese? Trasformando il vincolo in un movimento positivo, un buon numero di domande scompare.
Alcune informazioni aggiuntive utili:
- Come posso ridurre l'IVA sui miei acquisti?
- Tutto quello che c'è da sapere sull'IVA da Bercy Info
- Informazioni sull'IVA da Service-Public.fr
Articolo tradotto dal francese