Le 12 principali richieste di rimborso spese falsificate e il software per prevenire le frodi
Qualsiasi dipendente può presentare una falsa nota spese aziendale. Soprattutto se l' azienda non dispone di una politica di gestione delle spese o di una procedura di controllo.
Secondo Les Echos e Capital :
- Le frodi costano in media 700 euro all'anno per dipendente.
- Oltre il 60% dei francesi gonfia le spese di viaggio,
- il 50% gonfia le spese per i pasti
- Il 43% gonfia le spese di alloggio.
Inoltre, l'amministratore di una società che non è in grado di giustificare una nota spese può essere soggetto a una rivalutazione da parte dell'URSSAF in caso di controllo da parte delle autorità fiscali.
appvizer vi consiglia quindi di tenere la contabilità aggiornata, allegando le ricevute originali, e di leggere attentamente questo articolo. Vi sveliamo 12 casi di false fatturazioni e vi spieghiamo come potete agire contro i truffatori.
Siete pronti a gestire le vostre note spese come un direttore d'azienda ben informato, utilizzando un software dedicato?
Ecco a voi:
Le 12 principali note spese falsificate
I truffatori sono pieni di immaginazione quando si tratta di creare una falsa nota spese. La maggior parte di loro è motivata dalla ricerca di un compenso.
Tale compenso è destinato a bilanciare (come si vuole) :
- il tempo perso a compilare i moduli di spesa,
- la mancanza di considerazione da parte dell'azienda,
- uno stipendio basso,
- il fatto di dover anticipare le somme,
- il tempo necessario per essere rimborsati.
Ai truffatori non mancano le idee per ottenere questa indennità, questo stipendio aggiuntivo esentasse...
N. 1: il falso conto del ristorante
Il falso conto del ristorante è un classico: lo usano sia i dipendenti che i lavoratori autonomi.
Ognuno ha il suo modello di falso conto al ristorante:
- farsi invitare a un pranzo di lavoro, ma farsi dare una copia del conto in modo che l'azienda possa rimborsarlo;
- pagare la propria parte di conto (indicando diversi coperti) e presentare questo falso buono pasto come prova al proprio datore di lavoro per essere rimborsati;
- comportarsi come se aveste invitato degli ospiti per poter superare l'importo massimo autorizzato per il pranzo: basta chiedere 2 coperti invece di 1 sul conto;
- Anche la mezza pensione in un hotel, ma la richiesta di una ricevuta per il pranzo, è un modo per fornire una falsa fattura per i pasti.
No. 2: False fatture d'albergo
Il conto falso dell'hotel è generalmente molto più alto della media. È accompagnata da una nota spese che riporta l'importo totale.
Dai semplici dipendenti inviati in formazione professionale ai dirigenti di alto livello, tutti chiedono agli hotel di gonfiare il prezzo dei pernottamenti per nascondere alcune spese non aziendali.
Le false fatture di Ibis, Campanile o altri hotel sono comuni e generalmente nascondono :
- chiamate telefoniche a numeri a tariffa maggiorata,
- una "bella sberla" nel minibar,
- video per adulti a pagamento,
- cena in camera con un "cliente".
Il "cliente" è spesso il coniuge che accompagna il dipendente in un viaggio di lavoro.
N. 3: Fatture di taxi false
Come si può imbrogliare sul conto del taxi?
Ecco due pratiche utilizzate soprattutto all'estero e talvolta in Francia:
- chiedere un importo superiore alla tariffa, in modo da farsi rimborsare più di quanto effettivamente speso,
- chiedere un modulo in bianco per poter inserire da soli l'importo sulla falsa fattura del taxi.
Un altro trucco in 5 fasi per creare una falsa fattura del taxi:
- dire al tassista che il suo biglietto da visita non funziona,
- chiedere 2 copie della fattura e spiegare al tassista che la società (della persona trasportata) gli pagherà direttamente la tariffa,
- inviare una copia del viaggio al suo ufficio contabilità,
- inviare una copia del viaggio anche al suo responsabile,
- essere rimborsati per il prezzo del biglietto che non avete pagato voi stessi.
I taxi non sono l'unico modo per creare una falsa fattura per le spese di trasporto.
Ecco 5 esempi di spese di viaggio fraudolente .
N. 4: la truffa del biglietto del treno piccolo
Viene pianificato un viaggio di lavoro. L'azienda fornisce un biglietto elettronico di prima classe per garantire al dipendente il massimo comfort possibile.
Il dipendente cambia semplicemente il biglietto con uno di seconda classe e intasca la differenza, fornendo il biglietto elettronico di prima classe al dipartimento competente. I contabili non se ne accorgeranno nemmeno.
N. 5: frode sui biglietti aerei
Applicando lo stesso principio dei viaggi in treno, questa volta il truffatore intasca una somma maggiore.
Immaginate un viaggio di andata e ritorno negli Stati Uniti: la differenza di prezzo del biglietto tra la prima e la seconda classe rappresenta un profitto sostanziale.
Nota: la frode relativa a un biglietto ferroviario o aereo è meno grave nella misura in cui l'azienda spende effettivamente ciò che aveva previsto di spendere.
N. 6: Mentire sulle spese chilometriche sostenute
La scala chilometrica è stabilita dalle autorità e definisce l'importo dei rimborsi per i viaggi di lavoro.
L'idea è quella di dichiarare falsamente le spese chilometriche sostenute per questo tipo di viaggi.
Per assicurarsi di ottenere il massimo del denaro possibile, basta dichiarare :
- 7 cavalli e utilizzare un veicolo meno potente, come una moto,
- una distanza percorsa superiore ai chilometri effettivamente percorsi.
N. 7: Falsa prova del pieno di benzina
Tutto quello che dovete fare è chiedere alle persone intorno a voi una prova di pagamento, in modo da poterla presentare al vostro ufficio contabilità e farvi rimborsare l'importo non speso.
I truffatori più abili faranno attenzione agli orari di lavoro, al luogo e al tipo di carburante, se queste informazioni vengono fornite.
N. 8: Biglietti falsi per il parcheggio o la sosta
È facile procurarsi biglietti di parcheggio o di sosta per giustificare la spesa e intascare il denaro.
Questa pratica tende a scomparire con l'avvento dei parcometri che richiedono l'indicazione del numero di targa (in particolare in tutta Palavas-les-Flots).
Per le spese sostenute con un veicolo, si consiglia vivamente di richiedere il libretto di circolazione.
N. 9: Stabilire un tasso di cambio vantaggioso
È possibile fare un viaggio di lavoro e goderselo a spese della principessa. Se il vostro datore di lavoro non ha una politica sul tasso di cambio delle valute estere, è facile dichiarare un tasso più che vantaggioso per voi.
Ecco come commettere impunemente una frode:
- presentare le ricevute delle spese sostenute all'estero, espresse nella valuta del Paese,
- dichiarare un tasso di cambio che può farvi risparmiare centinaia di euro!
La vantaggiosa conversione delle valute estere in euro è tanto più facile se si tiene conto della lingua utilizzata per descrivere la nota spese.
Le lingue utilizzate, come il cinese e il giapponese, hanno caratteri illeggibili e incomprensibili per la stragrande maggioranza dei francesi: è quindi molto facile mentire sul nome del servizio e sul suo importo.
Se non esiste una procedura di controllo, il commercialista dovrà fidarsi della vostra parola!
N. 10: Regali aziendali a clienti fittizi
Alcuni addetti alle vendite o manager sono autorizzati a fare regali ai loro clienti.
A seconda dell'importanza del cliente e del budget stanziato per gli omaggi aziendali, il regalo può essere una semplice penna pubblicitaria, una scatola di cioccolato o addirittura una bottiglia di Grand Cru Classé per un cliente importante o di vecchia data.
Per alcuni truffatori la tentazione di offrire questi regali ad amici, parenti o a se stessi è grande.
Un altro modulo di spesa falso viene fatto passare inosservato...
11: farsi rimborsare due volte
Alcuni truffatori hanno una bella faccia tosta e chiedono di essere rimborsati nuovamente per una spesa che è già stata pagata dall'azienda.
Per capire il loro gioco:
- la spesa è stata sostenuta diversi mesi fa,
- il dipendente ha conservato la ricevuta. Il dipendente conta sul fatto che il manager o il contabile se ne dimentichino, perché sono sommersi da richieste di rimborso spese da elaborare.
Suggerimento: chiedete sempre le ricevute originali e conservatele.
N. 12: Creare fatture false
Su Internet sono disponibili modelli di fatture false, ad esempio per creare una nota spese del ristorante in bianco.
Alcune persone sono anche molto abili nell'uso di Photoshop.
Tuttavia, qualsiasi membro dell'azienda che commetta una frode creando una fattura falsa dal nulla è passibile di licenziamento per colpa grave.
Il truffatore è anche passibile di sanzioni ai sensi della legge:
La creazione o l'utilizzo di documenti falsi è un reato punibile: fino a 3 anni di reclusione e 45.000 euro di multa.
Fonte: Service-Public.fr
Soluzioni per combattere le frodi
Vi starete chiedendo: quali sono le soluzioni migliori per prevenire gli abusi e mettere fuori gioco i truffatori?
Il software è lo strumento essenziale per individuare e, soprattutto, prevenire le frodi. Il software viene aggiornato automaticamente su base regolare, il che è molto utile, soprattutto se ci sono cambiamenti nella scala chilometrica.
Ma prima di acquistarlo, è necessario stabilire un "contratto di fiducia" al proprio interno.
Stabilire una politica di spese aziendali
Il manager deve redigere un accordo che stabilisca le regole da rispettare per le spese sostenute per conto dell'azienda.
Deve poi rendere note queste regole ai propri dipendenti. Il responsabile delle risorse umane deve assicurarsi che le misure chiave siano comprese da tutti i membri dell'azienda interessati.
Le regole di base :
- stabiliscono un quadro di riferimento per l'utilizzo e la natura delle spese autorizzate,
- definire un importo per ogni tipo di spesa aziendale
- elencare le informazioni obbligatorie da fornire per giustificare la spesa,
- fissare un termine massimo per il rimborso al dipendente.
È buona norma rivolgersi a uno studio legale specializzato in diritto del lavoro. Questi conoscono bene le questioni sociali e i vari contratti collettivi.
Definire regole per la gestione e il controllo delle spese
Per una protezione efficace contro le false note spese, è necessario adottare le misure necessarie. Utilizzando un software, è possibile dematerializzare le note spese e ottenere una visibilità complessiva delle spese sostenute.
Si risparmia tempo e si tengono sotto controllo le spese dei dipendenti:
- tutte le spese sono centralizzate
- i resoconti possono essere consultati in tempo reale,
- un cruscotto che mostra le spese per tipologia,
- È facile tracciare e analizzare le spese.
Inoltre, è possibile monitorare quali dipendenti viaggiano di più e quali hanno il maggior numero di spese aziendali.
Software di gestione delle richieste di rimborso spese
- Expensya è un software di gestione delle spese che semplifica l'inserimento delle spese aziendali da parte di tutti i dipendenti.
Le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare il software online sul proprio PC o sfruttare l'accesso tramite l'applicazione mobile, molto pratica per il personale di vendita in viaggio. - N2F è una soluzione web e mobile che consente anche di inviare le note spese in tempo reale, rispettando le norme di legge ed evitando errori di calcolo.
- SAP Concur collega il sistema di contabilità, i fornitori di viaggi e le carte di credito e consente di calcolare gli itinerari. Collegando tutte le fasi in questo modo, tutti ci guadagnano: l'azienda controlla le spese in modo più efficace e i dipendenti risparmiano tempo nella gestione delle trasferte per potersi concentrare sul proprio lavoro.
- Spendesk è un software di gestione delle spese aziendali che funziona con carte d'acquisto a plafond. L'intera soluzione rappresenta una vera e propria rottura con il formato cartaceo, offrendo sia il controllo delle spese che la libertà di utilizzo, grazie alla versione mobile dell'applicazione.
- Esistono anche altre alternative funzionali, come Notilus nel mercato del Travel and Expense Management e Mooncard con la sua offerta di carte di pagamento.
Cercate un'altra scelta? Scoprite altri software di gestione delle spese
La vostra PMI è stata vittima di frodi? Conoscete altri tipi di false richieste di rimborso spese? Come avete scoperto il truffatore?
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Articolo aggiornato, pubblicato originariamente a gennaio 2019.
Articolo tradotto dal francese