Che cos'è una nota spese? Definizione
State cercando la definizione di una nota spese e un esempio di come standardizzare i vostri documenti internamente?
Allora siete nel posto giusto! E se volete andare oltre e scoprire come gestirle, troverete alcuni link utili lungo il percorso.
Cos'è una nota spese?
La nota spese: definizione
Indirizzata all'ufficio contabile o amministrativo dell'azienda, la nota spese è un modulo, che può essere o meno cartaceo, utilizzato dai dipendenti (o da chi si trova in una posizione analoga) per richiedere il rimborso delle spese aziendali.
Il documento viene fornito dal reparto in questione, per garantire coerenza, standardizzazione delle richieste e facilità di elaborazione.
Chi può fare domanda?
Possono richiedere il rimborso delle spese aziendali tutti i tipi di organizzazioni (associazioni, PMI, start-up, grandi gruppi, ecc.):
- dipendenti non dirigenti
- dirigenti
- dirigenti
- volontari.
Il rimborso spese è un diritto: non è obbligatorio che il contratto di lavoro preveda un rimborso spese.
Tuttavia, al momento della negoziazione e della firma del contratto, il datore di lavoro può proporre un rimborso effettivo o un pagamento forfettario.
I diversi tipi di rimborso spese
Una nota spese può riguardare diversi tipi di spese aziendali o concentrarsi su uno solo, come nel caso di :
- spese chilometriche
- spese per i pasti, ecc.
Richiesta di rimborso spese: modello
Per capire meglio cos'è una nota spese, ecco un modello:
Spese effettive o forfettarie: quando si applica il rimborso spese?
Se l'azienda paga le spese effettive, rimborsa l'importo esatto delle spese sostenute.
Ciò comporta l' emissione di una nota spese e la presentazione di documenti giustificativi per tutte le spese sostenute.
Se si sceglie l'opzione dell'indennità forfettaria (solo nel 5% dei casi, secondo uno studio di wity.fr), il datore di lavoro paga un'indennità forfettaria che comprende tutte le potenziali spese di vitto, alloggio e viaggio.
Si tratta di una soluzione più flessibile che non richiede la compilazione o la giustificazione delle spese, né l'elaborazione delle richieste di rimborso spese e dei relativi documenti giustificativi.