Spese per i pasti aziendali: deduzione e rimborso
Le spese per i pasti sono una delle spese professionali che in alcuni casi possono essere coperte dal datore di lavoro o dichiarate come spese effettive al fisco.
Conosciute anche come spese alimentari o di catering, sono la seconda spesa aziendale più comune, subito dopo le spese di trasporto.
Ma a quali condizioni sono coperte e per quanto?
Spese per i pasti: definizione
Siete lavoratori dipendenti o autonomi? Le spese per i pasti sono considerate spese aziendali se siete obbligati a mangiare fuori casa nell'ambito delle vostre mansioni e nell'interesse della vostra azienda.
Ad esempio, possono essere inclusi i pasti acquistati :
- durante il lavoro fuori casa,
- durante il servizio di guardia
- durante i viaggi di lavoro, durante un evento o un viaggio di lavoro, ecc.
Possono essere :
- rimborsati dal datore di lavoro fino a un certo limite ;
- o dedotte dalla dichiarazione dei redditi come spese effettive se costituiscono spese aggiuntive sostenute nell'ambito delle mansioni professionali.
Spese per i pasti 2021: massimali
I massimali definiti dall'Urssaf, che non devono essere superati per l'esenzione dai contributi previdenziali, non sono uguali per tutti i vincoli. Dipendono dalla necessità di acquistare un pasto in un ristorante o in una mensa aziendale, ad esempio:
- 19,10 per un pasto al ristorante durante un viaggio di lavoro quando non si può mangiare a casa;
- 9,40 per un pasto fuori dai locali aziendali, durante un viaggio di lavoro o in un cantiere, quando le condizioni di lavoro rendono impossibile tornare a casa per mangiare, senza dover andare al ristorante;
- 6,70 per un pasto in mensa, quando il dipendente è obbligato a mangiare nei locali aziendali.
Come si calcolano le spese per i pasti effettivamente deducibili dal reddito?
In linea di principio, il costo del cibo è una spesa personale, non una spesa aziendale.
L'importo deducibile si riferisce quindi alle spese aggiuntive rispetto a un pasto consumato a casa, non sostenute dal datore di lavoro.
La differenza tra :
- l'importo forfettario stabilito ogni anno dalle autorità (il valore di un pasto consumato a casa),
- e il costo del pasto,
- esclusi i buoni pasto,
- entro il limite del massimale di esenzione per le indennità di vitto (vedi sopra).
Condizioni da rispettare
Secondo Service-public.fr, le spese per i pasti devono soddisfare 3 condizioni per essere deducibili:
- essere necessarie per l'esercizio della professione (ad esempio, un viaggio di lavoro o un pasto di lavoro);
- essere giustificate dalla distanza tra il luogo di lavoro e l'abitazione;
- essere supportate da prove documentali, come ad esempio una fattura.
Come si determina la distanza accettabile? In caso di ispezione, le autorità terranno conto di :
- la densità dell'agglomerato urbano
- la natura della professione
- l'ubicazione dei clienti
- gli orari di lavoro.
Esempio 1
- Un dipendente è obbligato a recarsi in un ristorante durante un viaggio di lavoro;
- l'importo forfettario che rappresenta il valore di un pasto consumato a casa è fissato a 4,95 euro (nel 2021);
- la detrazione forfettaria per le spese dei pasti al ristorante è fissata a 19,10 euro;
- l'importo massimo detraibile per le spese per i pasti al giorno è quindi di 14,15 euro (19,10-4,95);
- se il dipendente spende 12 euro, il calcolo è 12 - 4,95 = 7,07 euro di spese per i pasti, che possono essere detratti dalle spese effettivamente deducibili.
Esempio 2
- Un dipendente è obbligato a mangiare alla mensa aziendale a causa del suo turno di lavoro;
- dispone di buoni pasto del valore di 8 euro, di cui 4 euro finanziati dal datore di lavoro, ma non sono sufficienti a coprire i costi;
- un vassoio per il pasto viene offerto a 11 euro;
- l' indennità fissa per le spese dei pasti è fissata a 6,70 euro per i pasti consumati al ristorante self-service;
- 11-4 = 7; essendo il 7 maggiore di un pasto a domicilio, è possibile richiedere 7-4,95 euro, ossia 2,05 euro di spese effettive per pasto.
Condizioni per il rimborso delle spese per i pasti da parte del datore di lavoro
Tutti i dipendenti possono avere diritto a un' indennità di pasto se soddisfano le seguenti condizioni:
- sono obbligati a mangiare sul posto di lavoro
- non hanno accesso a una mensa o a un tempo di pausa sufficiente per portare il pasto a casa.
In questo caso, il contratto prevede un bonus per il pranzo al sacco. Si tratta di una compensazione sotto forma di indennità forfettaria.
In casi eccezionali (invito di un cliente al ristorante, catering durante un seminario o un corso di formazione), il dipendente può anche richiedere all'azienda il rimborso delle spese per il pasto , dietro presentazione di una nota spese e dei documenti giustificativi.
Questi rimborsi sono esenti da contributi sociali fino al massimale stabilito dall'Urssaf.
Per questo motivo alcune aziende stabiliscono un proprio massimale di rimborso, indicato nell'accordo o nel contratto aziendale.
Gli avidi sono liberi di spendere di più, ma a loro spese!