Spese chilometriche: definizione e regole di base
Che si tratti di imprenditori o di dipendenti, tutti noi siamo interessati dalle spese chilometriche, siano esse calcolate o rimborsate.
Che siate alla ricerca di una definizione di indennità chilometrica (IK) o di un' aliquota fiscale per l'indennità chilometrica, il governo francese sarà lieto di fornirvi informazioni su questa agevolazione fiscale per le attività commerciali.
Seguite la guida!
Cosa sono le spese chilometriche?
Spese chilometriche: definizione e scala
Le spese chilometriche fanno parte delle spese aziendali.
Esse coprono il costo effettivo dell'utilizzo di un veicolo personale per viaggi di lavoro, ad esempio per andare e tornare da un seminario, una sede di lavoro o una riunione fuori sede.
L'importo dell'indennità chilometrica, stabilito nella tabella chilometrica dell'amministrazione fiscale (aggiornata ogni anno), copre i costi di :
- usura del veicolo
- carburante
- assicurazione,
e viene calcolato in base alla distanza percorsa e al tipo di veicolo (cavalli).
Questi costi sono esenti da contributi.
🔎 In una dichiarazione delle spese aziendali, le indennità chilometriche e le spese accessorie possono essere incluse una accanto all'altra, in particolare :
- spese di parcheggio,
- spese di pedaggio.
Spese chilometriche: condizioni
Tutti i veicoli, compresi quelli elettrici, rientrano nelle spese chilometriche:
- autovetture
- moto
- scooter
- biciclette, ecc.
Il veicolo può essere di proprietà, noleggiato o prestato dal dipendente. Spetta però al datore di lavoro fornire la prova dell' uso lavorativo del veicolo personale, con i relativi documenti giustificativi.
Per quanto riguarda i dipendenti, tutti senza eccezione, anche i tirocinanti e i volontari, possono sostenere spese chilometriche e chiederne il rimborso.
Calcolo dei costi effettivi tra casa e lavoro
Le spese chilometriche si applicano anche ai viaggi tra casa e lavoro, fino a un limite di 80 km al giorno AR (la legge prevede eccezioni specifiche per determinate attività).
In sede di dichiarazione dei redditi, alcuni dipendenti preferiscono utilizzare la scala chilometricaUrssaf per dedurre le spese effettive invece della deduzione forfettaria (abbattimento) del 10%, quando questa è meno vantaggiosa.
In questo modo, le spese chilometriche vengono dedotte dal reddito imponibile quando si opta per la tassazione delle spese effettive, o "au réel", come viene spesso chiamato.
Tuttavia, qualsiasi riduzione d'imposta ottenuta deve essere giustificabile. Il Codice generale delle imposte stabilisce che possono essere richiesti documenti giustificativi.
Anche in questo caso, al datore di lavoro può essere chiesto di fornire la prova di :
- il mezzo di trasporto utilizzato dal dipendente,
- la distanza tra casa e lavoro
- la classificazione fiscale del veicolo
- il numero di viaggi effettuati ogni mese.
Calcolo delle spese aziendali e delle indennità chilometriche
Il costo di un veicolo va oltre il semplice consumo di benzina per un determinato numero di chilometri.
I costi da prendere in considerazione comprendono
- l'ammortamento annuale
- il canone di noleggio se l'auto è stata presa in leasing, ad esempio,
- gli interessi sul prestito se il veicolo è stato acquistato a credito,
- il premio assicurativo,
- i costi del carburante,
- le spese di parcheggio e di garage,
- costi di manutenzione e riparazione, compresi i pneumatici....
Inoltre, alcuni imprenditori hanno un veicolo per uso misto personale e professionale. Potrebbero preferire l'utilizzo dello scaglione fiscale per le spese di carburante piuttosto che quello per le spese chilometriche, dopo aver determinato una suddivisione tra uso professionale e personale. In questo caso, tutte le spese vengono dichiarate su base effettiva, compresi carburante, pedaggi, assicurazione, ecc.
Ma qualunque sia il metodo di calcolo e la scala più vantaggiosa, dotarsi di uno strumento professionale può far risparmiare tempo prezioso grazie a :
- collegando il vostro calendario Google o Outlook a un'applicazione che importa gli appuntamenti,
- calcolando automaticamente le distanze e il chilometraggio,
- generando relazioni sulle spese in pochi clic.
Potete provare un'applicazione per la gestione delle note spese come Izika, oppure leggere il seguente articolo per saperne di più 😉