Urssaf e rimborsi spese: come evitare di essere rivalutati?
Urssaf e note spese... è una questione che preoccupa le aziende. E a ragione: una rivalutazione fiscale può avvenire molto rapidamente, spesso a causa di un semplice errore piuttosto che di una vera e propria volontà di imbrogliare.
L'Urssaf è un ente pubblico che controlla il rispetto delle normative e una delle sue missioni è quella di combattere le frodi e le prestazioni in natura occultate... e questo comporta il controllo delle note spese.
Quindi, che siate un 'azienda, un lavoratore autonomo o un' associazione, dovete essere il più rigorosi possibile.
Quali sono le migliori pratiche da seguire per evitare insidie in caso di audit? Ve ne parliamo in questo articolo scritto in collaborazione con Charlène Serayet, amministratore delegato di Dasmind, società specializzata nella gestione amministrativa.
Cosa sono le spese aziendali?
Esistono diversi tipi di spese aziendali. Diamo un'occhiata a quelle più comunemente associate alle note spese:
Spese di viaggio
Non si tratta di spese relative al tragitto quotidiano per recarsi al lavoro, ma di viaggi di lavoro (riunioni con i clienti, partecipazione a conferenze o seminari, visite ai fornitori, ecc.)
In questi casi, il dipendente sostiene un certo numero di spese, in particolare per l' alloggio e il trasporto. Tuttavia, le spese per i viaggi di lavoro sono giustificate solo se la distanza tra il domicilio e il luogo di lavoro :
- è pari o superiore a 50 km
- richiede più di 1 ora e 30 minuti di trasporto pubblico (solo andata).
Inoltre, se il dipendente utilizza il proprio veicolo, le indennità vengono applicate in base a una scala chilometrica definita dall'Urssaf.
Infine, anche il noleggio dell'auto da parte del dipendente, così come la benzina e i pedaggi, devono essere pagati dall'azienda.
Come devono essere gestite queste spese? Consultate questo articolo dedicato al rimborso delle spese di viaggio.
Spese per i pasti
Sempre nell'ambito dei viaggi di lavoro, i pasti personali dei dipendenti possono essere rimborsati a determinate condizioni.
Ma le spese per i pasti possono essere sostenute anche per pranzi di lavoro, ad esempio con un cliente o un potenziale cliente.
Altre spese aziendali
Infine, ci sono altre spese aziendali, come quelle relative al telelavoro o all'acquisto di attrezzature necessarie per lo svolgimento dell'incarico.
Come vengono rimborsate le spese aziendali?
Esistono diverse modalità di rimborso delle spese aziendali:
Rimborso delle spese effettive
Si basa sulle ricevute e rimborsa l'importo esatto speso dal dipendente. Il vincolo è che il dipendente anticipi il denaro prima di essere rimborsato dall'azienda.
Rimborso forfettario
Significa che al dipendente viene rimborsato sempre lo stesso importo in base a tabelle stabilite e aggiornate da Urssaf. Questo tipo di rimborso copre :
- alloggio
- i pasti
- l'uso di un veicolo privato per motivi di lavoro,
- la mobilità professionale all'interno del Paese.
In questo caso, il dipendente non è tenuto a fornire le ricevute, ma deve specificare i motivi delle spese sostenute.
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⚠️ L'Urssaf rimane particolarmente vigile sul tema delle spese aziendali, perché alcune aziende non stanno al gioco. Le ragioni sono molteplici:
- le spese aziendali sono esenti da contributi sociali;
- l'IVA è detraibile su alcune spese, ad esempio :
- pedaggi
- il gasolio (ma non la benzina)
- spese per i pasti,
- colazioni o bevande per soggiorni in hotel, ecc;
- il rimborso delle spese aziendali non viene preso in considerazione nel calcolo dell' imposta sul reddito.
Alcune organizzazioni sono quindi tentate di commettere frodi per aumentare i propri profitti o per offrire vantaggi ai propri dipendenti.
Suggerimento: siate particolarmente rigorosi nella gestione delle vostre note spese!
Suggerimento 1: conservate le ricevute
L' assenza di documenti giustificativi per le note spese effettive è il primo motivo di rettifica da parte dell'Urssaf, che considera le spese in questione come prestazioni in natura.
Per questo motivo è necessario avere sempre a disposizione documenti giustificativi validi.
Fatture, note... assicuratevi che questi documenti contengano tutte le informazioni obbligatorie:
- il nome della struttura interessata (hotel, ristorante, ecc.),
- l'indirizzo
- la data della transazione
- l'importo.
Infine, poiché in alcuni casi è possibile beneficiare di una detrazione dell'IVA, assicuratevi che tutti i documenti giustificativi siano redatti a nome della vostra azienda.
☝️ Nel caso di un pranzo di lavoro, il documento deve anche specificare :
- il motivo del pranzo
- i nomi, le posizioni e i contatti degli invitati.
Una parola dall'esperto
Le note spese sono utilizzate in quasi tutte le aziende per rimborsare ai dipendenti le spese sostenute per conto dell'azienda. Tuttavia, anche se questo sistema è molto pratico, è comunque regolamentato.
Una nota spese deve includere le voci obbligatorie sopra elencate.
Se le note spese non sono conformi, o se mancano, l'azienda è esposta a una riclassificazione delle spese, che potrebbe portare a contributi sociali aggiuntivi.
Per evitare ciò, assicuratevi di vigilare sulla conformità e sulla presenza di documenti giustificativi delle spese. È possibile utilizzare un software o semplicemente creare un modulo di archiviazione con i campi obbligatori (meno costoso per i piccoli team).
Suggerimento 2: rispettare la soglia di esenzione fiscale
State optando per un rimborso forfettario? Allora non superate i massimali predefiniti dall'Urssaf. In caso contrario, l'azienda dovrà assoggettare gli importi aggiuntivi ai contributi previdenziali.
💡 Per evitare inconvenienti, vi consigliamo di definire una politica di spesa per comunicare chiaramente ai dipendenti quali sono i limiti da non superare.
Suggerimento 3: Scegliere il metodo di rimborso giusto
Scegliete sempre il metodo di rimborso giusto.
Ad esempio, se non avete una ricevuta, optate per un rimborso forfettario.
Inoltre, è necessario tenere presente che non è possibile modificare il rimborso chilometrico in chilometraggio effettivo.
Infine, si noti che il rimborso forfettario non si applica agli amministratori di società. Questi devono optare per il rimborso delle spese effettive (escluse le indennità chilometriche), con la relativa documentazione.
Suggerimento 4: rimanere vigili sulle frodi nelle note spese
Senza essere in malafede, un'azienda può essere negligente quando si tratta delle note spese fornite dai suoi dipendenti, esponendosi di conseguenza a rischi. Quindi state attenti e controllate le ricevute dei vostri dipendenti... prima che lo faccia Urssaf per voi!
Esistono anche le frodi volontarie sulle spese. Farsi invitare al ristorante ma farsi restituire il conto per poterlo rimborsare, chiedere al tassista di gonfiare il conto... sono tutti esempi di imbrogli praticati da alcuni dipendenti. La soluzione? Applicare una vera e propria politica di gestione e controllo delle spese.
Suggerimento n. 5: evitare spese eccessive o incoerenti
L'Urssaf è perfettamente in grado di giudicare se le spese sono eccessive o incoerenti rispetto alle motivazioni addotte. In tal caso, l'ente le considererà prestazioni in natura (occulte), e quindi soggette a contributi previdenziali.
Ad esempio, i pranzi al ristorante con un cliente sono consentiti. Ma se la vostra famiglia si unisce al pasto, la cosa appare dubbia.
Assicuratevi quindi che le note spese riguardino spese utili e ragionevoli, nell' interesse dell'azienda e delle sue attività.
☝️ Dovete sapere che se un singolo dipendente consuma più di 5 pasti di lavoro al mese, Urssaf può dedurre anche questo come benefit in natura. Per questo motivo dovete essere in grado di giustificare che tutti questi pranzi sono necessari per il buon funzionamento dell'azienda.
Suggerimento n. 6: evitare gli errori facendosi aiutare
Evitare gli errori... questo consiglio può sembrare ovvio, ma molte aziende hanno subito una revisione contabile a causa di difetti che non erano il risultato di un comportamento disonesto, ma di semplice maldestria. Ad esempio, la gestione manuale di un gran numero di note spese porta talvolta a dichiarare due volte una spesa, una pratica considerata fraudolenta!
Ecco perché è importante prestare la massima attenzione a queste operazioni e, se necessario, farsi aiutare:
- con un software. Esistono software che aiutano a gestire le note spese. Eurécia Notes de frais, un modulo del software Eurécia HR, consente ai dipendenti in trasferta di registrare le spese e trasferire le ricevute dal proprio cellulare. Il tutto viene automaticamente inoltrato al responsabile di linea per la convalida e l'elaborazione. Le condizioni di rimborso e le regole di convalida sono definite a monte. In questo modo si evita il rischio di errori e, soprattutto, la perdita di documenti.
- da un professionista. Ad esempio, Urssaf mette a disposizione dei consulenti per aiutarvi in questo processo. Potete anche richiedere volontariamente un audit per assicurarvi che le vostre note spese siano elaborate correttamente.