Imprenditori autonomi: il rimborso delle spese professionali va oltre le note spese

Spese di viaggio, acquisto di materie prime per un cliente: quando si è imprenditori autonomi, a volte si hanno molte spese aziendali per gestire la propria attività. Quindi è necessario essere rimborsati... come? Presentando una nota spese?

Esiste un'alternativa (legale, non c'è bisogno di dirlo) che vi permette di dedurre alcune spese dal vostro fatturato: le spese per le erogazioni. Forse è la prima volta che la sentite nominare, ma una cosa è certa: ve ne innamorerete presto una volta compresi i vantaggi che vi possono portare.

Scoprite tutto quello che c'è da sapere sull'argomento in questo articolo scritto in collaborazione con Charlène Serayet, amministratore delegato di Dasmind ed esperta di gestione amministrativa.

In breve: cos'è una nota spese?

Una nota spese è un documento che formalizza la richiesta di rimborso delle spese aziendali sostenute da un individuo nel corso del suo lavoro.

La nota spese può essere redatta in forma fisica o elettronica e inviata all'ufficio contabile e amministrativo dell'azienda, che ne definisce preventivamente la forma per garantire una maggiore uniformità.

In genere, viene preventivamente convalidata dal responsabile, che controlla che sia stato rispettato il massimale e che la tipologia di spesa sia ammissibile al rimborso.

È possibile presentare una nota spese quando si è un libero professionista?

NO (scusate, è vero che è un po' frontale). Perché no? La risposta è quasi nella domanda stessa, ma vi diamo un indizio: è colpa del sistema fiscale. Non gridate allo scandalo, l'avete scelto voi!

È tempo di rivedere le basi del regime fiscale dell'imprenditore autonomo

Se da un lato il regime delle microimprese presenta una serie di vantaggi, come la facilità di costituzione dell'attività e la semplicità della contabilità, dall'altro presenta alcuni limiti. Nessuno è perfetto!

Infatti, tutti i tipi di impresa possono dedurre gli oneri dal loro fatturato... tranne le microimprese (sfortunate). Come imprenditore autonomo :

• siete tassati sul vostro fatturato,
• mentre le altre imprese sono tassate sui loro profitti, in altre parole sul loro fatturato al netto delle spese (ma hanno regole contabili molto più severe delle vostre).

La contabilità ultra-semplificata di cui beneficiate voi fortunati è resa possibile dall'applicazione di una deduzione forfettaria proprio per facilitare la presa in considerazione delle spese professionali. Quindi non siete tassati sul 100% del vostro fatturato.

Questa deduzione forfettaria varia a seconda della natura della vostra attività:

• acquisto e rivendita di beni e merci: 71
• Regime BIC (utili industriali e commerciali): 50%.
• Regime BNC (utili non commerciali): 34%.

Quindi non è possibile dedurre le spese su base effettiva, ossia dedurre le spese aziendali effettivamente sostenute dal fatturato.

Non è quindi una buona cosa poter dedurre le spese aziendali come spese. Ma la buona notizia è che avete ancora un modo alternativo per farvi rimborsare correttamente le spese aziendali: le spese di esborso.

La tecnica per farsi rimborsare le spese aziendali: le spese vive

Cosa sono le spese vive?

In qualità di imprenditore autonomo, può capitare di dover pagare delle spese in anticipo per poter fornire un servizio o effettuare una vendita. Di solito si tratta di materiali o materie prime.

Ecco alcuni esempi di spese vive

• piastrelle per il lavoro su un appartamento
• olio per il cambio dell'olio
• un abbonamento a una banca di immagini, ecc.

È possibile dedurre questi tipi di costi dal fatturato, per il semplice motivo che sono esclusi dalla base imponibile ai sensi dell'articolo 267 del Codice generale delle imposte.

Ma siamo chiari: i costi di esborso non sono un'opportunità di guadagno (l'avevamo previsto). L'importo delle spese di erogazione deve essere rigorosamente pari all'importo dei costi sostenuti.

Ecco alcuni esempi di costi che non possono essere considerati costi di erogazione:

• spese postali
• costi di chilometraggio
• spese di viaggio
• spese di catering, ecc.

💡 Buono a sapersi: potete essere rimborsati per le spese di viaggio se le fatture sono fatte per conto del vostro cliente. In generale, questo è possibile per la maggior parte delle spese, purché siano necessarie per svolgere il servizio per il cliente.

Una parola dall'esperto

In altre parole, i costi di esborso sono in realtà fatture intestate al vostro cliente, pagate da voi e che il cliente vi rimborserà direttamente. C'è però un aspetto da tenere presente: potrete certamente dedurre le spese aziendali dalla vostra dichiarazione dei redditi, cosa che normalmente non avviene per il vostro regime. Tuttavia, non potrete applicare un margine a questi acquisti.

Se lavorate nel settore dell'edilizia, le piastrelle che acquistate per 5 euro saranno pagate dal cliente per 5 euro, quindi non potrete addebitargli 15 euro nella speranza di ottenere un margine.

Charlène Serayet,

Vantaggio delle spese vive rispetto alla rifatturazione

Nel duello tra la detrazione delle spese vive e la rifatturazione dei costi sostenuti, le spese vive hanno la meglio. Ecco perché:

• Sono escluse dal fatturato complessivo, quindi non vengono tassate. D'altra parte, la rifatturazione delle spese ai vostri clienti aumenterà il vostro fatturato e con esso l'importo dei vostri contributi previdenziali. C'è persino il rischio di superare i massimali di fatturato entro i quali è possibile operare con questo status.
  
  
• Questi massimali escludono la vostra responsabilità per gli acquisti. Se, ad esempio, le piastrelle acquistate per il lavoro si rivelano difettose, il cliente dovrà rivolgersi al fornitore e non a voi.

Entriamo nel vivo: come si fa a farsi rimborsare le spese professionali se si è lavoratori autonomi?

1. Ottenere il consenso scritto del cliente

Per cominciare, dovete ottenere il consenso scritto del vostro cliente. Questo documento si chiama mandato di spesa.

Oltre a servire come prova in caso di controversia con il cliente in un secondo momento, questo accordo formalizza per ogni acquisto:

• la sua natura
• e il budget massimo previsto.

Solo dopo aver ottenuto questo accordo scritto è possibile effettuare l'acquisto.

2. Pagare le spese con il conto aziendale

Per far sì che il processo di rimborso delle spese vive possa proseguire, ricordate di pagare l'acquisto utilizzando esclusivamente il vostro conto corrente aziendale.

3. Chiedete una fattura a nome del vostro cliente

Quando effettuate l'acquisto in questione, chiedete che la fattura sia intestata al cliente, non a voi.

Come tutte le fatture, deve contenere una serie di dettagli:

• nome del cliente
• indirizzo
• numero SIRET
• numero di partita IVA, ecc.

4. Conservare le ricevute

È fondamentale conservare tutte le prove dell'acquisto in questione. Il vostro cliente potrà rimborsarvi le spese vive solo dietro presentazione della fattura e/o della ricevuta di cassa.

Tenete inoltre presente che in futuro potreste essere soggetti a controlli da parte delle autorità fiscali.

5. Emettere la fattura al cliente dopo la prestazione del servizio

Una volta che il servizio è stato prestato, è necessario indicare separatamente i costi di esborso quando si emette la fattura al cliente. È opportuno allegare una copia della ricevuta.

L'importo rimborsato per le spese vive deve essere rigorosamente pari all'importo pagato per anticipare i costi. Come abbiamo già detto, non è possibile realizzare un profitto sulle spese vive.

Ecco un esempio di nota di esborso:

Strumenti che semplificano il rimborso delle note spese

Esistono software che facilitano la gestione e il rimborso delle note spese. Ce ne sono molti sul mercato e sono disponibili in varie forme:

• Software per le risorse umane (HR),
• software di preventivazione e fatturazione
• software di contabilità
• software per le note spese.

Tutti hanno la funzionalità di base della gestione delle note spese:

• Inserimento delle note spese
• Gestione delle ricevute
• Richieste di rimborso
• Convalida dei rimborsi
• Gestione dei pagamenti
• Archiviazione delle spese.

Ma esistono pacchetti software che offrono funzioni ancora più avanzate e personalizzate.

Il conto spese dell'imprenditore in breve

• In qualità di imprenditore autonomo, non è possibile registrare le spese e dedurle dal fatturato, in quanto si beneficia già di un'indennità forfettaria.

• Esiste un modo per farsi rimborsare alcune spese aziendali: le spese vive.

• Per poterle richiedere, è necessario seguirealcuni passaggi:

  • ottenere il consenso scritto del cliente
  • anticipare l'importo dal vostro conto aziendale,
  • richiedere una fattura a nome del cliente,
  • conservare le ricevute,
  • indicare i costi di esborso nella fattura finale.
• Queste modalità sono molto vantaggiose, perché vi permettono di essere rimborsati per le spese sostenute per conto del cliente senza gonfiare il vostro fatturato. In questo modo pagherete meno spese che se doveste fatturare in modo tradizionale.