Registrazione, IVA: come gestire le note spese in contabilità?

Le note spese e la contabilità vanno di pari passo.

La gestione delle spese aziendali è un compito amministrativo e contabile strategico, che implica la registrazione e l' archiviazione delle spese sostenute dai dipendenti e rimborsate dal datore di lavoro, nonché il monitoraggio delle spese.

È quindi necessario essere meticolosi e attenti, soprattutto quando l'attività dell'azienda si sviluppa e la gestione delle spese diventa più complessa.

Come si registra una nota spese in contabilità? Seguite la guida!

Vedere tutti i software Note spese

Promemoria dei diversi metodi di rimborso

Nella propria contabilità, un'azienda registra le spese sostenute dai propri dipendenti, che vengono poi rimborsate.

A seconda del tipo di spesa e delle condizioni applicabili, l'azienda può scegliere:

• il rimborso delle spese effettive, che richiede la raccolta delle fatture e dei documenti giustificativi per poter registrare la nota spese;
• il pagamento di un'indennità forfettaria, nel qual caso l'Ufficio contabilità deve essere in grado di giustificare le spese professionali comprovate, ad esempio tramite un estratto contabile di gestione che dimostri che le spese sono state imputate a un progetto specifico.

Per garantire che i rimborsi siano esenti da contributi sociali, deve rispettare i massimali di compensazione imposti dall'Urssaf e rivisti ogni anno in specifiche tabelle.

In quale giornale devono essere inserite le note spese?

Esistono diversi modi per inserire le note spese in un giornale contabile :

• o nel giornale degli acquisti, nella maggior parte dei casi ;
• nel giornale delle operazioni varie (OD), per le piccole spese; oppure
• o nel giornale bancario per le aziende che utilizzano la contabilità di cassa.

Come si registra una nota spese?

Raccogliere i documenti di supporto prima di registrare le spese

Prima di registrare le spese aziendali, il reparto contabilità deve assicurarsi che non manchino i documenti di supporto e archiviarli con cura.

Perché? Perché in caso di verifica Urssaf, l'assenza di documenti giustificativi potrebbe far sorgere il sospetto di prestazioni in natura mascherate e mettere in discussione l'intero sistema contabile dell'azienda.

In caso di smarrimento del documento, il dipendente deve essere invitato a procurarsi un duplicato o a fornire una dichiarazione giurata.

Conti delle spese (addebito)

In contabilità, i rimborsi spese sono registrati nella classe 6 del piano contabile generale.

A seconda del tipo di spesa aziendale, essa viene suddivisa in diversi conti spese, i principali dei quali sono :

• Conto 6251 per le spese di viaggio, in particolare per il carburante, il rimborso dei biglietti del treno, dell'aereo e della metropolitana, le tariffe dei taxi, il chilometraggio e i pedaggi;
• conto 6256 per le spese di missione, quali spese di albergo, pasti e alloggio,
• il conto 6234 per gli omaggi ai clienti,
• il conto 6257, noto come "ricevimenti", per il rimborso degli inviti a ristoranti, bar, ecc.

Vi sono inoltre

• il conto 626 "Spese postali e di telecomunicazione", che comprende il rimborso delle bollette telefoniche,
• il conto 6063 "Prodotti di manutenzione e piccole attrezzature" per il rimborso di piccole attrezzature,
• il conto 6064 "Forniture amministrative" per le forniture d'ufficio.

Registrando scrupolosamente le spese nel conto giusto, sarà più facile tenere traccia delle spese più importanti e produrre report.

⚠️ Se una parte delle spese è soggetta a contributi sociali (se si supera il tetto massimo di retribuzione), è necessario registrare :

• le spese aziendali esenti nel relativo conto spese,
• l'importo soggetto a contributi nel conto 6441 "Indennità e prestazioni varie".

Conti di credito

Per registrare i rimborsi spese, il conto di compensazione da utilizzare sul lato dei crediti è :

• conto 421 "Personale - Retribuzioni dovute", quando le spese sono anticipate dai dipendenti;
• il conto 425 "Personale - Anticipi e acconti", quando le spese anticipate sono oggetto di un acconto versato al dipendente;
• o il conto 467 "Altri conti attivi o passivi".

☝️ Tenere traccia di ogni dipendente creando delle suddivisioni in questi conti.

I seguenti conti devono essere utilizzati per registrare le spese del dirigente:

• Conto 108 "Conto del direttore",
• oppure il conto 4551 "Conto corrente del socio".

E i conti in cui l'IVA è detraibile?

L'IVA può essere detratta da alcune spese:

• spese per i pasti
• spese alberghiere
• spese di viaggio
• regali aziendali.

Se questo è il caso, è possibile prenotare la nota spese addebitando :

• il conto spese per l'importo al netto dell'IVA
• e il conto 4456 per l'IVA detraibile, per l'importo dell'IVA.

[5 passi per prenotare una nota spese

Ecco un riepilogo dei passaggi necessari:

1. raccogliere le ricevute dei rimborsi spese effettivi ;
2. registrare la nota spese nel giornale degli acquisti;
3. addebitare i conti spese per il tipo di spesa;
4. addebitare il conto IVA detraibile, se applicabile;
5. accreditare il conto 467, 421 o 425.

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Semplificare le note spese in contabilità

Per evitare errori di inserimento e sviste, è possibile installare una soluzione di gestione delle note spese collegata al software di contabilità.

Ogni mese, le spese vengono automaticamente classificate, l'IVA detraibile identificata e i conti spese e crediti precompilati.

Inoltre, l'applicazione può facilitare il vostro lavoro avvisandovi quando manca una ricevuta. Il tutto avviene per via elettronica, quindi è più facile da tenere sotto controllo e meno costoso da archiviare!