Tutto quello che c'è da sapere sulla conservazione delle note spese cartacee o elettroniche
La conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi comporta una serie di obblighi che è bene conoscere per evitare il rischio di sanzioni.
Dato che alcune spese sono esenti da oneri, le autorità possono effettuare controlli per verificare che l'azienda sia in regola e che non nasconda prestazioni in natura, ad esempio.
Per quanto tempo devo conservare le fatture e le ricevute delle spese aziendali? Nell'era della fatturazione elettronica, esistono regole diverse per la scansione delle note spese?
Dichiarazioni di spesa e documenti giustificativi: un breve promemoria
Una nota spese è un modulo compilato per dichiarare le spese sostenute dal dipendente nell'interesse dell'azienda, a cui viene allegato il documento di spesa che comprova la spesa.
Può essere un documento cartaceo, ma sempre più uffici amministrativi optano per la nota spese dematerializzata. In questo caso, il modulo viene scansionato o modificato tramite un'applicazione dedicata, mentre i documenti giustificativi vengono fotografati o scansionati, quindi allegati e archiviati su un server.
Il periodo di conservazione delle note spese
Dal 1° gennaio 2019, la legge sul finanziamento della previdenza sociale prevede l' obbligo di conservare i documenti e le prove di supporto necessari all'Urssaf per calcolare la base di valutazione e controllare i contributi previdenziali per un minimo di 6 anni.
☝️ Tuttavia, l'articolo L 123-22 del Codice commerciale francese stabilisce che i documenti contabili e le prove di supporto devono essere conservati per 10 anni dalla fine dell'esercizio finanziario. Anche le ricevute delle note spese vengono utilizzate per la contabilità, quindi è meglio conservarle per 10 anni, per sicurezza.
Se non volete riempire gli armadi o gli scaffali di ricevute per un decennio, la dematerializzazione è una buona opzione.
Sarà molto più facile trovarle in caso di ispezione Urssaf, grazie a una ricerca per data o parola chiave.
Inoltre, non dovrete preoccuparvi della scomparsa di inchiostro, date o importi!
Ma ha lo stesso valore della nota spese originale e dei documenti di supporto?
Conservazione e dematerializzazione: la legge si adegua
A partire dal decreto del 23 maggio 2019 della legge sul finanziamento della sicurezza sociale di cui sopra (articolo L.243-16 del Codice della sicurezza sociale), la digitalizzazione delle ricevute delle note spese ha valore probatorio, ossia valore legale.
Tuttavia, affinché le ricevute digitalizzate abbiano lo stesso valore probatorio delle ricevute cartacee, devono essere soddisfatte alcune condizioni:
- la ricevuta deve essere riprodotta in modo identico per garantire che sia una copia fedele dell'originale;
- il formato scelto deve essere unico, in modo da poter essere letto ed elaborato da tutti i sistemi a lungo termine (formato PDF o PDF A/3 (ISO 19005-3));
- la digitalizzazione deve essere conforme al sistema di riferimento generale di sicurezza a una stella (RGS), compreso un sistema di marcatura temporale in grado di tracciare le varie operazioni effettuate.
⚠️ Tutte le note spese (e i documenti di supporto) antecedenti al 1° luglio 2010, data di entrata in vigore del decreto, devono essere conservate in formato cartaceo per avere validità legale.
Perché conservare le note spese?
La conservazione delle note spese risponde a due obblighi e obiettivi. Fornisce la prova alle autorità fiscali:
- in primo luogo, che i rimborsi si riferiscono a spese aziendali e non a spese personali;
- in secondo luogo, che sono ammissibili al recupero dell'IVA, cosa che non avviene per tutte le spese.
In caso di verifica da parte dell'Urssaf
Abbiamo già accennato a questo aspetto, ma è l'Urssaf a stabilire le regole e a effettuare controlli a campione o in caso di sospetto di frode (come nel caso della prestazione in natura dissimulata menzionata nell'introduzione).
Conservate tutti i documenti giustificativi, come ad esempio :
- giustificativi delle spese per i pasti (ricevuta del ristorante, del catering o del supermercato),
- fattura del taxi
- fattura dell'hotel,
- biglietto del pedaggio o del parcheggio,
- indennità chilometrica con indirizzo di partenza e di arrivo, libretto di circolazione, ecc.
Recupero dell'IVA
È possibile richiedere il rimborso dell'IVA su alcune spese aziendali.
Per richiedere il rimborso al momento della presentazione della dichiarazione IVA, potrebbe essere necessario fornire documenti di supporto che dimostrino l'importo dell'IVA.
Possibili sanzioni per la mancata conservazione delle note spese
L'articolo 1734 del Codice generale delle imposte prevede una multa di 10.000 euro se i documenti richiesti dalle autorità fiscali non vengono forniti entro i termini previsti.
In assenza di documenti giustificativi, l'Urssaf può anche riclassificare le spese aziendali come prestazioni in natura:
- l'azienda dovrà quindi pagare i contributi previdenziali dovuti;
- il dipendente dovrà pagare le tasse sulla prestazione in natura.
Secondo Mooncard, il 36% delle rivalutazioni Urssaf è dovuto a una cattiva gestione delle note spese. Un buon motivo per tenere sotto controllo le vostre note spese.
Come potete ottimizzare la gestione delle vostre note spese?
Un ultimo consiglio: con l' archiviazione digitale, non solo i vostri documenti sono sicuri e rintracciabili, ma risparmiate anche spazio e denaro.
Se siete interessati a una soluzione professionale per la gestione delle vostre note spese, la nostra directory è ricca di strumenti che incorporano :
- tecnologia OCR per la scansione e il riconoscimento automatico dei caratteri, in particolare degli importi, delle date e dei tipi di spesa presenti sulle ricevute,
- archiviazione delle ricevute e dei voucher con valore probatorio,
- classificazione automatica dei tipi di spesa per categoria,
- rilevamento dell'IVA recuperabile,
- collegamento con il vostro software di contabilità e paghe per i rimborsi.
Risparmierete tempo prezioso ed eviterete dimenticanze o errori di inserimento dati. Siete convinti?