Tutti i segreti del biglietto da visita per la gestione delle spese aziendali
I biglietti da visita sono sempre più utilizzati dalle aziende come mezzo di pagamento.
Siete tentati dall'idea di dotare i vostri dipendenti di questo tipo di carta per le spese aziendali, ma vi state chiedendo come funziona esattamente il biglietto da visita? Quali sono i suoi vantaggi? Esonera i dipendenti dall'obbligo di redigere le note spese?
In questo articolo vi sveleremo tutti i segreti del biglietto da visita!
Cos'è un biglietto da visita?
Definizione di biglietto da visita
Il biglietto da visita è un mezzo di pagamento dato ai dipendenti, da utilizzare esclusivamente per le spese aziendali.
È particolarmente utilizzato dai dipendenti i cui viaggi fanno parte delle loro mansioni abituali e in cui ci sono molte spese da pagare in anticipo.
Questa carta nominativa può essere utilizzata per pagare :
- spese di trasporto
- spese chilometriche
- spese legate ai viaggi di lavoro,
- spese informatiche, come l'acquisto di un abbonamento software, ecc.
In genere, l'azienda stipula un accordo con una banca (LCL, Crédit Agricole, Société Générale, BNP Paribas, ecc.) o un fornitore di servizi per ottenere le carte aziendali per i propri dipendenti.
Le spese possono essere addebitate
- direttamente dal conto dell'azienda
- o dal conto del dipendente.
Come funziona il biglietto da visita
La carta business funziona come una carta bancaria tradizionale. Può essere utilizzata per pagare gli acquisti, ma non per prelevare contanti da uno sportello automatico.
Una cosa è dare ai dipendenti una carta bancaria, ma come si fa a controllare che rispettino i limiti imposti dalla politica di spesa? Comprendiamo la vostra preoccupazione. Dopo tutto, si tratta del conto bancario dell'azienda. Dovete sapere che potete impostare restrizioni di spesa (massimali, aree geografiche, determinati giorni della settimana, ecc.) individualmente per ogni carta.
Se la carta è collegata al conto del dipendente, è possibile impostare un addebito differito che non detrae immediatamente l'importo pagato. Questo è molto più comodo per il dipendente, perché gli permette di ricevere il rimborso prima che la banca addebiti il suo conto. È una garanzia di tranquillità, poiché l'addebito può essere differito fino a un mese dopo la spesa.
Naturalmente, questo vale anche se l'azienda dispone di un sistema efficace di rimborso e gestione delle spese. È il caso della soluzione Spendesk, che centralizza tutti i metodi di pagamento (carte di pagamento, note spese e fatture) in un unico strumento. Le carte di pagamento sono sicure e collegate alla soluzione, consentendo all'azienda di personalizzare i parametri di ciascuna carta e di ottenere una visibilità in tempo reale degli acquisti. Ogni dipendente può inoltre tenere traccia del proprio saldo e dello storico delle spese.
Differenze tra un biglietto da visita e una carta aziendale
La maggior parte dei reparti si riferisce ai biglietti da visita e alle carte aziendali in modo intercambiabile. Non c'è una vera e propria differenza tra le due, è più che altro una questione di termine utilizzato.
Tuttavia, alcuni siti possono qualificare questa affermazione. In questo caso, il biglietto da visita si riferisce al sistema che addebita il conto del dipendente, mentre la carta aziendale si riferisce al sistema che opera direttamente sul conto bancario dell'azienda.
Vantaggi e limiti della carta aziendale
Quali sono i vantaggi della carta aziendale?
Non è necessario pagare in anticipo
Uno dei vantaggi più evidenti per i dipendenti è che non devono più pagare in anticipo le spese aziendali.
Queste possono essere elevate se la persona trascorre molto tempo in viaggio, quindi è un vero sollievo poter pagare le spese necessarie per svolgere le proprie mansioni.
Con la massima tranquillità, non c'è dubbio che i vostri dipendenti saranno ancora più efficienti durante le loro missioni!
Limitazione automatica delle spese
Per il direttore, il contabile o il direttore finanziario dell'azienda, la possibilità di impostare automaticamente i limiti di spesa in linea con la politica aziendale elimina alcune preoccupazioni.
Inoltre, è possibile personalizzare le impostazioni per ogni carta, e quindi per ogni dipendente, in base alle sue esigenze specifiche (area geografica, giorni di utilizzo, limite massimo ecc.).
Visibilità delle spese
Con la Business Card, avrete una visibilità in tempo reale di tutte le vostre spese.
Collegata alla vostra soluzione di gestione delle spese, potete consultarle nel sistema, in modo da averne sempre un migliore controllo, e consultare regolarmente la dichiarazione di spesa, accessibile anche al titolare della carta.
Questo è ciò che vi permette di fare Soldo, una soluzione davvero su misura per le PMI che semplifica la gestione delle spese con biglietti da visita (fisici e virtuali) altamente configurabili che possono essere assegnati a un utente, a un reparto o a un progetto, dandovi un controllo agile sull'allocazione dei vostri budget. Collegata a un' applicazione mobile intuitiva e a una console di gestione basata sul web, offre controllo e visibilità in tempo reale.
Viaggi d'affari semplificati
La gestione delle note spese per i viaggi di lavoro è un ulteriore onere mentale per i dipendenti. Tra :
- fare attenzione a non spendere più di quanto autorizzato
- assicurarsi di non perdere le ricevute necessarie per ottenere il rimborso,
- o chiedersi quando verranno rimborsate tutte le spese anticipate.
Con la Business Card, i dipendenti in viaggio non devono più preoccuparsi di tutto questo e possono effettuare le spese necessarie in tutta tranquillità.
Lotta alle frodi
Anche se non tutti i vostri dipendenti sono dei truffatori, tutt'altro, molte aziende sono colpite dal fenomeno delle false note spese.
Il 71% delle aziende francesi è vittima di frodi.
Cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018)
Tuttavia, questo tipo di comportamento fa sì che l'azienda perda denaro rimborsando spese non dovute, il che può portare a una perdita fino al 5% dei ricavi annuali (Oversight Systems 2017).
Inoltre, l'azienda può essere esposta a rischi se un'ispezione dell'URSSAF rileva anomalie nei processi.
L'uso di biglietti da visita può alleviare questi problemi.
Acquisti online sicuri
Gli acquisti online sono particolarmente delicati, poiché i rischi di pirateria sono molto concreti e aumentano di anno in anno.
Per ovviare a questo problema, pensate alle carte virtuali monouso. Vi danno la certezza di acquistare online con un alto livello di sicurezza! Per ogni acquisto una tantum, si genera una carta con i propri dati, evitando così la pirateria.
Quali sono i limiti del biglietto da visita?
Il biglietto da visita è un bene:
- per il dipendente, che ha meno preoccupazioni quando si tratta di spendere per il suo lavoro,
- e per l'azienda, che può tenere meglio traccia di queste spese.
Tuttavia, questo sistema non esime il dipendente dal dover presentare le note spese e i documenti giustificativi, che il reparto contabilità dovrà poi controllare ed elaborare... un processo che può richiedere molto tempo!
È quindi importante tenere presente che un biglietto da visita, nonostante tutti i vantaggi che comporta, non significa che l'azienda non debba gestire al tempo stesso la propria contabilità delle spese. Ecco perché (come già detto) è consigliabile avere uno strumento che automatizzi il più possibile la gestione delle note spese e delle spese.
Allora, siete pronti a passare a un biglietto da visita fisico o virtuale per la vostra azienda? Utilizzate già questo tipo di servizio? Raccontateci la vostra esperienza nella sezione commenti.
Articolo tradotto dal francese