Obbligo di utilizzare un software di fatturazione: distinguiamo il vero dal falso!
Con l'arrivo della legge antifrode sull'IVA, entrata in vigore il 1° gennaio 2018, le imprese si sono poste nuove domande, a partire da queste: è legale redigere le fatture in Excel o è necessario utilizzare sistemi informatici specifici? E con la riforma della fatturazione elettronica prevista per il 2026, le domande si moltiplicano!
Fortunatamente, Appvizer è qui per aiutarvi a dare un senso a questo potenziale obbligo di software di fatturazione, perché, spoilerando, le cose non sono così semplici 🤔.
Allo stesso tempo, vi ricorderemo che oltre alla conformità legale, questi strumenti promettono molti altri vantaggi 😉.
Definizione di software di fatturazione
Per cominciare, ricordiamo cosa si intende per software di fatturazione.
Si tratta di uno strumento informatico per le aziende, il cui scopo è semplificare il processo di creazione, invio e monitoraggio delle fatture. Comprende una serie di funzioni, come ad esempio
- elaborare preventivi e convertirli in fatture con un semplice click
- personalizzare i documenti con i colori aziendali
- integrazione dei dati dei clienti e dei prodotti
- monitoraggio dei pagamenti;
- solleciti automatici per le fatture non pagate;
- pagamento online;
- generazione di rapporti;
- gestione delle fatture ricorrenti, ecc.
☝️L L'uso di questo software migliora l' efficienza operativa riducendo gli errori e i ritardi nei pagamenti, e soprattutto facendo risparmiare tempo ai professionisti grazie all' automazione di molte attività che richiedono tempo.
Inoltre, forniscono una visione d'insieme delle finanze dell' organizzazione, consentendo di prendere decisioni consapevoli.
Quali sono i requisiti di un software di fatturazione?
Software di fatturazione: obbligatorio o no?
Che ne è della legge antifrode e del software di fatturazione ? Quest'ultimo è in definitiva obbligatorio?
La risposta semplice è no ❌.
Non siete assolutamente obbligati a utilizzare questo tipo di dispositivo e siete perfettamente liberi di produrre le vostre fatture tramite:
- una fattura cartacea;
- un foglio elettronico di tipo Excel
- un elaboratore di testi come Word.
Altre regole da rispettare
Tuttavia, ci sono molte ragioni legali che spingono le aziende a ricorrere a soluzioni di fatturazione computerizzata.
Semplicemente, facilitano il rispetto delle regole e la stesura di documenti perfettamente conformi. In particolare, garantiscono che :
- assicurarsi di non tralasciare nessuna informazione legale
- rispettare le regole (a volte complicate) di numerazione delle fatture;
- inviare la fattura al cliente al momento giusto
- archiviare correttamente i documenti.
💡 Scoprite tutte le best practice da conoscere nel nostro articolo dedicato agli obblighi e alle regole da seguire per le fatture conformi.
☝️ Ma attenzione, l' obbligo di utilizzare un software di fatturazione certificato si ripresenta quando il dispositivo utilizzato incorpora funzioni di registratore di cassa o di incasso. Vediamo più da vicino.
Che ne è dell'obbligo di utilizzare un software per registratori di cassa?
È importante ricordare che quando si parla di software obbligatorio nella lotta alle frodi IVA, si parla principalmente di soluzioni per registratori di cassa.
Secondo l'articolo 286-I-3° bis del Codice Generale delle Imposte francese, le persone fisiche o giuridiche :
- soggette all'IVA ;
- che effettuano cessioni di beni e servizi non soggetti a fatturazione e destinati a clienti privati;
- e se utilizzano un software per registratori di cassa o un sistema per registratori di cassa nell'ambito della loro attività;
sono obbligati a utilizzare un software per registratori di cassa o un sistema per registratori di cassa che soddisfi le seguenti condizioni:
- inalterabilità;
- sicurezza;
- archiviazione;
- archiviazione dei dati.
In altre parole, è importante che il dispositivo utilizzato a questo scopo sia certificato.
Spesso si fa confusione tra l'obbligo di utilizzare un software per registratori di cassa certificato e l'obbligo di utilizzare uno strumento di fatturazione certificato. Tuttavia, si tratta di due questioni diverse, poiché i professionisti che utilizzano i registratori di cassa spesso non sono tenuti a fatturare.
☝️ Tuttavia, come già detto, se la vostra soluzione include funzioni per la registrazione degli incassi, come nel caso di molte piattaforme presenti sul mercato, allora siete interessati da questi requisiti.
Quali sono le sanzioni in caso di non conformità?
In alcuni casi può essere richiesta la certificazione del vostro software di fatturazione/incasso .
In caso di ispezione da parte delle autorità fiscali, è necessario fornire un certificato dell'editore del software.
In caso contrario, le aziende interessate rischiano una multa di 7.500 euro per ogni sistema coinvolto. E se dopo 60 giorni non hanno ancora prodotto il famoso certificato, la sanzione si applica di nuovo... e questo fa male al portafoglio 😱!
Riforma della fatturazione elettronica e software di fatturazione
Un promemoria degli obblighi legati alla fatturazione elettronica
Ovviamente, tutte queste domande sull'obbligo di utilizzare un software di fatturazione sono anche il risultato del rapido arrivo della riforma della fatturazione elettronica. Questa interesserà tutte le organizzazioni che svolgono attività B2B e sono soggette a IVA.
📆 Ricordiamo il calendario:
- 1 settembre 2026: obbligo per tutte le imprese di accettare fatture in formato elettronico;
- 1 settembre 2026: obbligo per le grandi imprese e gli ETI di emettere fatture in formato elettronico;
- 1° gennaio 2027: obbligo di emettere fatture in formato elettronico per le imprese del settore privato e le PMI.
💡 Per saperne di più su questa riforma, leggete il nostro articolo dedicato all' obbligo di fatturazione elettronica B2B.
Sarà obbligatorio utilizzare un software di fatturazione?
Ancora una volta, la risposta è no ❌.
Infatti, i professionisti interessati dalla riforma della fatturazione elettronica avranno la possibilità di utilizzare uno strumento gratuito messo a disposizione dallo Stato: il Portail Public de Facturation, o PPF. Simile all'attuale Chorus Pro dedicato alle imprese che lavorano con il settore pubblico, sarà utilizzato per archiviare, consultare e gestire i documenti.
Si noti che nell'ambito della riforma della fatturazione elettronica saranno introdotti altri due sistemi:
- la Piattaforma di Dematerializzazione Partner (PDP) che, come la PPF, consentirà di inviare e ricevere fatture elettroniche;
- l' Operatore di Dematerializzazione(DO), che fungerà da intermediario tra l'azienda e il Portale Pubblico di Fatturazione o la Piattaforma di Dematerializzazione Partner.
Gli altri 6 vantaggi del software di fatturazione
Ma oltre agli obblighi di legge, il software di fatturazione presenta molti altri vantaggi. A maggior ragione con l'arrivo della riforma della fatturazione elettronica, che aumenterà ulteriormente il carico mentale dei professionisti.
Questi vantaggi includono 👉
Risparmio di tempo
Il risparmio di tempo deriva dall' automazione di molti compiti, automazione che evita semplicemente una gestione che richiede molto tempo.
💡 Ad esempio, non appena i dati del cliente e del prodotto vengono inseriti nel sistema, non è necessario compilare a mano tutti i campi della fattura. Tutti i dati possono essere importati con un semplice clic!
Meno errori
L'automazione fa risparmiare tempo... ma riduce anche notevolmente il rischio di errori! Ad esempio, calcolando automaticamente gli importi, applicando le tasse appropriate e così via.
E questo è ancora più vantaggioso se dovete elaborare un gran numero di fatture.
Una migliore visione analitica
La centralizzazione dei dati all'interno del software consente di ottenere facilmente informazioni preziose.
Inoltre, alcuni pacchetti software forniscono report e altri cruscotti, che si rivelano molto utili quando è necessario prendere decisioni informate 💡 .
Tracciare i pagamenti e ridurre i ritardi
I software consentono di tenere facilmente traccia dei pagamenti in sospeso e di inviare promemoria automatici ai clienti in caso di ritardo, contribuendo a migliorare la gestione del flusso di cassa.
Esistono persino piattaforme che includono l'opzione di pagamento online, assicurando che i pagamenti vengano ricevuti più rapidamente!
Migliori relazioni con i clienti
Con una soluzione di fatturazione, non è più necessario produrre documenti fatti in casa in Word o Excel.
Potrete produrre fatture personalizzate dall'aspetto perfettamente professionale, aumentando la fiducia dei vostri clienti.
Mobilità e accessibilità
La maggior parte degli strumenti di fatturazione è disponibile in modalità SaaS, cioè direttamente online.
Ciò significa che potete accedere alle informazioni sulle vostre fatture da qualsiasi dispositivo connesso a Internet e continuare a gestire la vostra attività anche quando siete lontani dall'ufficio (ad esempio durante un viaggio di lavoro ).
Come scegliere il software di fatturazione?
Siete convinti e pronti a fare il grande passo e a dotarvi di una soluzione di questo tipo?
Ci sono molti strumenti di fatturazione sul mercato. Oltre a scegliere un software di fatturazione approvato dalle autorità fiscali, ecco alcuni criteri da considerare nella scelta:
- Copertura funzionale. Deve coprire tutte le vostre esigenze specifiche, senza trasformare la soluzione in una fabbrica di gas.
- ✅ Compatibilità con gli altri strumenti di gestione, come il software di contabilità.
- ✅ Intuizione e rapidità di apprendimento.
- ✅ Tariffe. Valutate le diverse opzioni di prezzo per trovare quella che promette il miglior ritorno sull'investimento. Si noti che è anche possibile utilizzare un software di fatturazione gratuito.
- ✅ Qualità dell'assistenza clienti. Deve essere il più reattivo e disponibile possibile in caso di problemi.
- ✅ Scalabilità. Vale la pena di guardare al futuro della vostra azienda e di optare per una soluzione che possa allinearsi alle vostre esigenze di fatturazione man mano che la vostra attività cresce.
🛠️ Esempio di software:
Un esempio è Sellsy Facturation, una soluzione di fatturazione made-in-France che ha tutte le carte in regola per soddisfare le esigenze di aziende e PMI. È conforme alla legge antifrode sull'IVA e include tutte le funzioni necessarie per semplificare al massimo i processi: creare fatture e preventivi in pochi clic, gestire le fatture ricorrenti, eseguire riconciliazioni bancarie, fare report sui progressi e altro ancora. Inoltre, Sellsy vi prepara alla riforma della fatturazione elettronica supportando il formato Factur-X adottato dalle autorità fiscali.
Obbligo di utilizzare un software di fatturazione: cosa significa?
In fin dei conti, anche se può sembrare, non c'è nulla che obblighi le aziende a utilizzare un software di fatturazione. Che si tratti di rispettare la legge contro le frodi IVA o la riforma della fatturazione elettronica, è del tutto possibile operare con altri sistemi.
Tuttavia, la confusione che può sorgere è dovuta principalmente al fatto che questi strumenti semplificano notevolmente l'adempimento degli obblighi di legge che gravano sulle aziende, se non altro alleggerendo il loro carico mentale. Meno tempo speso per l'inserimento dei dati, meno errori, più professionalità... tutto sommato, la vera domanda da porsi non è "Devo usare un software di fatturazione?", ma piuttosto "Quali sono i motivi per farne a meno?". Fatevi sentire 😉 .