Riconciliazione di fatture e bolle di consegna: e se la chiave fosse l'automazione?
Come imprenditori, sapete bene che il buon funzionamento e la sopravvivenza a lungo termine della vostra organizzazione dipendono dalla regolarità e dalla conformità dei processi contabili.
Una delle operazioni contabili fondamentali è la riconciliazione tra la fattura e la bolla di consegna. Basata sullo stesso principio della riconciliazione bancaria, questa operazione, spesso complessa e dispendiosa in termini di tempo per il vostro personale, è molto importante sotto diversi punti di vista.
Cosa comporta? Come si riconcilia la fattura con la bolla di consegna? Quale soluzione potete utilizzare per automatizzare questa procedura essenziale? Trovate le risposte in questo articolo.
Che cos'è la riconciliazione tra fattura e bolla di consegna?
Cosa comporta la riconciliazione della fattura con la bolla di consegna?
La riconciliazione della fattura con la bolla di consegna è un'operazione svolta regolarmente dal reparto contabile di un'azienda. Si tratta di verificare che quanto fatturato da un fornitore corrisponda in tutto e per tutto a quanto consegnato.
Solo dopo aver verificato la conformità delle varie voci, la fattura d'acquisto può essere pagata, alle condizioni previste (al ricevimento della fattura).(al ricevimento della fattura, 30 giorni dalla data di ricevimento della merce o di prestazione del servizio, ecc.)).
Un processo essenziale
La riconciliazione della fattura con la bolla di consegna è un processo fondamentale per l'azienda, in quanto serve a garantire che le operazioni siano conformi all 'ordine di acquisto iniziale, e quindi attiva il pagamento delle somme dovute.
In particolare, questa riconciliazione garantisce che :
- le informazioni essenziali, come la data di consegna, i dettagli degli articoli ordinati e le loro quantità, il prezzo unitario e l'importo totale, corrispondano;
- i termini di consegna siano stati rispettati
- la validità della prova di pagamento o il rifiuto della fattura in caso di discrepanze;
- l'applicazione delle condizioni commerciali negoziate;
- la conformità della transazione.
☝️ Il processo di riconciliazione delle fatture con le bolle di consegna è inoltre essenziale per :
- garantire la trasparenza della gestione finanziaria dell'azienda ;
- ottimizzare il flusso di cassa in base agli importi e ai tempi di pagamento;
- evitare potenziali controversie con i fornitori.
I componenti della riconciliazione tra fattura e bolla di consegna
La bolla di consegna è un documento commerciale emesso dal fornitore quando il destinatario prende in consegna la merce. Questo documento elenca tutti i prodotti consegnati (nome, riferimento), la quantità di ogni riferimento e l'imballaggio. La bolla di consegna include anche i dati di contatto del fornitore e del destinatario.
La fattura è un documento commerciale, contabile e fiscale. Costituisce una prova legale e viene emessa dal venditore dopo la consegna di un ordine.
Analogamente all'ordine di acquisto, la fattura elenca i dettagli dei prodotti consegnati o dei servizi resi e l'importo di ciascuna referenza, per stabilire l'importo totale al netto dell'imposta, dell'IVA se applicabile e l'importo comprensivo dell'imposta.
Infine, passiamo all' ordine di acquisto (PO). Non è obbligatorio, ma è consigliato. Può essere un documento a sé stante, generato dal preventivo accettato, oppure il preventivo stesso, firmato e recante la dicitura "bon pour accord" ("buono per accordo").
In sintesi, l 'ordine di acquisto deve corrispondere alla bolla di consegna, che a sua volta deve corrispondere alla fattura. Questi documenti contabili devono essere archiviati e conservati in formato elettronico per 6 anni.
Come si riconcilia una fattura con una bolla di consegna? Le 6 fasi
La procedura per riconciliare una fattura d'acquisto con la relativa bolla di consegna prevede 6 fasi.
Vediamole di seguito. 👉
- Raccolta. Raccogliere le bolle di consegna da un lato e le fatture dall'altro, classificandole in base alla propria organizzazione e al volume di articoli per fornitore.
- Controllo. Controllare i documenti per verificare la presenza di informazioni essenziali, quali :
- il nome e i dati di contatto del fornitore e del destinatario;
- il numero d'ordine
- la data e il luogo di consegna
- i dettagli della merce consegnata e la sua quantità;
- la firma del destinatario sulla bolla di consegna, a conferma del ricevimento;
- il prezzo unitario e l'importo totale.
- Confronto/riconciliazione. Confrontare attentamente le corrispondenze tra le fatture e le bolle di consegna.
- Notifiche. Annotare le eventuali discrepanze di riconciliazione (quantità, riferimento, ecc.) e le eventuali anomalie.
- Azione correttiva. In caso di discrepanza, contattare i reparti interni a cui è stata effettuata la consegna e il fornitore per ottenere le spiegazioni necessarie e le eventuali rettifiche.
- Convalida. Se i documenti corrispondono perfettamente, la riconciliazione viene convalidata e la fattura viene accettata per il pagamento. In caso contrario, la fattura viene respinta e restituita al fornitore, che dovrà produrre una nuova fattura in linea con gli impegni presi.
Quali sono i limiti della riconciliazione manuale?
La riconciliazione della fattura con la bolla di consegna, effettuata manualmente, comporta rischi che possono avere un forte impatto sulla gestione contabile e finanziaria dell'azienda.
I rischi più comuni sono
- errore umano: il dipendente può non identificare una discrepanza di riconciliazione o commettere un errore nel numero di parte, nelle quantità, nei riferimenti, nell'importo, ecc. al momento dell'inserimento dei documenti
- frode: con la riconciliazione manuale, aumenta la difficoltà di individuare le frodi interne o esterne;
- mancanza di tracciabilità nel processo di riconciliazione manuale;
- riduzione dell'efficienza quando il volume delle fatture e dei BL da riconciliare è elevato... e i tempi di esecuzione si accorciano;
- ritardi nell'elaborazione delle transazioni, e quindi nei pagamenti, che indeboliscono l'equilibrio del flusso di cassa, portano a un deterioramento delle relazioni con i fornitori e peggiorano le condizioni di lavoro del team contabile.
Perché automatizzare la riconciliazione delle fatture con le bolle di consegna?
Visti i rischi che la riconciliazione manuale di fatture e bolle di consegna comporta per il buon funzionamento della vostra azienda, vi consigliamo di automatizzare il più possibile questa operazione.
In particolare, ecco i vantaggi promessi dalla riconciliazione automatizzata:
- risparmio di tempoe aumento della produttività ;
- riduzione degli errori
- individuazione rapida e automatica delle anomalie e delle discrepanze di riconciliazione;
- ottimizzazione del processo, con la dematerializzazione dei documenti commerciali e contabili;
- rapporti più fluidi tra i fornitori e i reparti interni dell'azienda.
La ciliegina sulla torta è che la riconciliazione automatica della fattura con la bolla di consegna, grazie a strumenti digitali e all' intelligenza artificiale, aumenta la sicurezza delle vostre operazioni. La tracciabilità che ne deriva vi offre una maggiore visibilità, consentendovi di gestire il flusso di cassa in modo più efficace.
Quali strumenti sono disponibili per supportarvi?
Il processo di riconciliazione tra la fattura d'acquisto e la bolla di consegna viene automatizzato utilizzando software specifici, in particolare soluzioni di fatturazione senza carta.
Queste applicazioni incorporano funzioni di auto-match basate su algoritmi di riconoscimento dei caratteri (OCR) che :
- decifrano i documenti dematerializzati ;
- riconoscono le informazioni chiave da utilizzare per la riconciliazione e
- confrontano tutti i dati.
Quando i documenti corrispondono, la riconciliazione viene convalidata e la fattura approvata per il pagamento.
🛠️ Esempio di software:
Compleo Invoice Platform è una soluzione di fatturazione elettronica online sviluppata per soddisfare le esigenze di PMI, ETI e grandi gruppi. Automatizzando le operazioni di riconciliazione dei documenti, consente di risparmiare molto tempo nella gestione della contabilità. Compleo Invoice Platform ottimizza anche i processi di convalida (grazie alla creazione di flussi di lavoro personalizzati) e può essere collegato a tutti i vostri strumenti ERP e di contabilità, per una maggiore fluidità.
Riconciliazione di fatture e bolle di consegna in breve
La dematerializzazione dei processi aziendali e l'integrazione dell' intelligenza artificiale negli strumenti di gestione rendono più semplici e sicure le attività laboriose e spesso ripetitive.
È il caso della riconciliazione delle fatture con le bolle di consegna.
Questa procedura complessa e lunga, che comporta una serie di rischi se eseguita manualmente, è resa più semplice, veloce e affidabile dall' automazione.
Utilizzando strumenti all'avanguardia, i vostri team contabili possono delegare queste operazioni e concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Inoltre, l'automazione vi offre una visibilità quasi in tempo reale sullo stato delle fatture e dei pagamenti, consentendovi di gestire il flusso di cassa in modo più efficace e di prendere decisioni finanziarie più consapevoli.
Articolo tradotto dal francese