Passate al recupero automatico delle fatture in soli 3 passaggi: sì, sì, è possibile!
Chi gestisce un'azienda lo sa bene: recuperare le fatture dagli allegati di posta elettronica e dalle varie aree clienti per centralizzarle richiede una quantità incredibile di tempo. Le vostre giornate sono già piene, quindi è ora di passare al recupero automatico delle fatture!
Lungi dall'essere una magia (ma?), è reso possibile dall'uso sempre più diffuso della fatturazione senza carta e dall'intelligenza artificiale dei software.
Come funziona? Quali sono i software che possono aiutarvi a passare al recupero automatico delle fatture senza problemi? Trovate le risposte in questo articolo.
Fase 1 - Identificare la posizione delle fatture
Se lo fate ogni mese, state iniziando a sapere dove raccogliere le fatture dei vostri fornitori. È un buon inizio!
Iniziate a fare il punto su dove potete trovare le fatture che i vostri fornitori vi inviano, sia che si tratti di :
- che ricevete in formato cartaceo contestualmente a una consegna,
- in formato PDF allegate a un'e-mail di conferma dell'ordine,
- che recuperate accedendo all' area clienti del vostro fornitore (o alla fatturazione web).
💡 Lo sapevate? Un sistema di fatturazione web è un portale per i fornitori con un account cliente in cui è possibile visualizzare e scaricare le fatture.
Quindi fate un inventario delle varie fatture che volete centralizzare automaticamente.
Fase 2 - Fatturazione senza carta
La dematerializzazione delle fatture è un processo che prevede il passaggio dalle fatture cartacee dei fornitori o dei clienti al formato digitale, nel rispetto delle norme fiscali.
È possibile che riceviate ancora qualche fattura cartacea da alcuni dei vostri fornitori, ma sappiate che dal 2026 sarà obbligatorio per la maggior parte delle aziende.
➡️ Nel frattempo, potete scansionare le fatture ricevute in formato cartaceo e averle a disposizione in formato digitale. Tuttavia, è bene sapere che una fattura cartacea scannerizzata non ha valore probatorio per la legge. È quindi necessario conservare la prova cartacea in caso di revisione contabile (non possiamo aspettare la dematerializzazione totale!).
Fase 3 - Ottenere il software giusto per l'automazione
Infine, il passo più importante è dotarsi di un software, sia esso una soluzione di gestione contabile e finanziaria o una piattaforma di dematerializzazione. È questo il tipo di strumento che automatizzerà il reperimento delle fatture.
⭐️ Quali sono i vantaggi di questo software?
- Decuplicare la produttività: tutte le attività noiose e a scarso valore aggiunto vengono delegate al software. Potete dedicare più tempo a ciò che genera davvero valore.
- Riduzione dei costi: delegare l'incasso delle fatture al software vi fa risparmiare denaro (sappiamo che il vostro tempo è prezioso e sarà meglio speso altrove).
- Rispetto delle scadenze di pagamento: la velocità di elaborazione da parte dell'intelligenza artificiale vi consente di reagire e pagare le fatture più rapidamente (e allo stesso tempo di mantenere buoni rapporti con i vostri partner).
- Maggiore affidabilità: l'automazione consente di evitare errori di gestione e doppie registrazioni. Utilizzando un software, sarete più sicuri della vostra conformità.
Ecco alcuni esempi di software ad alte prestazioni:
🛠 Con il software di fatturazione Factomos, la gestione delle fatture dei fornitori non è mai stata così facile e intuitiva. La soluzione consente di registrare le fatture di acquisto e le ricevute di spesa in tempo reale direttamente nel vostro spazio. Potrete poi permettere al vostro commercialista di recuperarle con un semplice clic, grazie all'accesso gratuito.
🛠 Il software iPaidThat ha combinato l' intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico nella sua soluzione, in modo da recuperare automaticamente una fattura elettronica non appena arriva nella vostra casella di posta elettronica o viene depositata nel vostro spazio clienti sui siti web dei vostri fornitori. La tecnologia di videocodifica OCR è in grado di leggere qualsiasi informazione sulle fatture (importo, IVA, data, ecc.) per estrarle e integrarle nella vostra contabilità.
🛠 Il software Yooz va oltre il semplice recupero delle fatture: è una soluzione completa per dematerializzare il processo di fatturazione dei fornitori. Permette inoltre di registrare automaticamente le fatture grazie all'AI, al Machine Learning e alla RPA (Robotic Process Automation). È inoltre possibile impostare flussi di lavoro personalizzati per accelerare la convalida delle fatture. Il risultato è che si risparmia tempo e si riducono i costi di gestione.
Il recupero automatico delle fatture in breve
Sono finiti i tempi in cui si impiegava una quantità spropositata di tempo per raccogliere e centralizzare tutte le fatture. Passate al recupero automatico delle fatture tramite software!
- Fate il punto sulle caselle di posta in cui ricevete le fatture via e-mail e sulle aree clienti online dei vostri fornitori;
- Dematerializzate le fatture che ricevete ancora in formato cartaceo;
- utilizzare un software di contabilità per raccogliere automaticamente tutte le fatture ed estrarre facilmente i dati da integrare nella contabilità.
Quando avete intenzione di automatizzare il recupero delle fatture?
Articolo tradotto dal francese