La guida completa alla fatturazione elettronica dei fornitori
L'obbligo di introdurre la fatturazione elettronica sarà introdotto gradualmente per tutte le aziende tra il 2024 e il 2026.
Quindi non c'è mai stato un momento migliore per pensare alla dematerializzazione delle fatture dei fornitori della vostra azienda! Più che la semplice dematerializzazione delle fatture, che mira a trasferire la gestione delle fatture dei clienti e dei fornitori su supporti digitali, si tratta di trasformare digitalmente l'intero ciclo dei fornitori, per una maggiore produttività.
Qualunque sia il vostro ruolo nella filiera - operatore, validatore, contabile o finanziario - volete saperne di più sui (numerosi) vantaggi della gestione dematerializzata delle fatture fornitori per la vostra azienda? E, nello specifico, cosa dice la legge in materia?
Questo è l'obiettivo di questo articolo, che raccoglie gli elementi essenziali per voi, compresi i suggerimenti per il software e i consigli su come rendere il vostro progetto di transizione un successo!
La dematerializzazione delle fatture dei fornitori: quali sono gli obblighi di legge?
Fatturazione elettronica B2B obbligatoria dal 2024
Il quadro normativo si evolve e si estende a tutte le imprese:
- nel settore pubblico, la fatturazione elettronica è stata introdotta in Francia con l'ordinanza del 26 giugno 2014 ed è obbligatoria per tutti i fornitori di beni e servizi alle pubbliche amministrazioni dal 1° gennaio 2017;
- nel settore privato, la fatturazione elettronica è diventata un obbligo per le relazioni BtoB a seguito dell'articolo 153 della legge finanziaria 2020. Un emendamento a questo articolo per la Legge Finanziaria 2021 stabilisce il calendario per l'attuazione graduale tra il 2024 e il 2026:
Di conseguenza, questo obbligo viene introdotto gradualmente nell'arco di diversi anni, interessando le aziende a seconda delle loro dimensioni e del settore di attività.
Altri obblighi di fatturazione per i fornitori
Oltre a rispettare il quadro normativo, l'emissione di una fattura dematerializzata o di una fattura elettronica è soggetta a obblighi legali.
Per garantire che abbia lo stesso valore legale di un documento cartaceo, il documento deve soddisfare i seguenti requisiti:
- leggibilità delle informazioni
- integrità del contenuto (non può essere modificato)
- autenticità, con identificazione affidabile dell'emittente,
- conservazione sicura per 10 anni,
- informazioni legali obbligatorie.
💡 Per adeguarsi a questi obblighi, esploriamo le soluzioni a disposizione delle aziende.
Come si imposta la fatturazione senza carta? Principi e strumenti
1. Sistemi di recupero dati delle fatture
Scansione semplice
Questa forma "semplice" di dematerializzazione si basa sulla scansione delle fatture per elaborarle. Questo processo non è ottimale, in quanto richiede l'elaborazione manuale delle fatture, che vengono scansionate e poi inviate per e-mail.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è un dispositivo che consente di catturare le informazioni sul documento e di trasferirle direttamente in un file leggibile dal software di contabilità.
Dematerializzazione dell'intera catena
È la fase più avanzata del processo di dematerializzazione delle fatture dei fornitori. Comprende tutti i processi del ciclo del fornitore, dall'acquisto al pagamento della relativa fattura. Questo flusso di attività, noto anche come Procure to Pay o Purchase to Pay, beneficia della digitalizzazione end-to-end per garantire una maggiore produttività.
In pratica, le informazioni sulle fatture vengono scambiate tra il fornitore e l'acquirente in un formato elettronico standard attraverso un sistema EDI (Electronic Data Interchange), direttamente da computer a computer. Questo sistema si interconnette con il software ERP o di contabilità e integra le registrazioni direttamente nella contabilità dell'azienda.
2. EDM (gestione elettronica dei documenti)
L'EDM è uno strumento di gestione dematerializzata dei documenti.
Il suo scopo è quello di archiviare e classificare i documenti in modo che possano essere facilmente consultati e utilizzati da tutte le parti interessate nell'ambito dei vari processi di lavoro.
Ecco 3 problemi che può affrontare:
- gestire i diritti di ciascun utente, dalla semplice consultazione alla possibilità di apportare modifiche, per favorire il lavoro di gruppo e proteggere al contempo la riservatezza e l'integrità dei documenti;
- la conservazione, l'archiviazione, la storicizzazione e l'archiviazione delle fatture;
- il regolare svolgimento dei flussi di lavoro di convalida secondo le regole aziendali definite in anticipo da ciascuna azienda.
3. Automazione dei processi aziendali
Tra il ricevimento di una fattura e l'effettivo pagamento passano in media 2 settimane. Ci sono tutta una serie di fasi da attraversare prima che la fattura possa essere considerata elaborata.
L 'automazione accelera la sequenza tra le varie fasi eliminando il maggior numero possibile di azioni manuali. Ecco come si presenta in genere un processo automatizzato di elaborazione delle fatture dei fornitori:
- Le fatture vengono ricevute nel sistema grazie all'intelligenza artificiale e all'automazione, indipendentemente dal canale attraverso il quale arrivano:
- fattura cartacea
- PDF in un'e-mail
- PDF nell'area clienti del sito web del fornitore;
- lettura ed estrazione automatica delle informazioni:
- numero della fattura
- importi,
- IVA, ECC,
- nome del fornitore, ecc;
- riconciliazione con i documenti e le coordinate bancarie del fornitore;
- flusso di lavoro di convalida in cui ogni persona autorizzata a dare una convalida riceve una notifica con la fattura da approvare e deve solo accettarla o rifiutarla;
- il pagamento automatico della fattura viene attivato dall'ultima convalida alla fine della catena, che dà l'approvazione finale.
Se i progressi sono lenti tra l'inizio e la fine del processo, un sistema di promemoria automatico accelera i tempi.
4. Archiviazione di documenti con valore probatorio
Quando si digitalizza, si è sempre tenuti a rispettare le disposizioni di legge che regolano la conservazione dei documenti di supporto in caso di audit.
L'obiettivo dell' archiviazione con valore probatorio è quello di garantire, come per le fatture cartacee, una conservazione permanente e autentica, grazie a diversi sistemi ritenuti a prova di falsificazione, come :
- la marcatura temporale, che attribuisce una data e un'ora a un evento in modo da poter tracciare tutte le azioni compiute sul documento,
- il blocco permanente della modifica dei dati convalidati, ecc.
È quindi essenziale assicurarsi che il software scelto disponga delle tecnologie giuste per questa archiviazione legale.
Perché dematerializzare le fatture dei fornitori?
Oltre ai prossimi obblighi di legge, la dematerializzazione delle fatture dei fornitori offre una serie di vantaggi che stanno spingendo molte aziende a fare il grande passo.
Aumento della produttività
La dematerializzazione accelera l'elaborazione delle fatture fornitori, compreso il circuito di convalida, riducendo i tempi di elaborazione di un fattore 5 (secondo uno studio di EY).
Come si ottiene questo risultato? Eliminando le attività ripetitive e dispendiose, liberando tempo per attività a più alto valore aggiunto. È possibile elaborare un numero di fatture elettroniche fino a 15 volte superiore a quello delle fatture cartacee a parità di tempo.
Di conseguenza, il reparto contabile e finanziario diventa più efficiente e il fatturato dell'azienda può aumentare dall'1 al 2% (secondo REL).
Costi inferiori e tempi di pagamento più brevi
La dematerializzazione riduce i costi di elaborazione, stampa, spedizione (francobolli, buste, ecc.) e archiviazione. Secondo EY, i costi di gestione possono essere divisi fino a tre.
Di conseguenza, il tempo risparmiato nell'elaborazione delle fatture accelera i tempi di pagamento e riduce i ritardi.
Maggiore affidabilità
Automatizzando il processo, la fatturazione fornitori senza carta permette di evitare :
- errori di inserimento
- fatture duplicate
- errori di pagamento
- rischi di frode,
- o documenti smarriti.
In questo modo si guadagna in affidabilità e si facilita l'esecuzione di audit interni ed esterni.
Un'elaborazione efficiente delle fatture aiuta anche a limitare i ritardi e contribuisce a creare buone relazioni commerciali, riflettendo una migliore immagine con i vostri fornitori.
Software di fatturazione elettronica per l'intero ciclo dei fornitori
Il modo migliore per digitalizzare i processi di fatturazione dei fornitori è una soluzione software di fatturazione dematerializzata.
In modalità SaaS, il software dedicato offre tutta la flessibilità, la sicurezza e l' automazione necessarie per ottimizzare la contabilità fornitori. Disponibile interamente tramite una semplice connessione a Internet, consente di :
- Leggere ed estrarre informazioni utili dalle fatture,
- impostare facilmente i circuiti di convalida
- archiviare le fatture dei fornitori in modo sicuro e conforme,
- interagire con il vostro ERP per integrare le registrazioni contabili,
- garantire la tracciabilità di tutti i documenti legati agli ordini dei fornitori, per assicurare la conformità con il Reliable Audit Trail (RAT ).
In definitiva, optare per queste soluzioni significa coinvolgere tutto il personale interessato (CFO, reparto IT, personale commerciale, reparto amministrativo, ecc.), senza dimenticare i fornitori. Si ottiene visibilità ed efficienza durante l'intero processo.
Semplici da implementare, garantiscono un rapido ritorno dell'investimento e una facile adozione.
Ecco alcuni esempi di software che potete utilizzare:
Dokmee
Dokmee è una soluzione di gestione elettronica dei documenti (EDM) per PMI e PMI. Accessibile tramite un browser web, il software offre funzioni avanzate per la dematerializzazione di tutti i documenti, comprese le fatture dei fornitori. Con pochi clic, le fatture sono direttamente disponibili e consultabili, facilitando il monitoraggio e la gestione dell'attività. Inoltre, l'interfaccia è moderna e facile da usare, per una visione chiara e ottimale dei vostri documenti.
Esker
Esker è una piattaforma per la digitalizzazione dell'intero processo Procure to Pay, rivolta alle PMI e ai grandi clienti. Offre :
- Riconoscimento e acquisizione dei dati delle fatture tramite AI,
- elaborazione automatizzata delle fatture dei fornitori, in particolare tramite flussi di lavoro di convalida,
- archiviazione elettronica con valore probatorio,
- un portale fornitori per un facile accesso ai dati dei fornitori,
- un' applicazione mobile per la convalida delle fatture e il controllo dei processi, ovunque vi troviate.
Streamline per le fatture
Streamline for Invoices è una soluzione per la dematerializzazione e l'automazione delle fatture dei fornitori:
- acquisizione automatica dei dati delle fatture grazie a una tecnologia avanzata, indipendentemente dal formato,
- elaborazione automatizzata per oltre l'85%,
- conformità continua alle modifiche normative,
- adattamento dei processi a tutte le esigenze aziendali grazie a un motore BPM,
- rilevamento delle frodi per proteggervi dai rischi.
SY di Cegedim
SY by Cegedim dematerializza le fatture dei fornitori e automatizza il processo Procure to Pay. La soluzione per le aziende con 50 o più dipendenti consente :
- la ricezione multicanale e la centralizzazione delle fatture (e-mail, carta, EDI, portale fornitori, ecc.),
- l'applicazione di controlli legali e la presenza di dati aziendali per prevenire il rischio di controversie,
- valorizzare le vostre fatture utilizzando le tecnologie OCR e LAD/RAD,
- automatizzare i circuiti di convalida, le distinte di pagamento e i processi contabili,
- fatturazione elettronica a norma fiscale e archiviazione elettronica con valore probatorio.
Yooz
Yooz è un software 100% cloud, sviluppato appositamente per automatizzare l'intero processo Purchase to Pay. Offre :
- acquisizione automatica di tutti i flussi elettronici (EDI, scansione, e-mail, Factur-X, ecc.),
- l' estrazione automatica dei dati utilizzando le tecnologie AI, deep learning e big data,
- rilevamento di tentativi di frode nella fatturazione,
- flussi di lavoro di elaborazione e convalida delle fatture per risparmiare tempo prezioso nei vostri processi,
- integrazione con oltre 250 pacchetti ERP e contabili.
Consigli per l'attuazione del progetto di dematerializzazione
Per garantire il successo del vostro progetto di dematerializzazione, ecco alcuni aspetti importanti da tenere a mente:
- considerare la possibilità di ricevere le fatture dei fornitori in formato elettronico, oltre che di elaborarle automaticamente, in modo da standardizzare la catena di elaborazione ed evitare eventuali interruzioni;
- analizzate le vostre esigenze per definire la portata del progetto: volume di fatture da elaborare, processo di invio, normative, numero di sedi coinvolte, ecc. Potete lanciare il progetto su un perimetro ristretto prima di estenderlo all'intera organizzazione;
- fornire un supporto alla gestione del cambiamento per tutte le parti coinvolte: comunicazione, formazione del personale (e degli utenti chiave), o anche il coinvolgimento di un consulente dedicato che assuma questo ruolo;
- Scegliere i fornitori prioritari, tenendo conto dei loro specifici requisiti contabili, organizzativi e tecnologici. Comunicare con loro per convincerli a utilizzare la fatturazione senza carta. In questo modo sarà più facile per loro iscriversi!