Bollette non pagate: come posso far pagare le mie bollette scadute?
State cercando di farvi pagare da un cliente una fattura insoluta? Sapere che avete un periodo legale di 2 anni per richiedere il pagamento delle fatture non pagate è un buon inizio... ma non è sufficiente.
Il modo in cui gestite questa situazione è molto importante. Se da un lato le somme dovute possono avere un impatto negativo sul flusso di cassa, dall'altro i metodi di riscossione influenzano le relazioni con i clienti a lungo termine.
Una svista o un impedimento occasionale possono essere la causa di un ritardo nei pagamenti. Per questo motivo vi consigliamo di ricorrere innanzitutto a un recupero crediti amichevole .
Questa procedura, che consiste in solleciti telefonici o scritti e/o per posta elettronica, è il primo passo prima di intraprendere un'azione legale. Un prerequisito per mantenere buoni rapporti con i vostri clienti!
Scoprite tutto quello che c'è da sapere sulle fatture non pagate in questo articolo scritto insieme a Charlène Serayet, amministratore delegato di Dasmind ed esperta di gestione amministrativa.
Quanto tempo ci vuole per reclamare una fattura non pagata?
Avete 2 anni di tempo per adire le vie legali per recuperare una fattura non pagata da un privato.
Questo periodo si estende a 5 anni se il debitore non è un consumatore, ma una fattura non pagata tra professionisti come :
- una società commerciale
- o un commerciante.
Una volta trascorso questo periodo, il credito cade in prescrizione.
Come si ottiene il pagamento di una fattura non pagata?
Ecco i 4 passi da seguire, che poi illustreremo con metodo:
- Verificare che il debito sia esigibile,
- solleciti extragiudiziali
- intimazione di pagamento,
- procedura di riscossione legale.
Una parola dall'esperto
È importante ricordare che prevenire è sempre meglio che curare. Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi:
- Assicuratevi che le vostre condizioni generali di vendita siano chiare e precise, in particolare per quanto riguarda i termini di pagamento e le penali per i ritardi.
- Inviate le fatture il prima possibile dopo la prestazione del servizio o la consegna del prodotto.
- Seguite regolarmente le vostre fatture e non esitate a seguire i vostri clienti non appena sono in ritardo, ad esempio con una telefonata.
- Offrite soluzioni di pagamento alternative, come il pagamento online, l'addebito diretto o il pagamento rateale.
- In caso di controversia, non esitate a ricorrere a un ufficiale giudiziario o a un avvocato. La soluzione Rubypayeur è utile anche per questo tipo di problemi.
1 - Verifica del debito dovuto
Prima di tutto, verificate di essere in possesso di un certo numero di elementi prima di richiedere il pagamento al cliente debitore. Assicuratevi di verificare l' importo del debito dovuto e che il termine di riscossione sia stato rispettato, nonché di poter dimostrare :
- l'impegno del debitore, sotto forma di modulo d'ordine, preventivo o contratto (ma non di fattura) a cui sono allegate le condizioni generali di vendita (CGV);
- la consegna conforme o la corretta esecuzione dei servizi, che può assumere la forma di una lettera raccomandata, di un voucher della società di trasporti o di una bolla di consegna firmata dal debitore.
La procedura di sollecito della fattura può combinare diversi metodi, dalle soluzioni amichevoli al contenzioso.
Vi consigliamo di utilizzare innanzitutto la prima procedura, in quanto è :
- è veloce e facile da usare
- è percepita molto meglio dal cliente
- più economica.
Vediamo le diverse fasi della riscossione delle fatture non pagate.
2 - Solleciti amichevoli
Ricordare ai clienti le fatture non pagate per telefono
🎯 Obiettivo: ricordare al cliente che il pagamento della fattura è dovuto, mantenendo al contempo buone relazioni con i clienti.
Vi consigliamo di ricordarlo al vostro cliente non appena la fattura è in scadenza. Non c'è una regola precisa su quale mezzo di comunicazione si debba usare, e alcuni usano la corrispondenza scritta fin dall'inizio.
Tuttavia, il sollecito telefonico presenta un vantaggio: grazie al contatto diretto, potete "prendere la temperatura" per preparare meglio il resto della procedura ed è più facile valutare la sincerità del cliente. Non dimenticate che a volte una fattura non pagata è solo una dimenticanza e che basta un semplice sollecito.
In ogni caso, assicuratevi di usare un tono fermo e cortese al tempo stesso. In questo modo, potrete preservare al meglio il vostro rapporto commerciale.
E naturalmente evitate ogni tipo di aggressione, intimidazione, ricatto o molestia, tutte azioni punibili per legge.
Sollecito di una fattura non pagata via e-mail
🎯 Obiettivo: avvisare i clienti della scadenza del loro debito, informandoli in modo rapido e semplice e fornendo loro una traccia scritta.
L'invio di un'e-mail di sollecito può essere un approccio percepito come meno brusco e più diplomatico di una lettera raccomandata (soprattutto di carattere informativo), e può sostituire o aggiungersi a un sollecito telefonico.
Con l'invio di un'e-mail, è possibile ricordare alle persone che il loro pagamento è scaduto in modo più rapido rispetto alla lettera, e senza i costi di spedizione. Questo metodo di comunicazione è pratico e appropriato, perché può essere utilizzato con sufficiente anticipo per risolvere un problema di pagamento insoluto nel modo più rapido ed efficace possibile.
L'uso della posta elettronica ha anche il vantaggio di fornire una prima traccia scritta della richiesta. In caso di azione legale, una copia dell'e-mail ha valore legale.
La prima lettera di sollecito
🎯 Obiettivo: ricordare al cliente che la data di pagamento della fattura è passata, in modo formale ma informativo.
Segue la prima lettera di sollecito della fattura. Non si tratta in alcun modo di un obbligo legale; siete perfettamente liberi di inviare direttamente una lettera di sollecito.
Tuttavia, è consuetudine inviare al cliente prima una lettera di sollecito che, come la telefonata, serve soprattutto come "campanello d'allarme".
Per questo motivo, questa prima lettera dovrebbe essere informativa e non menzionare i rischi legali connessi. È sufficiente ribadire i fatti, vale a dire :
- la natura della fattura
- nonché l'importo dovuto e le eventuali penali per ritardi di pagamento.
☝️ Non dimenticate di allegare al sollecito le copie delle fatture insolute. Il vostro debitore potrebbe mostrare una mancanza di rigore nella gestione delle fatture.
La seconda lettera di sollecito
Obiettivo: chiedere una risposta al primo sollecito e usare un tono più deciso.
Nonostante il primo sollecito, il cliente non ha ancora riscosso il suo credito? Dopo un periodo di tempo adeguato (di solito quindici giorni), è consuetudine inviare una seconda lettera di sollecito prima che il cliente venga messo in mora.
Tuttavia, il tono di questa lettera deve essere più deciso rispetto alla precedente: sebbene il corpo della lettera contenga le stesse idee, dovrete menzionare il vostro rammarico per il mancato pagamento della fattura e le eventuali azioni legali che state prendendo in considerazione.
Infine, si consiglia di inviare questa seconda lettera per raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo cambiamento di forma indica al cliente l'irrigidimento della vostra posizione.
3 - Avviso di pagamento formale
Non avete ancora ricevuto il pagamento?
È il momento di inviare al cliente una terza lettera di sollecito, inviata da voi stessi, da un avvocato, da un' agenzia di recupero crediti o da un ufficiale giudiziario.
⚠️. Contrariamente a quanto si crede, nessuno di questi intermediari ha il potere di ottenere il pagamento; solo un giudice può farlo.
Che cos'è una lettera di diffida?
Una lettera di messa in mora va vista soprattutto come una fase preliminare a qualsiasi azione legale. Sebbene non consenta il pignoramento del debitore, lo mette di fronte alle sue responsabilità e alla minaccia di un'azione legale. È anche un prerequisito perché il creditore possa richiedere gli interessi di mora o di ritardo.
Infine, è bene sapere che, sebbene sia sufficiente una semplice lettera, è preferibile una raccomandata con ricevuta di ritorno per conservare la prova.
Informazioni obbligatorie
☝️ Si ricorda che, affinché la lettera di messa in mora produca gli effetti giuridici desiderati, essa deve contenere una serie di indicazioni obbligatorie:
- la data di invio
- i dati di contatto del destinatario e del mittente,
- la dicitura "mise en demeure" ("messa in mora"),
- la natura dell'obbligazione del debitore,
- il termine (ragionevole) concesso per il pagamento,
- le conseguenze del mancato pagamento,
- la firma del mittente.
Sanzioni per ritardi di pagamento
▷ Ai sensi dell'articolo L. 441-10 II del Codice di Commercio francese, il tasso di interesse per le penali di mora in BtoB è pari al tasso di interesse applicato dalla Banca Centrale Europea alle sue operazioni di rifinanziamento, maggiorato del 10%. Poiché il tasso della Banca Centrale Europea è pari allo 0%, il tasso di interesse per le penali di mora è pari al 10%.
Calcolo delle penali per ritardi di pagamento = (10% × importo della fattura non pagata) × (numero di giorni di ritardo ÷ 365).
Esempio di lettera di messa in mora
Ecco un esempio di lettera di messa in mora che potete adattare:
4 - Procedimenti legali di riscossione
Purtroppo, ci sono casi in cui la riscossione amichevole non è sufficiente per saldare le fatture non pagate, e probabilmente dovrete ricorrere a procedimenti legali di riscossione.
Per la vostra richiesta di pagamento di una fattura non pagata, prendete nota dei seguenti rimedi.
Ordine di pagamento
Dopo la lettera di messa in mora, la procedura di ingiunzione di pagamentoè l'opzione preferita.
Questa procedura è :
- rapida: può essere effettuata online tramite il sito web di Infogreffe;
- economica: ad esempio, la tassa è di 33,47 euro su Infogreffe.
Inoltre, non richiede la comparsa del debitore. Tutto ciò che serve sono le prove raccolte.
Se il giudice ritiene che la domanda del creditore sia valida, la procedura si concluderà con un' ingiunzione di pagamento, che verrà inviata al debitore.
Ingiunzione provvisoria
Anche la procedura di pagamento provvisorio è rapida e poco costosa e prevede l'ottenimento di una parte della somma richiesta entro un breve periodo di tempo.
Una volta emessa l' ingiunzione di pagamento provvisorio, il cliente deve adempiere ai suoi impegni e saldare il suo debito. In caso di inadempienza, il creditore può far sequestrare i beni del debitore da un ufficiale giudiziario e farsi rimborsare il prezzo della loro vendita, tramite un pignoramento per vendita.
Citazione per il pagamento
L' ingiunzione di pagamento richiede la comparizione del debitore davanti al Tribunale commerciale.
Lo scopo è quello di ordinare al debitore di pagare il debito, oltre a eventuali danni e interessi per compensare la perdita subita. Questa procedura può anche portare all'ottenimento di un titolo esecutivo, in base al quale il debito viene recuperato in modo coattivo, vale a dire con il pignoramento dei beni del debitore.
Occorre distinguere tra "citazione nel merito", in cui il giudice si pronuncerà su tutti gli aspetti legali e procedurali della causa, e "citazione in giudizio sommario", in cui vengono trattati con urgenza solo alcuni punti della controversia.
☝️ Si noti che questa procedura è più lunga e costosa di un'ingiunzione di pagamento. Riservatela alle controversie più importanti, se pensate, ad esempio, che il vostro cliente contesterà il suo debito.
Infine, alla fine del procedimento legale potete rivolgervi a un ufficiale giudiziario. Il suo ruolo è quello di trovare soluzioni per costringere il cliente a pagarvi o per ottenere la somma da recuperare con altri mezzi (pignoramento del conto bancario, pignoramento dei beni, ecc.), se non si adegua alle decisioni del giudice.
Se le somme in questione non superano i 4.000 euro, l'ufficiale giudiziario può anche avviare una procedura semplificata contattando il cliente con una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Se il cliente accetta, è possibile stipulare un accordo con il cliente sull'importo e sulle modalità di pagamento. Se il cliente non risponde entro un mese dal ricevimento della raccomandata, dovrete portare la questione in tribunale.
Fatture non pagate e contabilità
Come si contabilizza la perdita?
A seconda del numero di solleciti inviati ai clienti, le fatture non pagate alla fine dell'esercizio devono essere :
- accantonare un fondo se la perdita è probabile ma ancora incerta,
- o trasferite ai crediti inesigibili se la perdita è inevitabile.
Un software di fatturazione per aiutarvi
Oltre ad aiutarvi a creare le vostre fatture, vi aiuta anche a monitorare i pagamenti in corso e ad agire per estinguere i debiti non pagati, in modo da non dover ricorrere a una piattaforma di recupero crediti, che addebiterà le commissioni sulle somme pagate.
Ecco alcuni esempi di soluzioni:
- Axonaut consente di individuare rapidamente le fatture non pagate, inviando automaticamente una notifica non appena una fattura è in scadenza.
- Con la funzione di sollecito, viene generata una lettera precompilata che viene poi inviata per e-mail o per posta, poiché la soluzione è collegata ai suoi server, con un notevole risparmio di tempo.
- Infine, la possibilità di pagare online tramite un portale clienti, con carta di credito (Stripe) o addebito diretto (GoCardless), riduce il rischio di mancato pagamento.
- INFast consente di monitorare in tempo reale le scadenze di preventivi e fatture e di impostare lettere e scadenze di sollecito.
- Inoltre, dispone di un'opzione di pagamento online integrata per ridurre il rischio di mancato pagamento.
- Non appena la fattura o il sollecito vengono inviati, il cliente viene avvisato con un'e-mail contenente un link diretto alla fattura e al pagamento online.
- Riceverete la conferma della ricezione del pagamento.
- Sellsy Invoicing vi fa risparmiare tempo prezioso automatizzando le procedure di incasso e i sistemi di avviso.
- Creando scenari di sollecito, è possibile personalizzare la procedura in base alla data di scadenza della fattura (semplice e-mail, avviso formale, ecc.).
- Un sistema di tracciamento vi permette di sapere se le vostre e-mail di sollecito sono state lette dal cliente.
- Velocizzate il processo con il pagamento online delle fatture tramite Atos, Stripe, PayPal o GoCardless.
E una strategia di gestione del credito?
Infine, potete risparmiarvi molti grattacapi di fatturazione implementando una strategia di gestione del credito.
Tra le altre cose, questo comporta :
- definire i termini di pagamento accettabili e le clausole di penalità;
- verificare la solvibilità dei clienti in caso di fatture di importo elevato.
In breve, si tratta di prevenire prima di curare!