Quali sono i requisiti legali per la fatturazione elettronica? [+ Libro bianco]

Dovete passare alla fatturazione elettronica?

Per rispondere a questa domanda occorre considerare due parametri: i vantaggi per le organizzazioni e la legislazione in materia.

È su quest'ultimo punto che ci concentreremo, poiché la legge francese tende a rendere sempre più obbligatoria la fatturazione elettronica.

Quali sono le aziende interessate? Cosa significa in termini di conformità dei documenti? È necessario utilizzare un software specifico?

Queste sono solo alcune delle domande a cui risponderemo.

[Quali sono i reali vantaggi di uno strumento di fatturazione per le aziende? E soprattutto, come scegliere quello più adatto alla vostra organizzazione e alle vostre esigenze di dematerializzazione delle fatture? Trovate le risposte nel nostro Libro Bianco scaricabile.

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Fatturazione elettronica: definizione

Che cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è simile a una normale fattura cartacea, con la differenza che viene redatta, emessa e ricevuta in formato elettronico (Word, PDF, ecc.).

☝️ Le fatture elettroniche hanno lo stesso valore probatorio delle fatture cartacee. A condizione che ne siano garantite l 'autenticità, la leggibilità e l' integrità.

Quali sono i vantaggi?

Come vedremo, il progetto del governo di rendere ampiamente disponibili le fatture elettroniche ha come obiettivo principale la lotta alle frodi IVA.

Tuttavia, ci sono anche vantaggi per le imprese:

Risparmio

Le fatture elettroniche costano meno di quelle cartacee: meno di 1 euro, contro gli oltre 10 euro di una fattura cartacea, secondo la Vie publique!

Questi risparmi sono ancora più evidenti se si considerano i costi associati all' elaborazione della fattura stessa (carta, spese postali, ecc.), nonché i costi di archiviazione della fattura.), ma anche i costi di archiviazione dei documenti cartacei.

Migliore gestione e aumento della produttività

L' automazione resa possibile dal software di fatturazione garantisce un migliore monitoraggio, in particolare delle fatture non pagate. Di conseguenza, è possibile ridurre il numero di controversie e migliorare la produttività e l' efficienza, concentrandosi su attività a più alto valore aggiunto.

Inoltre, i documenti rimangono più facilmente accessibili se archiviati nel cloud, rendendo più difficile la loro perdita o distruzione.

Maggiore soddisfazione dei clienti

Infine, vale la pena notare che la maggior parte dei clienti apprezza il fatto che le fatture vengano emesse elettronicamente, perché non ricevono più documenti cartacei che devono essere archiviati o digitalizzati per poter essere integrati nei loro sistemi.

Inoltre, migliore è la gestione della fatturazione, migliore sarà l' immagine che darete della vostra azienda.

Il decreto sulla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è obbligatoria per le imprese?

No. Anzi, si sta diffondendo sempre di più, perché il governo la considera un modo per combattere le frodi fiscali in relazione alle dichiarazioni IVA.

Per questo motivo è stato varato un decreto sullo sviluppo della fatturazione elettronica, che stabilisce le regole per gli appalti pubblici.

Conseguenze: dal 2020, tutte le aziende che rispondono a un bando di gara dei mercati degli appalti pubblici (Stato, enti locali e stabilimenti pubblici) sono tenute a utilizzare la fatturazione elettronica.

A tal fine, le organizzazioni interessate gestiscono la propria fatturazione tramite la piattaforma pubblica Chorus Pro.

Fatturazione elettronica obbligatoria nel 2026 per le attività B2B

Un'altra normativa da considerare: entro il 2025, il governo vuole rendere la fatturazione elettronica la regola generale per le attività business-to-business. Si tratta di uno dei progetti previsti dalla legge finanziaria 2020, che entrerà in vigore in diverse fasi:

• 2023:
  • tutte le imprese interessate saranno obbligate ad accettare fatture in formato elettronico, indipendentemente dalle loro dimensioni;
  • le grandi aziende saranno obbligate a emettere fatture elettroniche.
• 2024: l'emissione di fatture elettroniche sarà obbligatoria per le piccole e medie imprese.
• 2025: le PMI e le VSE saranno obbligate a emettere fatture in formato elettronico.

ℹ️ Aggiornamento dell'8 gennaio 2024: la scadenza è stata prorogata al 2026! Leggete il nostro articolo di esperti per aiutarvi a prepararvi. Cosa è importante ricordare?

• L'introduzione generale della fatturazione elettronica e dell'e-reporting è stata posticipata:
  • 1° settembre 2026 per le grandi aziende e le PMI,
  • il 1° settembre 2027 per le aziende e le PMI.
• L'obiettivo della riforma è semplificare gli obblighi di dichiarazione dell'IVA, migliorare la lotta alle frodi e aumentare la conoscenza in tempo reale dell'economia aziendale. Si prevede che le PMI risparmieranno 4,5 miliardi di euro all'anno.
• Non rimandate! Le imprese sono incoraggiate a iniziare subito a prepararsi per il passaggio alla fatturazione elettronica, tenendo conto dell'impatto sui loro processi e strumenti.

Come si crea una fattura elettronica conforme?

Garantire l'autenticità, la leggibilità e l'integrità della fattura

È perfettamente possibile creare una fattura su carta e scansionarla per trasmetterla in formato elettronico. Il suo valore probatorio (può essere usato come prova) è quindi garantito perché si tratta inizialmente di un documento cartaceo.

Tuttavia, se si emette la fattura in formato elettronico, è necessario rispettare una serie di obblighi per garantire :

• l' autenticità della sua origine, in altre parole l' identità dell'emittente,
• la sua leggibilità, dall'emissione all'archiviazione
• l' integrità del suo contenuto, cioè il fatto che non possa essere alterato.

Esistono diversi modi per garantire questi tre aspetti:

• l'uso di firme elettroniche
• l'uso dell' EDI(Electronic Data Interchange), corrispondente agli standard stabiliti dal Codice Tributario Generale,
• una traccia di controllo affidabile: consiste nell'implementazione di un sistema di controllo permanente e documentato all'interno dell'azienda (prove di pagamento, preventivi, ordini di acquisto, ecc.).

Includere tutte le informazioni obbligatorie

Per essere valida, una fattura elettronica deve includere un certo numero di informazioni, proprio come una fattura cartacea:

• la data di emissione del documento
• il numero della fattura
• la data della vendita o del servizio
• l' identità dell'acquirente (nome, indirizzo e indirizzo di consegna se diverso),
• l' identità del venditore o del prestatore di servizi (nome e indirizzo della sede legale), con :
  • per una ditta individuale: cognome, nome e ragione sociale,
  • per una società: ragione sociale, numero Siren, codice NAF, forma giuridica e ammontare del capitale,
  • per un commerciante: numero di registrazione RCS e città dell'ufficio del registro,
  • per un artigiano: numero Sirena e numero del Registro delle Imprese, e dipartimento di registrazione,
• numero individuale di identificazione IVA,
• descrizione del prodotto o del servizio e indicazione della quantità e del prezzo,
• il prezzo unitario o la tariffa oraria al netto dell'IVA, nonché le eventuali maggiorazioni,
• l' aliquota IVA legalmente applicabile, l'importo dell'IVA dovuta, l'eventuale sconto e gli importi totali da pagare IVA esclusa e IVA inclusa,
• la data di scadenza del pagamento, con eventuali :
  • le condizioni di sconto per il pagamento anticipato,
  • l'aliquota delle penali di mora da pagare in caso di mancato pagamento entro la data di scadenza.

Conformità alle regole di conservazione delle fatture

Infine, le fatture elettroniche devono rispettare determinati requisiti di conservazione dei documenti:

• Le fatture elettroniche devono essere conservate nello stesso formato per 3 anni . Poi, per i 3 anni successivi, in un altro formato a scelta (elettronico o cartaceo, per esempio).
  
  

• Se l'autenticità della fattura è garantita dalla firma elettronica, la si può conservare nel suo formato originale per 6 anni .
  
  

• Infine, a fini contabili, le fatture devono essere conservate per 10 anni .

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[Libro bianco] Stufi di Excel? Perché e come scegliere un software di fatturazione

Di fronte agli obblighi di legge, la diffusione della fatturazione elettronica sembra inevitabile nei prossimi anni.

Se volete fare questo passo, dovrete probabilmente optare per un software di fatturazione.

Ora conoscete i vantaggi e le caratteristiche specifiche della fatturazione elettronica, nonché il quadro giuridico in cui opera.

Se state pensando di iniziare a utilizzare la fatturazione elettronica, dovete tenere presente che si tratta di una fase di transizione. È quindi opportuno informare i clienti dei cambiamenti imminenti, in modo che non si sorprendano quando non riceveranno più un documento cartaceo.

Allo stesso tempo, vi consigliamo di comunicare e formare il personale interessato. In questo modo, eliminerete ogni ostacolo e fornirete ai vostri team il supporto di cui hanno bisogno nel momento in cui la vostra azienda intraprende la trasformazione digitale.