Fatturazione ricorrente: 7 errori da evitare

56 miliardi di euro! È questo l'impressionante ammontare dei crediti non pagati in Francia, secondo le stime di Coface, società specializzata nell'assicurazione dei crediti. La prima leva per evitare i ritardi di pagamento riguarda la fattura stessa. Una fattura redatta male sarà pagata male.

In un modello di business basato sugli abbonamenti, ci sono molte più fatture rispetto a un business non ricorrente. È quindi necessario essere particolarmente attenti alla loro stesura e considerare questo documento come uno strumento di comunicazione tra voi e il vostro cliente.

Le vendite in abbonamento creano un rapporto con il cliente a lungo termine e a distanza. È essenziale che questo rapporto sia basato sulla fiducia. Una fattura mal preparata danneggia questo rapporto, soprattutto nel caso dei modelli pay-as-you-go, dove la trasparenza è essenziale.

Quali sono dunque gli errori di fatturazione da non commettere e come evitarli? Diamo un'occhiata alle buone pratiche di fatturazione.

Errore n. 1: non elencare i costi

È essenziale che i clienti abbiano una ripartizione completa di tutti i costi indicati in fattura.

Questo è particolarmente importante quando si utilizza un modello di fatturazione a consumo. In questo tipo di modello, i clienti vogliono pagare per ciò che hanno utilizzato, ma non di più. L'impatto del consumo deve essere chiaramente visibile e comprensibile nella fattura. La fatturazione al cliente secondo il modello di utilizzo ha senso solo se il modello è valorizzato nella fattura.

A seconda della complessità dell'offerta, il modello di fatturazione basato sull'utilizzo può essere difficile da implementare. Ecco perché una piattaforma di gestione delle vendite basata su abbonamento supporta il modello di fatturazione per renderlo fluido e attraente.

Errore n. 2: non fornire l'accesso alla cronologia dei download delle fatture

Sebbene il periodo di conservazione delle fatture sia regolamentato, la maggior parte dei clienti non conserva le proprie e-mail, per non parlare delle fatture. Questo è particolarmente vero per le piccole imprese, che devono rintracciare le fatture ogni anno al momento del bilancio...

Offrire uno storico delle fatture scaricabile è una soluzione molto apprezzata dai clienti. Grazie all'utilizzo di una piattaforma di gestione delle vendite basata su abbonamento, lo storico delle fatture è completo:

• Tutte le fatture sono disponibili e consultabili,
• Tutte le fatture possono essere scaricate in formato PDF.

Errore n. 3: non specificare chiaramente lo stato della fattura (emessa/scaduta, pagata?)

Le vendite in abbonamento creano un rapporto con il cliente completamente nuovo, in cui la fattura è ricorrente, generalmente ogni mese, e in cui la fattura è spesso l'unico documento che collega il cliente al cliente. Non deve contenere ambiguità o imprecisioni, soprattutto per quanto riguarda lo stato dei pagamenti.

Il cliente deve essere in grado di capire a colpo d'occhio la posizione dei pagamenti e l'esatta natura della fattura:

• Una fattura può essere "emessa": questa fattura è stata emessa e deve essere pagata; l'importo della fattura è "dovuto".
• Una fattura può essere "pagata": l'importo dovuto è stato addebitato. L'importo addebitato in base al metodo di pagamento inserito è andato a buon fine.
• Il saldo del conto può essere "Nulla da pagare": il saldo del conto è sufficiente a coprire il saldo richiesto o a pagare l'importo dovuto indicato sulla fattura. Non è stato effettuato alcun addebito aggiuntivo sul metodo di pagamento inserito. Non è dovuto alcun importo.

Una chiara suddivisione degli addebiti rende più facile per i clienti tenere traccia di ciò che è stato pagato e dei pagamenti che dovranno essere effettuati in futuro. Insieme, questi strumenti di comunicazione creano un rapporto più reattivo, continuo e strutturato tra un marchio e i suoi utenti.

Errore n. 4: non automatizzare la rappresentazione dei mancati pagamenti

Quando un pagamento non va a buon fine, l'avvio della procedura di sollecito può essere spiacevole, persino vessatorio, e portare alla disiscrizione.

Grazie a un "processo di sollecito" automatizzato, la rappresentazione del pagamento, a volte multiplo, è automatica e soprattutto discreta. Questo garantisce un buon rapporto con l'utente ed è anche un ottimo modo per prevenire i mancati pagamenti. Questo processo di sollecito, specifico della piattaforma di gestione, permette di recuperare fino al 15% dei pagamenti non andati a buon fine.

Errore n. 5: non inviare automaticamente la fattura via e-mail

Con l'evoluzione della normativa verso la trasparenza e la fatturazione non cartacea, questo aspetto sta diventando essenziale e, a poco a poco, obbligatorio.

È obbligatorio che le fatture elettroniche siano inviate automaticamente via e-mail. Deve essere possibile consultare la fattura dallo storico delle fatture e dall'indirizzo e-mail del cliente.

Errore n. 6: omettere elementi normativi

La fattura è la prova di una transazione commerciale. Ha un importante valore legale.

Serve anche come prova contabile e come base per l'esercizio dei diritti IVA. Per essere valide, le fatture devono contenere un certo numero di informazioni obbligatorie, pena l'applicazione di una multa.

⚠️ Promemoria delle informazioni obbligatorie

Le fatture devono contenere un'ampia gamma di informazioni, tra cui

• nome e indirizzo delle parti
• data della vendita o della prestazione del servizio
• quantità e descrizione precisa dei prodotti o dei servizi,
• la data di scadenza del pagamento e le sanzioni in caso di ritardo.

Fonti: Service Public e Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Inoltre, nell'ambito della lotta alla frode fiscale, la legge finanziaria 2016, applicabile dal 1° gennaio 2018, stabilisce che tutti i soggetti passivi IVA che vendono a privati devono far certificare le loro transazioni, cioè tutto ciò che ha a che fare con gli scontrini. D'ora in poi le imprese dovranno utilizzare software di fatturazione e sistemi di cassa certificati.

Non è quindi più possibile per le aziende emettere fatture utilizzando programmi di videoscrittura, fogli di calcolo o altri software non conformi. Tutte le imprese che non sono in grado di dimostrare di utilizzare software conformi alla Legge Finanziaria 2016 potrebbero incorrere in una multa di 7.500 euro e nell'obbligo di attrezzarsi.

Errore n. 7: applicare l'imposta sbagliata a un cliente straniero

Gli errori in materia di IVA sono comuni e generalmente rientrano in una delle due categorie. Le imprese dimenticano semplicemente di indicarla, oppure indicano l'aliquota sbagliata. Se si indica erroneamente un'aliquota IVA troppo alta, l'importo ricevuto sarà dovuto alle autorità fiscali. Inoltre, se si emette una fattura a un'azienda di un altro Paese dell'UE, è il destinatario del servizio a dover pagare l'imposta, a condizione che questa informazione compaia sulla fattura.

Quando i clienti non sono soddisfatti della fattura, hanno il diritto di contestarla, con conseguenti ritardi di pagamento e una procedura di correzione della fattura. Questo vale soprattutto se il cliente è un cliente importante.

L'utilizzo di una piattaforma di gestione delle vendite basata su abbonamento non solo elimina qualsiasi ambiguità o incertezza sui termini e le condizioni di fatturazione, ma garantisce anche la piena conformità alle normative e riduce i tempi di pagamento in caso di fallimento. È una soluzione completa e performante che ottimizza le relazioni con i clienti a lungo termine.

Punti da ricordare

Se l'acquisizione di un cliente in abbonamento è una fase cruciale, è la qualità della relazione che lo trasformerà in un cliente fedele.

I punti chiave da ricordare quando si fatturano i clienti in abbonamento con una piattaforma di gestione delle vendite in abbonamento:

• Niente più errori: la fattura è sempre corretta
• Certificazione anti-frode IVA
• Adattabilità alla fatturazione pay-per-use e a molteplici offerte associate
• Visualizzazione automatica e discreta dei mancati pagamenti

L'intero processo di fatturazione è ottimizzato per migliorare le relazioni con i clienti ed evitare ritardi di pagamento ricorrenti.

Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.