Fatturazione elettronica a norma fiscale
Con la fatturazione elettronica a norma fiscale, portate i processi di fatturazione elettronica della vostra azienda a un livello superiore!
Scoprite i numerosi vantaggi commerciali, il contesto legale, i suggerimenti chiave per un'implementazione di successo e quale soluzione software scegliere per una fatturazione elettronica pienamente conforme!
Cos'è la fatturazione elettronica a norma fiscale?
Fatturazione elettronica a norma fiscale: definizione
La fatturazione elettronica a norma fiscale si riferisce al processo di scambio di fatture esclusivamente per via elettronica.
In altre parole, niente più fatture cartacee. Per questo motivo la fatturazione elettronica fiscalmente conforme si distingue dalla semplice fatturazione elettronica (o semplice fatturazione elettronica fiscalmente conforme), in cui solo la fattura cartacea emessa prima di essere convertita in un supporto elettronico funge da prova legale.
Inoltre, la fatturazione elettronica a norma fiscale richiede l'integrazione di una serie di funzioni di sicurezza avanzate per garantire che i documenti elettronici generati siano conformi ai requisiti normativi e fiscali.
Quali sono i vantaggi?
I vantaggi dell'archiviazione elettronica a norma fiscale sono molteplici:
- Risparmio di tempo nell'elaborazione delle fatture e miglioramento della produttività dell'organizzazione. Ad esempio, non è più necessario gestire fisicamente la tracciabilità dell'IVA.
- Una riduzione significativa dei costi associati alla stampa, all'affrancatura, all'archiviazione e alla gestione dei documenti cartacei.
Si stima che la dematerializzazione riduca il costo di emissione di una fattura a meno di dieci euro.
- La possibilità di integrare facilmente i dati della fatturazione fiscale negli altri sistemi informativi dell'organizzazione, migliorando la trasparenza operativa e la conoscenza dei clienti.
- Sostegno agli impegni di sviluppo sostenibile dell'azienda, riducendo in modo significativo l'impronta di carbonio associata alle funzioni di supporto.
Quali sono i requisiti legali per la fatturazione elettronica conforme alle norme fiscali?
Le 3 regole della fatturazione elettronica conforme alla normativa fiscale
Sia che la fattura elettronica "fiscale" assuma la forma di un file strutturato (XML, EDI, ecc.) o meno (PDF, immagine, ecc.), deve rispettare le caratteristiche definite dalla normativa francese ed europea.
Mentre la direttiva eIDAS insiste sul fatto che deve essere leggibile dal destinatario, gli articoli 289 bis e 289V del Codice generale delle imposte stabiliscono anche i seguenti 3 obblighi:
- dimostrare l'autenticità della sua origine, generalmente attraverso la firma elettronica del suo emittente;
- garantire che il suo contenuto non possa essere alterato;
- deve poter essere conservato a lungo termine in una "cassaforte elettronica" da ciascuna delle parti.
Di conseguenza, la dematerializzazione fiscale richiede l'utilizzo dei seguenti processi.
Archiviazione elettronica a norma fiscale nel settore privato
Al fine di soddisfare i requisiti normativi, le autorità fiscali consentono 3 metodi di dematerializzazione delle fatture:
- EDI, o Electronic Data Interchange. Si tratta di un processo che sostituisce lo scambio fisico di documenti, utilizzando un file informatico strutturato e standardizzato per essere conforme alle norme fiscali vigenti.
- PDF firmato con firma elettronica avanzata e certificata che garantisce l'autenticità e l'integrità del documento.
- Il PDF semplice e la pista di controllo affidabile (PAF): questo permette di certificare la validità della fattura e di effettuare il collegamento con le transazioni e i pagamenti effettuati attraverso un controllo permanente dispiegato all'interno dell'azienda.
Fatturazione elettronica a norma fiscale nel settore pubblico
Dal 1° gennaio 2020, tutte le aziende che forniscono prodotti o servizi al settore pubblico saranno obbligate a inviare le fatture in formato elettronico.
A tal fine, dovranno presentare e trasmettere documenti dematerializzati attraverso il portale Chorus pro.
Come implementare la fatturazione elettronica a norma fiscale nella vostra azienda?
L'implementazione della fatturazione elettronica conforme alle norme fiscali deve basarsi su un sistema unificato in grado di garantire, dalla generazione all'archiviazione, l' assoluta integrità dei documenti scambiati con i vostri clienti o fornitori.
Le applicazioni software, standardizzate e automatizzate, sono lo strumento da scegliere, ma la loro implementazione richiede una decisione congiunta con i vostri partner commerciali.
Scegliete il sistema elettronico che garantisce fatture conformi
L'utilizzo di una soluzione di gestione delle fatture completamente elettronica garantisce il rispetto dei punti chiave della fatturazione elettronica conforme alle norme fiscali sopra citate.
Infatti, questo tipo di strumento permette spesso di garantire che le fatture siano scambiate :
- con la marcatura temporale, in modo da poter essere utilizzate a fini legali e tracciate nel dettaglio;
- convalidate dalla vostra firma elettronica certificata
- archiviate in conformità alla norma NF Z42-013, che stabilisce requisiti rigorosi in termini di back-up (ridondanza, ecc.) e di periodi di conservazione digitale.
Inoltre, ciò significa che siete già operativi per quanto riguarda l'obbligo di fatturazione elettronica per gli appalti pubblici.
Ottenere il consenso dei partner commerciali
Non dimenticate che la decisione di dematerializzare i flussi di fatture in linea con i requisiti fiscali non può essere presa da soli!
In ogni fase, la procedura richiede l' accordo e il coinvolgimento del vostro partner commerciale (cliente o fornitore) per funzionare perfettamente.
La scelta, l'installazione e l'utilizzo del gateway elettronico necessario tra le due aziende devono quindi essere il risultato di una volontà condivisa e, per ottenere il massimo successo, devono far parte di una partnership win-win.
In questo contesto, l'aiuto di un fornitore di servizi specializzato in archiviazione elettronica conforme alle norme fiscali è altamente raccomandato se non siete sicuri di quale protocollo di trasmissione condividere o se dovete affrontare problemi di interoperabilità tra i vostri sistemi.
Come si sceglie il software di archiviazione elettronica conforme alle norme fiscali?
La scelta dello strumento dedicato alla fatturazione elettronica deve basarsi su criteri sia tecnici che operativi, per rendere la gestione dei documenti davvero semplice, sicura, veloce e meno costosa.
Quali sono i criteri da tenere in considerazione?
- Conformità normativa dell'applicazione prevista. Ad esempio:
- doppia approvazione da parte del Ministero dell'Economia e delle Finanze francese e di GS1,
- firma elettronica di livello RGS2,
- e la certificazione ISO delle strutture IT,
sono fattori molto rassicuranti.
- Sicurezza e adattabilità al vostro ambiente di lavoro: sono parametri essenziali da tenere in considerazione nella scelta di uno strumento di elaborazione elettronica delle fatture.
- Qualità dei servizi di archiviazione: date la preferenza a soluzioni in grado di fornire accesso ai vostri back-up per almeno 10 anni.
In termini operativi, valutate se le caratteristiche del software sono coerenti con :
- i vostri metodi di lavoro (inserimento manuale o completa automazione del ciclo di fatturazione),
- il volume della vostra attività, al fine di controllare l'investimento e il tempo necessario per l'implementazione,
- la potenziale complessità delle relazioni con i clienti o i fornitori (invio di fatture a livello internazionale, ad esempio).
PDF o EDI?
Come abbiamo visto in precedenza, entrambi i metodi sono accettati dalle autorità fiscali. E ognuno ha i suoi vantaggi:
- PDF: il formato PDF è più facile da utilizzare, anche quando incorpora una firma elettronica certificata. I documenti possono essere inviati semplicemente via e-mail.
- EDI: sebbene questa opzione sia più complessa da configurare (sia il mittente che il destinatario devono utilizzare l'Electronic Data Interchange), è particolarmente adatta alle organizzazioni che gestiscono un numero elevato di fatture. Inoltre, alcuni clienti desiderano ricevere i loro documenti solo in questo modo: poiché l'EDI è già operativo nella loro azienda, preferiscono ricevere le fatture dai loro fornitori in un unico formato per semplificarne l'elaborazione.
☝️ Alcuni clienti possono ricevere le fatture dematerializzate solo in formato PDF, perché non sono attrezzati per utilizzare l'EDI. Altri, invece, desiderano utilizzare solo l'Electronic Data Interchange. Vi consigliamo quindi di rivolgervi a una soluzione di archiviazione elettronica conforme alle norme fiscali che combini i due processi.
Esempi di software per l'archiviazione elettronica conforme alle norme fiscali
La soluzione collaborativa, una risorsa essenziale per produrre le vostre fatture elettroniche
Progettato da Generix Group, Generix Invoice Services vi offre il vantaggio della competenza tecnica e legale di uno dei leader europei nella dematerializzazione dei documenti.
Vantaggi dei servizi di fatturazione Generix :
- compatibilità con tutti i file firmati, audit trail o canali EDI,
- facilità di implementazione, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda,
- funzioni di gestione e monitoraggio collaborativo per migliorare la qualità e la tracciabilità dei dati scambiati,
- supporto di oltre 30 protocolli di trasferimento in 20 Paesi per garantire la massima interoperabilità,
- una gestione più semplice degli aggiornamenti e della manutenzione grazie alla distribuzione in modalità SaaS (service on demand).
Software di firma elettronica per garantire la conformità delle vostre fatture elettroniche
DocuSign è uno dei protagonisti della firma elettronica.
Offre una gamma di pacchetti per soddisfare tutte le esigenze di fatturazione elettronica conforme alle norme fiscali, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.
Vantaggi di DocuSign :
- Semplificazione dei processi di firma elettronica, con particolare attenzione all'esperienza dell'utente,
- Elevata conformità agli standard di sicurezza, grazie in particolare alla conformità con la normativa eIDAS,
- prestazioni dello strumento, con un elevato livello di disponibilità,
- gestione della firma elettronica da tutti i tipi di dispositivi (tablet, smartphone e computer) e ambienti (iOS, Android, Windows),
- oltre 350 integrazioni e API disponibili (Salesforce, Oracle, ecc.),
- dashboard per monitorare lo stato delle fatture a colpo d'occhio.
Conformità ed efficienza nei vostri processi fiscali senza carta!
La fatturazione elettronica a norma fiscale vi offre nuove opportunità per digitalizzare i flussi di fornitura e vendita della vostra azienda.
Riconosciuta dal Codice Generale delle Imposte francese e da diverse direttive europee, le sue procedure vi offrono una gestione completamente elettronica delle vostre fatture IVA, dalla stampa all'archiviazione legale.
Per preservare l'integrità di questi processi e massimizzarne l'efficienza, è essenziale utilizzare un'applicazione software B2B dedicata.
Articolo tradotto dal francese