Quali sono i diversi tipi di fattura? Scoprite come distinguerle
Quali sono i diversi tipi di fattura?
Per chi vuole fatturare ai propri clienti, scoprite i diversi tipi di fattura e le loro caratteristiche specifiche, in modo da sapere quando utilizzarli.
Che si tratti di fattura di acconto, di fattura con nota di credito, di fattura obbligatoria o di fattura proforma, questo articolo, scritto in collaborazione con Charlène Serayet, amministratore delegato di Dasmind ed esperta di gestione amministrativa, offre una panoramica dei diversi tipi di fattura esistenti. Include anche un esempio di fattura da scaricare, in modo che possiate fare ancora meglio dei professionisti!
Definizione di fattura
Che cos'è una fattura per clienti o fornitori? In poche parole, è un documento contabile e commerciale legato a un'azione commerciale, che elenca i servizi e i beni venduti.
I diversi tipi di fattura
Fatture di acconto
La fattura di acconto viene utilizzata quando una parte dell'importo finale viene pagata prima della consegna di un bene o della prestazione di un servizio.
Questo anticipo deve comparire sulla fattura finale quando questa viene emessa.
La fattura di credito
La fattura con nota di credito viene utilizzata per annullare o correggere una fattura già emessa.
Il documento viene utilizzato per riconoscere il debito nei confronti di un cliente e per correggere gli importi registrati nella contabilità dell'azienda.
La fattura obbligatoria
La fattura obbligatoria è semplicemente il documento che certifica il credito del venditore nei confronti dell'acquirente dopo una transazione di vendita, ovvero l'importo che l'acquirente deve al venditore.
Fattura provvisoria
Si tratta di una fattura provvisoria o anticipata inviata al cliente più volte all'anno per scaglionare il pagamento di un consumo annuale o di un importo elevato.
Fattura di conguaglio
La bolletta di conguaglio viene generalmente emessa quando viene effettuata una lettura del contatore o quando il consumo supera gli addebiti previsti.
Fattura finale
La fattura finale pone fine a un periodo di consumo e chiude il contratto tra un prestatore di servizi o un fornitore e un cliente.
Fattura proforma
Una fattura proforma è una stima provvisoria sotto forma di fattura. Viene utilizzata per dare un'indicazione dei prezzi e delle condizioni generali di vendita. Questa "fattura provvisoria" è un documento inviato a scopo informativo, ma non ha valore legale o contabile.
La fattura vera e propria
È il documento definitivo emesso dopo la prestazione del servizio o la consegna della merce.
Che aspetto ha una fattura?
Quali informazioni sono richieste in una fattura?
Le fatture sono più che semplici documenti: hanno anche un valore legale.
Per avere uno status ufficiale, devono soddisfare determinati requisiti. Ad esempio, deve contenere la parola "fattura" per essere identificata come tale e un certo numero di riferimenti legali obbligatori.
Una parola dall'esperto
È importante notare che la fattura è un documento ufficiale con valore legale. Deve quindi contenere un certo numero di dati obbligatori, come ad esempio :
- la data di emissione
- il numero della fattura
- il nome e l'indirizzo del cliente
- il nome e l'indirizzo del venditore
- la descrizione dei prodotti o dei servizi venduti
- il prezzo unitario e la quantità,
- l'importo totale della fattura
- l'aliquota IVA
- le condizioni di pagamento.
Errori di gestione delle fatture da evitare
Per evitare errori finanziari e il rischio di non conformità, è fondamentale gestire correttamente le fatture. Ecco alcuni errori da evitare in questa gestione cruciale:
- ❌ Dimenticare di controllare l'accuratezza delle informazioni sulle fatture, come importi, date, partite IVA, ecc;
- ❌ Trascurare di convalidare le fatture con i fornitori per assicurarsi che siano autentiche e conformi alle normative vigenti; e
- ❌ Il mancato rispetto dei termini di pagamento o delle scadenze delle fatture, che può comportare spese di mora o controversie; e
- ❌ Utilizzo di metodi di archiviazione e conservazione delle fatture non sicuri, che possono comportare la perdita di documenti importanti o problemi di conformità; e
- ❌ La mancata conservazione delle copie delle fatture per il periodo richiesto dalla legge, che può causare problemi in caso di controlli fiscali o successive controversie.
Esempio di fattura standard
Volete utilizzare un documento pronto all'uso? Potete scaricare gratuitamente due modelli di fattura, uno con IVA e uno senza:
Fatturazione in piena conformità
Dal 1° gennaio 2018, le imprese con partita IVA sono tenute per legge a utilizzare un software a prova di frode IVA per l'elaborazione delle fatture. Ecco una selezione di strumenti per rendere la fatturazione semplice e conforme:
- ClicFacture: lo strumento di fatturazione online per i liberi professionisti, gli artigiani e gli imprenditori autonomi.
- Henrri: software di fatturazione gratuito per le piccole imprese.
- EBP Gestion Commerciale: lo strumento che automatizza la produzione di fatture personalizzate in base all'immagine del vostro VSE o della vostra PMI.
- Factomos: la soluzione di fatturazione elettronica per le PMI.
- QuickBooks Invoicing: il software di quotazione e fatturazione leader per le piccole imprese.
- Sage 50 Compta & Facturation: la soluzione completa per la gestione delle vendite e la contabilità per le aziende e le PMI, la cui esperienza è riconosciuta da oltre 30 anni.
- Sellsy Facturation & Gestion: il software di fatturazione francese per le aziende e le PMI, completo e facile da usare.
Questi strumenti comprendono la creazione di diversi tipi di fatture e possono essere utilizzati, tra l'altro, per gestire acconti, acquisti, note di credito e preventivi.
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- la gestione di acconti, note di credito e preventivi.
Non esitate a dotarvi di una soluzione software che vi permetta di creare ogni tipo di fattura in base ai suoi requisiti specifici e di adempiere quotidianamente ai vostri obblighi di fatturazione.